Как использовать расширенный метод импорта данных для SharePoint Online

Эта функция доступна в версиях Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Basic и G Suite Business. Сравнение версий

Вы можете использовать расширенный метод импорта данных, чтобы оптимизировать импорт больших объемов данных из SharePoint Online (Microsoft 365) в Google Workspace.

О расширенном импорте данных

  • В этом случае используется ваша собственная квота API.
  • Вы настраиваете приложение Microsoft Azure на портале Azure и импортируете данные в Workspace пакетами.
  • При импорте файлы в SharePoint Online не удаляются и не изменяются. Вместо этого файлы копируются в аккаунт Workspace пользователя.
  • Если не указано иное, описанные ниже действия выполняйте в консоли администратора Google для аккаунта Workspace, в который осуществляется импорт.
  • Поддерживаются не все функции SharePoint Online. Подробнее о том, какие данные можно импортировать из SharePoint Online…

Если вы хотите импортировать данные с помощью общей квоты API Google, ознакомьтесь со статьей Как использовать стандартный метод импорта данных для SharePoint Online.

Требования Workspace

  • Настроить и запустить импорт данных должен суперадминистратор. Реселлеры не могут импортировать данные из аккаунтов клиентов.
  • Вам нужно будет создать в Workspace общие диски для файлов организации. Подробную информацию можно найти в статье Как настроить общие диски для организации. Если общие диски у вас уже есть, ознакомьтесь со статьей Как управлять общими дисками (инструкции для администраторов).
  • Включите Google Диск для всех пользователей, файлы которых вы переносите в Workspace. Подробная информация приведена в статье Как включить или отключить Google Диск и Документы для пользователей.
  • Для каждого пользователя, данные которого вы импортируете, необходим аккаунт и лицензия Workspace. Подробнее…
  • Вы можете импортировать несколько пакетов данных SharePoint и OneDrive за раз. Их количество зависит от числа пользовательских лицензий Microsoft. В каждом пакете может быть до 5000 сайтов. Для дополнительных данных потребуется отдельный импорт.
Количество лицензий Microsoft Максимальное количество параллельных пакетов импорта
0–15 000 5
15 001–50 000 6
Более 50 000 7

Примечание. С помощью инструмента импорта данных можно создать до 50 пакетов импорта или сканирований одновременно. Однако количество пакетов, которые можно запустить одновременно, зависит от источника данных.

Требования к SharePoint Online

Подготовка

  • Создайте приложение Azure. Чтобы обеспечить более безопасный импорт данных из SharePoint Online в аккаунт Workspace, сначала необходимо создать приложение Azure на портале Azure. Подробнее о том, как настроить приложение Azure для OneDrive и SharePoint Online…
  • Создайте идентификатор суперпользователя для импорта зашифрованных файлов(бета-версия). Если импорт данных включает зашифрованные файлы, вашему приложению Azure потребуется идентификатор клиента с правами суперпользователя. Подробнее о том, как добавить права суперпользователя для импорта зашифрованных файлов…
  • Избегайте дублирования файлов. Если вы выйдете из импорта данных для пакета сайтов SharePoint Online и начнете новый импорт для того же пакета данных, второй импорт может создать дубликаты файлов в Workspace. Чтобы избежать дублирования файлов, не создавайте два импорта для одного и того же пакета данных.

  • Избегайте потери данных. Вы можете столкнуться с проблемами, если выполните следующие три действия после завершения и выхода из импорта данных из SharePoint Online в Workspace:

    • Создать новый импорт данных для того же набора данных в течение 14 дней после первого импорта
    • Импортируйте набор данных в другое местоположение Workspace.
    • Остановите импорт данных, прежде чем они будут скопированы в Workspace.

    При перезапуске импорта данных он выполняется как дельта-импорт и перемещает данные SharePoint Online из первого местоположения Workspace во второе. Импортированные данные больше не доступны в первом местоположении Workspace.

Шаг 1. Подключитесь к SharePoint Online

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Данные > Импорт и экспорт данных > Импорт данных > Расширенные.

