Cómo usar la importación avanzada de archivos desde una cuenta de OneDrive

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Puedes usar el método avanzado de importación de datos para optimizar las importaciones de datos a gran escala de Microsoft OneDrive a Google Workspace.

Acerca del método avanzado de importación de datos

• Este método usa tu propia cuota de API dedicada.
• Configuras una aplicación de Microsoft Azure a través del portal de Azure y, luego, importas tus datos a Workspace en lotes.
• La importación no borra ni modifica los datos en OneDrive, sino que los copia en la cuenta del usuario en Workspace.
• A excepción de los casos en que se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que importarás los datos.
• No todas las funciones de OneDrive son compatibles. Para obtener más información, consulta ¿Qué se importa de OneDrive?

Si, en cambio, deseas importar datos con la cuota de API compartida de Google, consulta Cómo usar el método de importación de datos predeterminado para OneDrive.

Requisitos del espacio de trabajo

• Asegúrate de que un administrador avanzado configure y ejecute la importación de datos. Los revendedores no pueden importar datos para las cuentas de sus clientes.
• Activa Google Drive para todos los usuarios que importes a Workspace. Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar Google Drive y Documentos para los usuarios.
• Necesitas una cuenta de usuario y una licencia de Workspace para cada usuario que importes. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.
• Puedes importar hasta 4 lotes simultáneos a la vez, y cada lote admite un máximo de 5,000 usuarios.

Requisitos de OneDrive

• La importación de datos debe ejecutarla un administrador global.
• Necesitas la dirección de correo electrónico de cada usuario de OneDrive con archivos que quieras importar. Para obtener más información, consulta Planifica dónde y cómo administrarás tus cuentas de usuario.

Antes de comenzar

• Crea una aplicación de Azure: Para garantizar una importación de datos segura desde OneDrive a tu cuenta de Workspace, primero debes crear una aplicación de Azure en el portal de Azure. Para obtener más información, consulta Cómo configurar una aplicación de Azure para OneDrive y SharePoint Online.
• Evita los archivos duplicados: Si sales de una importación de datos para un lote de datos de OneDrive y comienzas una nueva importación para el mismo lote de datos, es posible que la segunda importación cree archivos duplicados en Workspace. Para evitar archivos duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.

• Evita la pérdida de datos: Puedes tener problemas si completas y sales de una importación de datos de OneDrive a una ubicación de Workspace y, luego, completas las siguientes 3 acciones:

  • Crea una nueva importación de datos para el mismo conjunto de datos en un plazo de 14 días a partir de la primera importación de datos.
  • Importa el conjunto de datos a una segunda ubicación de Workspace.
  • Detener la importación de datos antes de que se puedan copiar datos a Workspace

  Cuando reinicies la importación de datos, se ejecutará como una importación delta y trasladará los datos de OneDrive de la primera ubicación de Workspace a la segunda. Los datos importados ya no están disponibles en la primera ubicación de Workspace.

Paso 1: Conéctate a Microsoft OneDrive

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Datos Importación y exportación de datos Importación de datos.

   Ir a Importación de datos

   Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

2. En la página Avanzado, en Lotes de importación de datos, haz clic en Lote nuevo.
3. En Tipo de datos, selecciona OneDrive haz clic en Continuar.
4. En el Paso 1: Conecta tu cuenta de OneDrive, ingresa la siguiente información de tu app de Azure:
   • ID de cliente
   • Secreto del cliente
   • ID de usuario
   • Nombre de host de SharePoint
5. Haz clic en Conectar.

6. Para completar la configuración de seguridad y verificar la conexión, haz lo siguiente:

   1. Haz clic en Descargar certificado.

      Se descargará un archivo de certificado para Azure.

   2. Ve a la aplicación registrada en el portal de Azure.

   3. En Azure, haz clic en Certificates & secrets Certificates Upload certificate.

   4. Sube el certificado que descargaste y, de forma opcional, ingresa una descripción.

7. Haz clic en Verificar conexión.

   Workspace valida las credenciales y el certificado de Azure, y actualiza el estado de la conexión para mostrar que se realizó correctamente.

Paso 2: Selecciona los usuarios que quieres importar

Sube un archivo CSV que contenga la URL de OneDrive de cada usuario y la dirección de correo electrónico de Google Workspace a la que se trasladará. Puedes crear un archivo CSV nuevo o descargar un archivo de muestra y agregar la información para asegurarte de que tu archivo CSV tenga el formato correcto. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

Nota: Puedes importar hasta 4 lotes simultáneos a la vez, y cada lote debe incluir 1,000 sitios personales (esta cantidad se recomienda como práctica recomendada, pero se permiten hasta 5,000 sitios personales).

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.

