Utiliser la méthode d'importation avancée des données pour SharePoint Online (bêta)

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Fundamentals, Education Standard et Education Plus ; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus ; Nonprofits ; G Suite Basic et G Suite Business. Comparer votre édition

Vous pouvez utiliser la méthode d'importation avancée des données pour simplifier les importations de données à grande échelle depuis SharePoint Online (Microsoft 365) vers Google Workspace.

À propos de la méthode d'importation de données avancée

  • Cette méthode utilise votre propre quota d'API dédié.
  • Vous configurez une application Microsoft Azure via le portail Azure et importez vos données dans Workspace par lots.
  • L'importation ne supprime ni ne modifie les fichiers dans SharePoint Online. Il les copie dans le compte Workspace de l'utilisateur.
  • Sauf indication contraire, suivez cette procédure dans la console d'administration Google pour le compte Workspace vers lequel vous effectuez l'importation.
  • Certaines fonctionnalités de SharePoint Online ne sont pas disponibles. Pour en savoir plus, consultez Quelles données sont importées depuis SharePoint Online ?

Si vous préférez importer des données avec le quota d'API partagé de Google, consultez Utiliser la méthode d'importation de données par défaut pour SharePoint Online.

Conditions requises pour Workspace

Remarque : Vous pouvez utiliser l'outil d'importation de données pour créer jusqu'à 50 lots ou analyses d'importation à la fois. Toutefois, le nombre de lots que vous pouvez exécuter en même temps dépend de la source de données.

Conditions requises pour SharePoint Online

Avant de commencer :

  • Créer une application Azure : pour importer des données de SharePoint Online vers votre compte Workspace de manière plus sécurisée, vous devez d'abord créer une application Azure dans le portail Azure. Pour en savoir plus, consultez Configurer une application Azure pour OneDrive et SharePoint Online.
  • Évitez les fichiers en double : si vous quittez une importation de données pour un lot de sites SharePoint Online et que vous en démarrez une autre pour le même lot de données, la deuxième importation peut créer des fichiers en double dans Workspace. Pour éviter les doublons, ne créez pas deux importations pour le même lot de données.

  • Évitez de perdre des données : vous risquez de rencontrer des problèmes si vous effectuez les trois actions suivantes après avoir terminé et quitté une importation de données depuis SharePoint Online vers un emplacement dans Workspace :

    • Créez une importation de données pour le même ensemble de données dans les 14 jours suivant la première importation de données.
    • Importez l'ensemble de données dans un deuxième emplacement Workspace.
    • Arrêtez l'importation de données avant que des données puissent être copiées dans Workspace.

    Lorsque vous redémarrez l'importation de données, elle s'exécute en tant qu'importation delta et déplace les données SharePoint Online du premier emplacement Workspace vers le second. Les données importées ne sont plus disponibles dans le premier emplacement Workspace.

Étape 1 : Connectez-vous à SharePoint Online

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Données puis Importation et exportation de données puis Importation de données.

    Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

  2. Sur la page Avancé, sous Lots d'importation de données, cliquez sur Nouveau lot.
  3. Dans le champ Type de données, sélectionnez SharePoint  cliquez sur Continuer.puis
  4. Pour l'étape 1 : Associez votre compte SharePoint, saisissez les informations suivantes à partir de votre application Azure :
    • ID client
    • Code secret du client
    • ID du locataire
    • Nom d'hôte SharePoint
  5. Cliquez sur Se connecter.

  6. Pour terminer la configuration de la sécurité et vérifier la connexion :

    1. Cliquez sur Télécharger le certificat.

      Un fichier de certificat pour Azure est alors téléchargé.

    2. Accédez à votre application enregistrée sur le portail Azure.

    3. Dans Azure, cliquez sur Certificats et secrets puis Certificats puis Importer un certificat.

    4. Importez le certificat que vous avez téléchargé et, si vous le souhaitez, saisissez une description.

  7. Cliquez sur Vérifier la connexion.

    Workspace valide les identifiants et le certificat Azure, puis met à jour l'état de la connexion pour indiquer qu'elle a été établie.

Étape 2 : Sélectionnez les sites à importer

L'outil d'importation de données copie les fichiers, les dossiers et les autorisations d'une liste de sites SharePoint Online vers des Drive partagés dans Workspace. Créez un fichier CSV (valeurs séparées par une virgule) contenant la liste des sites SharePoint que vous souhaitez importer. Vous pouvez créer un fichier CSV. Vous pouvez également télécharger un exemple de fichier et ajouter des lignes. Le fichier CSV doit faire moins de 10 Mo.