    Для выполнения этого действия необходим аккаунт суперадминистратора.

  2. На странице Расширенные в разделе Пакеты импорта данных нажмите Новый пакет.
  3. В разделе Тип данных выберите SharePoint > нажмите Продолжить.
  4. В разделе Шаг 1. Подключите аккаунт SharePoint введите следующие данные из приложения Azure:
    • Идентификатор клиента
    • Секретный код клиента
    • Идентификатор клиента
    • Имя хоста SharePoint
  5. Нажмите Подключиться.

  6. Чтобы завершить настройку безопасности и проверить подключение:

    1. Нажмите Скачать сертификат.

      Будет скачан файл сертификата для Azure.

    2. Перейдите к зарегистрированному приложению на портале Azure.

    3. В Azure нажмите Certificates & secrets (Сертификаты и секреты) > Certificates (Сертификаты) > Upload certificate (Загрузить сертификат).

    4. Загрузите скачанный сертификат и при необходимости введите описание.

  7. Нажмите Проверить подключение.

    Workspace проверит учетные данные и сертификат Azure и обновит статус подключения, чтобы показать, что оно установлено.

Шаг 2. Выберите сайты для импорта

Инструмент импорта данных копирует файлы, папки и разрешения из списка сайтов SharePoint Online на общие диски Workspace. Создайте CSV-файл (значения, разделенные запятыми) со списком сайтов SharePoint, которые вы хотите импортировать. Вы можете создать новый CSV-файл. Вы также можете скачать образец файла и добавить в него строки. Размер заполненного CSV-файла должен быть меньше 10 МБ.

Чтобы создать CSV-файл, выполните следующие действия:

  1. Войдите в аккаунт администратора Workspace и откройте программу для работы с таблицами. Или в консоли администратора нажмите Скачать образец файла CSV.
  2. В первый столбец добавьте заголовок Source SharePoint URL и укажите URL каждого сайта или семейства сайтов SharePoint Online.
    • Каждый URL должен быть указан в отдельной строке. Если вы хотите импортировать несколько папок с одного сайта, вы можете повторить URL в нескольких строках и указать разные пути в необязательном столбце Source Folder Path (Путь к исходной папке).
    • URL должны быть указаны в следующем формате: https://example.sharepoint.com/sites/testsite.
    • Вложенные сайты включаются в перенос автоматически. Для дополнительных сайтов требуется отдельный импорт данных. Чтобы избежать ошибок дублирования, для каждого из сайтов включайте либо только родительские, либо только вложенные сайты.
    • О том, где найти список всех URL организации, рассказывается в статье Управление сайтами в Центре администрирования SharePoint.
  3. Во второй столбец можно добавить заголовок Source Type (Optional) и указать источник URL из первого столбца.
    • Для сайтов SharePoint Online введите SPSite.
    • Для библиотек документов SharePoint Online введите SPLibrary.
  4. При необходимости в третьем столбце добавьте заголовок Target Drive FolderID и введите уникальный идентификатор общего диска, на который нужно импортировать каждый URL-адрес исходного сайта SharePoint.
    • Идентификаторы имеющихся общих дисков вы найдете на странице Управление общими дисками в консоли администратора Google.
    • Если вы не укажете идентификатор целевой папки на Диске, контент будет импортирован на личный Диск целевого пользователя Google.
  5. В четвертом столбце добавьте заголовок Target GUser и укажите адрес электронной почты Workspace для пользователя, у которого есть разрешение менеджера для каждого Target Drive FolderID.

  6. В последний столбец добавьте заголовок Source Folder Path (Optional) и укажите путь к папке, которую нужно перенести, например Folder1/Folder2.

    • Этот заголовок применим только к типу источника SPLibrary.
    • Если вы используете этот заголовок, инструмент импорта данных перенесет только указанную папку.
    • Если вы указываете несколько папок для одного исходного URL, пути к ним должны быть полностью разделены и не могут быть вложены друг в друга. Например, Folder1 и Folder1/Folder2 – недопустимые значения.

