התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard ו-Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard ו-Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות
אתם יכולים להשתמש בשיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים כדי להעתיק את הנתונים מ-Microsoft Exchange Online ל-Google Workspace. אתם יכולים לייבא נתונים של אימיילים, יומנים ואנשי קשר.
מידע על שיטת ייבוא הנתונים שמוגדרת כברירת מחדל
- משתמש במכסת ה-API המשותפת של Google.
- הייבוא לא מוחק או משנה את הנתונים של המשתמש ב-Exchange Online, אלא מעתיק אותם לחשבון של המשתמש ב-Workspace.
- אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאליו אתם מייבאים נתונים.
- לא כל התכונות של Exchange Online נתמכות. פרטים נוספים זמינים במאמר אילו פריטים מיובאים בייבוא מ-Exchange Online?
אם אתם רוצים לייבא נתונים עם מכסת API משלכם, אתם יכולים להשתמש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים. פרטים נוספים מופיעים במאמר שימוש בשיטה לייבוא נתונים מתקדם מ-Exchange Online.
דרישות
- רק אדמינים יכולים לייבא נתונים באמצעות הכלי לייבוא נתונים. מפיצים לא יכולים לייבא נתונים מהחשבונות של הלקוחות שלהם.
- צריך לאמת את הדומיין שלכם ב-Workspace. אם יש לכם את מהדורת Essentials, צריך לבצע אימות לפני התחלת הייבוא. לפרטים, עיינו במאמר אימות הדומיין ב-Google Workspace.
- הכלי לייבוא נתונים מעתיק רק משתמשים עם חשבונות קיימים ב-Exchange Online וב-Workspace. השירות לא יוצר חשבונות משתמשים חדשים לנתונים שיובאו.
- צריך כתובת אימייל לכל משתמש ב-Exchange Online שרוצים לייבא. לפרטים, עיינו במאמר בנושא איך ואיפה מנהלים את חשבונות המשתמשים.
- צריך חשבון משתמש ב-Workspace לכל משתמש שמייבאים ל-Workspace. לפרטים, עיינו במאמר בנושא אפשרויות להוספת משתמשים.
- כל משתמש צריך רישיון לשימוש בשירותי Google. פרטים נוספים זמינים במאמר איך פועל רישוי.
- מפעילים את השירותים של Gmail ויומן Google למשתמשים שרוצים לייבא. לפרטים, עיינו במאמר בנושא איך מפעילים או משביתים שירות למשתמשי Google Workspace.
- אפשר לייבא נתונים של עד 1,000 משתמשים ב-Exchange Online בכל פעם. אם רוצים לייבא נתונים של יותר משתמשים, צריך לבצע ייבוא נתונים נפרד.
שלב 1: התחברות לחשבון Microsoft Exchange Online
צריך לבחור את חשבון Microsoft Exchange Online שרוצים להעתיק ממנו נתונים:
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
נתונים
ייבוא וייצוא של נתונים
ייבוא נתונים.כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
- בקטע Exchange Online, לוחצים על ייבוא.
- לוחצים על התחברות ונכנסים לחשבון Microsoft 365 בתפקיד אדמין כללי.
הערה: אם צריך, מאשרים חלונות קופצים באתרים של מיקרוסופט.
אחרי ההתחברות לחשבון, האפשרות ייבוא נתונים תופיע בתור לקוח API מורשה בדף הענקת גישה ברמת הדומיין במסוף Admin. מידע נוסף על הענקת גישה ברמת הדומיין
שלב 2: בחירת המשתמשים לייבוא
תהליך הייבוא של משתמשים מ-Exchange Online משתנה לפי מספר המשתמשים בארגון.
אם יש לכם עד 20 משתמשים
אחרי שמקשרים את חשבון Exchange Online לחשבון Workspace, הכלי לייבוא נתונים מוצא משתמשים אוטומטית בשני החשבונות ומנסה למפות אותם.
כברירת מחדל, הכלי לייבוא נתונים מנסה להתאים בין משתמשים שהכתובות שלהם דומות. לדוגמה, משתמש ב-Exchange Online שהכתובת שלו היא kim@example.com ממופה למשתמש Workspace שהכתובת שלו היא kim@other-company.com.
- בודקים את ההצעות למיפויים בין המשתמשים ב-Exchange Online למשתמשים ב-Workspace.
- אם הכלי לייבוא נתונים לא מוצא כתובות אימייל תואמות לחלק מהמשתמשים ב-Workspace, מוסיפים ידנית את הכתובות של המשתמשים האלה.
- אם צריך לשנות הצעות לכתובות אימייל ב-Workspace, בוחרים את הכתובת שרוצים להשתמש בה.
- אם לא רוצים לייבא משתמשים מסוימים, מבטלים את הסימון בתיבות שליד כתובות האימייל שלהם.
אם לאחרונה הוספתם או עדכנתם משתמשים ב-Workspace, לוחצים על רענון הנתונים כדי ליצור רשימה חדשה של משתמשים ממופים.
