Om en användare lämnar organisationen och du vill lagra hens Google Workspace-data finns det flera alternativ för hantering av användarens information. I följande tabell beskrivs några alternativ för att lagra e-post, Google Kalender -händelser och -resurser, Google Chat, Google Kontakter, Google Drive-mappar och - filer, Google Grupper, Google Keep, Google Meet-inspelningar och Google Voice så att de är tillgängliga för vissa administratörer, chefer eller användare i organisationen.
Anteckningar
- I stället för att överföra en användares data kan du stänga av henne tillfälligt. När du stänger av en användare blockeras hens åtkomst till organisationens Google-tjänster. Mer information om vad som händer med en avstängd användares data finns i Stänga av en användare tillfälligt.
- Innan du överför data för en raderad användare måste du återställa användaren inom 20 dagar efter raderingen. Om du vill lagra en användares data kan du avstänga eller arkivera användaren. Läs mer om att överföra en användares data.
| Datakälla / alternativ | Google Takeout | Export och import i appen | Datamigreringstjänst | Google Drive-överföring | När en användare raderas (3) | Verktyg för dataexport | Exportera med Google Arkiv | Arkiverad användarlicens |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Vem kan göra det? | Användare | Användare eller administratör | Admin | Admin | Admin | Admin | Admin | Admin |
| ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Kalender | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Chat | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Kontakter | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| Mappar och filer i Drive, inklusive Meet-inspelningar | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ (1)(2) | ✔ | |
| Grupper | ✔ | ✔ | ✔ (1) | ✔ | ||||
| Keep | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ | |||||
| Voice | ✔ | ✔ (1) | ✔ (1) | ✔ (1) |
Notes
(1) Enbart export, ingen import.
(2) Enbart filer, inga mappar.
(3) När en användare lämnar organisationen kan du radera hens konto. Avancerade administratörer kan överföra en användares filer och data till en ny ägare. Om du inte överför innehållet till en annan användare raderas det.
Exportera eller migrera din data
Alternativen för respektive datakälla som anges ovan är indelade mer detaljerat per roll nedan. Ytterligare alternativ för produktmigrering och manuell migrering för både slutanvändare och administratörer ingår också.
När data har migrerats, flyttats eller exporterats bör administratörer ha åtkomst till den tidigare medarbetarens data, under förutsättning att de har åtkomst till målkontot. Särskilda begränsningar för dataåtkomst, exempelvis för licenser för arkiverad användare (AA), utformas individuellt.
Obs! Det är kostnadsfritt att använda dessa alternativ, men Google Workspace-licensavgifter för kontot med data som överförs tillkommer. Detta omfattar AA-licenser.
E-post
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Datamigreringstjänsten | Migrera e-post med datamigreringstjänsten | Du kan överföra e-postdata från det gamla användarkontot till ett nytt eller befintligt användarkonto. |
| Verktyg för dataexport |
Du kan exportera all användardata för organisationen. |
|
| Google Vault | Du kan exportera en användares e-postdata för åtkomst utanför Google Workspace. | |
| Arkiverad användarlicens | Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter |
Du kan behålla organisationens användardata genom att använda en licens för arkiverad användare. Google lagrar användarens data i Googles standardproduktionssystem. Data lagras enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv som organisationen har skapat. Du kan även söka efter och exportera den. |
| Vidarebefordran av e-post | Dirigera användarnas e-post till en annan adress | När du har lagrat e-postdata kan du vidarebefordra en användares e-post till en annan Google Workspace-adress. |
| Byt namn på ett användarkonto | Ändra en kataloganvändares namn eller e-postadress | Du kan inte ändra ett jobbprofilnamn eller en e-postadress till ett nytt eller befintligt användarkonto på Googles administratörskonsol. |
Kalender
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Användar- eller administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Manuell export och import i appen | Exportera och importera händelser från Google Kalender |
Du kan exportera händelser från alla dina kalendrar eller en enskild kalender och sedan importera dem till en annan Google-kalender. Du kan få åtkomst till data under förutsättning att du har åtkomst till kalendern eller är inkluderad i händelsen. |
| Överför Google-kalendrar eller händelser som du äger till andra ägare | Överföra Google-kalendrar eller händelser |
Du kan överföra kalendrar som du äger till andra ägare. Du kan även överföra händelser till en annan ägare eller kalender. Du kan få åtkomst till data under förutsättning att du har åtkomst till kalendern eller är inkluderad i händelsen. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| När en användare raderas | Radera eller ta bort en användare från organisationen | Du kan överföra kalendrar och kalenderhändelser till andra ägare. Du kan även frisläppa kalenderresurser som har bokats för händelser som användaren har organiserat. |
| Verktyg för dataexport |
Du kan exportera all användardata för organisationen. |
|
| Arkiverad användarlicens | Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter |
Du kan behålla organisationens användardata genom att använda en licens för arkiverad användare. Google lagrar användarens data i Googles standardproduktionssystem. Data lagras enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv som organisationen har skapat. Du kan även söka efter och exportera den. |
Chat