    Пример:

    Source SharePoint URL Тип источника (необязательно) Target Drive FolderID Target GUser Source Folder Path (Путь к исходной папке) (необязательно)
    https://company.
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 SPSite alex@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shareddocuments    		 SPSite AABc25J3DzFb kim@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    SharedDocuments    		 SPLibrary CDEz25J3DzFb kim@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    SharedDocs    		 SPLibrary CDEz29J3DzFb kim@solamora.com Folder1/Folder2

  7. Сохраните таблицу в формате CSV.

  8. Загрузите файл в консоль администратора Google:

    1. В консоли администратора нажмите Загрузить CSV-файл.
    2. Выберите файл > нажмите Открыть.
    3. Нажмите "Задачи" , чтобы убедиться, что файл успешно загружен.

  9. Если CSV-файл не загрузится:

    1. Выберите файл и нажмите "Удалить" > Да, чтобы подтвердить действие.
    2. Создайте новый файл и попробуйте загрузить его снова.

    Если проблема повторится, обратитесь в службу поддержки Google Workspace.

Шаг 3. Создайте и загрузите файл сопоставления идентификационной информации

При необходимости создайте второй CSV-файл (отдельно от файла сайтов SharePoint Online для импорта), чтобы сопоставить пользователей SharePoint Online, группы сайтов SharePoint Online и группы Microsoft 365 с пользователями и группами Workspace. Вы можете создать новый CSV-файл. Вы также можете скачать образец файла и добавить в него строки. Внешних пользователей добавлять не нужно. Их разрешения импортируются по умолчанию. Размер заполненного CSV-файла должен быть меньше 10 МБ.

Файл сопоставления не нужен в следующих случаях:

  • Адрес электронной почты сайта в SharePoint Online (например, raha@example.com) совпадает с адресом в Workspace.
  • У всех пользователей одинаковые имена в SharePoint Online и Workspace, но они сопоставлены с другим доменным именем, и единственное изменение – это новое доменное имя (например, @example.com вместо @altostrat.com).

Если нужно перенести не все сайты, вы можете создать файл сопоставления только для тех сайтов, которые нужно сопоставить,

Подготовка

Если вы сопоставляете группы сайтов SharePoint Online с группами Google, то вам нужно:

  • В Google Группах создать группы в аккаунте Workspace.
  • Создать в Google Группах структуру участников, аналогичную группам сайтов SharePoint Online.

Чтобы создать CSV-файл, выполните следующие действия:

  1. Войдите в аккаунт администратора Workspace и откройте программу для работы с таблицами. Или в консоли администратора нажмите Скачать образец файла CSV.
  2. В первый столбец добавьте заголовок Source Entity и укажите каждый адрес электронной почты и название группы, которые вы хотите импортировать из SharePoint Online или Microsoft 365. Используйте отдельную строку для каждого пользователя или группы.
  3. Во второй столбец добавьте заголовок Destination Email и укажите адрес электронной почты Workspace, куда будет перенесена информация об импорте данных от каждого пользователя или группы из первого столбца.

    Пример:

    Source Entity Destination Email
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    SiteComms Visitors groupsitecomms@your-company.com
  4. Сохраните таблицу в формате CSV.
  5. Загрузите файл в консоль администратора Google:
    1. В консоли администратора нажмите Загрузить CSV-файл.
    2. Выберите файл сопоставления > нажмите Открыть.
    3. Нажмите "Задачи" , чтобы убедиться, что файл сопоставления успешно загружен.

  6. Если CSV-файл не загрузится:

    1. Выберите файл и нажмите "Удалить" > Да, чтобы подтвердить действие.
    2. Создайте новый файл и попробуйте загрузить его снова.

    Если проблема повторится, обратитесь в службу поддержки Google Workspace.

Шаг 4. Выберите настройки импорта данных (необязательно)

  1. Нажмите Изменить настройки и выберите, какие данные нужно скопировать из SharePoint Online.