הרענון מוחק את רשימת המשתמשים הנוכחית בכלי לייבוא נתונים ואת כל העריכות הידניות שביצעתם בה.
אם לוחצים על רענון הנתונים, צריך לחזור ולהוסיף ידנית את כל המשתמשים שהשירות לא מוצא להם כתובות אימייל תואמות (שלב 2 בתחילת הקטע הזה).
לוחצים על שמירת השינויים.
אם יש לכם יותר מ-20 משתמשים
יוצרים ומעלים קובץ של ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) שכולל את כל כתובות האימייל של המשתמשים ב-Exchange Online ואת הכתובות החדשות שלהם ב-Workspace. אתם גם יכולים להשתמש בקובץ CSV כדי לייבא משאבים לתזמון ביומן של Exchange Online למשאבים לתזמון ביומן Google, כמו חדרי ישיבות.
כדי לקבל מידע על משתמשים בדייר (tenant) ב-Exchange Online, אתם יכולים לעיין במאמר בנושא איך ואיפה מנהלים את חשבונות המשתמשים.
כדי ליצור את קובץ ה-CSV:
- פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, בוחרים באפשרות הורדת קובץ CSV לדוגמה.
- בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל מקור ב-Exchange ומוסיפים כתובת אימייל לכל משתמש ב-Exchange Online שרוצים לייבא. כל כתובת אימייל צריכה להיות בשורה נפרדת.
בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google Workspace ומוסיפים אימייל ב-Workspace לכל משתמש או משאב לתזמון ביומן. כתובת האימייל לא צריכה להיות ייחודית.
כל משתמש או משאב לתזמון ביומן צריכים להיות בשורה נפרדת.
לדוגמה:
כתובת אימייל מקור ב-Exchange משתמש היעד ב-Google Workspace kim@example.com kim@other-company.com alex@example.com alex@other-company.com שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
מעלים את הקובץ למסוף Admin:
- במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
- בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי לוחצים על פתיחה.
- לוחצים על 'משימות'
כדי לוודא שהקובץ הועלה.
אם קובץ ה-CSV לא מועלה:
- בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה
כן כדי לאשר. - יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.
- בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה
אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.
(אופציונלי) שלב 3: קביעת הגדרות הייבוא
- לוחצים על עריכת ההגדרות ומשתמשים באחת מההגדרות הבאות כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-Exchange Online.
- כדי לבחור אילו נתונים לייבא עבור כל המשתמשים שבחרתם, מסמנים לפחות אחת מהתיבות האלה:
- אימיילים
- אירועים ביומן
- אנשי קשר: ייבוא חדש יוצר עותקים כפולים של כל אנשי הקשר שכבר ייבאתם. תוויות של אנשי קשר לא מועתקות.
- משימות לביצוע
- בטווח תאריכים, לוחצים על התאריך להתחלת הייבוא של הנתונים מהמקור שבחרתם. כל האירועים ביומן והודעות האימייל שנשלחו או התקבלו אחרי התאריך הזה מועתקים ל-Workspace, וכל אנשי הקשר מועתקים, לא משנה מהו תאריך היצירה שלהם.
- כדי לציין הודעות אימייל ותיקיות נוספות, מסמנים את התיבות האלה:
- כולל אימיילים שנמחקו – כדי לייבא הודעות אימייל שנמחקו.
- כולל אימיילים שמוגדרים כספאם: ייבוא של כל הודעות האימייל בתיקיות הספאם.
- לא כולל תיקיות ספציפיות – כדי לא להעביר הודעות שקיימות בתיקיות ספציפיות. כותבים את שמות התיקיות להחרגה בהפרדה באמצעות פסיקים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא החרגת תיקיות מייבוא.
- כדי לייבא את היומנים והאירועים של משתמשים ב-Exchange Online, כולל יומנים של פגישות אישיות, לוחצים על העתקת יומנים נוספים. יומנים נוספים מיובאים אל יומנים אחרים ביומן Google.
- כדי להעביר אירועים ביומן ואנשי קשר של משתמשים שלא ייובאו, מוסיפים ידנית רשימה של משתמשים ומשאבים נוספים בקובץ CSV. ברשימה הזאת יכולים להיות מוזמנים לאירועים שלא כלולים בייבוא. לדוגמה, יכול להיות שתכננתם לייבא משתמשים מסוימים בשלב מאוחר יותר, או שהרשימה כוללת אורחים מחוץ לארגון.
- מסמנים את התיבה העלאת רשימה של כתובות אימייל של משתמשים שלא ייובאו.
- פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, בוחרים באפשרות הורדת קובץ CSV לדוגמה.
- בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל מקור ומוסיפים את כתובת האימייל המקורית של המשתמש. כל משתמש צריך להיות בשורה נפרדת.
- בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומוסיפים את כתובת האימייל החדשה.
