Usa el método avanzado de importación de datos para SharePoint Online (beta)

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

Puedes usar el método avanzado de importación de datos para optimizar las importaciones de datos a gran escala de SharePoint Online (Microsoft 365) a Google Workspace.

Acerca del método avanzado de importación de datos

  • Este método usa tu propia cuota de API dedicada.
  • Configuras una aplicación de Microsoft Azure a través del portal de Azure y, luego, importas tus datos a Workspace por lotes.
  • La importación no borra ni modifica archivos en SharePoint Online. En cambio, la importación copia los archivos a la cuenta de Workspace del usuario.
  • Excepto cuando se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que realizas la importación.
  • No todas las funciones de SharePoint Online son compatibles. Para obtener más información, consulta ¿Qué se importa de SharePoint Online?

Si, en cambio, quieres importar datos con la cuota de API compartida de Google, consulta Usar el método de importación de datos predeterminado para SharePoint Online.

Requisitos de Workspace

  • Un administrador avanzado debe configurar y ejecutar la importación de datos. Los distribuidores no pueden importar datos para las cuentas de sus clientes.
  • Debes crear unidades compartidas en Workspace para los archivos de tu organización. Para obtener más información, consulta Configura unidades compartidas en una organización. Si ya usas unidades compartidas, consulta Administra unidades compartidas como administrador.
  • Activa Google Drive para todos los usuarios que importes a Workspace. Para obtener más información, consulta Activa o desactiva Google Drive y Documentos para los usuarios.
  • Necesitas una cuenta de usuario y una licencia de Workspace para cada usuario que importes. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.
  • Puedes importar archivos de hasta 5,000 sitios de SharePoint Online en un lote, con hasta 4 lotes de importación ejecutándose al mismo tiempo. Los datos adicionales requieren una importación de datos independiente.

Nota: Puedes usar la herramienta de importación de datos para crear hasta 50 lotes o análisis de importación a la vez. Sin embargo, la cantidad de lotes que puedes ejecutar al mismo tiempo depende de la fuente de datos.

Requisitos de SharePoint Online

Antes de comenzar:

  • Crea una aplicación de Azure: Para garantizar una importación de datos más segura de SharePoint Online a tu cuenta de Workspace, primero debes crear una aplicación de Azure en el portal de Azure. Para obtener más información, consulta Configura una aplicación de Azure para OneDrive y SharePoint Online.
  • Evita archivos duplicados: Si sales de una importación de datos para un lote de sitios de SharePoint Online y comienzas una nueva importación para el mismo lote de datos, la segunda importación podría crear archivos duplicados en Workspace. Para evitar archivos duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.

  • Evita la pérdida de datos: Es posible que tengas problemas si realizas las siguientes 3 acciones después de completar y salir de una importación de datos de SharePoint Online a una ubicación en Workspace:

    • Crear una nueva importación de datos para el mismo conjunto de datos en un plazo de 14 días desde la primera importación de datos
    • Importar el conjunto de datos a una segunda ubicación de Workspace
    • Detener la importación de datos antes de que se puedan copiar datos a Workspace

    Cuando reinicias la importación de datos, se ejecuta como una importación delta y mueve los datos de SharePoint Online de la primera ubicación de Workspace a la segunda. Los datos importados ya no están disponibles en la primera ubicación de Workspace.

Paso 1: Conéctate a SharePoint Online

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Datos y luego Importación y exportación de datos y luego Importación de datos.

    Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

  2. En la página Avanzado, en Lotes de importación de datos, haz clic en Lote nuevo.
  3. En Tipo de datos, selecciona SharePoint y luego haz clic en Continuar.
  4. En Paso 1: Conecta tu cuenta de SharePoint, ingresa la siguiente información de tu app de Azure:
    • ID de cliente
    • Secreto del cliente
    • ID de usuario
    • Nombre de host de SharePoint
  5. Haz clic en Conectar.

  6. Para completar la configuración de seguridad y verificar la conexión, haz lo siguiente:

    1. Haz clic en Descargar certificado.

      Se descargará un archivo de certificado para Azure.

    2. Ve a la aplicación registrada en el portal de Azure.

    3. En Azure, haz clic en Certificados y secretos y luego Certificados y luego Subir certificado.

    4. Sube el certificado que descargaste y, de forma opcional, ingresa una descripción.

  7. Haz clic en Verificar conexión.

    Workspace valida las credenciales y el certificado de Azure, y actualiza el estado de la conexión para mostrar que se estableció correctamente.

