Cet article s'adresse aux administrateurs Google Workspace for Education. Si vous êtes un représentant légal, contactez l'administrateur de votre établissement scolaire.
Nous apportons des modifications aux licences Education Fundamentals et à la façon dont elles sont provisionnées pour les comptes Google Workspace for Education. De plus, nous lançons de nouveaux types de licences sans frais, pour vous proposer d'autres façons de gérer vos utilisateurs.
Licences pour les clients Google Workspace for Education Fundamentals
À partir de novembre 2024, un nouveau modèle de licence sera appliqué aux nouveaux clients Google Workspace for Education Fundamentals. En mars 2025, nous commencerons à l'appliquer aux clients Education Fundamentals existants, puis aux clients Education Standard et Education Plus dès mai 2025. Les fonctionnalités d'Education Fundamentals resteront inchangées pour les utilisateurs finaux. Ils pourront toujours bénéficier sans frais d'outils sécurisés et faciles à utiliser pour améliorer la collaboration, la productivité et la gestion des cours. Les nouveaux établissements Google Workspace for Education auront accès à 2 500 licences Education Fundamentals. Avec ce nouveau modèle, les utilisateurs des nouveaux domaines devront disposer d'une licence Education Fundamentals pour accéder à tous les outils Google Workspace inclus dans Education Fundamentals. S'ils possèdent une licence Education Standard ou Education Plus, ils devront également disposer d'une licence Education Fundamentals. Voici comment fonctionne le nouveau modèle d'attribution de licences :
- Les administrateurs seront chargés de gérer les licences Education Fundamentals provisionnées : avec ce nouveau modèle, les établissements d'enseignement recevront un nombre défini de licences Education Fundamentals, qu'ils pourront attribuer aux utilisateurs de leur domaine ou conserver pour de futurs utilisateurs. Lorsqu'un utilisateur obtient son diplôme ou quitte son établissement, les administrateurs peuvent choisir de lui retirer sa licence Education Fundamentals pour la libérer et lui attribuer l'une des nouvelles licences sans frais décrites dans la section "Nouveaux types de licences" ci-dessous.
- Les clients existants recevront suffisamment de licences Education Fundamentals pour répondre aux besoins de leurs utilisateurs actuels, plus un certain nombre de licences supplémentaires. Lors de la transition, les domaines recevront le même nombre de licences Education Fundamentals que le nombre d'utilisateurs Education Fundamentals qu'ils ont aujourd'hui (y compris les utilisateurs actifs et suspendus), plus un certain nombre de licences supplémentaires en fonction du nombre de comptes existants dans leur établissement au moment de la transition.
- Une licence Education Fundamentals sera automatiquement attribuée à tous les utilisateurs existants d'un domaine. Pour faciliter la gestion de ce changement, lorsque le nouveau modèle d'attribution de licence entrera en vigueur, tous les utilisateurs existants d'un domaine se verront automatiquement attribuer une licence Education Fundamentals. Rien ne changera concernant leur capacité à interagir avec les services Google. Par conséquent, aucune action immédiate n'est requise pendant la période de transition pour vous assurer de disposer du nombre de licences dont vous avez besoin pour conserver l'accès de vos utilisateurs existants. Les nouveaux comptes ajoutés après la transition devront se voir attribuer une licence par un administrateur.
- L'attribution automatique d'une licence Education Fundamentals sera activée au niveau de l'unité organisationnelle (UO) racine. Cela signifie qu'une licence Fundamentals sera attribuée à tous les nouveaux utilisateurs dès qu'ils seront créés. Nous vous recommandons également de créer au moins une UO pour les nouveaux types de licences ci-dessous (Utilisateur Gmail uniquement et Utilisateur archivé) et de désactiver l'attribution automatique de licences Education Fundamentals pour ces UO.
Nouveaux types de licences
À partir de mars 2025 pour Education Fundamentals et de mai 2025 pour Education Standard et Education Plus, nous commencerons à déployer de nouveaux types de licences qui permettront aux administrateurs d'accorder à leurs utilisateurs l'accès au niveau de fonctionnalités adéquat. Ces types de licences sont sans frais, et il n'est pas nécessaire de contacter un revendeur Google for Education pour y accéder. Le nombre de licences de chaque type qu'un domaine reçoit correspond au nombre de licences Education Fundamentals attribuées à votre domaine lors de la transition. Lorsqu'un client s'inscrit à Google Workspace for Education pour la première fois, il reçoit 2 500 licences de chaque type.
