Google Workspace for Education के एडमिन को उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस मैन्युअल तरीके से या अपने-आप असाइन करने होंगे. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि हर उपयोगकर्ता के पास ऐसा लाइसेंस हो जो उसकी स्थिति को दिखाता हो. जैसे, वह फ़ुल-टाइम या पार्ट-टाइम छात्र-छात्रा, पूर्व छात्र-छात्रा, फ़ैकल्टी या ऐसा उपयोगकर्ता हो जिसे अब डोमेन में ऐक्सेस की ज़रूरत नहीं है. एडमिन को लाइसेंस के इस्तेमाल पर नज़र रखनी होगी, ताकि वे तय सीमा के अंदर रहें और लागत को मैनेज कर सकें. उन्हें अलग-अलग लाइसेंस टाइप (Education Fundamentals, सिर्फ़ Gmail के लिए, संग्रहित) के बारे में भी पता होना चाहिए. साथ ही, उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि उपयोगकर्ताओं की भूमिकाओं और गतिविधि के लेवल के आधार पर, उन्हें कब लागू करना है.

Google Workspace for Education के एडमिन के तौर पर, आपके पास उपयोगकर्ताओं के लिए लाइसेंस मैनेज करने और उन्हें असाइन करने के कई विकल्प होते हैं. Google Workspace Admin console (admin.google.com), उपयोगकर्ताओं और लाइसेंस को मैनेज करने के लिए आपका मुख्य इंटरफ़ेस है.

Google Workspace Admin console का इस्तेमाल करना

उपयोगकर्ता के आधार पर, लाइसेंस अपने-आप असाइन होने की सुविधा

अपने उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस अपने-आप असाइन करने के लिए, संगठन या संगठन की इकाई के लेवल पर लाइसेंस अपने-आप असाइन होने की सुविधा चालू की जा सकती है. ऐसा करने पर, आपके खाते में मौजूद उन उपयोगकर्ताओं को Google Workspace for Education का लाइसेंस मिल जाता है जिनके पास लाइसेंस नहीं है. साथ ही, बाद में जोड़े जाने वाले नए उपयोगकर्ताओं को भी यह लाइसेंस मिल जाता है. अगर आपके पास Google की एक से ज़्यादा सदस्यताएं हैं, तो हर संगठन या ओयू के लिए, सिर्फ़ एक सदस्यता के लिए ऑटोमैटिक तरीके से लाइसेंस असाइन होने की सुविधा चालू की जा सकती है.

ध्यान दें:

• अगर आपके टॉप-लेवल संगठन के तहत संगठनात्मक इकाइयां हैं, तो आपके पास कुछ संगठनात्मक इकाइयों के लिए, अपने-आप लाइसेंस असाइन होने की सुविधा सेट करने का विकल्प होता है.
• अगर आपने सभी उपयोगकर्ताओं के लिए, किसी सेवा के लाइसेंस अपने-आप असाइन होने की सुविधा चालू की है, तो किसी उपयोगकर्ता का लाइसेंस नहीं हटाया जा सकता.
• अपने-आप असाइन होने वाले लाइसेंस को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं.
• लाइसेंस अपने-आप असाइन होने की सुविधा चालू करने पर, उन सभी उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस असाइन हो जाएंगे जो आपके संगठन / ओयू में सक्रिय हैं या जिनका खाता निलंबित कर दिया गया है. हमारा सुझाव है कि लाइसेंस असाइन करने से पहले, निलंबित किए गए उपयोगकर्ताओं को उन ओयू से हटा दें जिन्हें आपको लाइसेंस देना है. इससे उन उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस नहीं मिलेंगे.

अपने संगठन के हर उपयोगकर्ता को लाइसेंस अपने-आप असाइन करना

Admin console के लाइसेंस सेटिंग पेज पर जाकर, अपने संगठन के हर उपयोगकर्ता को अपने-आप लाइसेंस असाइन किया जा सकता है.

1. Admin console के होम पेज पर, मेन्यू पर क्लिक करें. इसके बाद, बाईं ओर मौजूद बिलिंग > लाइसेंस की सेटिंग पर क्लिक करें.
2. उस सदस्यता पर क्लिक करें जिसके लिए आपको लाइसेंस असाइन करने हैं.
3. 'बंद करें' पर क्लिक करें > 'चालू करें' को चुनें.
4. अगर आपके पास एक ही सेवा की कई सदस्यताएं हैं, तो चुनें कि अपने-आप लाइसेंस असाइन होने के लिए किस सदस्यता का इस्तेमाल करना है.
5. सेव करें पर क्लिक करें.

