पहला चरण: एआई को अपनाने की तैयारी करना

पहले चरण में, अपने कर्मचारियों को Workspace में एआई की सुविधाओं के बारे में बताएं. साथ ही, यह भी बताएं कि वे अपने काम में इन सुविधाओं का असरदार तरीके से इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं. लोगों को जोड़े रखने के लिए, उनसे लगातार संपर्क में रहने की योजना बनाएं.

इस पेज पर इन विषयों के बारे में बताया गया है

• पहला चरण: एआई के इस्तेमाल से जुड़े अहम लोगों से संपर्क करें
• दूसरा चरण: उपयोगकर्ताओं के लिए बेसलाइन सर्वे कराएं
• तीसरा चरण: इस्तेमाल के उदाहरण और लक्ष्य तय करें
• चौथा चरण: एआई की सुविधाएं और नीतियां सेट अप करें
• पांचवां चरण: बदलाव के बारे में लोगों को बताने का तरीका तय करें

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पहला चरण: एआई के इस्तेमाल से जुड़े अहम लोगों से संपर्क करें

अपनी कंपनी में एआई के इस्तेमाल को बढ़ाने के लिए, इन अहम लोगों से संपर्क करें. ये सभी लोग, रणनीतिक भूमिका निभाएंगे. आपके संगठन के साइज़ के हिसाब से, ये लोग अलग-अलग हो सकते हैं. जैसे, कोई व्यक्ति, लोगों की टीम या एक ही व्यक्ति कई भूमिकाएं निभा सकता है.

	एक्ज़ीक्यूटिव स्पॉन्सर आम तौर पर, सी-लेवल का लीडर, यह व्यक्ति: एआई के फ़ायदों के बारे में बताकर और उन्हें लोगों तक पहुंचाकर, आपकी कंपनी में बदलाव का चेहरा बनता है अन्य लीडरशिप और मैनेजमेंट को एक ही लक्ष्य के साथ जोड़ता है अन्य अहम लोगों को संसाधन उपलब्ध कराता है रणनीतियों और प्रोजेक्ट तय करने में मदद करता है
	Google Workspace एडमिन यह व्यक्ति, Admin console का इस्तेमाल करके ये काम कर सकता है: पक्का करना कि एआई, आपकी कंपनी की सुरक्षा और डेटा से जुड़ी नीतियों के मुताबिक काम करे एआई की सुविधाओं को ऐक्सेस करने की उपयोगकर्ताओं की अनुमतियां मैनेज करना एआई के इस्तेमाल और गतिविधि की निगरानी करना नई सुविधाओं और अल्फ़ा प्रोग्राम के बारे में अप-टू-डेट रहना ज़्यादा जानने के लिए, नीचे एआई की सुविधाएं और नीतियां सेट अप करना लेख पढ़ें
	एआई को अपनाने वाली टीम इस टीम में, फ़ैसले लेने वाले लोग और बिज़नेस लीडर शामिल होते हैं. ये लोग: डिपार्टमेंट में बदलाव को बढ़ावा देते हैं एआई के इस्तेमाल के उदाहरण और लक्ष्य तय करने में मदद करते हैं ट्रेनिंग, सहायता, और सफलता की कहानियों के बारे में रिमाइंडर भेजते हैं लीडरशिप के साथ, स्थिति और नतीजे शेयर करते हैं
	Google मार्गदर्शिकाएं ये शुरुआती उपभोक्ता होते हैं, जो: साथ काम करने वाले लोगों के बीच एआई के इस्तेमाल को बढ़ावा देते हैं साथ काम करने वाले लोगों को सहायता उपलब्ध कराते हैं. जैसे, ऑफ़िस में कामकाज के घंटों के दौरान सहायता उपलब्ध कराना. एक्ज़ीक्यूटिव और एआई को अपनाने वाली टीमों के लिए, सुझाव, राय या शिकायत और अहम जानकारी इकट्ठा करते हैं ज़्यादा जानने के लिए, इस गाइड में आगे शुरुआती उपभोक्ताओं के तौर पर Google गाइड को शामिल करना लेख पढ़ें