Pour créer le fichier CSV :

  1. Ouvrez un tableur à l'aide de votre compte administrateur Workspace. Vous pouvez également cliquer sur Télécharger un exemple de fichier CSV dans la console d'administration.
  2. Dans la première colonne, ajoutez l'en-tête URL SharePoint source, puis saisissez l'URL de chaque site ou collection de sites SharePoint Online.
    • Utilisez une ligne distincte pour chaque URL.
    • Vos URL doivent respecter le format suivant : https://example.sharepoint.com/sites/testsite.
    • Les sous-sites sont automatiquement inclus. Vous devrez importer les données séparément pour les sites supplémentaires. Pour éviter les erreurs de duplication, n'incluez que des sites parents ou des sous-sites dans votre fichier.
    • Vous trouverez toutes les URL sur la page Gérer les sites dans le centre d'administration SharePoint.
  3. (Facultatif) Dans la deuxième colonne, ajoutez l'en-tête Type de source (facultatif), puis saisissez la source de l'URL dans la première colonne.
    • Pour les sites SharePoint Online, saisissez SPSite.
    • Pour les bibliothèques de documents SharePoint Online, saisissez SPLibrary.
  4. (Facultatif) Dans la troisième colonne, ajoutez l'en-tête ID de dossier Drive cible, puis saisissez un ID unique pour le Drive partagé dans lequel vous souhaitez importer chaque URL SharePoint source.
    • Vous trouverez les ID des Drive partagés existants sur la page Gérer les Drive partagés de la console d'administration Google.
    • Si vous ne spécifiez pas d'ID de dossier Drive cible, le contenu est importé dans le Drive personnel de l'utilisateur Google cible.
  5. Dans la quatrième colonne, ajoutez l'en-tête Utilisateur Google cible, puis saisissez une adresse e-mail Workspace pour l'utilisateur disposant de droits d'administrateur pour chaque ID de dossier Drive cible.

    Exemple :

    URL SharePoint source Type de source (facultatif) ID de dossier Drive cible Target GUser (Compte utilisateur Google cible)
    https://company-my.
    sharepoint.com/
    personal/kim_votre
    _entreprise_com    		 kim@solamora.com
    https://company.
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 SPSite alex@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shareddocuments    		 SPSite AABc25J3DzFb kim@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shared Documents    		 SPLibrary CDEz25J3DzFb kim@solamora.com
  6. Enregistrez la feuille de calcul au format CSV.
  7. Importez le fichier dans la console d'administration Google :
    1. Dans la console d'administration, cliquez sur Importer un fichier CSV.
    2. Sélectionnez le fichier puis cliquez sur Ouvrir.
    3. Cliquez sur Tâches  pour vérifier que le fichier a bien été importé.

  8. Si le fichier CSV ne s'importe pas correctement :

    1. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Supprimer  puis Oui pour confirmer.
    2. Créez un fichier et réessayez de l'importer.

    Si vous rencontrez ce problème plusieurs fois, contactez l'assistance Google Workspace.

Étape 3 : Créez et importez un mappage d'identité

Si nécessaire, créez un deuxième fichier CSV (distinct du fichier des sites SharePoint Online à importer) pour mapper les utilisateurs SharePoint Online, les groupes de sites SharePoint Online et les groupes Microsoft 365 aux utilisateurs et groupes Workspace. Vous pouvez créer un fichier CSV. Vous pouvez également télécharger un exemple de fichier et ajouter des lignes. Vous n'avez pas besoin d'ajouter d'utilisateurs externes. Leurs autorisations sont importées par défaut. Le fichier CSV doit faire moins de 10 Mo.

Vous n'avez pas besoin d'un mappage d'identité dans les cas suivants :

  • L'adresse e-mail du site dans SharePoint Online (par exemple, raha@example.com) est la même dans Workspace.
  • Tous les utilisateurs ont le même nom d'utilisateur dans SharePoint Online et Workspace, mais sont mappés à un autre nom de domaine. Le seul changement est le nouveau nom de domaine (par exemple, @example.com devient @altostrat.com).

Si certains sites doivent être mappés et d'autres non, vous pouvez créer un mappage d'identité uniquement pour les sites qui doivent l'être.