संगठन की इकाइयों के लिए, ऑटोमैटिक तरीके से लाइसेंस असाइन करने की सुविधा सेट अप करना

अगर आपने Google Admin console में संगठन की इकाइयां सेट अप की हैं, तो सभी चाइल्ड संगठनों में, पैरंट संगठन के लिए अपने-आप लाइसेंस असाइन होने की सेटिंग लागू हो जाती है. हालांकि, पैरंट सेटिंग को बदला जा सकता है और अपने-आप लाइसेंस मिलने का विकल्प अलग से सेट किया जा सकता है.

किसी संगठन के लिए, उसकी पैरंट सेटिंग को ओवरराइड करने की सुविधा सेट करना

1. Admin console के होम पेज से, बिलिंग -> लाइसेंस सेटिंग पर जाएं.
2. संगठन की उस इकाई पर क्लिक करें जिसके लिए आपको अपने-आप लाइसेंस असाइन होने की सुविधा चालू करनी है.
3. दाईं ओर मौजूद Google Workspace for Education को चुनें. इसके बाद, 'लाइसेंस अपने-आप असाइन होने की सुविधा' को बंद से चालू पर सेट करें.
4. अगर आपके पास एक ही सेवा की कई सदस्यताएं हैं, तो चुनें कि अपने-आप लाइसेंस असाइन होने के लिए किस सदस्यता का इस्तेमाल करना है.
5. 'बदलाव करें' पर क्लिक करें.

उपयोगकर्ता खाते के हिसाब से, मैन्युअल तरीके से लाइसेंस असाइन करना

अलग-अलग उपयोगकर्ताओं को, उपयोगकर्ताओं की अपलोड की गई सूची को या पूरी संगठन इकाई को मैन्युअल तरीके से लाइसेंस असाइन किए जा सकते हैं.

किसी संगठन को मैन्युअल तरीके से लाइसेंस असाइन करने पर, सिर्फ़ उस संगठन के उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस मिलता है. चाइल्ड संगठनों के उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस अपने-आप नहीं मिलता. आपको उन्हें मैन्युअल तरीके से लाइसेंस असाइन करना होगा.

उपयोगकर्ता पेज पर जाकर, लाइसेंस को मैन्युअल तरीके से असाइन और हटाया जा सकता है

1. Admin console के होम पेज पर जाकर, उपयोगकर्ता पर जाएं.
2. जिस उपयोगकर्ता को लाइसेंस असाइन करना है या हटाना है उसके नाम के आगे बने बॉक्स पर, सही का निशान लगाएं.
3. सबसे ऊपर, ज़्यादा > लाइसेंस असाइन करें या लाइसेंस हटाएं पर क्लिक करें.
4. Google Workspace for Education > असाइन करें या हटाएं पर क्लिक करें. (ध्यान दें: अगर आपके पास Google Workspace for Education के एक से ज़्यादा लाइसेंस हैं, तो ड्रॉपडाउन मेन्यू पर क्लिक करके कोई खास लाइसेंस चुना जा सकता है.)

किसी उपयोगकर्ता के पेज पर जाकर, लाइसेंस को मैन्युअल तरीके से असाइन और हटाया जा सकता है

1. Admin console के होम पेज पर जाकर, उपयोगकर्ता पर जाएं.
2. उस उपयोगकर्ता के नाम पर क्लिक करें जिसे आपको मैनेज करना है.
3. नीचे की ओर स्क्रोल करें और उपयोगकर्ता के लाइसेंस सेक्शन पर क्लिक करें.
4. 'स्थिति' कॉलम में चालू/बंद करने के स्विच देखने के लिए, Google Workspace for Education पर क्लिक करें.
5. Google Workspace for Education के बगल में मौजूद, स्टेटस कॉलम में जाकर, लाइसेंस असाइन करने या हटाने के लिए स्विच पर क्लिक करें.
6. 'सेव करें' पर क्लिक करें. (ध्यान दें: अगर आपके पास Google Workspace for Education के एक से ज़्यादा लाइसेंस हैं, तो ड्रॉपडाउन मेन्यू पर क्लिक करके कोई खास लाइसेंस चुना जा सकता है.)

