Usa el método avanzado de importación de datos para SharePoint Online

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Puedes usar el método de importación de datos avanzada para optimizar las importaciones de datos a gran escala de SharePoint Online (Microsoft 365) a Google Workspace.

Acerca del método de importación de datos avanzada

• Este método usa tu propia cuota de API dedicada.
• Configura una aplicación de Microsoft Azure a través del portal de Azure y, luego, importa tus datos a Workspace en lotes.
• La importación no borra ni modifica archivos en SharePoint Online. En cambio, la importación copia los archivos en la cuenta de Workspace del usuario.
• A menos que se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google de la cuenta de Workspace a la que importarás los datos.
• No todas las funciones de SharePoint Online son compatibles. Para obtener más información, consulta ¿Qué se importa de SharePoint Online?

Si, en cambio, quieres importar datos con la cuota de la API compartida de Google, consulta Usa el método de importación de datos predeterminado para SharePoint Online.

Requisitos de Workspace

• Un administrador avanzado debe configurar y ejecutar la importación de datos. Los revendedores no pueden importar datos de las cuentas de sus clientes.
• Necesitas crear unidades compartidas en Workspace para los archivos de tu organización. Para obtener más información, consulta Configura unidades compartidas en una organización. Si ya usas unidades compartidas, consulta Administra unidades compartidas como administrador.
• Activa Google Drive para todos los usuarios que importes a Workspace. Para obtener más información, consulta Cómo activar o desactivar Google Drive y Documentos para los usuarios.
• Necesitas una cuenta de usuario y una licencia de Workspace para cada usuario que importes. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.
• Puedes importar varios lotes de datos de SharePoint y OneDrive a la vez, según la cantidad de licencias de usuario de Microsoft que tengas. Cada lote admite hasta 5,000 sitios. Los datos adicionales requieren una importación de datos independiente.

Cantidad de licencias de Microsoft	Cantidad máxima de lotes de importación simultáneos
De 0 a 15,000	5
De 15,001 a 50,000	6
Más de 50,000	7

Nota: Puedes usar la herramienta de importación de datos para crear hasta 50 lotes o análisis de importación a la vez. Sin embargo, la cantidad de lotes que puedes ejecutar a la vez depende de la fuente de datos.

Requisitos de SharePoint Online

• Un administrador global debe ejecutar la importación de datos.
• Necesitas la URL de cada sitio con los archivos que quieres importar. Para obtener más detalles, consulta Planifica dónde y cómo administrarás tus cuentas de usuario.

Antes de comenzar:

• Crea una aplicación de Azure: Para garantizar una importación de datos más segura de SharePoint Online a tu cuenta de Workspace, primero debes crear una aplicación de Azure en el portal de Azure. Para obtener más información, consulta Configura una aplicación de Azure para OneDrive y SharePoint Online.
• (Beta) Crea un ID de superusuario para las importaciones de archivos encriptados: Si tu importación de datos incluye archivos encriptados, tu aplicación de Azure necesita un ID de cliente con privilegios de superusuario. Para obtener más información, consulta Agrega privilegios de superusuario para las importaciones de archivos encriptados.
• Evita los archivos duplicados: Si sales de una importación de datos de un lote de sitios de SharePoint Online y comienzas una nueva importación para el mismo lote de datos, es posible que la segunda importación cree archivos duplicados en Workspace. Para evitar archivos duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.

• Evita la pérdida de datos: Es posible que encuentres problemas si realizas las siguientes 3 acciones después de completar y salir de una importación de datos de SharePoint Online a una ubicación en Workspace:

  • Crea una nueva importación de datos para el mismo conjunto de datos en un plazo de 14 días a partir de la primera importación de datos.
  • Importa el conjunto de datos a una segunda ubicación de Workspace.
  • Detén la importación de datos antes de que se puedan copiar datos en Workspace.

  Cuando reinicias la importación de datos, esta se ejecuta como una importación delta y mueve los datos de SharePoint Online de la primera ubicación de Workspace a la segunda. Los datos importados ya no están disponibles en la primera ubicación de Workspace.

Paso 1: Conéctate a SharePoint Online

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Datos Importación y exportación de datos Importación de datos Avanzada.

