Jako administrator Google Workspace for Education masz kilka opcji przypisywania licencji i zarządzania nimi. Niezależnie od tego, czy wspierasz studentów studiujących w pełnym wymiarze godzin, wykładowców czy zarządzasz dostępem absolwentów, aktualizacje możesz wprowadzać w konsoli administracyjnej Google Workspace (admin.google.com).
Zadania związane z zarządzaniem kluczami
Aby utrzymać wydajne środowisko i zarządzać kosztami, regularnie wykonuj te czynności:
Przypisywanie licencji – ręcznie aktualizuj konta użytkowników lub skonfiguruj automatyczne przypisywanie, aby każdy użytkownik miał odpowiedni poziom dostępu.
Monitorowanie wykorzystania – uważnie obserwuj przydzielone limity, aby nie przekroczyć budżetu i liczby stanowisk w organizacji.
Wybierz odpowiedni typ licencji – wybierz odpowiednią licencję na podstawie roli użytkownika i poziomu aktywności:
Education Fundamentals – podstawowy pakiet dla aktywnych uczniów i nauczycieli.
Tylko Gmail – dla użytkowników, którzy potrzebują tylko dostępu do poczty e-mail.
Zarchiwizowany użytkownik – dla użytkowników, którzy nie potrzebują już aktywnego dostępu, ale których dane muszą być przechowywane.
Materiały pomocne w osiągnięciu sukcesu
Szczegółowe informacje o narzędziach dostępnych dla Twojej instytucji znajdziesz w przewodniku dotyczącym licencjonowania Google Workspace for Education. Znajdziesz w nim szczegółowe przepływy pracy dotyczące wdrożeń na dużą skalę i zarządzania poszczególnymi użytkownikami.
Sprawdzone metody zarządzania licencjami
Google Workspace for Education korzysta z modelu licencji podstawowej. Aby zapewnić użytkownikom odpowiedni dostęp i zachować zgodność z przepisami, postępuj zgodnie z tymi podstawowymi zasadami:
Education Fundamentals
Każdy aktywny użytkownik w Twojej domenie wymaga licencji Education Fundamentals. Jest to podstawa wszystkich innych usług. Dowiedz się więcej o modelu licencjonowania Education Fundamentals.
Uaktualnienia – jeśli użytkownik ma płatną licencję (Education Standard lub Plus), musi zachować licencję Education Fundamentals.
Wyjątki – licencje tylko Gmail i zarchiwizowane konto użytkownika nie wymagają Education Fundamentals.
Zasady zakupu i przypisywania wersji Education Standard i Plus
Pełne pokrycie – musisz kupić wystarczającą liczbę płatnych licencji (Education Standard lub Plus) dla każdego aktywnego użytkownika w domenie, który ma też licencję Education Fundamentals. Ten numer powinien być też widoczny w ostatnim ukończonym dokumencie weryfikacji licencji. Wymagania dotyczące minimalnej liczby licencji znajdziesz w artykule w Centrum pomocy dotyczącym cen i licencji Google Workspace for Education.
Tylko aktywni użytkownicy – przypisuj płatne licencje tylko do aktywnych kont. Jeśli użytkownicy z licencją „tylko Gmail” lub zarchiwizowane konta użytkowników wymagają dostępu do niektórych funkcji płatnych, np. regionów danych lub piaskownicy zabezpieczeń, muszą mieć przypisaną licencję płatną.
Czyszczenie – usuwanie nieaktywnych użytkowników z automatycznych reguł przypisywania lub grup, aby nie przekroczyć limitów subskrypcji.
Sprawdzone metody konserwacji
Roczny audyt – sprawdzaj przypisania licencji i narzędzia do automatyzacji co najmniej raz w roku.
Grupy dynamiczne – używaj reguł automatycznych, które odzwierciedlają zmiany w populacji uczniów i nauczycieli (np. klasy kończące szkołę lub nowi pracownicy). Dostępne wyłącznie w ramach subskrypcji Education Standard lub Plus.
Sprawdzanie limitów – upewnij się, że liczba przypisanych licencji nie przekracza łącznej liczby kupionych subskrypcji.
Korzystaj z narzędzi do zarządzania licencjami – więcej informacji o różnych narzędziach do zarządzania licencjami znajdziesz w przewodniku dotyczącym licencjonowania Google Workspace for Education oraz w informacjach o narzędziach.
Przy użyciu konsoli administracyjnej Google Workspace
Korzystam z automatycznego przypisywania licencji
Możesz włączyć automatyczne przypisywanie licencji na poziomie organizacji lub jednostki organizacyjnej, aby automatycznie przypisywać licencje użytkownikom. W takim przypadku użytkownicy, którzy nie mają licencji, oraz wszystkie osoby, dla których utworzysz konta w przyszłości, otrzymają licencję na Google Workspace for Education. Jeśli masz wiele subskrypcji Google, możesz włączyć automatyczne licencjonowanie tylko dla jednej subskrypcji na organizację lub jednostkę organizacyjną.