एक साथ कई लाइसेंस असाइन करना और हटाना

पहला चरण: उपयोगकर्ता की जानकारी डाउनलोड करना

1. Admin console के होम पेज पर जाकर, उपयोगकर्ता पर जाएं.
2. पेज पर सबसे ऊपर, उपयोगकर्ताओं की जानकारी डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
3. कॉलम चुनें में जाकर, सभी उपयोगकर्ताओं की जानकारी वाले कॉलम और इस समय चुने गए कॉलम चुनें
4. अपनी पसंद का फ़ॉर्मैट चुनें और डाउनलोड करें पर क्लिक करें

दूसरा चरण: लाइसेंस की जानकारी डालना

1. स्प्रेडशीट में, New Licenses [UPLOAD ONLY] लेबल वाला कॉलम ढूंढें. (अगर आपको किसी उपयोगकर्ता के लिए, फ़िलहाल असाइन किए गए लाइसेंस देखने हैं, तो लाइसेंस [सिर्फ़ पढ़ने के लिए] कॉलम का इस्तेमाल करें.)
2. आपको जिस लाइसेंस को असाइन करना है उसका SKU आईडी डालें:
   • a. Google Workspace for Education - Fundamentals (13 नवंबर, 2024 से पहले बनाए गए खाते) के लिए: Google-Apps-For-Education
   • b. Google Workspace for Education Fundamentals के लिए (13 नवंबर, 2024 को या इसके बाद बनाए गए खाते): 1010070001
   • c. Google Workspace for Education Plus - Legacy के लिए: 1010310002
   • d. Google Workspace for Education - Legacy (Student) के लिए: 1010310003
   • e. Google Workspace for Education Plus के लिए: 1010310008
   • f. Google Workspace for Education Plus (Staff) के लिए: 1010310009
   • g. Google Workspace for Education Standard के लिए: 1010310005
   • एच॰ Google Workspace for Education Standard (Staff) के लिए: 1010310006
   • i. Google Workspace for Education Teaching and Learning ऐड-ऑन के लिए: 1010370001
3. ज़्यादा से ज़्यादा 200 उपयोगकर्ताओं के लिए एसकेयू आईडी डालें. इसके लिए, ऊपर दिया गया नोट देखें.
4. फ़ाइल को CSV फ़ॉर्मैट (.csv) में सेव करें.

चरण 3: फ़ाइल अपलोड करें

1. Admin console में, उपयोगकर्ताओं के पेज पर सबसे ऊपर, उपयोगकर्ताओं की जानकारी को एक साथ अपडेट करें पर क्लिक करें.
2. 'CSV फ़ाइल अटैच करें' पर क्लिक करें.
3. अपने कंप्यूटर में फ़ाइल की जगह पर ब्राउज़ करें और CSV फ़ाइल अटैच करें.
4. अपलोड करें क्लिक करें. अगर कोई गड़बड़ी है, तो अपनी स्प्रेडशीट में वह जानकारी जोड़ें जो मौजूद नहीं है और फ़ाइल को फिर से अपलोड करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, सामान्य गड़बड़ियां देखें.

आपकी टास्क की सूची अपने-आप खुल जाती है और अपलोड की प्रोग्रेस दिखाती है. प्रोसेस पूरी हो जाने के बाद, आपको ईमेल से रिपोर्ट मिलेगी. अगर प्रोसेस में कोई गड़बड़ी होती है, तो अपनी टास्क की सूची से लॉग फ़ाइल डाउनलोड करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, सामान्य गड़बड़ियां देखें.

Google Cloud डायरेक्ट्री सिंक (GCDS) का इस्तेमाल करना

Google Cloud Directory Sync (GCDS) का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं, ग्रुप, और संपर्कों को अपने-आप सिंक किया जा सकता है. इससे आपके Google खाते में मौजूद डेटा, LDAP सर्वर (जैसे, Microsoft Active Directory) में मौजूद डेटा से मैच हो जाता है. GCDS का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ता, ओयू या ग्रुप के हिसाब से लाइसेंस सिंक किए जा सकते हैं.

लाइसेंस असाइन करना

1. GCDS के काम करने के तरीके को समझने और इसे इस्तेमाल करने के लिए, इन निर्देशों का पालन करें
2. Configuration Manager की मदद से, सिंक सेट अप करना
3. Configuration Manager के लाइसेंस पेज पर, अपने Google खाते के उपयोगकर्ताओं के लिए GCDS लाइसेंस सिंक करने की सुविधा सेट अप करें.
4. ईमेल पते का एट्रिब्यूट असाइन करें: ईमेल पते के एट्रिब्यूट में जाकर, यह तय करें कि GCDS, LDAP उपयोगकर्ता खाते और Google खाते के उपयोगकर्ता के बीच ईमेल पते की मैपिंग के लिए किस एट्रिब्यूट का इस्तेमाल करेगा.
5. लाइसेंस असाइन करने के लिए, नियम जोड़ें पर क्लिक करें.