  2. Чтобы импортировать всех пользователей SharePoint Online и группы 365, в том числе тех, которых нет в файле сопоставления, установите флажок Сопоставить дополнительные аккаунты, обнаруженные во время импорта данных и выберите один из вариантов:

    • Если адрес электронной почты аккаунта Microsoft совпадает с адресом в Google Workspace, выберите Сохранить исходный адрес электронной почты.
    • Если доменное имя для всех импортированных пользователей и групп 365 изменится, выберите Использовать другой домен для этих аккаунтов > выберите домен.

    Примечание. Если флажок Сопоставить дополнительные аккаунты, обнаруженные во время импорта данных не установлен, убедитесь, что файл сопоставления идентификационной информации включает всех удаленных пользователей и пользователей, у которых нет доступа к почтовому ящику.

  3. Чтобы скопировать файлы по дате, установите флажок Включить только файлы, созданные или измененные после указанной даты и выберите нужный вариант (необязательно):

    • Чтобы скопировать файлы, созданные после определенной даты, выберите Автор и укажите дату.
    • Чтобы скопировать файлы, измененные после определенной даты, выберите Изменено пользователем и укажите дату.

    Примечание. Настройки даты основаны на вашем местном часовом поясе и применяются только к отдельным файлам, а не к папкам. Все папки импортируются независимо от выбранной даты.

  4. Если вы не хотите импортировать файлы всех типов, установите флажок Исключить определенные форматы файлов и введите расширения файлов, которые нужно исключить. Разделяйте разные расширения имени файла запятой (например, tmp, log, bak и т. д.).

  5. Чтобы не импортировать большие файлы, установите флажок Исключить файлы, размер которых превышает указанный ниже, укажите максимальный размер, а затем выберите МБ или ГБ.

  6. Если вы хотите импортировать файлы и папки с ограниченными разрешениями, например когда у пользователя есть разрешение для родительского файла или папки, но нет для дочернего файла или папки, установите флажок Импортировать файлы и папки с ограниченными разрешениями, чтобы разрешить импорт объектов с ограниченным доступом.

    Чтобы у файлов были правильные разрешения, все файлы с ограниченными разрешениями импортируются в папку Restrictive Permissions Files на Диске целевого пользователя Google, а ярлыки этих файлов создаются в их фактических местоположениях.

  7. Если вы хотите, чтобы внешние пользователи по-прежнему имели доступ к импортированным файлам и папкам с разрешениями внешних пользователей, установите флажок Импортировать разрешения внешних пользователей. Когда файл или папка импортируются, сервисный аккаунт для импорта данных отправляет каждому внешнему пользователю приглашение по электронной почте Вам предоставлен доступ к документу.

  8. Если исходный создатель или автор последних изменений файла не найден, установите флажок Если создатель или автор изменений файла не найден, использовать целевого пользователя Google, чтобы использовать целевого пользователя Google. По умолчанию этот флажок установлен.

  9. Если вы хотите импортировать запрет на скачивание для файлов, установите флажок Импортировать запрет на скачивание для файлов. Скачивать эти файлы могут только редакторы.

  10. Если вы импортируете файлы или папки со ссылками для всех, установите флажок Импортировать разрешения на анонимный доступ по ссылке, чтобы импортировать ссылку с самыми строгими ограничениями в Google Диск как разрешение на доступ для всех, у кого есть ссылка.

    Подробнее об импортируемых функциях и данных…

  11. Если вы импортируете файлы или папки со ссылками для пользователей в организации, установите флажок Импортировать разрешения для ссылок организации, чтобы импортировать ссылку с самыми строгими ограничениями и применить ее ко всем пользователям в организации.

  12. Если вы импортируете файлы или папки со ссылкой "Пользователи в вашей организации" и хотите разрешить всем пользователям искать их на Диске, установите флажок Разрешить поиск по файлам и папкам с разрешениями организации на Google Диске.

  13. Нажмите Сохранить изменения.