2. En la primera columna, agrega el encabezado URL de OneDrive de origen y, luego, ingresa la URL de cada sitio o colección de sitios de OneDrive. Usa una fila separada para cada URL.

   Las direcciones de usuario que se agreguen a esta columna deben tener el siguiente formato:

   • Se debe agregar "-my.sharepoint.com" a la URL.

   • Los signos arroba (@) y los puntos (.) deben reemplazarse por un guion bajo (_).

     Por ejemplo, kim@your.company.com se convierte en https://company-my.sharepoint.com/personal/kim_your_company_com Nota: Si tus usuarios reciben el mensaje de error No se encontró el archivo, deberás verificar que las direcciones del sitio o las URLs de los archivos proporcionadas sean correctas.

3. En la segunda columna, agrega el encabezado Usuario de destino de GUser y, luego, ingresa la dirección de correo electrónico de Workspace de cada usuario. En una migración de OneDrive, los archivos de origen se migrarán a Mi unidad del usuario de Google de destino.

   Ejemplo:

   URL de origen de OneDrive	Usuario de Google objetivo
   https://company-my.sharepoint.com/personal/kim_your_company_com	kim@solarmora.com
   https://company-my.sharepoint.com/personal/alex_your_company_com	alex@solarmora.com

4. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.

5. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:

   1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
   2. Selecciona tu archivo de asignación de CSV haz clic en Abrir.
   3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo de asignación se subió correctamente.

6. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

   1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar Sí para confirmar.
   2. Crea un archivo nuevo y vuelve a subirlo.

   Si te encuentras con este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 3: Crea y sube un mapa de identidad

Si es necesario, crea un segundo archivo CSV (aparte del archivo de usuarios de OneDrive) para asignar cada usuario o grupo de OneDrive a los usuarios y grupos de Workspace. Puedes crear un archivo CSV nuevo o descargar un archivo de muestra y agregar filas. Sus permisos se importan de forma predeterminada. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

No necesitas un mapa de identidad en los siguientes casos:

• La dirección de correo electrónico del usuario en OneDrive, por ejemplo, raha@example.com, es la misma en Workspace.
• Todos los usuarios tienen el mismo nombre de usuario en OneDrive y Workspace, pero se asignan a otro nombre de dominio. El nombre de dominio, como @example.com a @altostrat.com, es el único cambio.

Para crear el mapa de identidad, haz lo siguiente:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.

2. En la primera columna, agrega el encabezado Entidad de origen y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico para cada usuario o grupo de OneDrive cuyo permiso deba importarse. Usa una fila separada para cada entidad (usuario o grupo).

   Los usuarios también pueden asignar nombres de grupos a Grupos de Google de destino o a correos electrónicos individuales.

3. En la segunda columna, agrega el encabezado Correo electrónico de destino y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace para cada usuario o grupo. Usa una fila separada para cada usuario o grupo.

   Ejemplo:

   Entidad de origen	Correo electrónico de destino
   emma@example.com	emma@solarmora.com
   Equipo del grupo A	group-team-a@solarmora.com

Paso 4: Selecciona la configuración de importación de datos

1. Haz clic en Editar la configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros de configuración para elegir qué datos copiar de OneDrive.

2. (Opcional) Para importar todos los usuarios de OneDrive y los grupos de 365, incluidos los que no se encuentran en la asociación de identidades, marca la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos y elige una opción:

   • Si la dirección de correo electrónico de la cuenta de Microsoft es la misma que la de Google Workspace, selecciona Conserva su dirección de correo electrónico original.
   • Si el nombre de dominio de todos los usuarios y grupos de 365 importados cambiará, selecciona Usar un dominio de dirección de correo electrónico diferente para estas cuentas selecciona un dominio.

   Nota: Si la casilla de verificación Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos no está marcada, asegúrate de que el mapa de identidades incluya a los usuarios borrados o a los usuarios a los que se les bloqueó el acceso al buzón.

3. (Opcional) Para copiar archivos por fecha, marca la casilla Incluir solo los archivos creados o modificados después de la siguiente fecha y elige una opción:

   • Para copiar los archivos creados después de una fecha determinada, selecciona Creado por y, luego, elige una fecha.
   • Para copiar los archivos modificados después de una fecha determinada, selecciona Modificado por y, luego, ingresa una fecha.

   Nota: La configuración de fecha se basa en tu zona horaria local y solo se aplica a archivos individuales, no a carpetas. Se importan todas las carpetas, independientemente de la fecha que selecciones.

4. Si no quieres importar todos los tipos de archivos, marca la casilla Excluir formatos de archivo específicos y, luego, ingresa las extensiones de los archivos que quieras excluir. Separa las diferentes extensiones de archivo con una coma (por ejemplo, tmp, log, bak, etcétera).

