Etap 2. Zachęcenie użytkowników do korzystania z AI

W etapie 2 należy zachęcić pracowników do rozpoczęcia korzystania z AI w codziennej pracy. Musisz udostępnić szkolenia i przewodniki użytkownika oraz zapewnić możliwość uzyskania pomocy od innych użytkowników.

Na tej stronie

Krok 1. Zaangażuj Opiekunów Forum Google jako użytkowników wczesnej wersji

Zaangażuj użytkowników wczesnej wersji z każdego głównego działu lub grupy, aby zapoznali się z AI i popularyzowali jej używanie. Opiekunowie Forum Google nie muszą mieć zaawansowanej wiedzy technicznej, ale powinni być to członkowie zespołu, którzy mają entuzjastyczne nastawienie i są chętnymi do korzystania z nowych narzędzi.

Opiekunowie Forum Google powinni mieć wystarczająca ilość czasu oraz być gotowi:

  • współpracować z zespołami w celu określenia zastosowań i pokazania, jak korzystać z narzędzi;
  • zapewnić pracownikom możliwość uzyskania pomocy od innych użytkowników przez organizowanie konsultacji i demonstracji oraz udzielanie się na forach firmowych;
  • dzielić się sprawdzonymi metodami i historiami sukcesu przy użyciu e-maili, postów na blogu lub newsletterów;
  • zbierać opinie i przekazywać je zespołowi ds. wdrażania rozwiązań, aby ustalić, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

Krok 2. Udostępnij przewodniki szkoleniowe

Aby użytkownicy mogli uczyć się we własnym tempie, zapewnij im dostępne na żądanie materiały szkoleniowe dotyczące korzystania z funkcji AI w Workspace. Opracuj przewodniki na podstawie zastosowań i celów zidentyfikowanych w etapie 1 tego przewodnika.

Krok 3. Przeprowadź szkolenie wprowadzające i zapewnij ciągłą pomoc

Aby pomóc użytkownikom w korzystaniu z AI, oferuj szkolenia stacjonarne i ułatw im uzyskiwanie pomocy. Regularne kontakty z nimi pomogą też utrzymać ich zainteresowanie.

Dobrze sprawdzają się następujące sposoby zachęcania użytkowników i zapewniania im pomocy:

  • Szkolenia wprowadzające, podczas których Opiekunowie Forum Google spotykają się z każdym zespołem, aby zademonstrować zastosowania AI w ich pracy.
  • Cotygodniowe konsultacje z Opiekunami Forum Google, podczas których użytkownicy mogą uzyskać pomoc indywidualną.
  • Wewnętrzne centrum zapewniające dostęp do wszystkich zasobów AI, takich jak szkolenia na żądanie i harmonogramy konsultacji.
  • pokój czatu Google Chat, w którym użytkownicy mogą zadawać pytania, udostępniać przypadki użycia i w inny sposób angażować się w rozmowy na temat używania AI. Dowiedz się, jak utworzyć pokój
  • Zawody w przyjaznej atmosferze, np. śledzenie i chwalenie najbardziej skutecznych lub kreatywnych promptów.
  • Odpowiedzi na najczęstsze pytania, porady i historie sukcesu publikowane w centrum AI lub udostępniane przy użyciu e-maili, postów na blogu lub newsletterów.
  • Plakaty w miejscu pracy z przypomnieniami i poradami dotyczącymi AI.

Krótkie ankiety sprawdzające opinie na bieżąco

W trakcie fazy 2 przeprowadź serię krótkich ankiet, w których użytkownicy będą mogli wyrazić opinię na temat ulubionej funkcji i tego, jak się sprawdza. Na podstawie odpowiedzi możesz tworzyć najczęstsze pytania i odpowiedzi, wskazówki oraz historie sukcesów, a także ustalać, w jakich obszarach użytkownicy mogą potrzebować dodatkowej pomocy.

Wskazówka: ankietę możesz łatwo utworzyć w Formularzach. Wyniki uzyskasz natychmiast, a odpowiedzi możesz podsumować na wykresach. Zapoznaj się z artykułem o tworzeniu ankiety w Formularzach.

Kliknij tutaj, aby zobaczyć przykładowe pytania

Wskazówka: zapytaj Gemini o dostosowanie tych pytań do potrzeb Twojej organizacji. Aby rozpocząć, zapoznaj się ze wskazówkami dotyczącymi pisania promptów w Gemini.

Opinie dotyczące konkretnych funkcji

  • Jak często w ubiegłym tygodniu zdarzyło Ci się korzystać z Gemini w Google Workspace?
  • Której funkcji opartej na AI używałeś(-aś) najczęściej w poprzednim tygodniu?
  • Jak funkcja [podana wyżej nazwa funkcji] pomogła Ci wykonać konkretne zadanie? Czy się udało?
  • Opisz, co najbardziej podoba Ci się w funkcji [podana wyżej nazwa funkcji], i co można ulepszyć.

Eksploracja swobodna

  • Czy w tym tygodniu zdarzyło się coś zaskakującego (pozytywnie lub negatywnie) związanego z AI?
  • Czy napotkaliście jakieś nieoczekiwane przeszkody? Jak próbowałeś(-aś) je rozwiązać?

Monitorowanie aktywności w Gemini i wykorzystania tej usługi

Gdy użytkownicy zaczną korzystać z Gemini w Google Workspace, użyj konsoli administracyjnej, aby śledzić wdrożenie i dowiedzieć się, jak Gemini wykorzystuje dane Twojej firmy.

Śledzenie wykorzystania AI za pomocą raportów

Wyświetlaj raporty Gemini, aby śledzić, ile osób korzysta z Gemini w Google Workspace, i których aplikacji używają. Możesz śledzić wykorzystanie w całej firmie, w wybranych zespołach lub przez poszczególne osoby.

Dzięki raportom możesz zidentyfikować zespoły lub osoby, które często korzystają z AI, oraz te, które robią to rzadko i mogą potrzebować dodatkowego szkolenia. Możesz też uzyskać informacje o wdrożeniu różnych zastosowań. Możesz na przykład zauważyć, że Twój zespół inżynierów korzysta z Gemini w Dokumentach Google, aby usprawnić komunikację, ale nie wykorzystuje funkcji Gemini w Meet, takich jak podsumowania spotkań i robienie notatek.

Dowiedz się, jak: sprawdzić korzystanie z Gemini w organizacji

Sprawdzanie, jak Gemini wykorzystuje dane firmy

Podczas odpowiadania na prompty użytkowników Gemini uzyskuje dostęp do treści na Dysku Google. Aby sprawdzić, do jakich treści uzyskano dostęp, możesz przeprowadzić wyszukiwanie w dzienniku kontrolnym na Dysku. Jeśli na przykład Gemini podczas odpowiadania na zapytanie użytkownika uzyskuje dostęp do danych ze zbioru plików, w przypadku każdego pliku, do którego uzyskiwany jest dostęp, generowane jest zdarzenie.

Więcej informacji: Dzienniki kontrolne aktywności Gemini w Google Workspace