Шаг 5. Запустите импорт данных

Подготовка

  • Первоначальный импорт может занять до 15 минут, но иногда требуется больше времени. В течение этого времени изменения не будут отображаться в сводке прогресса. Останавливать или прерывать импорт не нужно.
  • При запуске импорта данных делегируется доступ к данным в домене и создается идентификатор клиента для импорта данных в Workspace. Подробнее о том, как управлять доступом к API, используя делегирование доступа к данным в домене…

Чтобы импортировать текущий пакет данных:

  1. Нажмите Запустить полный импорт.
  2. Пока выполняется импорт, можно в реальном времени отслеживать такую информацию:
    • Обнаружено задач – общее количество задач, которые были импортированы, пропущены и которые не удалось импортировать.
    • Предупреждение – количество задач, которые были выполнены, но не так, как ожидалось.
    • Ошибка – количество задач, которые не удалось импортировать из-за ошибки.
    • Пропущено – количество задач, пропущенных из-за определенных настроек импорта данных или в связи с тем, что они были выполнены при предыдущем импорте.
    • Выполнено – количество успешно выполненных задач.
    • Обработано сайтов – количество сайтов, которые были полностью импортированы.
    • Обнаружено файлов – количество файлов, обнаруженных во время импорта.
    • Импортировано файлов – количество успешно импортированных файлов.
    • Пропущено файлов – количество ранее импортированных файлов, которые были пропущены.
    • Не импортировано файлов из-за ошибки – количество файлов, которые не удалось импортировать.
    • Обнаружено проблем – количество папок из исходного аккаунта, которые не удалось просканировать.
    • Прошло времени – время, прошедшее с начала импорта данных.
  3. Если вы хотите экспортировать отчет для текущего импорта, сделайте следующее:
    1. Нажмите Посмотреть журналы импорта данных или Экспортировать отчет о сайте.
    2. Если список задач не открывается автоматически вместе с экспортированным отчетом, нажмите "Задачи" > ссылка на отчет.
    3. Чтобы открыть отчет в Google Таблицах, нажмите Открыть в Google Таблицах.
  4. Чтобы остановить импорт, нажмите Остановить импорт. Это может занять несколько минут. Откат процесса импорта не выполняется. Если вы одновременно выполняете другие пакеты, их импорт продолжится. Данные SharePoint Online, импортированные до остановки, не будут удалены из Workspace.

Когда импорт будет выполнен, вы получите электронное письмо со статистикой и прикрепленными отчетами. Подробнее об отчете об импорте данных SharePoint Online…

Шаг 6. Выйдите из завершенного процесса импорта данных

  • Если вы прервете импорт одного пакета данных и начнете новый импорт того же пакета, в Workspace могут появиться дубликаты. Чтобы избежать дублирования, не создавайте два импорта для одного и того же пакета данных.
  • После выхода из импорта данных для пакета вы потеряете доступ к его данным конфигурации и отчетам. Не выходите из импорта, пока он не будет полностью завершен и не потребуется дельта-импорт.
  • Пока вы не выйдете из процесса импорта, у вас будет возможность запускать дельта-импорт и просматривать сведения о завершенных импортах в консоли администратора. Не запускайте дельта-импорт, если вы обновили столбец Destination Email в файле сопоставления идентификационной информации после завершения импорта данных. При дельта-импорте данные не будут скопированы на новые адреса электронной почты. Вместо дельта-импорта запустите полный перенос заново.

Чтобы выйти из завершенного импорта данных, выполните следующее:

  1. Если нужно импортировать новые или обновленные файлы до выхода, следуйте указаниям в статье Как запустить дельта-импорт для SharePoint Online.
  2. Если нужно сохранить отчеты об импорте данных, нажмите Посмотреть журналы импорта данных > Экспортировать отчет о сайте.
  3. Нажмите Остановить импорт > Выйти и удалить импорт.

Импорт данных – это функция для повышения продуктивности. Она не предназначена для обеспечения соответствия юридическим и нормативным требованиям. Вы и ваша организация ответственны за оценку соответствия организации юридическим и нормативным требованиям. Если вам необходимы файлы и папки для соответствия юридическим и нормативным требованиям, рекомендуем создать резервную копию файлов в SharePoint Online, прежде чем импортировать данные в Google Workspace.

Инструменты для переноса данных в Google Workspace


Google, Google Workspace и связанные наименования и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.