Etap 1. Przygotowanie do wdrożenia AI

W etapie 1 zaprezentuj pracownikom funkcje oparte na AI w Google Workspace i pokaż im, jak mogą z nich efektywnie korzystać w swojej pracy. Zaplanuj też serię komunikatów, aby utrzymać zaangażowanie użytkowników.

Na tej stronie

Krok 1. Zaangażuj osoby zainteresowane AI

Aby wdrożyć sztuczną inteligencję w całej firmie, poproś o pomoc wymienione poniżej zainteresowane osoby, które odegrają strategiczną rolę. W zależności od wielkości organizacji mogą to być pojedyncze osoby, zespoły lub jedna osoba pełniąca różne role.

Sponsor z kadry kierowniczej

Ta osoba jest zwykle na szczeblu dyrektorskim i:

  • reprezentuje firmę podczas wprowadzania zmian oraz ogłasza i popularyzuje korzyści płynące z AI;
  • uzgadnia wspólne cele z innymi osobami na stanowiskach kierowniczych i zarządczych;
  • przydziela zasoby innym zainteresowanym osobom,
  • pomaga określać strategie i projekty.

Administrator Google Workspace

Może on wykonywać w konsoli administracyjnej te czynności:

  • zapewniania zgodności AI z zasadami bezpieczeństwa i zasadami dotyczącymi danych obowiązującymi w firmie,
  • zarządzania dostępem użytkowników do funkcji opartych na AI,
  • monitorowania wykorzystania AI i aktywności związanej z tą technologią;
  • śledzenia nowych funkcji i programów wersji alfa.

Więcej informacji znajdziesz poniżej w sekcji Skonfiguruj funkcje oparte na AI i zasady dotyczące tej technologii.

Zespół ds. wdrażania rozwiązań

Zespół ten obejmuje osoby decyzyjne i kierowników, którzy:

  • pomagają wprowadzać zmiany w działach,
  • pomagają określić cele i zastosowania AI,
  • wysyłają przypomnienia o szkoleniach, pomocy i historiach sukcesu;
  • przekazują wynik i informacje o sytuacji kadrze kierowniczej.

Opiekunowie Forum Google

Są to użytkownicy wczesnej wersji, którzy:

  • popularyzują stosowanie AI wśród współpracowników;
  • zapewniają możliwość uzyskania pomocy od innych użytkowników, na przykład podczas konsultacji;
  • zbierają opinie i statystyki dla kierownictwa oraz zespołów ds. wdrażania rozwiązań.

Więcej informacji znajdziesz w dalszej części tego przewodnika w sekcji Zaangażuj Opiekunów Forum Google jako użytkowników wczesnej wersji.

Powrót do początku

Krok 2. Przeprowadź wstępną ankietę użytkowników

Następnie przeprowadź ankietę wśród pracowników, aby poznać obecne wyzwania w ich pracy i dowiedzieć się, jak AI może im pomóc. Otrzymane odpowiedzi mogą pomóc Ci określić zastosowania AI oraz cele na potrzeby następnego kroku. Wykorzystasz te informacje jako punkt wyjścia do pomiaru rezultatów i skuteczności w etapie 3 tego planu wdrożenia.

Wskazówka: ankietę możesz łatwo utworzyć w Formularzach. Wyniki uzyskasz natychmiast, a odpowiedzi możesz podsumować na wykresach. Zapoznaj się z artykułem o tworzeniu ankiety w Formularzach.

Kliknij tutaj, aby zobaczyć przykładowe pytania ankietowe

Wskazówka: zapytaj Gemini o dostosowanie tych pytań do potrzeb Twojej organizacji. Aby rozpocząć, zapoznaj się ze wskazówkami dotyczącymi pisania promptów w Gemini.

Informacje o Tobie

  • Jakie jest Twoje stanowisko lub rola?
  • Jak dobrze znasz generatywną AI? (w skali od 1 do 5)?
  • Jak dobrze znasz proces tworzenia promptów? (w skali od 1 do 5)?

Obecna wersja

  • Jak przydatne są w Twojej codziennej pracy dotychczasowe aplikacje Workspace (Gmail, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Google Chat itp.) (w skali od 1 do 5)?
  • Jak bardzo lubisz używać aplikacji Workspace do wykonywania codziennych zadań? (w skali od 1 do 5)?

