Pour conserver les données Google Workspace d'un utilisateur qui quitte votre organisation, plusieurs options sont possibles. Ce tableau présente quelques options pour stocker les e-mails, les événements et ressources Google Agenda, Google Chat, Google Contacts, les dossiers et fichiers Google Drive, Google Groupes, Google Keep, les enregistrements Google Meet et Google Voice afin qu'ils soient accessibles à certains administrateurs, responsables ou utilisateurs de votre organisation.
Remarque : Les administrateurs peuvent aussi suspendre temporairement un utilisateur, ce qui bloque son accès aux services Google de votre organisation. Pour en savoir plus sur ce qu'il advient des données d'un utilisateur suspendu, consultez Suspendre temporairement un utilisateur.
| Source de données / Option | Google Takeout | Exportation et importation dans l'application | Service de migration de données | Transfert Google Drive | Lors de la suppression d'un utilisateur (3) | Outil d'exportation des données | Exporter avec Google Vault | Licence Utilisateur archivé |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Qui peut effectuer cette action ? | Utilisateur | Utilisateur ou administrateur | Administrateur | Administrateur | Administrateur | Administrateur | Administrateur | Administrateur |
| ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Agenda | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Chat | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Contacts | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| Dossiers et fichiers Drive, y compris les enregistrements Meet | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| Groupes | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| Voice | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
Remarques
(1) Exportation uniquement, pas d'importation.
(2) Fichiers uniquement, pas de dossiers.
(3) Lorsqu'un utilisateur quitte votre organisation, vous pouvez supprimer son compte. Les super-administrateurs peuvent transférer les fichiers et les données d'un utilisateur à un nouveau propriétaire. Si vous ne transférez pas le contenu à un autre utilisateur, il sera supprimé.
Exporter ou migrer vos données
Les sélections pour chaque source de données listées ci-dessus sont divisées par rôle plus en détail ci-dessous. Les options de migration manuelle et de produits supplémentaires pour les utilisateurs finaux et les administrateurs sont également présentées.
Une fois les données migrées, déplacées ou exportées, les administrateurs ont normalement accès aux données de l'ancien employé s'ils ont accès au compte de destination. Les restrictions d'accès à des données spéciales, telles que pour les licences Utilisateur archivé (UA), sont présentées individuellement.
Remarque : L'utilisation de ces options n'est soumise à aucuns frais, mais des frais de licence Google Workspace s'appliquent pour le compte sur lequel sont conservées les données faisant l'objet du transfert. Les licences UA sont également concernées.
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Service de migration de données | Transférer les e-mails à l'aide du service de migration de données | Vous pouvez transférer les données de messagerie de l'ancien compte utilisateur vers un compte utilisateur nouveau ou existant. |
| Outil d'exportation des données |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. |
|
| Google Vault | Vous pouvez exporter les données de messagerie d'un utilisateur pour qu'elles puissent être consultées en dehors de Google Workspace. | |
| Licence Utilisateur archivé | Gérer les anciens employés et leurs données |
Vous pouvez gérer les données utilisateur de votre organisation à l'aide d'une licence UA. Google gère les données utilisateur de façon sécurisée dans les systèmes de production Google standard. Les données sont conservées à l'aide des règles et obligations de conservation Vault définies par votre organisation. Vous pouvez aussi les rechercher et les exporter. |
| Transfert d'e-mails | Router les e-mails des utilisateurs vers une autre adresse | Après avoir conservé les données de messagerie, vous pouvez transférer les e-mails d'un utilisateur vers une autre adresse Google Workspace. |
| Renommer un compte utilisateur | Modifier le nom ou l'adresse e-mail d'un utilisateur de l'annuaire | Vous pouvez modifier le nom du profil professionnel ou l'adresse e-mail d'un utilisateur avec un compte utilisateur nouveau ou existant dans la console d'administration Google. |
Agenda
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Options utilisateur ou administrateur | En savoir plus | Remarques |
| Exportation et importation manuelles au niveau d'une application | Exporter et importer des événements d'un agenda Google |
Vous pouvez exporter des événements d'un ou de plusieurs de vos agendas, puis les importer dans un autre agenda Google. Vous pouvez accéder aux données si vous avez accès à l'agenda ou si vous êtes inclus dans l'événement. |
| Transférer la propriété de vos agendas Google ou de vos événements à d'autres propriétaires | Transférer des agendas ou des événements Google |
Vous pouvez transférer la propriété de vos agendas à d'autres propriétaires. Vous pouvez également transférer des événements à un autre propriétaire ou à un autre agenda. Vous pouvez accéder aux données si vous avez accès à l'agenda ou si vous êtes inclus dans l'événement. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Lors de la suppression d'un utilisateur | Supprimer ou retirer un compte utilisateur de votre organisation | Vous pouvez transférer des agendas et des événements d'agenda à d'autres propriétaires. Vous pouvez aussi libérer des ressources d'agenda réservées pour des événements organisés par l'utilisateur. |
| Outil d'exportation des données |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. |
|
| Licence Utilisateur archivé | Gérer les anciens employés et leurs données |
Vous pouvez gérer les données utilisateur de votre organisation à l'aide d'une licence UA. Google gère les données utilisateur de façon sécurisée dans les systèmes de production Google standard. Les données sont conservées à l'aide des règles et obligations de conservation Vault définies par votre organisation. Vous pouvez aussi les rechercher et les exporter. |
Chat
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Outil d'exportation des données |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. |
|