दूसरा चरण: उपयोगकर्ताओं के लिए बेसलाइन सर्वे कराएं

इसके बाद, कर्मचारियों का सर्वे करें, ताकि उनके काम में आने वाली मौजूदा चुनौतियों के बारे में पता चल सके. साथ ही, यह भी पता करें कि वे एआई से कैसे मदद पा सकते हैं. अभी मिले जवाबों से, अगले चरण में एआई के इस्तेमाल के उदाहरण और लक्ष्य तय करने में मदद मिल सकती है. इस बेसलाइन जानकारी का इस्तेमाल, एआई को अपनाने की योजना के तीसरे चरण में, असर और सफलता की मेट्रिक को मेज़र करने के लिए भी किया जाएगा.

अहम जानकारी: Forms में आसानी से सर्वे बनाएं. आपको तुरंत नतीजे मिलते हैं. साथ ही, चार्ट और ग्राफ़ की मदद से, जवाबों की खास जानकारी एक नज़र में देखी जा सकती है. Forms में सर्वे बनाना पर जाएं.

तीसरा चरण: इस्तेमाल के उदाहरण और लक्ष्य तय करें

एआई से कारोबार के लिए असल वैल्यू पाने के लिए, उन खास तरीकों की पहचान करें जिनसे एआई, आपके कर्मचारियों की रोज़मर्रा के काम में मदद कर सकता है:

1. Workspace में एआई की उपलब्ध सुविधाओं की समीक्षा करें. जैसे, Gmail या Docs में लिखने में मेरी मदद करो या Google Vids से वीडियो बनाना. एआई की सुविधाओं की सूची देखें
2. हर डिपार्टमेंट या जॉब रोल के लिए, इन सुविधाओं के इस्तेमाल के खास उदाहरणों की पहचान करें.

3. उदाहरणों के हर सेट के लिए, उन लक्ष्यों की सूची बनाएं जिन्हें आपको हासिल करना है. ये लक्ष्य, आपके कारोबार के लिए अहम चीज़ों के आधार पर तय किए जाने चाहिए.

   अहम जानकारी: प्रॉडक्टिविटी, काम की क्वालिटी, कर्मचारी और ग्राहक की संतुष्टि, और वर्कफ़्लो के आधार पर, मेज़र किए जा सकने वाले लक्ष्य तय करें. इन लक्ष्यों का इस्तेमाल, असर और सफलता की मेट्रिक को ट्रैक करने के लिए किया जाएगा.

शुरू करने के लिए, यहां कुछ जॉब रोल और इस्तेमाल के उदाहरण दिए गए हैं.

प्रॉडक्ट और इंजीनियरिंग

इस्तेमाल के उदाहरण	प्रॉडक्ट डेवलपमेंट: नए प्रॉडक्ट के लिए आइडिया और ग्राहक की कहानियां जनरेट करना प्रॉडक्ट और इंजीनियरिंग की खास जानकारी का ड्राफ़्ट तैयार करना उपयोगकर्ता के सुझाव, राय या शिकायत का विश्लेषण करना और उसकी खास जानकारी तैयार करना मीटिंग के नोट या ट्रांसक्रिप्ट से, ऐक्शन आइटम जनरेट करना
लक्ष्य	प्रॉडक्ट डेवलपमेंट की प्रोसेस को तेज़ करना बिज़नेस और इंजीनियरिंग टीमों के बीच कम्यूनिकेशन को बेहतर बनाना नए प्रॉडक्ट की क्वालिटी को बेहतर बनाना तकनीकी काम के लिए समय निकालने के लिए, ओवरहेड कम करना