   Ir a Importación de datos avanzada

   Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

2. En la página Avanzada, en Lotes de importación de datos, haz clic en Lote nuevo.
3. En Tipo de datos, selecciona SharePoint haz clic en Continuar.
4. En el Paso 1: Conecta tu cuenta de SharePoint, ingresa la siguiente información de tu app de Azure:
   • ID de cliente
   • Secreto del cliente
   • ID de usuario
   • Nombre de host de SharePoint
5. Haz clic en Conectar.

6. Para completar la configuración de seguridad y verificar la conexión, haz lo siguiente:

   1. Haz clic en Descargar certificado.

      Se descargará un archivo de certificado para Azure.

   2. Ve a tu aplicación registrada en el portal de Azure.

   3. En Azure, haz clic en Certificados y secretos Certificados Subir certificado.

   4. Sube el certificado que descargaste y, de manera opcional, ingresa una descripción.

7. Haz clic en Verificar conexión.

   Workspace valida las credenciales y el certificado de Azure, y actualiza el estado de la conexión para mostrar que se estableció correctamente.

Paso 2: Selecciona los sitios que quieres importar

La herramienta de importación de datos copia archivos, carpetas y permisos de una lista de sitios de SharePoint Online a unidades compartidas en Workspace. Crea un archivo de valores separados por comas (CSV) que enumere los sitios de SharePoint que quieres importar. Puedes crear un archivo CSV nuevo. También puedes descargar un archivo de muestra y agregar filas. El archivo CSV completo debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.
2. En la primera columna, agrega el encabezado URL de SharePoint de origen y, luego, ingresa la URL de cada sitio o colección de sitios de SharePoint Online.
   • Usa una fila distinta para cada URL. Si quieres importar varias carpetas específicas del mismo sitio, puedes repetir la misma URL en varias filas y especificar diferentes rutas de acceso en la columna opcional Ruta de acceso de la carpeta de origen.
   • Tus URLs deben usar el siguiente formato: https://example.sharepoint.com/sites/testsite.
   • Los sitios secundarios se incluyen automáticamente. Los sitios adicionales requieren una importación de datos independiente. Para evitar errores de duplicación, solo incluye los sitios superiores o secundarios en el archivo.
   • Puedes encontrar todas las URLs en Administra sitios en el Centro de administración de SharePoint.
3. (Opcional) En la segunda columna, agrega el encabezado Tipo de fuente (opcional) y, luego, ingresa la fuente de la URL en la primera columna.
   • Para los sitios de SharePoint Online, ingresa SPSite.
   • En el caso de las bibliotecas de documentos de SharePoint Online, ingresa SPLibrary.
4. (Opcional) En la tercera columna, agrega el encabezado Target Drive FolderID y, luego, ingresa un ID único para la unidad compartida en la que quieres importar cada URL de SharePoint de origen.
   • Puedes encontrar los IDs de las unidades compartidas existentes en la página Administrar unidades compartidas de la Consola del administrador de Google.
   • Si no especificas un ID de carpeta de destino de Drive, el contenido se importará a la unidad personal del usuario de Google de destino.
5. En la cuarta columna, agrega el encabezado Target GUser y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace para el usuario que tiene permiso de administrador para cada ID de carpeta de Drive de destino.

6. (Opcional) En la última columna, agrega el encabezado Ruta de la carpeta de origen (opcional) y, luego, ingresa la ruta de la carpeta específica que quieres migrar, como Carpeta1/Carpeta2.

   • Este encabezado solo se aplica al tipo de fuente SPLibrary.
   • Si usas este encabezado, la herramienta de importación de datos migrará solo esa carpeta específica.
   • Si especificas varias carpetas para la misma URL de origen, las rutas de acceso de las carpetas deben estar completamente separadas y no pueden estar anidadas entre sí. Por ejemplo, Folder1 y Folder1/Folder2 no son válidos.