6. LDAP क्वेरी फ़ील्ड में, LDAP क्वेरी नोटेशन का इस्तेमाल करके, अपनी LDAP डायरेक्ट्री में मौजूद उन उपयोगकर्ताओं के नाम डालें जिन्हें लाइसेंस असाइन किया जाना चाहिए.

7. 'Google डोमेन के उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस असाइन करें' को चुनें.

8. लाइसेंस की सूची पर क्लिक करें और लाइसेंस एसकेयू चुनें.

9. (ज़रूरी नहीं) इस नियम के मुताबिक नहीं चलने वाले Google डोमेन के उपयोगकर्ताओं से लाइसेंस हटाने के लिए, 'इस नियम के मुताबिक नहीं चलने वाले Google डोमेन के उपयोगकर्ताओं से यह लाइसेंस हटाएं' बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.

10. निम्न विकल्पों में से कोई एक चुनें:

    • ठीक है—इस विकल्प को चुनने पर, नियम जुड़ जाता है और आपको एलडीएपी लाइसेंस के नियमों वाली स्क्रीन पर वापस ले जाया जाता है
    • लागू करें—इस विकल्प को चुनने पर, नियम लागू हो जाता है और एलडीएपी लाइसेंस का दूसरा नियम शुरू हो जाता है
    • रद्द करें—इस विकल्प को चुनने पर, नियम रद्द हो जाता है
    • LDAP क्वेरी की जांच करें—इससे LDAP लाइसेंस क्वेरी की वैधता की जांच की जाती है

किसी तीसरे पक्ष के कमांड लाइन टूल का इस्तेमाल करना, जैसे कि GAM टूल

खाते को बड़े पैमाने पर और तुरंत चालू करने के लिए, तीसरे पक्ष के समाधानों का इस्तेमाल किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, डाउनलोड किए जा सकने वाले, ओपन-सोर्स Google Apps Manager (GAM) का इस्तेमाल, Google Workspace के उपयोगकर्ताओं और ग्रुप को बनाने और मैनेज करने के लिए किया जाता है. यह Admin SDK Directory API का इस्तेमाल करता है.

GAM, Google के कई एपीआई के साथ इंटरैक्ट करता है. इनका इस्तेमाल, खाते की अन्य सुविधाओं और संसाधनों को मैनेज करने के लिए भी किया जा सकता है.

अगर आपको GAM का इस्तेमाल करना है, तो हमारा सुझाव है कि आप यह तरीका अपनाएं:

लाइसेंस असाइन करना

1. GAM की वेबसाइट से, GAM डाउनलोड करें. .
2. टूल को कॉन्फ़िगर करें..
3. सेटअप के दौरान, जब आपसे पूछा जाए कि "क्या आपको Google Workspace के उपयोगकर्ता डेटा और सेटिंग को मैनेज करने के लिए GAM को अनुमति देनी है," तो पूरे डोमेन के डेटा का ऐक्सेस देने की सुविधा को स्किप करने के लिए, N (नहीं) पर क्लिक करें.
4. इस कमांड से यह पुष्टि करने में मदद मिलती है कि GAM, सही Google Workspace खाते से जुड़ा है: gam info domain

5. उपयोगकर्ता नाम, संगठन की इकाई या ग्रुप के हिसाब से लाइसेंस जोड़े जा सकते हैं. लाइसेंस जोड़ने का सिंटैक्स यह है:

   gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

   उदाहरण के लिए, "शिक्षक" ग्रुप के सभी सदस्यों को Google Workspace for Education Plus - लेगसी लाइसेंस देने के लिए:

   gam group teachers add license 1010310002

लाइसेंस सिंक करना

उपयोगकर्ताओं की सूची में शामिल होने के आधार पर, उपयोगकर्ताओं को लाइसेंस असाइन किए जा सकते हैं और उनसे लाइसेंस हटाए जा सकते हैं.