| Google Vault | Vous pouvez exporter les conversations Chat d'un utilisateur pour qu'elles puissent être consultées en dehors de Google Workspace. | |
| Licence Utilisateur archivé | Gérer les anciens employés et leurs données |
Vous pouvez gérer les données utilisateur de votre organisation à l'aide d'une licence UA. Google gère les données utilisateur de façon sécurisée dans les systèmes de production Google standard. Les données sont conservées à l'aide des règles et obligations de conservation Vault définies par votre organisation. Vous pouvez aussi les rechercher et les exporter. |
Contacts
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Options utilisateur ou administrateur | En savoir plus | Remarques |
| Exportation et importation manuelles au niveau d'une application | Exporter et importer des contacts de Google Contacts |
Vous pouvez exporter des contacts dans un fichier CSV, puis les importer dans un compte utilisateur nouveau ou existant. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Outil d'exportation des données | Exporter les données de votre organisation |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. |
Drive
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Exportation et importation manuelles au niveau d'une application | Télécharger et importer des fichiers de Google Drive |
Vous pouvez télécharger les fichiers Drive sur votre ordinateur et les importer dans Drive dans un compte utilisateur nouveau ou existant. |
| Transférer la propriété de fichiers Drive à quelqu'un d'autre | Désigner une autre personne comme propriétaire d'un fichier | Vous pouvez transférer les fichiers de l'ancien compte utilisateur vers un compte utilisateur nouveau ou existant. Le transfert de fichiers n'a aucune incidence sur les autorisations d'accès aux fichiers. |
| Déplacer des fichiers vers un Drive partagé | Transférer du contenu vers un Drive partagé | Vous pouvez autoriser les éditeurs de fichiers de votre organisation à déplacer du contenu de Mon Drive ou de Drive partagés. Si vous déplacez un fichier vers un Drive partagé, seuls les membres du Drive partagé et les personnes avec lesquelles le fichier est partagé peuvent y accéder. |
| Télécharger des fichiers Drive par programmation | Exporter et importer des fichiers avec l'API Drive | Vous pouvez télécharger les fichiers Drive sur votre ordinateur par programmation et les déplacer dans Drive dans un compte utilisateur nouveau ou existant. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Transfert Google Drive | Transférer la propriété des fichiers Drive | Vous pouvez transférer les fichiers de l'ancien compte utilisateur vers un compte utilisateur nouveau ou existant. Le transfert de fichiers n'a aucune incidence sur les autorisations d'accès aux fichiers. |
| Lors de la suppression d'un utilisateur | Supprimer ou retirer un compte utilisateur de votre organisation | Vous pouvez transférer des fichiers et des documents Drive de l'ancien compte utilisateur vers un compte utilisateur nouveau ou existant. |
| Outil d'exportation des données |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. |
|
| Google Vault | Exporter des données depuis Vault | Vous pouvez exporter les fichiers Drive appartenant à un utilisateur spécifique ainsi que ceux qui sont partagés avec lui. Les dossiers ne sont pas conservés. |
| Licence Utilisateur archivé | Gérer les anciens employés et leurs données |
Vous pouvez gérer les données utilisateur de votre organisation à l'aide d'une licence UA. Google gère les données utilisateur de façon sécurisée dans les systèmes de production Google standard. Les données sont conservées à l'aide des règles et obligations de conservation Vault définies par votre organisation. Vous pouvez aussi les rechercher et les exporter. |
Groupes
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Outil d'exportation des données |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. |
|
| Google Vault | Exporter des données depuis Vault | Vous pouvez exporter les données de messagerie provenant des conversations d'un utilisateur au sein de groupes afin qu'elles puissent être consultées en dehors de Google Workspace. Vous exportez par groupe, mais vous pouvez utiliser des termes de recherche pour exporter uniquement les messages envoyés par un compte spécifique. |
| Licence Utilisateur archivé | Gérer les anciens employés et leurs données |
Vous pouvez gérer les données utilisateur de votre organisation à l'aide d'une licence UA. Google gère les données utilisateur de façon sécurisée dans les systèmes de production Google standard. Les données sont conservées à l'aide des règles et obligations de conservation Vault définies par votre organisation. Vous pouvez aussi les rechercher et les exporter. |
Keep
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Outil d'exportation des données |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. Remarque : Vous pouvez exporter les données Keep à l'aide de l'outil d'exportation des données, mais vous ne pourrez pas les réimporter dans Keep. |
|
| Licence Utilisateur archivé | Gérer les anciens employés et leurs données |
Vous pouvez gérer les données utilisateur de votre organisation à l'aide d'une licence UA. Google gère les données utilisateur de façon sécurisée dans les systèmes de production Google standard. Les données sont conservées à l'aide des règles et obligations de conservation Vault définies par votre organisation. Vous pouvez aussi les rechercher et les exporter. |
Voice
| Option utilisateur | En savoir plus | Remarques |
|---|---|---|
| Google Takeout | Télécharger vos données Google |
Vous pouvez exporter vos données utilisateur. |
| Options d'administration | En savoir plus | Remarques |
| Outil d'exportation des données |
Vous pouvez exporter toutes les données utilisateur de votre organisation. |
|
| Google Vault | Exporter des données depuis Vault | Vous pouvez exporter les données vocales d'un utilisateur pour qu'elles puissent être consultées en dehors de Google Workspace. |
| Licence Utilisateur archivé | Gérer les anciens employés et leurs données |
Vous pouvez gérer les données utilisateur de votre organisation à l'aide d'une licence UA. Google gère les données utilisateur de façon sécurisée dans les systèmes de production Google standard. Les données sont conservées à l'aide des règles et obligations de conservation Vault définies par votre organisation. Vous pouvez aussi les rechercher et les exporter. |
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