Este artículo está dirigido a las organizaciones que desean migrar cientos de miles de archivos de un sistema de terceros a Google Drive. Antes de realizar una migración grande, revisa estas prácticas recomendadas. Estos lineamientos establecen una base para abordar una migración.
Cada carpeta de Mi unidad o de una unidad compartida de un usuario tiene un límite de 500,000 elementos en total. Obtén más información sobre qué se incluye en el almacenamiento.
Evita llenar carpetas y unidades compartidas durante una migración para que puedan crecer de forma orgánica a medida que los usuarios creen contenido nuevo. Obtén más información sobre los límites de carpetas en Drive.
Antes de comenzar
Para la mayoría de las migraciones grandes, haz lo siguiente:
- Puedes usar Google Workspace Migrate. Para comparar los productos de migración y ver cuál es el mejor para ti, consulta la matriz de productos de migración de Google Workspace.
- Te recomendamos que trabajes con un socio de Google.
Creación y propiedad de archivos
Importante: Para reducir la posibilidad de errores y mejorar el rendimiento durante y después de la migración, no permitas que un usuario cree o sea propietario de más de 500,000 archivos, carpetas o accesos directos.
Para acelerar la migración, usa cuentas de servicio para compartir la creación de archivos en varias cuentas. Las cuentas de servicio son cuentas de máquinas que realizan funciones comerciales no personales en todo Google Workspace.
Estructura de carpetas
Si las jerarquías de carpetas crecen demasiado, actualizarlas puede llevar mucho tiempo. Para facilitar la actualización de permisos y elementos, evita colocar demasiados elementos en una sola carpeta o anidar jerarquías de forma profunda. No puedes anidar más de 100 niveles de carpetas en Mi unidad ni en una unidad compartida. Consulta los límites de las unidades compartidas.
Cómo usar unidades compartidas
Los archivos son creados por un usuario y, luego, se pueden agregar a una unidad compartida, momento en el que la unidad compartida se convierte en propietaria. Coloca en una unidad compartida los elementos que no necesiten pertenecer a una sola persona. También puedes agregar grupos específicos como miembros de la unidad compartida.
Si los miembros abandonan tu organización, los archivos de las unidades compartidas permanecerán en ellas. Tu equipo puede seguir compartiendo información y trabajando desde cualquier lugar y dispositivo. Para obtener más información, consulta ¿Qué son las unidades compartidas?
Uso compartido y permisos en Google Drive
La herencia es un concepto fundamental para comprender el uso compartido de archivos en Drive y para realizar migraciones exitosas. Los archivos heredan los controles de uso compartido de las carpetas en las que se encuentran. Por lo tanto, generalmente debes aplicar permisos a las carpetas antes de agregar archivos.
Límites, cuotas y exenciones de carga
Otros límites del sistema protegen tus datos y garantizan el rendimiento. Para obtener más información, consulta Límites de almacenamiento y carga de Google Workspace y Límites de uso de la API de Drive.
Para evitar superar los límites y las cuotas, usa las siguientes prácticas recomendadas y supervisa las cuotas de la API. Si crees que podrías superar estas cuotas, solicita un aumento.
- Agrupa varias llamadas en una sola solicitud con la API de Google Drive, en especial cuando cambies los metadatos de archivos de muchos elementos que pertenecen al mismo usuario. Consulta la API de Google Drive.
- No permitas que una cuenta de servicio cree más de 500,000 archivos en nombre de una cuenta de usuario determinada.
- Los límites de cuota predeterminados para la API de Drive son de 20,000 llamadas cada 100 segundos, tanto por usuario como por proyecto. Este límite se aplica a la suma de las llamadas de lectura y escritura.
- La tasa de solicitudes de escritura de la API de Drive está limitada. Evita exceder las 3 solicitudes por segundo de solicitudes de escritura o inserción sostenidas por cuenta. Nota: No se puede aumentar este límite de frecuencia.
- Si encuentras errores durante la migración, sigue los pasos para resolverlos. Consulta Vuelve a intentar con las solicitudes que fallaron para resolver errores.
Usa cuentas de servicio para suplantar la identidad de muchos usuarios y subir archivos
Importante: Solo usa cuentas de servicio para la delegación cuando la identidad sea la de un usuario individual. Usar la cuenta de servicio como propietario común para crear muchos documentos compartidos puede generar problemas de rendimiento. No uses cuentas de servicio para adquirir cuotas de almacenamiento adicionales ni para actuar como miembros de un dominio.
Las cuentas de servicio desempeñan un papel fundamental en las migraciones, ya que automatizan la creación de contenido en nombre de los usuarios, aplican permisos y colocan elementos de forma adecuada en la estructura de carpetas. El uso de cuentas de servicio puede ayudarte a completar la migración más rápido, ya que distribuye la carga de migración entre muchos usuarios.
Utilícelas para lo siguiente:
- Crear contenido en nombre de un usuario haciéndole suplantar su identidad
- Distribuye las solicitudes de carga e inserción en muchas cuentas de usuario. Para acelerar la carga de contenido en Google Drive y evitar problemas de cuota, usa una cuenta de servicio con delegación para todo el dominio para distribuir la actividad de escritura entre muchos usuarios suplantados diferentes.
Aprenderás a realizar estas tareas:
Nota: En lugar de asignar la propiedad de los archivos y las carpetas a la cuenta de servicio que realiza la carga, coloca el contenido en una unidad compartida o asigna la propiedad a una cuenta de usuario.
Cómo subir videos a Drive
Normalmente, los archivos de video que se suben a Drive se procesan para que se puedan reproducir directamente en las apps para la Web o dispositivos móviles de Drive. Sin embargo, existen límites para el procesamiento de videos que protegen nuestros sistemas y que se pueden activar con las migraciones. Si migras una gran cantidad de archivos de video y necesitas que se puedan reproducir directamente en Drive, comunícate con tu socio de migración antes de continuar. Obtén más información para almacenar y reproducir videos en Google Drive y sobre los límites de carga de Google Drive.
Estrategia de información
Antes de la migración, diseña un sistema para organizar los elementos en tu cuerpo de contenido. Por ejemplo, para crear metadatos de archivos y estructurar el contenido de tu organización, sigue estos pasos:
- Aplica propiedades de archivo personalizadas. Más información
- Restringe las versiones autorizadas de los archivos con el bloqueo. Más información
- Aplica políticas de retención de Google Vault a tu contenido. Más información
- Especifica las políticas de uso compartido de tu organización. Más información
¿Aún necesitas ayuda?
Comunícate con tu socio de migración. Si no trabajas con un socio, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.