Paso 2: Selecciona los sitios que se importarán

La herramienta de importación de datos copia archivos, carpetas y permisos de una lista de sitios de SharePoint Online a unidades compartidas en Workspace. Crea un archivo de valores separados por comas (CSV) que enumere los sitios de SharePoint que quieres importar. Puedes crear un archivo CSV nuevo. O bien, descarga un archivo de muestra y agrega filas. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

Para crear el archivo CSV, haz lo siguiente:

  1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, haz clic en Descargar un archivo CSV de muestra.
  2. En la primera columna, agrega el encabezado URL de SharePoint de origen y, luego, ingresa la URL de cada sitio o colección de sitios de SharePoint Online.
    • Usa una fila separada para cada URL.
    • Tus URLs deben usar el siguiente formato: https://example.sharepoint.com/sites/testsite.
    • Los sitios secundarios se incluyen automáticamente. Los sitios adicionales requieren una importación de datos independiente. Para evitar errores de duplicación, solo incluye los sitios superiores o secundarios en el archivo.
    • Puedes encontrar todas las URLs en Administrar sitios en el Centro de administración de SharePoint.
  3. (Opcional) En la segunda columna, agrega el encabezado Tipo de origen (opcional) y, luego, ingresa la fuente de la URL en la primera columna.
    • Para los sitios de SharePoint Online, ingresa SPSite.
    • Para las bibliotecas de documentos de SharePoint Online, ingresa SPLibrary.
  4. (Opcional) En la tercera columna, agrega el encabezado ID de carpeta de unidad de destino y, luego, ingresa un ID único para la unidad compartida a la que quieres importar cada URL de SharePoint de origen.
    • Puedes encontrar los IDs de unidades compartidas existentes en la página Administrar unidades compartidas de la Consola del administrador de Google.
    • Si no especificas un ID de carpeta de unidad de destino, el contenido se importa a la unidad personal del usuario de Google de destino.
  5. En la cuarta columna, agrega el encabezado Usuario de Google de destino y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace para el usuario que tiene permiso de administrador para cada ID de carpeta de unidad de destino.

    Ejemplo:

    URL de SharePoint de origen Tipo de origen (opcional) ID de carpeta de unidad de destino Usuario de Google de destino
    https://company-my.
    sharepoint.com/
    personal/kim_your
    _company_com    		 kim@solamora.com
    https://company.
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 SPSite alex@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shareddocuments    		 SPSite AABc25J3DzFb kim@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shared Documents    		 SPLibrary CDEz25J3DzFb kim@solamora.com
  6. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
  7. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:
    1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
    2. Selecciona el archivo y luego haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo se subió correctamente.

  8. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo.

    Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 3: Crea y sube una asignación de identidad

Si es necesario, crea un segundo archivo CSV (aparte del archivo de sitios de SharePoint Online que se importará) para asignar usuarios de SharePoint Online, grupos de sitios de SharePoint Online y grupos de Microsoft 365 a usuarios y grupos de Workspace. Puedes crear un archivo CSV nuevo. O bien, descarga un archivo de muestra y agrega filas. No es necesario que agregues usuarios externos. Sus permisos se importan de forma predeterminada. El archivo CSV completado debe tener un tamaño inferior a 10 MB.

No necesitas una asignación de identidad en los siguientes casos:

  • La dirección de correo electrónico del sitio en SharePoint Online (por ejemplo, raha@example.com) es la misma en Workspace.
  • Todos los usuarios tienen el mismo nombre de usuario en SharePoint Online y Workspace, pero están asignados a otro nombre de dominio, y el único cambio es el nuevo nombre de dominio (como @example.com a @altostrat.com).

Si tienes algunos sitios que necesitan asignación y otros que no, puedes crear una asignación de identidad solo para los sitios que la necesiten.

Antes de comenzar:

Si asignas grupos de sitios de SharePoint Online a Grupos de Google, debes hacer lo siguiente:

  • Crear grupos en Grupos de Google para tu cuenta de Workspace
  • Crear las mismas membresías de usuario en Grupos de Google que las de los grupos de sitios de SharePoint Online

Para crear el archivo CSV, haz lo siguiente:

  1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, haz clic en Descargar un archivo CSV de muestra.
  2. En la primera columna, agrega el encabezado Entidad de origen y, luego, ingresa cada dirección de correo electrónico y nombre de grupo que quieras importar de SharePoint Online o Microsoft 365. Usa una fila separada para cada usuario o grupo.
  3. En la segunda columna, agrega el encabezado Correo electrónico de destino y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace que recibirá información de importación de datos de cada usuario o grupo de la primera columna.

    Ejemplo:

    Entidad de origen Correo electrónico de destino
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    Visitantes de SiteComms groupsitecomms@your-company.com
  4. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
  5. Sube el archivo a la Consola del administrador de Google:
    1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
    2. Selecciona tu archivo de asignación y luego haz clic en Abrir.
    3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo de asignación se subió correctamente.

  6. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:

    1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar y luego Sí para confirmar.
    2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo.

    Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

(Opcional) Paso 4: Selecciona la configuración de importación de datos

  1. Haz clic en Editar configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros para elegir qué datos copiar de SharePoint Online.

  2. (Opcional) Para importar todos los usuarios de SharePoint Online y los grupos de 365, incluidos los que no se encuentran en la asignación de identidad, marca la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos y elige una opción:

    • Si la dirección de correo electrónico de la cuenta de Microsoft es la misma que la dirección en Google Workspace, selecciona Conservar su dirección de correo electrónico original.
    • Si el nombre de dominio de todos los usuarios y grupos de 365 importados cambiará, selecciona Usar un dominio de dirección de correo electrónico diferente para estas cuentas y luego selecciona un dominio.