Uwaga:
- Jeśli organizacja najwyższego poziomu zawiera jednostki organizacyjne, możesz ustawić inne opcje automatycznego licencjonowania w poszczególnych jednostkach.
- Jeśli zdecydujesz się automatycznie przypisać licencje na usługę wszystkim użytkownikom, nie możesz usunąć licencji pojedynczego użytkownika.
- Zastosowanie zmian związanych z automatycznym przypisaniem licencji może potrwać do 24 godzin.
- Funkcja automatycznego przypisywania licencji przypisze licencje zarówno aktywnym, jak i zawieszonym użytkowników we włączonych przez Ciebie organizacjach lub jednostkach organizacyjnych. Aby uniknąć przypisania licencji nieaktywnym użytkownikom, przed przypisaniem licencji zalecamy usunięcie zawieszonych kont z jednostek organizacyjnych, które chcesz objąć licencjonowaniem.
Automatyczne przypisywanie licencji wszystkim użytkownikom w organizacji
Licencję możesz automatycznie przypisać każdemu użytkownikowi w organizacji na stronie Ustawienia licencji w konsoli administracyjnej.
- Na stronie głównej konsoli administracyjnej kliknij Menu, a następnie po lewej stronie wybierz Rozliczenia
Ustawienia licencji. - Kliknij subskrypcję, do której chcesz przypisać licencje.
- Kliknij Wyłącz wybierz Włącz.
- Jeśli masz różne abonamenty na tę samą usługę, wybierz, który z nich ma być używany do automatycznego przypisywania licencji.
- Kliknij Zapisz.
Konfigurowanie automatycznego licencjonowania w jednostkach organizacyjnych
Jeśli skonfigurujesz jednostki organizacyjne w konsoli administracyjnej Google, wszystkie organizacje podrzędne będą dziedziczyć ustawienie automatycznego licencjonowania ze swojej organizacji nadrzędnej. Możesz jednak zastąpić ustawienie z organizacji nadrzędnej, czyli zignorować je i użyć oddzielnej opcji.
Włączanie zastępowania ustawienia z organizacji nadrzędnej
- Na stronie głównej konsoli administracyjnej kliknij Rozliczenia -> Ustawienia licencji.
- Kliknij jednostkę organizacyjną, dla której chcesz włączyć automatyczne licencjonowanie.
- Po prawej stronie wybierz Google Workspace for Education i zmień ustawienie automatycznego licencjonowania (z WYŁ. na WŁ.).
- Jeśli masz różne abonamenty na tę samą usługę, wybierz, który z nich ma być używany do automatycznego przypisywania licencji.
- Kliknij Zastąp.
Przy użyciu ręcznego przypisywania licencji
Licencje możesz ręcznie przypisywać określonym osobom, użytkownikom z przesłanej listy albo całym jednostkom organizacyjnym.
Jeśli ręcznie przypiszesz licencje do organizacji, tylko użytkownicy w tej organizacji otrzymają licencje. Użytkownicy w organizacjach podrzędnych nie otrzymają automatycznie licencji. Musisz im przypisać ją ręcznie.
Ręczne przypisywanie i usuwanie licencji na stronie Użytkownicy
- Na stronie głównej konsoli administracyjnej kliknij Użytkownicy.
- Zaznacz pole obok nazwy każdego użytkownika, któremu chcesz przypisać lub usunąć licencję.
- U góry kliknij Więcej > Przypisz licencje lub Usuń licencje.
- Kliknij Google Workspace for Education > Przypisz lub Usuń (uwaga: jeśli masz kilka typów licencji Google Workspace for Education, możesz wybrać konkretny typ, klikając menu).
Ręczne przypisywanie i usuwanie licencji na stronach poszczególnych użytkowników
- Na stronie głównej konsoli administracyjnej kliknij Użytkownicy.
- Kliknij nazwę użytkownika, którego kontem chcesz zarządzać.
- Przewiń stronę w dół i kliknij sekcję Licencje.
- Kliknij Google Workspace for Education, aby wyświetlić przełączniki włączania i wyłączania w kolumnie Stan.
- Obok Google Workspace for Education w kolumnie Stan kliknij przełącznik, aby przypisać lub usunąć licencję.
- Kliknij Zapisz. (uwaga: jeśli masz kilka typów licencji Google Workspace for Education, możesz wybrać konkretny typ, klikając menu).
Ręczne przypisywanie i usuwanie licencji za pomocą przesyłania zbiorczego
Krok 1. Pobierz informacje o użytkownikach
- Na stronie głównej konsoli administracyjnej kliknij Użytkownicy.