• शामिल करने के लिए बनाई गई सूची, Google ग्रुप, संगठन की इकाई या लोकल टेक्स्ट फ़ाइल हो सकती है.
• जिन उपयोगकर्ताओं को उपयोगकर्ता सूची में शामिल नहीं किया गया है और जिनके पास लाइसेंस है उनके खाते से लाइसेंस का टाइप हटा दिया जाएगा.
• उपयोगकर्ता सूची में शामिल जिन उपयोगकर्ताओं के पास लाइसेंस नहीं है उनके खाते में लाइसेंस जोड़ दिया जाएगा.
• निलंबित किए गए उपयोगकर्ताओं के लाइसेंस हटाने के लिए, "group_ns" का इस्तेमाल किया जा सकता है

लाइसेंस सिंक करने का सिंटैक्स यह है:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

उदाहरण

इस उदाहरण में, e4e और e4es नाम के दो Google ग्रुप बनाए जाएंगे. इसके बाद, लाइसेंस वाले मौजूदा उपयोगकर्ताओं को ग्रुप में जोड़ा जाएगा. आखिर में, लाइसेंस को ग्रुप के साथ सिंक किया जाएगा. हम आखिरी चरण में group_ns (group no suspended) का इस्तेमाल करते हैं. इसलिए, निलंबित किए गए उपयोगकर्ताओं के पास से लाइसेंस हटा दिया जाएगा. आखिरी दो कमांड को बार-बार चलाने से, लाइसेंस उन ग्रुप सदस्यों के साथ अलाइन रहेंगे जिनके खातों को निलंबित नहीं किया गया है.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

लाइसेंस मिटाना

लाइसेंस मिटाने का सिंटैक्स यह है:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

उदाहरण के लिए, "स्टाफ़" ओयू से लाइसेंस हटाने के लिए:

gam ou staff delete license 1010310002

Google Sheets पर आधारित लाइसेंस मैनेजमेंट टूल का इस्तेमाल करना

Google Sheets पर आधारित लाइसेंस मैनेजमेंट टूल की मदद से एडमिन, लाइसेंस असाइन करने की प्रोसेस को मैनेज कर सकते हैं और एक साथ कई लाइसेंस असाइन करने की प्रोसेस को ऑटोमेट कर सकते हैं. यह टूल, Google for Education के पार्टनर AppsEdu ने बनाया है. यह दुनिया भर के उन शैक्षणिक संस्थानों के लिए बिना किसी शुल्क के उपलब्ध है जो Google Workspace for Education का इस्तेमाल करते हैं.

टूल को यहां से डाउनलोड करें. साथ ही, निर्देशों और सबसे सही तरीकों से जुड़े दस्तावेज़ को पढ़ें. इसके अलावा, कृपया इन बातों का भी ध्यान रखें:

• लाइसेंस मैनेजमेंट टूल को मुख्य रूप से छोटे और मध्यम आकार के संस्थानों (20,000 से कम सक्रिय उपयोगकर्ता) के लिए डिज़ाइन किया गया है. बड़े संस्थानों के लिए, हमारा सुझाव है कि GAM, GCDS या License Manager API का इस्तेमाल करें.
• लाइसेंस मैनेजमेंट टूल का इस्तेमाल करने से जुड़ी मदद पाने के लिए, कृपया help@gwfelicensetool.com पर ईमेल भेजें.

Enterprise License Manager API का इस्तेमाल करना

लाइसेंस असाइन करने और हटाने के लिए, Enterprise License Manager API का इस्तेमाल किया जा सकता है.

यहां से शुरू करें या इनमें दिए गए निर्देशों का पालन करें:

• ज़रूरी शर्तें — खाता पाएं, प्रॉडक्ट के बारे में जानें, और Google API Console में एक प्रोजेक्ट तैयार करें.
• क्लाइंट लाइब्रेरी इंस्टॉल करें — अपनी प्रोग्रामिंग भाषा के लिए क्लाइंट लाइब्रेरी डाउनलोड करें. इसके बाद, अपनी ज़रूरत के हिसाब से क्लास इंपोर्ट करें.
• अपने ऐप्लिकेशन को अनुमति दें — अपने क्लाइंट को अनुमति दें.
• लाइसेंस मैनेज करने का तरीका समझने के लिए, एपीआई के कॉन्सेप्ट से शुरुआत करें.
• इन सभी को एक साथ इस्तेमाल करने का तरीका जानने के लिए, तरीके से जुड़ी गाइड देखें. साथ ही, अपने क्लाइंट के अनुरोधों और एपीआई सेवा के जवाबों को मैनेज करने का तरीका जानें.