   Ejemplo:

   URL de SharePoint de origen	Tipo de fuente (opcional)	ID de la carpeta de Drive de destino	Usuario de Google objetivo	Ruta de acceso de la carpeta de origen (opcional)
   https://company. SharePoint.com/ SiteComms/Events	SPSite		alex@solamora.com
   https://example. sharepoint.com/ sites/testsite/ Shareddocuments	SPSite	AABc25J3DzFb	kim@solamora.com
   https://example. sharepoint.com/ sites/testsite/ SharedDocuments	SPLibrary	CDEz25J3DzFb	kim@solamora.com
   https://example. sharepoint.com/ sites/testsite/ SharedDocs	SPLibrary	CDEz29J3DzFb	kim@solamora.com	Carpeta1/Carpeta2

7. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.

8. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:

   1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir CSV.
   2. Selecciona el archivo y haz clic en Abrir.
   3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo se subió correctamente.

9. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

   1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar Sí para confirmar.
   2. Crea un archivo nuevo y vuelve a subirlo.

   Si te encuentras con este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 3: Crea y sube una asignación de identidad

Si es necesario, crea un segundo archivo CSV (independiente del archivo de sitios de SharePoint Online que se importará) para asignar usuarios de SharePoint Online, grupos de sitios de SharePoint Online y grupos de Microsoft 365 a usuarios y grupos de Workspace. Puedes crear un archivo CSV nuevo. También puedes descargar un archivo de muestra y agregar filas. No es necesario que agregues usuarios externos. Sus permisos se importan de forma predeterminada. El archivo CSV completo debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

No necesitas un mapa de identidades en los siguientes casos:

• La dirección de correo electrónico del sitio en SharePoint Online (por ejemplo, raha@example.com) es la misma en Workspace.
• Todos los usuarios tienen el mismo nombre de usuario en SharePoint Online y Workspace, pero se asignan a otro nombre de dominio, y el único cambio es el nuevo nombre de dominio (como @example.com a @altostrat.com).

Si tienes algunos sitios que necesitan asignación y otros que no, puedes crear un mapa de identidad solo para los sitios que necesitan asignación.

Antes de comenzar, ten en cuenta lo siguiente:

Si asignas grupos de sitios de SharePoint Online a Grupos de Google, debes hacer lo siguiente:

• Crea grupos en Grupos de Google para tu cuenta de Workspace.
• Crea las mismas membresías de usuario en los Grupos de Google que en los grupos de sitios de SharePoint Online.

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. También puedes hacer clic en Descargar un archivo CSV de muestra en la Consola del administrador.
2. En la primera columna, agrega el encabezado Source Entity y, luego, ingresa cada dirección de correo electrónico y nombre de grupo que quieras importar de SharePoint Online o Microsoft 365. Usa una fila distinta para cada usuario o grupo.
3. En la segunda columna, agrega el encabezado Destination Email y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace que recibirá la información de importación de datos de cada usuario o grupo de la primera columna.

   Ejemplo:

   Entidad de origen	Correo electrónico de destino
   Kim@example.com	Kim@your-company.com
   groupA@example.com	groupA@your-company.com
   Visitantes de SiteComms	groupsitecomms@your-company.com

4. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
5. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:
   1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir CSV.
   2. Selecciona tu archivo de asignación haz clic en Abrir.
   3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo de asignación se subió correctamente.

6. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

   1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar Sí para confirmar.
   2. Crea un archivo nuevo y vuelve a subirlo.

   Si te encuentras con este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 4 (opcional): Selecciona la configuración de importación de datos

1. Haz clic en Editar configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros de configuración para elegir qué datos copiar de SharePoint Online.

2. Para importar todos los usuarios de SharePoint Online y los grupos de 365, incluidos los que no se encuentran en la asignación de identidades, marca la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos y elige una opción (opcional):

   • Si la dirección de correo electrónico de la cuenta de Microsoft es la misma que la de Google Workspace, selecciona Conservar su dirección de correo electrónico original.
   • Si el nombre de dominio de todos los usuarios y grupos de 365 importados cambiará, selecciona Usar un dominio de dirección de correo electrónico diferente para estas cuentas selecciona un dominio.

   Nota: Si no se marca la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos, asegúrate de que el mapa de identidades incluya a los usuarios borrados o a los usuarios que tienen bloqueado el acceso al buzón de correo.

