Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, vous pouvez archiver son compte utilisateur pour conserver ses données de manière sécurisée et l'empêcher d'accéder aux services Google Workspace. Si vous archivez un compte utilisateur, son état passe à "Archivé" et une licence Utilisateur archivé lui est attribuée.
Les données des utilisateurs archivés sont incluses dans la limite d'espace de stockage commun de l'organisation.
Qu'advient-il du compte et des données d'un utilisateur archivé ?
Lorsque vous archivez un compte utilisateur, Google conserve de façon sécurisée les données des services Google Workspace de l'utilisateur. Si l'utilisateur dispose d'une licence Google Vault ou d'un abonnement Utilisateur archivé contenant Vault, ses données sont protégées conformément aux règles et aux obligations de conservation définies dans Vault, et vous pouvez rechercher et exporter les données. En savoir plus
Les données de l'utilisateur (des services principaux comme Gmail et Google Drive, et des services non principaux comme Classroom) sont accessibles aux autres utilisateurs de votre organisation disposant d'une licence Google Vault.
Les données des utilisateurs sont conservées dans la région de données définie par l'administrateur. Pour en savoir plus, consultez Choisir l'emplacement géographique de vos données.
Remarque : Pour que les comptes Google Workspace for Education actifs et archivés soient couverts par les règles pour les régions de données, une licence Education Standard ou Education Plus doit leur être attribuée.
La protection contre la perte de données de Google Drive continue de s'appliquer aux données des utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez Utiliser la protection contre la perte de données de Workspace.
Si l'utilisateur possède une licence pour un abonnement complémentaire, tel que Vault ou Google Voice, il la conserve après l'archivage. Si l'utilisateur n'a plus besoin de l'abonnement au module complémentaire, vous pouvez supprimer la licence après avoir archivé le compte utilisateur. En savoir plus sur la suppression de licences
Vous pouvez archiver aussi bien les utilisateurs actifs que les utilisateurs suspendus. Lorsque vous archivez un compte utilisateur, sa licence Google Workspace active devient disponible pour un autre utilisateur dans un délai de 24 heures.
Après l'archivage d'un utilisateur
Une fois que vous avez archivé un compte utilisateur, l'utilisateur :
- L'utilisateur ne peut pas se connecter à son compte Google géré, quel que soit le système, y compris les services Google Workspace (Gmail, Google Agenda ou Drive, par exemple).
- L'utilisateur n'apparaît pas dans la liste d'adresses globale. L'utilisateur apparaît à l'état "Archivé" dans les listes de l'annuaire des utilisateurs. Consultez Afficher l'état d'un compte utilisateur.
- L'utilisateur peut être supprimé ou désarchivé, mais ne peut pas être suspendu dans la console d'administration.
- affiche l'état archivé dans les rapports "Utilisateur", ce qui permet de surveiller, gérer et supprimer plus facilement les utilisateurs archivés.
- L'utilisateur ne peut pas recevoir de nouveaux e-mails ni de nouvelles invitations d'agenda, car ils sont bloqués lorsqu'ils sont envoyés au compte de l'utilisateur archivé.
Fonctionnement du désarchivage
Si vous désarchivez un compte utilisateur, il retrouve son état précédent et l'accès à toutes ses données précédentes.
Pour désarchiver un utilisateur, vous devez disposer d'une licence correspondant à son édition Google Workspace. Si aucune licence active n'est disponible, le processus de désarchivage échoue et l'utilisateur reste archivé avec sa licence Utilisateur archivé.
Après avoir désarchivé un compte utilisateur, vous devez lui attribuer une licence Google Workspace manuellement.
Avant de commencer : Acheter un abonnement Utilisateur archivé
Pour archiver un utilisateur, vous devez disposer d'un abonnement Utilisateur archivé. Si vous avez :
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus : vous pouvez souscrire un abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration Google. Pour connaître la marche à suivre, consultez Ajouter un abonnement payant à votre compte.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus : vous pouvez peut-être souscrire un abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration. Pour le vérifier, suivez la procédure permettant d'archiver un compte utilisateur, décrite dans Archiver ou désarchiver un compte utilisateur donné (plus loin sur cette page).