Avant de commencer :

Si vous mappez des groupes de sites SharePoint Online à des groupes Google, vous devez :

  • Créez des groupes dans Google Groupes pour votre compte Workspace.
  • Créez les mêmes appartenances d'utilisateurs dans Google Groupes que dans les groupes de sites SharePoint Online.

Pour créer le fichier CSV :

  1. Ouvrez un tableur à l'aide de votre compte administrateur Workspace. Vous pouvez également cliquer sur Télécharger un exemple de fichier CSV dans la console d'administration.
  2. Dans la première colonne, ajoutez l'en-tête Entité source, puis saisissez chaque adresse e-mail et nom de groupe que vous souhaitez importer depuis SharePoint Online ou Microsoft 365. Utilisez une ligne distincte pour chaque utilisateur ou groupe.
  3. Dans la deuxième colonne, ajoutez l'en-tête Adresse e-mail de destination, puis saisissez une adresse e-mail Workspace qui recevra les informations d'importation de données de chaque utilisateur ou groupe de la première colonne.

    Exemple :

    Entité source Adresse e-mail du destinataire
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    Visiteurs de SiteComms groupsitecomms@your-company.com
  4. Enregistrez la feuille de calcul au format CSV.
  5. Importez le fichier dans la console d'administration Google :
    1. Dans la console d'administration, cliquez sur Importer un fichier CSV.
    2. Sélectionnez votre fichier de mappage puis cliquez sur Ouvrir.
    3. Cliquez sur Tâches  pour vérifier que le fichier de mappage a bien été importé.

  6. Si le fichier CSV ne s'importe pas correctement :

    1. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Supprimer  puis Oui pour confirmer.
    2. Créez un fichier et réessayez de l'importer.

    Si vous rencontrez ce problème plusieurs fois, contactez l'assistance Google Workspace.

(Facultatif) Étape 4 : Sélectionnez les paramètres d'importation des données

  1. Cliquez sur Modifier les paramètres et utilisez l'un des paramètres suivants pour choisir les données à copier depuis SharePoint Online.

  2. (Facultatif) Pour importer tous les utilisateurs et groupes Microsoft 365 SharePoint Online, y compris ceux qui ne figurent pas dans le mappage d'identité, cochez la case Mapper les comptes supplémentaires découverts lors de l'importation des données, puis sélectionnez une option :

    • Si l'adresse e-mail du compte Microsoft est identique à celle dans Google Workspace, sélectionnez Conserver leur adresse e-mail d'origine.
    • Si le nom de domaine de tous les utilisateurs et groupes Microsoft 365 importés change, sélectionnez Utiliser un autre domaine d'adresse e-mail pour ces comptes puis sélectionnez un domaine.

    Remarque : Si la case Mapper les comptes supplémentaires découverts lors de l'importation des données n'est pas cochée, assurez-vous que le mappage d'identité inclut les utilisateurs supprimés ou ceux qui n'ont pas accès à leur boîte aux lettres.

  3. (Facultatif) Pour copier des fichiers par date, cochez la case Inclure uniquement les fichiers créés ou modifiés après la date suivante, puis sélectionnez une option :

    • Pour copier les fichiers créés après une certaine date, sélectionnez Créé par, puis une date.
    • Pour copier les fichiers modifiés après une certaine date, sélectionnez Modifié après, puis saisissez une date.

    Remarque : Les paramètres de date sont basés sur votre fuseau horaire local et ne s'appliquent qu'aux fichiers individuels, et non aux dossiers. Tous les dossiers sont importés, quelle que soit la date que vous sélectionnez.

  4. Si vous ne souhaitez pas importer tous les types de fichiers, cochez la case Exclure des formats de fichiers spécifiques, puis saisissez les extensions de fichier à exclure. Séparez les différentes extensions de fichier par une virgule (par exemple, "tmp, log, bak").

  5. Si vous ne souhaitez pas importer des fichiers plus volumineux, cochez la case Exclure les fichiers dont la taille dépasse la valeur suivante, saisissez une taille maximale, puis sélectionnez Mo ou Go.

  6. Si le créateur d'origine ou l'auteur de la dernière modification d'un fichier est introuvable, cochez la case Utiliser l'utilisateur cible si le créateur ou l'auteur de la modification d'origine est introuvable pour utiliser l'utilisateur Google cible à la place. Ce paramètre est activé par défaut.