एचआर और पीपल ऑप्स

ज़्यादा उदाहरण पाएं: मानव संसाधन के लिए Gemini का इस्तेमाल करना

इस्तेमाल के उदाहरण	भर्ती और ऑनबोर्डिंग: जॉब की जानकारी लिखना जॉब के उम्मीदवारों को, अपनी ज़रूरत के हिसाब से आउटरीच ईमेल का ड्राफ़्ट तैयार करना इंटरव्यू की तैयारी करना कर्मचारी की ट्रेनिंग और डेवलपमेंट: कंपनी की नीति की ट्रेनिंग के लिए, पाठ्यक्रम या स्क्रिप्ट तैयार करना अपनी ट्रेनिंग में कहानी कहने के तरीके को बेहतर बनाना
लक्ष्य	आइडिया पर सोच-विचार करने और कॉन्टेंट तैयार करने में समय बचाना जॉब के उम्मीदवारों के लिए, जॉब के लिए आवेदन करने के अनुभव को बेहतर बनाना ट्रेनिंग और नीति के लेखों की क्वालिटी को बेहतर बनाना इंटरनल ट्रेनिंग से कर्मचारी की संतुष्टि बढ़ाना

आईटी एडमिन

इस्तेमाल के उदाहरण	दस्तावेज़ और कम्यूनिकेशन: नॉलेज बेस के लेख और उपयोगकर्ता गाइड का ड्राफ़्ट तैयार करना तकनीकी नीतियों या बदलावों के एलान का ड्राफ़्ट तैयार करना NotebookLM का इस्तेमाल करके, नॉलेज का एक केंद्रीकृत हब बनाना
लक्ष्य	दस्तावेज़ की क्वालिटी को बेहतर बनाना तकनीकी कम्यूनिकेशन के साथ कर्मचारियों के अनुभव को बेहतर बनाना केंद्रीकृत तरीके से जानकारी शेयर करके, टीमों को अप-टू-डेट रखना आईटी की प्राथमिकताओं पर फ़ोकस करने के लिए समय निकालना

मार्केटिंग

ज़्यादा उदाहरण पाएं: मार्केटिंग के लिए Gemini का इस्तेमाल करना

इस्तेमाल के उदाहरण	कॉन्टेंट तैयार करना: ब्लॉग पोस्ट, वेबसाइट कॉपी, और सोशल मीडिया पोस्ट के लिए आइडिया पर सोच-विचार करना प्रतिस्पर्धियों के विश्लेषण पर रिसर्च करना क्रिएटिव ब्रीफ़ और श्वेत पत्र का ड्राफ़्ट तैयार करना
लक्ष्य	क्रिएटिव प्रोसेस को तेज़ करना मार्केट में विश्वसनीयता और अहमियत बढ़ाना कैंपेन लॉन्च करने में लगने वाला समय कम करना

बिक्री

ज़्यादा उदाहरण पाएं: बिक्री के लिए Gemini का इस्तेमाल करना

इस्तेमाल के उदाहरण	संभावित ग्राहकों की पहचान करना: लोगों की दिलचस्पी के मुताबिक आउटरीच जनरेट करना टारगेट ग्राहक के पर्सोना बिक्री के संभावित ग्राहकों की पहचान करने के लिए रिसर्च करना और प्रोसेस को तेज़ करना दिलचस्प कॉन्टेंट तैयार करना: फ़टाफ़ट जवाब देना लेखन शुरू करने में मदद पाना
लक्ष्य	कॉन्टेंट की क्वालिटी और आउटपुट बढ़ाना कन्वर्ज़न बढ़ाना

चौथा चरण: एआई की सुविधाएं और नीतियां सेट अप करें

Google Workspace के साथ Gemini का इस्तेमाल करने पर, आपको एंटरप्राइज़-ग्रेड की वही सुरक्षा और डेटा सुरक्षा मिलती है जो Workspace की अन्य सुविधाओं के साथ मिलती है. ज़्यादा जानकारी के लिए, हमारे निजता हब पर जाएं.

इसके अलावा, आपके पास ये कंट्रोल और निगरानी के विकल्प होते हैं. इनसे यह तय किया जा सकता है कि Gemini आपके डेटा को कैसे हैंडल करे और कौनसी सुविधाएं इस्तेमाल की जा सकती हैं.