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Verktyg för dataexport |
Du kan exportera all användardata för organisationen. |
|
| Google Vault | Du kan exportera en användares chattkonversationer för åtkomst utanför Google Workspace. | |
| Arkiverad användarlicens | Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter |
Du kan behålla organisationens användardata genom att använda en licens för arkiverad användare. Google lagrar användarens data i Googles standardproduktionssystem. Data lagras enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv som organisationen har skapat. Du kan även söka efter och exportera den. |
Kontakter
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Användar- eller administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Manuell export och import i appen | Exportera och importera kontakter från Google Kontakter |
Du kan exportera kontakter till en CSV-fil och sedan importera dem till ett nytt eller befintligt användarkonto. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Verktyg för dataexport | Exportera organisationens data |
Du kan exportera all användardata för organisationen. |
Drive
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Manuell export och import i appen | Ladda ned och ladda upp filer från Google Drive |
Du kan ladda ned Drive-filer till datorn och ladda upp dem till Drive på ett nytt eller befintligt användarkonto. |
| Överför äganderätten för Drive-filer till någon annan | Göra någon annan till ägare av filen | Du kan överföra filer från det gamla användarkontot till ett nytt eller befintligt användarkonto. Filöverföringar påverkar inte vem som har åtkomst till filerna. |
| Flytta filer till en delad enhet | Flytta innehåll till en delad enhet | Du kan låta filredigerare i organisationen flytta innehåll från Min enhet eller delade enheter. Om du flyttar en fil till en delad enhet kan endast medlemmar på den delade enheten och personer som filen delas med direkt få åtkomst till den. |
| Ladda ned Drive-filer programmatiskt | Exportera och importera filer med Drive API | Du kan ladda ned Drive-filer programmatiskt till datorn och flytta dem till Drive på ett nytt eller befintligt användarkonto. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Google Drive-överföring | Överföra Drive-filer till en ny ägare | Du kan överföra filer från det gamla användarkontot till ett nytt eller befintligt användarkonto. Filöverföringar påverkar inte vem som har åtkomst till filerna. |
| När en användare raderas | Radera eller ta bort en användare från organisationen | Du kan överföra filer och dokument på Drive från det gamla användarkontot till ett nytt eller befintligt användarkonto. |
| Verktyg för dataexport |
Du kan exportera all användardata för organisationen. |
|
| Google Vault | Du kan exportera de Drive-filer som ägs av och delas med en specifik användare. Mapparna sparas inte. | |
| Arkiverad användarlicens | Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter |
Du kan behålla organisationens användardata genom att använda en licens för arkiverad användare. Google lagrar användarens data i Googles standardproduktionssystem. Data lagras enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv som organisationen har skapat. Du kan även söka efter och exportera den. |
Grupper
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Verktyg för dataexport |
Du kan exportera all användardata för organisationen. |
|
| Google Vault | Du kan exportera en användares e-postdata för gruppkonversationer för åtkomst utanför Google Workspace. Du exporterar per grupp, men du kan använda söktermer för att enbart exportera meddelanden som skickas av ett specifikt konto. | |
| Arkiverad användarlicens | Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter |
Du kan behålla organisationens användardata genom att använda en licens för arkiverad användare. Google lagrar användarens data i Googles standardproduktionssystem. Data lagras enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv som organisationen har skapat. Du kan även söka efter och exportera den. |
Keep
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Verktyg för dataexport |
Du kan exportera all användardata för organisationen. Obs! Du kan använda verktyget för dataexport för att exportera Keep-data, men det går inte att importera den i Keep. |
|
| Arkiverad användarlicens | Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter |
Du kan behålla organisationens användardata genom att använda en licens för arkiverad användare. Google lagrar användarens data i Googles standardproduktionssystem. Data lagras enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv som organisationen har skapat. Du kan även söka efter och exportera den. |
Voice
| Användaralternativ | Läs mer | Anteckningar |
|---|---|---|
| Google Takeout | Så här laddar du ned din Google-data |
Du kan exportera din användardata. |
| Administratörsalternativ | Läs mer | Anmärkningar |
| Verktyg för dataexport |
Du kan exportera all användardata för organisationen. |
|
| Google Vault | Du kan exportera en användares Voice-data för åtkomst utanför Google Workspace. | |
| Arkiverad användarlicens | Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter |
Du kan behålla organisationens användardata genom att använda en licens för arkiverad användare. Google lagrar användarens data i Googles standardproduktionssystem. Data lagras enligt lagringsregler och spärrar i Arkiv som organisationen har skapat. Du kan även söka efter och exportera den. |
Relaterade ämnen
- Överföra data mellan Google Workspace-konton
- Låta sistaårselever överföra Google Workspace-data
- Använd Google Workspace API:er om du är programvaruutvecklare.
Google, Google Workspace och tillhörande märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.