  7. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Étape 5 : Lancez une importation de données

Avant de commencer

  • L'importation initiale peut prendre jusqu'à 15 minutes, mais cela peut prendre plus de temps. Pendant cette phase, le récapitulatif de la progression n'affichera aucune modification. Vous n'avez pas besoin d'arrêter ni de quitter l'importation.
  • Le lancement d'une importation de données accorde une délégation au niveau du domaine et crée un ID client pour l'importation de données dans Workspace. Pour en savoir plus, consultez Contrôler l'accès à l'API à l'aide de la délégation au niveau du domaine.

Pour importer le lot de données actuel :

  1. Cliquez sur Exécuter une importation complète.
  2. Consultez les informations suivantes en temps réel pendant l'importation des données :
    • Tâches détectées : nombre total de tâches qui ont été importées, ignorées ou qui ont échoué
    • Avertissement : nombre de tâches terminées, mais dont l'exécution n'a pas abouti comme prévu
    • Échec : nombre de tâches qui n'ont pas pu être importées en raison d'une erreur
    • Ignorées : nombre de tâches ignorées en raison de certains paramètres d'importation de données ou parce qu'elles ont été effectuées lors d'une importation précédente
    • Succès : nombre de tâches exécutées
    • Sites traités : nombre de sites entièrement importés
    • Fichiers détectés : nombre de fichiers détectés lors de l'importation
    • Fichiers importés : nombre de fichiers importés
    • Fichiers ignorés : nombre de fichiers précédemment importés qui ont été ignorés
    • Fichiers en échec : nombre de fichiers qui n'ont pas pu être importés
    • Problèmes de détection : nombre de dossiers du compte source qui n'ont pas pu être explorés
    • Temps écoulé : temps écoulé depuis le début de l'importation des données
  3. (Facultatif) Pour exporter un rapport sur une importation de données en cours :
    1. Cliquez sur Afficher les journaux d'importation de données ou sur Exporter le rapport sur le site.
    2. Si la liste de tâches ne s'ouvre pas automatiquement avec le rapport exporté, cliquez sur Tâches  puis lien du rapport.
    3. Pour ouvrir le rapport dans Google Sheets, cliquez sur Ouvrir dans Google Sheets.
  4. (Facultatif) Pour arrêter une importation en cours, cliquez sur Arrêter l'importation. Cette action peut prendre quelques minutes et le processus d'importation n'est pas annulé. Si vous exécutez d'autres lots en même temps, ils continueront à s'importer. Les données SharePoint Online importées avant que vous arrêtiez l'importation ne sont pas supprimées de Workspace.

Une fois l'importation terminée, vous recevez un e-mail contenant des statistiques sur l'importation et les rapports éventuels en pièce jointe. Pour en savoir plus, consultez Comprendre un rapport d'importation de données SharePoint Online.

Étape 6 : Quittez une importation de données terminée

  • Si vous quittez une importation pour un lot de données et que vous en lancez une autre pour le même lot, la deuxième importation peut créer des doublons dans Workspace. Pour éviter les doublons, ne créez pas deux importations pour le même lot de données.
  • Une fois que vous avez quitté l'importation de données pour un lot, vous ne pouvez plus accéder à ses données de configuration ni à ses rapports. Ne quittez pas une importation tant qu'elle n'est pas entièrement terminée et qu'aucune importation delta n'est nécessaire.
  • Vous pouvez exécuter des importations delta et consulter les informations concernant une importation terminée dans la console d'administration jusqu'à ce que vous quittiez l'importation.

Pour quitter une importation de données terminée :

  1. Si vous souhaitez importer de nouveaux fichiers ou des fichiers mis à jour avant de quitter l'importation, suivez la procédure décrite dans Exécuter une importation delta pour SharePoint Online.
  2. (Facultatif) Pour enregistrer les rapports d'une importation de données, cliquez sur Afficher les journaux d'importation de données puis Exporter le rapport sur les sites.
  3. Cliquez sur Quitter l'importation puis Quitter et supprimer l'importation.

L'importation de données est conçue comme une fonctionnalité de productivité et n'est pas destinée à vous aider à respecter les exigences légales. Vous et votre organisation êtes responsables de l'évaluation et du respect des exigences légales de votre organisation. Si vous avez besoin de fichiers et de dossiers à des fins légales, nous vous recommandons de les sauvegarder dans SharePoint Online avant d'importer les données dans Google Workspace.

Matrice des outils de migration de Google Workspace


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