- U góry strony kliknij Pobierz użytkowników.
- W sekcji Wybierz kolumny kliknij Wszystkie kolumny z informacjami o użytkownikach oraz obecnie zaznaczone kolumny.
- Wybierz preferowany format i kliknij Pobierz.
Krok 2. Wpisz informacje o licencjach
- W arkuszu kalkulacyjnym znajdź kolumnę o nazwie Nowe licencje [TYLKO DO PRZESYŁANIA]. Jeśli chcesz zobaczyć obecnie przypisane licencje użytkownika, użyj kolumny Licencje [TYLKO DO ODCZYTU]).
- Wpisz kod SKU licencji, którą chcesz przypisać:
- a. W przypadku Google Workspace for Education Fundamentals (konta utworzone przed 13 listopada 2024 roku): Google-Apps-For-Education.
- b. W przypadku Google Workspace for Education Fundamentals (konta utworzone 13 listopada 2024 roku lub później): 1010070001.
- c. W przypadku Google Workspace for Education Plus – Legacy: 1010310002.
- d. Google Workspace for Education –Legacy (uczeń): 1010310003.
- e. W przypadku Google Workspace for Education Plus: 1010310008.
- f. Google Workspace for Education Plus (pracownicy): 1010310009.
- g. W przypadku Google Workspace for Education Standard: 1010310005.
- h. W przypadku Google Workspace for Education Standard (pracownicy): 1010310006.
- i. W przypadku dodatku Google Workspace for Education Teaching and Learning: 1010370001
- Wpisz identyfikatory SKU dla maksymalnie 200 użytkowników (patrz informacja powyżej).
- Zapisz plik w formacie CSV (.csv).
Krok 3. Prześlij plik
- U góry strony Użytkownicy w konsoli administracyjnej kliknij Zaktualizuj użytkowników zbiorczo.
- Kliknij Załącz plik CSV.
- Przejdź do odpowiedniego folderu na komputerze i dołącz plik CSV.
- Kliknij Prześlij. Jeśli wystąpi błąd, wpisz brakujące informacje w arkuszu kalkulacyjnym i prześlij plik jeszcze raz. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Typowe błędy.
Automatycznie otworzy się Lista zadań z informacjami o postępie przesyłania. Gdy przetwarzanie zostanie ukończone, otrzymasz e-maila z raportem. Jeśli podczas przetwarzania wystąpi błąd, pobierz plik dziennika z Listy zadań. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Typowe błędy.
Przy użyciu Google Cloud Directory Sync (GCDS)
Przy użyciu Google Cloud Directory Sync (GCDS) możesz automatycznie synchronizować użytkowników, grupy i kontakty, aby zapewnić zgodność danych na Twoim koncie Google z danymi na serwerze LDAP, takim jak Microsoft Active Directory. Możesz też używać GCDS do synchronizowania licencji według użytkownika, jednostki organizacyjnej lub grupy.
Przypisywanie licencji
- Wykonaj te instrukcje, aby dowiedzieć się, jak działa GCDS i jak zacząć z niego korzystać.
- Konfigurowanie synchronizacji przy użyciu Menedżera konfiguracji
- Na stronie Licencje w Menedżerze konfiguracji skonfiguruj synchronizację licencji GCDS dla użytkowników na koncie Google.
- Przypisz atrybut adresu e-mail: w sekcji Atrybut adresu e-mail określ atrybut używany przez GCDS jako mapowanie adresu e-mail między kontem użytkownika w katalogu LDAP a użytkownikiem konta Google.
- Aby przypisać licencje, kliknij Dodaj regułę.
W polu LDAP Query (Zapytanie LDAP) przy użyciu notacji zapytania LDAP określ konta użytkowników w katalogu LDAP, którym chcesz przypisać licencję.
Wybierz Przypisz licencje użytkownikom domeny Google.
Kliknij listę Licencje i wybierz kod SKU licencji.
(Opcjonalnie) Zaznacz pole Usuń tę licencję z kont użytkowników w domenie Google, które nie pasują do tej reguły, jeśli chcesz odebrać licencje użytkownikom w domenie Google, których konta nie spełniają kryteriów tej reguły.
Wybierz jedną z tych opcji:
- OK – dodaje regułę i wraca do ekranu reguł licencji LDAP.
- Zastosuj – dodaje regułę i rozpoczyna tworzenie kolejnej reguły licencji LDAP.
- Anuluj – anuluje regułę.
- Przetestuj zapytanie LDAP – sprawdza poprawność zapytania licencji LDAP.