- Utilisateur Gmail uniquement : cette licence permet aux utilisateurs qui n'ont pas besoin d'accéder à tous les outils de Google Workspace for Education de conserver leur accès à Gmail. Les utilisateurs disposant de cette licence ont accès à Gmail, à Agenda, à Contacts, à Meet, à Takeout et à certains services supplémentaires, mais pas à Classroom, à Drive ni aux éditeurs. Ce type de licence est utile pour donner accès à Gmail aux diplômés qui quittent chaque année l'établissement. Lorsqu'un administrateur attribue une licence Utilisateur Gmail uniquement à un utilisateur Education Fundamentals, il libère la licence Education Fundamentals pour un autre utilisateur de son domaine.
- Utilisateur archivé : cette licence garantit que les données d'un utilisateur sont conservées (selon vos règles de conservation Vault) et protégées par les mêmes mesures de sécurité de pointe que celles des utilisateurs disposant d'une licence Education Fundamentals, mais ne leur permet pas de se connecter à leur compte Google sur n'importe quel système, y compris les services Google Workspace. Lorsqu'un administrateur archive un compte utilisateur, une licence Utilisateur archivé est automatiquement attribuée à l'utilisateur. Sa licence Education Fundamentals ou Gmail uniquement peut alors être attribuée à un autre utilisateur de son domaine.
Que se passe-t-il lorsque ces nouvelles licences sont attribuées ?
- Utilisateur Fundamentals : si vous attribuez une licence Utilisateur Gmail uniquement à un utilisateur ou si vous l'archivez, sa licence Education Fundamentals est libérée. Elle peut alors être attribuée à un autre utilisateur de son domaine.
- Utilisateur Standard ou Plus : si un utilisateur Education Standard ou Education Plus est archivé ou si une licence Utilisateur Gmail uniquement lui est attribuée, sa licence Education Fundamentals est automatiquement supprimée. Toutefois, sa licence Education Standard ou Education Plus doit être supprimée manuellement pour pouvoir être attribuée à un autre utilisateur. Si un administrateur souhaite archiver un utilisateur, mais conserver les fonctionnalités et protections de sécurité supplémentaires qu'il a reçues avec sa licence Education Standard ou Education Plus (les régions des données, par exemple), il peut lui assigner cette licence en tant qu'Utilisateur archivé.
Se préparer au nouveau modèle de licence
Nous recommandons aux clients (nouveaux et existants) de consulter les bonnes pratiques ci-dessous.
- Assurez-vous que les utilisateurs de votre domaine disposent d'une licence appropriée une fois que votre domaine est passé au nouveau modèle de licence. Cela deviendra particulièrement important lorsque vous devrez créer des utilisateurs, archiver des utilisateurs existants ou souscrire de nouveaux abonnements.
- Examinez votre gestion des licences chaque année, de préférence quatre à six semaines avant le début de l'année scolaire.
- Utilisez les outils existants, comme l'attribution automatique de licences dans la console d'administration, Google Cloud Directory Sync, l'API Enterprise License Manager, des outils tiers tels que GAM ou Google Workspace for Education License Management Tool.
- Consultez le Guide sur l'attribution des licences Google Workspace for Education pour en savoir plus sur le fonctionnement de la gestion des licences à l'avenir.
- Lorsque de nouveaux types de licences sont ajoutés à votre domaine, nous vous recommandons d'archiver tous les comptes suspendus actuels si vous souhaitez libérer automatiquement les licences Education Fundamentals. Elles pourront ensuite être attribuées à d'autres utilisateurs.
Remarque : Lorsque les clients existants passeront aux licences Fundamentals basées sur l'utilisateur, une licence Education Fundamentals sera automatiquement attribuée à tous les utilisateurs existants de leur domaine. Leur capacité à interagir avec les services Google ne changera pas. Si vous créez un nouvel utilisateur après la transition, vous devrez lui attribuer une licence pour qu'il puisse accéder aux services Workspace.