- Education Fundamentals, Education Standard ou Education Plus : les licences Utilisateur archivé sont incluses dans votre abonnement Google Workspace for Education. Si vous n'en avez plus, vous pouvez en demander d'autres auprès de l'assistance.
Quelle que soit votre édition, vous pouvez également contacter un conseiller commercial Google ou un partenaire Google Cloud.
Archiver ou désarchiver un compte utilisateur individuel
Pour suivre cette procédure, vous avez besoin de droits de gestion des utilisateurs spécifiques. Sans quoi, vous n'aurez pas accès à toutes les commandes requises.Pour les clients Education, consultez cet article.
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire
Utilisateurs.Vous devez disposer du droit de gestion des utilisateurs approprié. Sans quoi, vous n'aurez pas accès à toutes les commandes requises.
- Recherchez l'utilisateur dans la liste Utilisateurs. Si vous avez besoin d'aide, consultez Rechercher un compte utilisateur.
Pour archiver un utilisateur :
- Pointez sur le compte utilisateur, puis cliquez sur Plus d'options.
- Si vous avez :
- Enterprise Standard ou Enterprise Plus : sélectionnez Archiver l'utilisateur.
- Business Starter, Business Standard ou Business Plus : sélectionnez Supprimer l'utilisateur
cliquez sur Archiver l'utilisateur.
Si vous y êtes invité, cliquez sur Acheter un abonnement Utilisateur archivé, puis suivez les instructions. Si cette option n'est pas disponible, vous ne pouvez pas acheter d'abonnement Utilisateur archivé dans la console d'administration. Contactez plutôt un conseiller commercial Google ou un partenaire Google Cloud.
- Cliquez sur OK pour confirmer.
Pour désarchiver un utilisateur :
- Pointez sur l'utilisateur, puis cliquez sur Désarchiver le compte utilisateur.
- Cliquez sur OK pour confirmer.
Archiver ou désarchiver des utilisateurs de manière groupée
Vous pouvez archiver ou désarchiver des comptes utilisateur de manière groupée à l'aide d'un fichier CSV ou des API Admin SDK.
Pour archiver ou désarchiver plusieurs utilisateurs à l'aide d'un fichier CSV :
- Suivez les instructions de l'article Ajouter ou mettre à jour plusieurs comptes utilisateur à partir d'un fichier CSV.
- Dans le modèle CSV téléchargé, saisissez Archived (Archivé) dans la colonne New Status [UPLOAD ONLY] (Nouvel état [IMPORTATION UNIQUEMENT]) pour archiver un utilisateur, ou Active (Actif) pour désarchiver un utilisateur.
Pour archiver ou désarchiver plusieurs utilisateurs à l'aide des API Admin SDK :
- Suivez les instructions de l'article Méthode : users.update.
- Définissez la variable booléenne archived sur True ou False pour chaque compte utilisateur, selon le cas.
Archiver les utilisateurs au lieu de résilier un abonnement
Si vous commencez à résilier Google Workspace, vous aurez peut-être la possibilité d'archiver tous vos utilisateurs pendant la procédure de résiliation. Cette option est disponible si :
- vous disposez d'une édition Business, Enterprise Standard ou Enterprise Plus ;
- un forfait modulable vous est facturé ;
- vous comptez entre deux et 300 utilisateurs.
En fonction du nombre d'utilisateurs, l'archivage peut prendre plusieurs heures.
Pour vérifier l'état d'archivage d'un utilisateur :
Pour suivre cette procédure, vous avez besoin de droits de gestion des utilisateurs spécifiques. Sans quoi, vous n'aurez pas accès à toutes les commandes requises.-
Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire
Utilisateurs.Vous devez disposer du droit de gestion des utilisateurs approprié. Sans quoi, vous n'aurez pas accès à toutes les commandes requises.
- Recherchez l'utilisateur dans la liste Utilisateurs. Si vous avez besoin d'aide, consultez Rechercher un compte utilisateur.
- Pour vérifier si l'utilisateur est archivé, consultez la colonne État.
Pour vérifier l'état général du processus d'archivage, cliquez sur Tâches
en haut de la page.
Une fois que vous avez archivé tous les utilisateurs, vous pouvez en désarchiver un ou plusieurs en suivant l'une des procédures de désarchivage décrites plus haut sur cette page.
Pour en savoir plus sur la procédure de résiliation, consultez Résilier Google Workspace.