Oczekiwania

  • Które procesy biznesowe pochłaniają zbyt wiele Twojego czasu i można by je Twoim zdaniem przyspieszyć dzięki Gemini?
  • Jak Twoim zdaniem Gemini mogłoby pomóc Twojej organizacji w szerszym zakresie?

Powrót do początku

Krok 3. Określ zastosowania i cele

Aby uzyskać rzeczywistą wartość biznesową AI, określ konkretne sposoby, w jakie AI może pomagać pracownikom w codziennej pracy:

  1. Zapoznaj się z dostępnymi funkcjami opartymi na AI w Workspace, takimi jak Pomóż mi pisać w Gmailu lub Dokumentach czy tworzenie filmów za pomocą Google Vids. Wyświetl listę funkcji opartych na AI
  2. Określ konkretne zastosowania tych funkcji w przypadku każdego działu lub stanowiska.

  3. W przypadku każdego zbioru przykładów podaj cele, które chcesz osiągnąć, biorąc pod uwagę to, co jest ważne dla Twojej firmy.

    Wskazówka: ustaw wymierne cele związane z produktywnością, jakością pracy, zadowoleniem pracowników i zadowoleniem klienta oraz procesami. Później użyjesz tych celów do śledzenia danych o rezultatach i skuteczności.

Oto kilka zakresów obowiązków i zastosowań, które pomogą Ci zacząć.

Produkty i inżynieria

Przypadki użycia

Rozwój produktu:

  • generowanie pomysłów i historii klientów na potrzeby nowych produktów,
  • tworzenie wersji roboczych specyfikacji produktów i specyfikacji technicznych,
  • analizowanie i podsumowywanie opinii użytkowników,
  • generowanie działań na podstawie notatek lub transkrypcji ze spotkań.
Cele
  • Przyspieszenie rozwoju produktów
  • Usprawnienie komunikacji między zespołami biznesowymi i inżynieryjnymi.
  • Poprawa jakości nowych produktów.
  • Zmniejszenie ogólnego nakładu pracy i zwolnienie czasu na pracę techniczną.

Dział kadr

Więcej przykładów: korzystanie z Gemini w dziale kadr

Przypadki użycia

Rekrutacja i wprowadzanie nowych pracowników:

  • tworzenie opisów stanowisk,
  • tworzenie niestandardowych e-maili wysyłanych do kandydatów,
  • przygotowywanie rozmów kwalifikacyjnych.

Szkolenia i rozwój pracowników:

  • tworzenie programu nauczania lub scenariuszy szkoleń dotyczących zasad firmy,
  • ulepszanie marketingu narracyjnego podczas szkoleń.
Cele
  • Zmniejszenie czasu poświęcanego na burze mózgów i tworzenie treści.
  • Usprawnienie procesu składania aplikacji przez kandydatów.
  • Zwiększenie jakości szkoleń i opisów zasad.
  • Zwiększenie zadowolenia pracowników dzięki szkoleniom wewnętrznym.

Administratorzy IT

Przypadki użycia

Dokumentacja i komunikacja:

  • tworzenie wersji roboczych artykułów do bazy wiedzy i przewodników dla użytkowników,
  • tworzenie wersji roboczych ogłoszeń dotyczących zasad technicznych lub zmian związanych z kwestiami technicznymi,
  • utworzenie scentralizowanego centrum wiedzy za pomocą NotebookLM.
Cele
  • Poprawianie jakości dokumentacji
  • Zwiększenie komfortu pracowników dzięki komunikacji technicznej.
  • Informowanie zespołów o aktualnych wydarzeniach przy użyciu centralnego udostępniania informacji.
  • Zwolnienie czasu na realizację priorytetowych zadań związanych z IT.

Marketing

Więcej przykładów: używanie Gemini do marketingu

Przypadki użycia

Tworzenie treści:

  • przeprowadzanie burz mózgów dotyczących postów na bloga, tekstów na stronie internetowej i postów w mediach społecznościowych;
  • przeprowadzanie analiz konkurencji;
  • tworzenie wersji roboczych konspektów kreacji i bezpłatnych raportów.
Cele
  • Przyspieszenie procesu tworzenia kreacji
  • Zwiększenie wiarygodności i znaczenia na rynku.
  • Przyspieszenie procesu uruchamiania kampanii.