    Nota: Si la casilla Asignar las cuentas adicionales que se descubran durante la importación de datos no está marcada, asegúrate de que la asignación de identidad incluya a los usuarios borrados o a los usuarios que no tienen acceso al buzón.

  3. (Opcional) Para copiar archivos por fecha, marca la casilla Incluir solo los archivos creados o modificados después de la siguiente fecha y elige una opción:

    • Para copiar los archivos creados después de una fecha determinada, selecciona Creado por y, luego, elige una fecha.
    • Para copiar los archivos modificados después de una fecha determinada, selecciona Modificado por y, luego, ingresa una fecha.

    Nota: La configuración de fecha se basa en tu zona horaria local y se aplica solo a archivos individuales, no a carpetas. Se importan todas las carpetas, independientemente de la fecha que selecciones.

  4. Si no quieres importar todos los tipos de archivos, marca la casilla Excluir formatos de archivo específicos y, luego, ingresa las extensiones de archivo que se excluirán. Separa las diferentes extensiones de archivo con una coma (por ejemplo, tmp, log, bak, etcétera).

  5. Si no quieres importar archivos más grandes, marca la casilla Excluir archivos mayores que el siguiente tamaño , ingresa un tamaño máximo y, luego, selecciona MB o GB.

  6. Si no se encuentra el creador original o el último modificador de algún archivo, marca la casilla Utilizar el usuario de destino si no se encuentra el creador o modificador original para usar el Usuario de Google de destino en su lugar. Esta configuración está activada de forma predeterminada.

  7. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 5: Inicia una importación de datos

Antes de comenzar

  • La importación inicial puede tardar hasta 15 minutos, pero es posible que tarde más. Durante esta fase, el resumen de progreso no muestra ningún cambio. No es necesario que detengas la importación ni que salgas de ella.
  • Cuando se inicia una importación de datos, se otorga la delegación de todo el dominio y se crea un ID de cliente para la importación de datos en Workspace. Para obtener más información, consulta Controla el acceso a la API con la delegación de todo el dominio.

Para importar el lote de datos actual, haz lo siguiente:

  1. Haz clic en Ejecutar importación completa.
  2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real mientras se procesa la importación de datos:
    • Tareas descubiertas: Cantidad total de tareas que se importaron, omitieron o fallaron
    • Advertencia : Cantidad de tareas que se completaron, pero no como se esperaba
    • Con errores: Cantidad de tareas que no se pudieron importar debido a un error
    • Omitidas: Cantidad de tareas que se omitieron debido a ciertos parámetros de importación de datos o porque se completaron en una importación anterior
    • Sin errores : Cantidad de tareas que se completaron correctamente
    • Sitios procesados: Cantidad de sitios que se importaron por completo
    • Archivos descubiertos: Cantidad de archivos detectados durante la importación
    • Archivos importados: Cantidad de archivos que se importaron correctamente
    • Archivos omitidos: Cantidad de archivos importados anteriormente que se omitieron
    • Archivos con errores: Cantidad de archivos que no se pudieron importar
    • Problemas de descubrimiento: Cantidad de carpetas de la cuenta de origen que no se pudieron rastrear
    • Tiempo transcurrido: Tiempo transcurrido desde que se inició la importación de datos
  3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, haz lo siguiente:
    1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o Exportar informe del sitio.
    2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas y luego el vínculo del informe.
    3. Para abrir el informe en Hojas de cálculo de Google, haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google.
  4. (Opcional) Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación. Esta acción puede tardar unos minutos, y el proceso de importación no se revierte. Si ejecutas otros lotes al mismo tiempo, esos lotes continúan importándose. Los datos de SharePoint Online que se importaron antes de que detengas la importación no se borran de Workspace.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con las estadísticas de importación y se adjuntarán los informes. Para obtener más información, consulta Comprende un informe de importación de datos de SharePoint Online.

Paso 6: Sal de una importación de datos completada

  • Si sales de una importación para un lote de datos y comienzas una nueva importación para el mismo lote, la segunda importación podría crear duplicados en Workspace. Para evitar duplicados, no crees 2 importaciones para el mismo lote de datos.
  • Una vez que salgas de la importación de datos para un lote, no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes. No salgas de una importación hasta que se complete por completo y no se necesiten importaciones delta.
  • Puedes ejecutar importaciones delta y revisar la información de una importación completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación.

Para salir de una importación de datos completada, haz lo siguiente:

  1. Si quieres importar archivos nuevos o actualizados antes de salir, sigue los pasos que se indican en Ejecuta una importación delta para SharePoint Online.
  2. (Opcional) Para guardar informes de una importación de datos, haz clic en Ver registros de importación de datos y luego Exportar informe del sitio.
  3. Haz clic en Salir de la importación y luego Abandonar y borrar la importación.

La importación de datos está diseñada como una función de productividad y no para ayudar con asuntos de cumplimiento legal. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento legal de la organización. Si necesitas archivos y carpetas para fines de cumplimiento legal, considera crear una copia de seguridad de los archivos en SharePoint Online antes de importar datos a Google Workspace.

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