Questions fréquentes sur les licences
À qui doit être attribuée une licence Education Fundamentals à l'avenir ?
Les licences Education Fundamentals doivent être attribuées aux utilisateurs qui participent activement à l'enseignement et à l'apprentissage ou qui les soutiennent. Cela peut comprendre, entre autres, les étudiants à temps plein ou à temps partiel, les enseignants et les membres du personnel.
De plus, les licences Google Workspace for Education ne sont pas conçues pour les représentants légaux. Si les représentants légaux ont besoin d'informations sur leurs enfants, ils peuvent contacter l'administrateur de l'établissement scolaire pour en savoir plus sur les règles de partage des identifiants de l'établissement ou utiliser d'autres fonctionnalités comme les récapitulatifs pour les représentants légaux dans Classroom.
Combien de licences mon établissement recevra-t-il lors de la transition ?
Lors de la transition, votre domaine recevra suffisamment de licences Education Fundamentals pour couvrir vos utilisateurs actifs et suspendus, plus un certain nombre de licences supplémentaires. Une licence Fundamentals sera automatiquement attribuée aux utilisateurs existants pour qu'ils conservent leur accès. Après la transition, les administrateurs devront gérer eux-mêmes l'attribution des licences.
Comment savoir si mon établissement est passé au nouveau modèle de licence ?
Après la transition, vous remarquerez un changement de nom mineur : "Applications Google pour Education — Fundamentals" sera remplacé par "Applications Google pour Education Fundamentals" sur la page "Abonnements" de la console d'administration. Dans les jours qui suivront la transition, "Google Workspace for Education — Utilisateur Gmail uniquement" sera également disponible, et vous aurez la possibilité d'archiver un ou plusieurs utilisateurs à partir de la page "Utilisateurs" de la console d'administration.
Que se passe-t-il si j'ai besoin de licences Education Fundamentals supplémentaires ? Que se passe-t-il si je n'en ai plus ?
Si vous avez besoin de licences supplémentaires, vous pouvez contacter l'assistance Google Workspace ou votre contact commercial Google Education. Les licences Education Fundamentals supplémentaires ne doivent être attribuées qu'aux utilisateurs qui participent activement à l'enseignement et à l'apprentissage ou qui les soutiennent. Cela peut comprendre, entre autres, les étudiants à temps plein ou à temps partiel, les enseignants et les membres du personnel. Vous devez archiver les autres utilisateurs ou leur attribuer une licence Utilisateur Gmail uniquement.
Quel est l'impact du nouveau modèle de licence sur la disponibilité de l'espace de stockage Google Workspace for Education ?
Ce nouveau modèle de licence n'a actuellement aucun impact sur l'espace de stockage Google Workspace for Education. Aucun espace de stockage supplémentaire n'est disponible pour les nouveaux types de licences (Utilisateur Gmail uniquement et Utilisateur archivé). En cas de modification des règles de stockage, nous préviendrons les administrateurs Workspace au moins 30 jours à l'avance.
Que se passe-t-il si une licence Education Fundamentals n'est pas attribuée à un utilisateur ? Que peut-il faire et à quoi peut-il accéder ?
Un utilisateur sans licence peut effectuer les actions suivantes :
- Se connecter à des appareils et à des services tiers tels que des Chromebooks, des appareils Android, OAuth ou SSO
- Se connecter aux services considérés comme des "services supplémentaires Google" conformément aux conditions d'utilisation de Workspace (si l'administrateur les a activés).
Que deviennent les données des utilisateurs dans Drive et Photos lorsque leur licence Fundamentals leur est retirée ?
Les données sont conservées conformément à vos règles Vault. Pour conserver les données d'un utilisateur, assurez-vous qu'une licence lui est attribuée.
Comment puis-je estimer le nombre actuel d'utilisateurs actifs dans mon domaine ?
Vous pouvez estimer combien de vos utilisateurs sont actifs en consultant le nombre de connexions uniques sur 30 jours. Découvrez comment voir le nombre de connexions uniques sur 30 jours de votre établissement. Pour estimer votre activité concernant les services Google Workspace, vous pouvez utiliser les rapports sur les utilisateurs sous "Comptes" et filtrer par activité de l'utilisateur ou du service.