Sprzedaż

Więcej przykładów: używanie Gemini w sprzedaży

Przypadki użycia

Pozyskiwanie potencjalnych klientów:

  • tworzenie spersonalizowanych wiadomości do nawiązywania kontaktu,
  • działania dostosowane do profili klientów,
  • przyspieszenie znajdowania potencjalnych klientów.

Twórz angażujące treści:

  • szybkie reagowanie w terenie,
  • pokonywanie blokady twórczej.
Cele
  • Zwiększenie wydajności i jakości treści.
  • Zwiększenie liczby konwersji

Powrót do początku

Krok 4. Skonfiguruj funkcje oparte na AI i zasady dotyczące tej technologii

Podczas korzystania z Google Workspace z Gemini masz dostęp do tej samej ochrony danych i zabezpieczeń klasy korporacyjnej, które są stosowane we wszystkich usługach Workspace. Więcej informacji znajdziesz w naszym Centrum prywatności.

Masz też dostęp do opisanych poniżej ustawień i możesz kontrolować, jak Gemini postępuje z Twoimi danymi oraz kto może korzystać z poszczególnych funkcji.

Zarządzanie bezpieczeństwem i administracja

W konsoli administracyjnej możesz:

  • stosować etykiety klasyfikacji AI, aby uniemożliwić Gemini dostęp do wrażliwych danych użytkowników. Więcej informacji
  • ustawić zasady obsługi danymi, których będzie przestrzegać Gemini. Zapoznaj się z artykułami o regułach DLP i regionach danych.
  • używać inteligentnych funkcji, aby kontrolować, czy Gemini może udostępniać dane użytkowników innym usługom Google. Dowiedz się, jak

Zarządzanie dostępem do funkcji opartych na AI

Możesz też włączyć lub wyłączyć wymienione poniżej funkcje dla użytkowników, zespołów lub całej organizacji:

Powrót do początku

Krok 5. Zaplanuj sposób informowania użytkowników o zmianie

Aby utrzymać zainteresowanie użytkowników AI, regularnie wysyłaj im przypomnienia, wskazówki i aktualizacje dotyczące strategii firmy.

Oś czasu z podsumowaniem komunikacji

Oto przykładowy plan etapowego wdrażania komunikacji w 3 fazach adopcji.

Etap 1. Przygotowanie Etap 2. Używanie AI Etap 3. Pomiar i zwiększenie zakresu

Ogłoszenie dla pracowników firmy

Wyświetlenie filmu dla kierownictwa

Wstępna ankieta

Uruchomienie strony ze szkoleniami

Zaangażowanie Opiekunów Forum Google

Prezentacja AI

Wysyłanie przypomnień

Przeprowadzanie krótkich ankiet

Ankieta dotycząca rezultatów

Przedstawianie historii sukcesu

Opublikowanie porad i wskazówek

Ogłaszanie nowych funkcji

Wskazówka: przyspiesz pisanie wiadomości, korzystając z Gemini. Aby rozpocząć, zapoznaj się ze wskazówkami dotyczącymi pisania promptów w Gemini.

Pomysły na rozpowszechnianie informacji

  • Ogłoszenie inicjujące – zacznij od wysłania e-maila lub opublikowania filmu, w którym sponsor z kadry kierowniczej przedstawi funkcje AI i ich zalety dla pracowników.
  • Prezentacja AI – poproś użytkowników wczesnych wersji o spotkanie z zespołami, aby zaprezentować im przypadki użycia dostosowane do potrzeb poszczególnych zespołów.
  • Newslettery i przypomnienia – wysyłaj je co tydzień, aby informować o wskazówkach, strategiach i historiach sukcesu dotyczących AI.
  • Ankiety – przeprowadzaj je na każdym etapie, aby zbierać opinie i mierzyć wpływ.
  • Plakaty – rozwieś je w miejscu pracy, żeby przedstawić najbardziej popularne zastosowania lub prompty.

Powrót do początku