2단계: 사용자가 AI를 사용하도록 유도하기

2단계에서는 직원이 일상 업무에 AI를 활용할 수 있도록 안내합니다. 교육, 사용자 가이드, 동료 간 지원을 제공해야 합니다.

이 페이지의 내용

1단계: Google 가이드를 얼리 어답터로 모집하기

AI 사용을 탐색하고 홍보할 각 주요 부서 또는 그룹의 얼리 어답터를 모집합니다. Google 가이드는 기술적인 전문 지식을 갖출 필요는 없지만, 새로운 도구를 사용하는 데 적극적이고 팀에서 '의지할 수 있는 핵심' 팀원이어야 합니다.

Google 가이드는 다음과 같은 역할을 수행할 수 있을 만큼의 시간과 관심이 있어야 합니다.

  • 팀과 협력하여 사용 사례를 파악하고 사용자에게 도구 사용 방법을 안내
  • 업무 시간에 데모를 진행하고 회사 포럼에 참여하여 동료 간 지원 제공
  • 이메일, 블로그 게시물 또는 뉴스레터를 통해 권장사항 및 성공 사례 공유
  • 도입팀에 의견을 수집하고 전달하여 효과가 있는 부분과 개선이 필요한 부분 파악

2단계: 교육 가이드 제공하기

사용자가 자신의 속도에 맞춰 학습할 수 있도록 Workspace의 AI 기능 사용에 관한 주문형 교육 자료를 제공합니다. 이 가이드의 1단계에서 파악한 사용 사례 및 목표를 바탕으로 교육 가이드를 작성하세요.

3단계: 시작 교육 및 지속적인 지원 제공하기

사용자가 AI를 쉽게 접하고 사용할 수 있도록 오프라인 교육을 제공하고, 쉽게 지원을 받을 수 있도록 하며, 정기적으로 연락하여 참여를 유도합니다.

사용자를 지원하고 참여를 유도하는 좋은 방법은 다음과 같습니다.

  • 시작 교육: Google 가이드가 각 팀과 만나서 각 팀 역할에 맞는 AI 사용 사례를 시연하는 교육
  • 주간 업무 시간: Google 가이드가 사용자에게 1:1 지원을 제공하는 주간 업무 시간
  • 내부 허브: 주문형 교육, 업무 시간 일정 등 모든 AI 리소스에 액세스할 수 있는 내부 허브
  • Google Chat 스페이스: 사용자가 AI 사용에 관해 질문하고, 사용 사례를 공유하고, 서로 소통 가능한 스페이스. 스페이스를 만드는 방법 알아보기
  • 선의의 경쟁: 가장 효과적이거나 창의적인 프롬프트를 추적하고 기념하는 경쟁
  • FAQ, 도움말, 성공사례: AI 허브에 게시하거나 이메일, 블로그 게시물, 뉴스레터를 통해 공유
  • 포스터: AI 리마인더 및 팁이 포함된 포스터를 직장 곳곳에 게시

짧은 '이해도 점검' 설문조사 실시하기

2단계에서는 사용자가 자주 사용하는 기능과 기능 사용 경험에 관해 묻는 일련의 짧은 설문조사를 실시합니다. 응답을 통해 FAQ, 도움말, 성공사례를 작성하고 사용자에게 추가 지원이 필요한 부분을 파악할 수 있습니다.

도움말: Forms에서 간편하게 설문조사를 만들어 보세요. 즉각적인 결과를 확인하고 차트와 그래프로 응답을 한눈에 볼 수 있게 요약할 수 있습니다. Forms에서 설문조사 만들기로 이동하기

여기에서 샘플 질문을 확인하세요.

도움말: Gemini에게 이러한 질문을 조직에 맞게 조정해 달라고 요청하세요. 시작하려면 Gemini의 프롬프트 작성을 위한 도움말로 이동하세요.

기능별 의견

  • 지난주에 Workspace를 위한 Gemini를 얼마나 자주 사용했나요?
  • 지난주에 가장 많이 사용한 AI 기능은 무엇인가요?
  • [위에서 언급한 기능] 이 특정 작업을 완료하는 데 어떻게 도움이 되었나요? 성공했나요?
  • [위에서 언급한 기능] 에서 가장 마음에 드는 점과 개선할 수 있는 점을 설명해 주세요.

개방형 탐색

  • 이번 주에 AI를 사용하면서 놀라운 점 (긍정적 또는 부정적)이 있었나요?
  • 예상치 못한 장애물이 있었나요? 문제를 해결하기 위해 어떤 시도를 했나요?

Gemini 사용량 및 활동 모니터링하기

사용자가 Google Workspace에서 Gemini를 사용하기 시작하면 관리 콘솔을 활용하여 채택률을 추적하고 Gemini가 회사 데이터를 사용하는 방식을 파악할 수 있습니다.

보고서로 AI 사용량 추적하기

Gemini 보고서를 확인하여 Google Workspace에서 Gemini를 사용 중인 사용자 수와 어떤 앱에서 Gemini를 사용하는지 추적합니다. 회사 전체, 팀별 또는 개인별 사용량을 추적할 수 있습니다.

보고서를 통해 고급 사용자인 팀 또는 개인을 파악하거나 AI 채택률이 낮아 AI 교육이 더 필요한 사용자를 파악할 수 있으며 다양한 사용 사례의 채택에 대한 통계도 확인할 수 있습니다. 예를 들어 엔지니어링팀이 커뮤니케이션 개선을 위해 Google Docs의 Gemini를 사용하고 있지만 Meet의 Gemini 기능(예: 회의 요약, 메모 작성)은 활용하지 않는 경우를 발견할 수 있습니다.

방법 알아보기: 조직의 Gemini 사용량 검토하기

Gemini가 회사 데이터를 사용하는 방식 확인하기

사용자의 프롬프트에 대답할 때 Gemini는 Google Drive의 콘텐츠에 액세스합니다. 액세스한 콘텐츠를 확인하려면 Drive에서 감사 로그 검색을 실행하면 됩니다. 예를 들어 Gemini가 사용자 질문에 대한 대답으로 파일 세트의 데이터에 액세스하면 액세스된 각 파일에 대해 이벤트가 생성됩니다.

자세히 알아보기: Google Workspace를 위한 Gemini 활동 관련 감사 로그