सुरक्षा और गवर्नेंस मैनेज करना

Admin console का इस्तेमाल करके, ये काम किए जा सकते हैं:

• एआई क्लासिफ़िकेशन लेबल लागू करना , ताकि Gemini, उपयोगकर्ता के संवेदनशील डेटा को ऐक्सेस न कर सके. तरीका जानें
• डेटा हैंडलिंग से जुड़ी नीतियां सेट करना , जिनका पालन Gemini करेगा. डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) और डेटा के लिए इलाके पर जाएं.
• स्मार्ट फ़ीचर इस्तेमाल करना , ताकि यह कंट्रोल किया जा सके कि Gemini, उपयोगकर्ताओं का डेटा Google के अन्य प्रॉडक्ट के साथ शेयर कर सकता है या नहीं. तरीका जानें

एआई की सुविधाओं का ऐक्सेस मैनेज करना

आपके पास इन सुविधाओं को चालू या बंद करने का विकल्प भी होता है. यह सेटिंग, उपयोगकर्ताओं, टीमों या आपके पूरे संगठन के लिए की जा सकती है:

• Gemini ऐप्लिकेशन. तरीका जानें
• Workspace के हर ऐप्लिकेशन में Gemini, जैसे कि Gmail, Drive या Docs. तरीका जानें
• NotebookLM. तरीका जानें
• Google Vids. तरीका जानें
• Meet की मीटिंग में एआई की मदद से नोट लेने की सुविधा. तरीका जानें
• Gemini ऐप्लिकेशन में Workspace के एक्सटेंशन. तरीका जानें

पांचवां चरण: बदलाव के बारे में लोगों को बताने का तरीका तय करें

लोगों को एआई के साथ जोड़े रखने के लिए, कंपनी की रणनीतियों के बारे में रिमाइंडर, सुझाव, और अपडेट लगातार भेजते रहें.

कम्यूनिकेशन की समयावधि, एक नज़र में

यहां एआई को अपनाने के तीन चरणों के दौरान, कम्यूनिकेशन को अलग-अलग चरणों में बांटने की एक सैंपल योजना दी गई है.

पहला चरण: तैयारी करना	दूसरा चरण: एआई का इस्तेमाल करना	तीसरा चरण: आकलन करना और एआई के इस्तेमाल को बढ़ाना
कंपनी के लिए एलान करना एक्ज़ीक्यूटिव का वीडियो बेसलाइन सर्वे कराना ट्रेनिंग साइट लॉन्च करना	Google गाइड को शामिल करना एआई रोडशो आयोजित करना रिमाइंडर भेजना छोटे सर्वे कराना	असर का पता लगाने के लिए सर्वे कराना सफलता की कहानियां शेयर करना सुझाव और तरकीबें पोस्ट करना नई सुविधाओं का एलान करना

अहम जानकारी: Gemini का इस्तेमाल करके, कम्यूनिकेशन से जुड़े कॉन्टेंट को तेज़ी से लिखें. शुरू करने के लिए, Gemini के लिए प्रॉम्प्ट लिखने के सुझाव पर जाएं

लोगों को एआई के बारे में बताने के आइडिया

• लॉन्च का एलान—अपने एक्ज़ीक्यूटिव स्पॉन्सर से ईमेल या वीडियो के ज़रिए एलान करें. इसमें कर्मचारियों को एआई की सुविधाओं और उनके फ़ायदों के बारे में बताएं
• एआई रोडशो—शुरुआती उपभोक्ताओं से टीमों के साथ मीटिंग करें, ताकि वे इस्तेमाल के उदाहरणों का डेमो दे सकें जो उस टीम के लिए तैयार किए गए हैं
• न्यूज़लेटर और रिमाइंडर—एआई के सुझाव, रणनीतियों, और सफलता की कहानियों की जानकारी देने के लिए, इन्हें हर हफ़्ते भेजें
• सर्वे—हर चरण में, सुझाव, राय या शिकायत इकट्ठा करने और असर का पता लगाने के लिए सर्वे कराएं
• पोस्टर—कार्यस्थल पर ऐसे विज़ुअल दिखाएं जिनमें इस्तेमाल के सबसे अहम उदाहरण या प्रॉम्प्ट हाइलाइट किए गए हों