3. (Opcional) Para copiar archivos por fecha, marca la casilla Incluir solo los archivos creados o modificados después de la siguiente fecha y elige una opción:

   • Para copiar los archivos creados después de una fecha determinada, selecciona Creado por y, luego, una fecha.
   • Para copiar los archivos modificados después de una fecha determinada, selecciona Modificado por y, luego, ingresa una fecha.

   Nota: La configuración de fecha se basa en tu zona horaria local y solo se aplica a archivos individuales, no a carpetas. Se importan todas las carpetas, independientemente de la fecha que selecciones.

4. Si no quieres importar todos los tipos de archivos, marca la casilla Excluir formatos de archivo específicos y, luego, ingresa las extensiones de archivo que quieres excluir. Separa las diferentes extensiones de archivo con una coma (por ejemplo, tmp, log, bak, etcétera).

5. Si no quieres importar archivos más grandes, marca la casilla Excluir los archivos que superen el siguiente tamaño, ingresa un tamaño máximo y, luego, selecciona MB o GB.

6. Si quieres usar el Usuario de Google de destino de un archivo en caso de que no se encuentre el creador original o el último modificador de cualquier versión actual o anterior del archivo, marca la casilla Si falta el creador o modificador de un archivo, usa Usuario de Google de destino. Esta casilla está marcada de forma predeterminada.

7. (Beta) Para incluir versiones anteriores de los archivos en tus importaciones, marca la casilla Importar versiones anteriores de los archivos y, luego, ingresa un número entre 2 y 180 para especificar la cantidad total de versiones de archivos que se importarán a Workspace (comenzando por la versión actual de cada archivo y retrocediendo cronológicamente).

   Nota:

   • Importar una gran cantidad de versiones de archivos puede aumentar significativamente el tiempo que se tarda la importación de tus datos.
   • Si también especificaste un período para copiar archivos, se importarán las versiones anteriores de un archivo, incluso si están fuera de este período. El filtro de período evalúa qué archivos incluir según la marca de tiempo de la versión actual de cada archivo.
   • Si no se puede importar una versión específica de un archivo, tampoco se podrán importar todas las versiones anteriores de ese archivo.
   • Las versiones anteriores de los archivos importados no tendrán la marca de tiempo correcta.

8. Para permitir que se importen permisos desde SharePoint, marca Importar permisos. Esta casilla está marcada de forma predeterminada.

   Si desmarcas esta casilla, la propiedad de cada archivo o carpeta se asignará de forma predeterminada a su usuario de Google de destino en el mapa de importación de datos que subiste.

   Si la casilla está marcada, puedes actualizar los siguientes parámetros de configuración adicionales:

   • Si quieres permitir que los usuarios externos sigan accediendo a los archivos y las carpetas importados con permisos de usuarios externos, marca la casilla Importar permisos de usuarios externos. Cuando se importa el archivo o la carpeta, la cuenta de servicio para la importación de datos envía una invitación por correo electrónico con el asunto Se compartió un documento contigo a cada usuario externo.
   • Si quieres importar permisos de "No se puede descargar" en los archivos, marca la casilla Importar permisos de "No se puede descargar" para los archivos. Solo los editores pueden descargar estos archivos.
   • Si importas archivos o carpetas con vínculos de Cualquier persona, marca la casilla Importar permisos de vínculos anónimos para importar el vínculo más restrictivo a Google Drive como un permiso de Cualquier persona que tenga el vínculo.
   • Si importas archivos o carpetas con vínculos de personas de tu organización, marca la casilla Importar permisos de vínculos de la organización para importar el vínculo más restrictivo y aplicarlo a todos los usuarios de tu organización.
   • Si importas archivos o carpetas con un vínculo para las personas de tu organización y quieres permitir que todos tus usuarios los busquen en Drive, marca la casilla Permitir que los archivos y las carpetas con permisos de la organización se puedan buscar en Google Drive.

   Para obtener detalles sobre los permisos de importación, consulta Funciones y datos importados.

9. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 5: Inicia una importación de datos

Antes de comenzar

• La importación inicial puede tardar hasta 15 minutos, pero podría demorar más. Durante esta fase, el resumen de progreso no muestra ningún cambio. No es necesario que detengas la importación ni que salgas de ella.
• Cuando se inicia una importación de datos, se otorga la delegación de todo el dominio y se crea un ID de cliente para la importación de datos en Workspace. Para obtener más detalles, consulta Controla el acceso a la API con la delegación de todo el dominio.

Para importar el lote de datos actual, haz lo siguiente:

1. Haz clic en Ejecutar importación completa.
2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real mientras se realiza la importación de datos:
   • Elementos descubiertos: Es la cantidad total de tareas que se importaron, se omitieron o fallaron.
   • Advertencia: Es la cantidad de tareas que se completaron, pero no como se esperaba.
   • Con errores: Es la cantidad de tareas que no se pudieron importar debido a un error.
   • Omitidas: Es la cantidad de tareas que se omitieron debido a ciertos parámetros de configuración de importación de datos o porque se completaron en una importación anterior.
   • Correctas: Es la cantidad de tareas que se completaron correctamente.
   • Sitios procesados: Es la cantidad de sitios que se importaron por completo.
   • Archivos descubiertos: Es la cantidad de archivos detectados durante la importación.
   • Archivos importados: Es la cantidad de archivos que se importaron correctamente.
   • Archivos omitidos: Es la cantidad de archivos importados anteriormente que se omitieron.
   • Archivos con errores: Es la cantidad de archivos que no se pudieron importar.
   • Versiones de archivos importadas: Es la cantidad total de versiones de archivos que se importaron correctamente para todos los archivos y sitios.
   • Versiones de archivos omitidas: Es la cantidad total de versiones de archivos importadas anteriormente que se omitieron para todos los archivos y sitios.
   • Versiones de archivos con errores: Es la cantidad total de versiones de archivos que no se pudieron importar para todos los archivos y sitios.
   • Problemas de descubrimiento: Es la cantidad de carpetas de la cuenta de origen que no se pudieron rastrear.
3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, sigue estos pasos:
   1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o Exportar informe del sitio.
   2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas el vínculo del informe.
   3. Para abrir el informe en Hojas de cálculo de Google, haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google.
4. Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación (opcional). Esta acción puede tardar unos minutos y el proceso de importación no se revierte. Si estás ejecutando otros lotes al mismo tiempo, esos lotes se seguirán importando. Los datos de SharePoint Online que se hayan importado antes de que detengas la importación no se borrarán de Workspace.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con las estadísticas de importación y los informes adjuntos. Para obtener más información, consulta Información sobre un informe de importación de datos de SharePoint Online.

Paso 6: Sal de una importación de datos completada

• Si sales de una importación de un lote de datos y comienzas una nueva para el mismo lote, es posible que la segunda importación cree duplicados en Workspace. Para evitar duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.
• Una vez que salgas de la importación de datos de un lote, no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes. No salgas de una importación hasta que se complete por completo y no se necesiten importaciones delta.
• Puedes ejecutar importaciones delta y revisar la información de una importación completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación. No ejecutes una importación delta si actualizas la columna Destination Email en tu mapa de identidad después de completar una importación de datos. La importación delta no copiará datos en ninguna dirección de correo electrónico nueva. En lugar de ejecutar una importación delta, vuelve a ejecutar la migración completa.

Para salir de una importación de datos completada, sigue estos pasos:

1. Si quieres importar archivos nuevos o actualizados antes de salir, sigue los pasos que se indican en Ejecuta una importación delta para SharePoint Online.
2. (Opcional) Para guardar los informes de una importación de datos, haz clic en Ver registros de importación de datos Exportar informe del sitio.
3. Haz clic en Salir de la importación Abandonar y borrar la importación.

Conservaciones por motivos legales y retención

La importación de datos está pensada como una función de productividad y no está diseñada para ayudar con asuntos de cumplimiento de los requisitos legales. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento de los requisitos legales de tu organización. Si necesitas archivos y carpetas para cumplir con los requisitos legales, considera crear una copia de seguridad de los archivos en SharePoint Online antes de importar los datos a Google Workspace.

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