Przy użyciu narzędzia wiersza poleceń innej firmy (np. GAM)
Aby zapewnić szybką obsługę administracyjną kont na dużą skalę, możesz użyć rozwiązań innych firm. Na przykład bezpłatny, dostępny do pobrania program open source o nazwie Google Apps Manager (GAM) korzysta z interfejsu Admin SDK Directory API, by umożliwić tworzenie kont użytkowników Google Workspace i grup oraz zarządzanie nimi.
GAM współpracuje z wieloma interfejsami API Google, których możesz też używać do zarządzania innymi funkcjami i zasobami kont.
Jeśli zdecydujesz się na GAM, wykonaj te czynności:
Przypisywanie licencji
- Pobierz GAM ze strony tego narzędzia. .
- Skonfiguruj narzędzie.
- Gdy podczas konfiguracji pojawi się pytanie o gotowość do autoryzowania GAM do zarządzania danymi użytkownika i ustawieniami Google Workspace, odpowiedz N (nie), aby pominąć przekazywanie dostępu w całej domenie.
- To polecenie pomaga potwierdzić powiązanie GAM z właściwym kontem Google Workspace: gam info domain.
Możesz dodawać licencje według nazwy użytkownika, jednostki organizacyjnej lub grupy. Składnia dodawania licencji:
gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*Przykład: aby przyznać wszystkim członkom grupy „Nauczyciele” licencje Google Workspace for Education Plus – Legacy:
gam group teachers add license 1010310002
Synchronizacja licencji
Możesz też dodawać i usuwać licencje użytkowników na podstawie ich obecności na określonej liście użytkowników.
- Taka lista może być grupą dyskusyjną Google, jednostką organizacyjną lub lokalnym plikiem tekstowym.
- Użytkownicy, którzy nie są uwzględnieni na liście użytkowników, a mają przypisaną licencję, stracą dany typ licencji na swoim koncie.
- Użytkownikom, którzy są na liście użytkowników, ale nie mają licencji, zostanie przypisana licencja.
- Aby usunąć licencje z kont zawieszonych użytkowników, możesz użyć parametru „group_ns”.
Składnia do synchronizowania licencji:
gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou
*ouname*<ouname>|all users sync license
*sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>
Przykład
W tym przykładzie utworzymy 2 grupy dyskusyjne Google o nazwach e4e i e4es, dodamy do nich użytkowników z aktualnymi licencjami, a następnie zsynchronizujemy licencję z grupą. Ponieważ w ostatnim kroku używamy grupy group_ns (grupa bez zawieszenia), w przypadku zawieszonych użytkowników licencja zostanie usunięta. Powtarzanie tych 2 ostatnich poleceń na bieżąco pozwoli dostosować licencje do niezawieszonych członków grupy.
gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003
Usuwanie licencji
Składnia do usuwania licencji:
gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license
<sku></sku></ouname></groupname></username>
Przykład: aby usunąć licencje z jednostki organizacyjnej „Pracownicy”:
gam ou staff delete license 1010310002
Korzystanie z narzędzia do zarządzania licencjami w Arkuszach Google
Narzędzie do zarządzania licencjami oparte na Arkuszach Google umożliwia administratorom zbiorcze zarządzanie przypisywaniem licencji i zautomatyzowanie tego procesu. Narzędzie zostało stworzone przez AppsEdu, partnera Google for Education, i jest dostępne bezpłatnie dla instytucji edukacyjnych na całym świecie, które korzystają z Google Workspace for Education.
Pobierz to narzędzie tutaj i zapoznaj się z instrukcjami oraz sprawdzonymi metodami. Pamiętaj też o tych kwestiach:
- Narzędzie do zarządzania licencjami zostało zaprojektowane głównie z myślą o małych i średnich instytucjach (mających mniej niż 20 tys. aktywnych użytkowników). Większym instytucjom zalecamy korzystanie z GAM, GCDS lub interfejsu License Manager API.
- Aby uzyskać pomoc dotyczącą korzystania z narzędzia do zarządzania licencjami, wyślij e-maila na adres help@gwfelicensetool.com.
Przy użyciu Enterprise License Manager API
Licencje możesz przypisywać i usuwać za pomocą interfejsu Enterprise License Manager API.
Zacznij tutaj lub postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w tych artykułach:
- Wymagania wstępne: załóż konto, dowiedz się więcej o usłudze i utwórz projekt w Konsoli interfejsów API Google.
- Zainstaluj bibliotekę klienta – pobierz bibliotekę klienta dla swojego języka programowania i zaimportuj potrzebne klasy.
- Konfigurowanie autoryzacji aplikacji – skonfiguruj autoryzację klienta.
- Aby dowiedzieć się, jak zarządzać licencjami, zacznij od omówienia pojęć związanych z interfejsem API.
- Aby dowiedzieć się, jak połączyć wszystkie te elementy i zarządzać żądaniami klienta oraz odpowiedziami usługi interfejsu API, zapoznaj się z instrukcjami.