5. Si no quieres importar archivos más grandes, marca la casilla Excluir los archivos que superen el siguiente tamaño, ingresa un tamaño máximo y, luego, selecciona MB o GB.

6. Si no se encuentra el creador original o el último modificador de algún archivo, marca la casilla Utilizar el usuario de destino si no se encuentra el creador o modificador original para usar el Usuario de Google de destino en su lugar. Este parámetro de configuración está activado de forma predeterminada.

7. Si deseas importar archivos y carpetas con permisos restrictivos, por ejemplo, cuando un usuario tiene permiso para un archivo o una carpeta principal, pero no para el archivo o la carpeta secundaria, marca la casilla Importar archivos y carpetas restringidos para permitir que los elementos se importen con acceso limitado.

   Todos los archivos con permisos restrictivos se importan a la carpeta Restrictive Permissions Files en la unidad del usuario de destino de GUser, y se crean accesos directos a estos archivos en sus ubicaciones reales. Esto se hace para garantizar que los archivos tengan los permisos correctos.

8. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 5: Inicia una importación de datos

Antes de comenzar:

• La importación inicial puede tardar hasta 15 minutos, pero podría demorar más. Durante esta fase, el resumen de progreso no muestra ningún cambio. No es necesario que detengas la importación ni que salgas de ella.
• Cuando inicias una importación de datos, se otorga la delegación para todo el dominio y se crea un ID de cliente para la importación de datos en Workspace. Para obtener más información, consulta Cómo controlar el acceso a la API con la delegación de todo el dominio.

Para importar el lote de datos actual, haz lo siguiente:

1. Haz clic en Ejecutar importación completa.
2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real mientras se procesa la importación de datos:
   • Elementos descubiertos: Cantidad total de tareas que se importaron, omitieron o fallaron
   • Advertencia: Es la cantidad de tareas que se completaron, pero no se completaron según lo esperado.
   • Con errores: Es la cantidad de tareas que no se pudieron importar debido a un error.
   • Omitidas: Es la cantidad de tareas que se omitieron debido a ciertos parámetros de configuración de la importación de datos o porque se completaron en una importación anterior.
   • Completadas: Cantidad de tareas que se completaron correctamente
   • Usuarios procesados: Es la cantidad de usuarios que se importaron por completo.
   • Tiempo transcurrido: Tiempo transcurrido desde que se inició la importación de datos
   • Sitios procesados: Es la cantidad de sitios que se importaron correctamente.
   • Archivos descubiertos: Es la cantidad de archivos detectados durante la importación de datos.
   • Archivos importados: Es la cantidad de archivos que se importaron correctamente.
   • Archivos omitidos: Cantidad de archivos importados anteriormente que se omitieron
   • Archivos con errores: Es la cantidad de archivos que no se pudieron importar a Drive.
   • Problemas de descubrimiento: Cantidad de carpetas de la cuenta de origen que no se pudieron rastrear
3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, haz lo siguiente:
   1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o Exportar informe del sitio.
   2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas el vínculo del informe.
   3. Para abrir el informe en Hojas de cálculo de Google, haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google.
4. (Opcional) Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación. Esta acción puede tardar unos minutos y el proceso de importación no se revierte. Si ejecutas otros lotes al mismo tiempo, esos lotes seguirán importándose. No se borrarán de Workspace los datos de OneDrive que se importaron antes de que detuvieras la importación.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con las estadísticas de importación y los informes adjuntos. Para obtener más detalles, consulta Cómo comprender un informe de importación de datos de OneDrive.

Paso 6: Sal de una importación de datos completada

• Si sales de una importación para un lote de datos y comienzas una nueva importación para el mismo lote, es posible que la segunda importación cree duplicados en Workspace. Para evitar duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.
• Una vez que salgas de la importación de datos para un lote, no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes. No salgas de una importación hasta que se complete por completo y no se necesiten importaciones delta.
• Puedes ejecutar importaciones delta y revisar la información de una importación completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación.

Para salir de una importación de datos completada, haz lo siguiente:

1. Si quieres importar archivos nuevos o actualizados antes de salir, sigue los pasos que se indican en Cómo ejecutar una importación delta para OneDrive.
2. (Opcional) Para guardar informes de una importación de datos, haz clic en Ver registros de importación de datos Exportar informe del sitio.
3. Haz clic en Salir de la importación Salir y borrar la importación.

Conservación y conservación por motivos legales

La importación de datos está diseñada como una función de productividad y no para ayudar con asuntos de cumplimiento legal. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento legal de la organización. Si necesitas archivos y carpetas para cumplir con requisitos legales, considera crear una copia de seguridad de los archivos en OneDrive antes de importar datos a Google Workspace.

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