לדוגמה:
כתובת אימייל של המקור
כתובת אימייל יעד
kim@example.com kim@other-company.com alex@example.com alex@other-company.com
- שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
- לוחצים על העלאת CSV ופועלים לפי ההוראות להעלאה של קובץ CSV.
כדי לקבוע מה קורה כשהשירות מוצא עוד משתמשים בתהליך, מסמנים את התיבה אם המשתמשים לא ברשימה שהועלתה, הכתובת שלהם תועתק ומשאירים את שם הדומיין שנמצא או בוחרים שם דומיין אחר מהרשימה.
ההגדרה הזאת לא פועלת במשאבי יומנים של Exchange Online. צריך להשתמש בקובץ CSV כדי למפות אותם למשאבים לתזמון ביומן Google.
לוחצים על שמירת השינויים.
החרגת תיקיות מייבוא
- מוסיפים בנפרד כל שם של תיקייה או תיקיית משנה ב-Exchange Online.
- אם מחריגים תיקייה, הייבוא לא כולל את תיקיות המשנה והודעות האימייל שנמצאות בתוכה.
- כדי להחריג תיקיית משנה, צריך להשתמש בנתיב המלא ולהפריד את השם של התיקייה הראשית מהשם של תיקיית המשנה באמצעות לוכסן (/). לדוגמה:
- אם רוצים להחריג את תיקיית המשנה אסיה שנמצאת בתיקייה נסיעות, כותבים נסיעות/אסיה.
- אם מוסיפים גם נסיעות לרשימה, למשל נסיעות, נסיעות/אסיה, כל תיקיות המשנה מוחרגות באופן אוטומטי.
- כדי להחריג תיקייה שבשם שלה יש לוכסן (/), מחליפים כל לוכסן בקו תחתון (_). לדוגמה, אם רוצים להחריג תיקייה שנקראת תיקייה/עם/לוכסן, מוסיפים אותה כך: תיקייה_עם_לוכסן.
- אפשר גם להחריג תיקיות שקיימות במיקרוסופט כברירת מחדל, כמו "פריטים שנמחקו", "דואר נכנס" או "דואר זבל", ותיקיות שהמשתמשים יצרו.
ייבוא יומנים נוספים
כשאתם מייבאים יומנים נוספים של Outlook, כמו יומן לפגישות אישיות, הם יופיעו כיומנים אחרים ביומן Google.
שלב 4: מתחילים את הייבוא ובודקים את ההתקדמות
- לוחצים על התחלת הייבוא.
במהלך ייבוא הנתונים, תוכלו לראות עדכונים בזמן אמת על הפרטים הבאים:
- פריטים שנמצאו – המספר הכולל של הפריטים (הודעות, תיקיות ומשימות אחרות) שהמערכת ייבאה, דילגה עליהם או לא הצליחה לייבא.
- אזהרה – מספר הפריטים שיובאו, אבל שהיבוא שלהם לא הושלם כצפוי.
- נכשלו – מספר הפריטים שהייבוא שלהם נכשל בגלל שגיאה.
- נתונים שדילגו עליהם – מספר הפריטים שהמערכת דילגה עליהם.
- הועברו בהצלחה – מספר הפריטים שיובאו.
- משתמשים שעובדו – מספר המשתמשים שהייבוא שלהם הושלם לכל סוגי הנתונים שנבחרו.
- אימיילים שנמצאו – מספר הודעות האימייל בחשבונות Exchange Online של המשתמשים.
- אימיילים שיובאו – מספר הודעות האימייל שיובאו.
- אימיילים שדילגו עליהם – מספר הודעות האימייל שהמערכת דילגה עליהם. לדוגמה, אימייל מסומן כאימייל שדילגו עליו אם הוא כבר יובא במסגרת ייבוא מלא ואז אתם מפעילים ייבוא דלתא.
- אימיילים שנכשלו – מספר הודעות האימייל שלא יובאו.
- יומנים שעובדו – מספר היומנים שיובאו.
- אירועים ביומן שהתגלו – מספר האירועים בחשבונות Exchange Online של המשתמשים.
- אירועים ביומן שיובאו – מספר האירועים שיובאו.
- אירועים ביומן שהושמטו – מספר האירועים שהושמטו. לדוגמה, אירוע מסומן כאירוע שהושמט אם הוא כבר יובא בצורה מלאה ואז אתם מפעילים ייבוא דלתא.
- אירועים ביומן שנכשלו – מספר האירועים שהייבוא שלהם נכשל.
- אנשי קשר שעלו בחיפוש – מספר אנשי הקשר בחשבונות של משתמשי Exchange Online.
- אנשי קשר שיובאו – מספר אנשי הקשר שיובאו.
- אנשי קשר שדילגו עליהם – מספר אנשי הקשר שהמערכת דילגה עליהם. לדוגמה, איש קשר מסומן כאיש קשר שדילגו עליו אם הוא כבר יובא בצורה מלאה ואז אתם מפעילים ייבוא דלתא.
- אנשי קשר שהייבוא שלהם נכשל – מספר אנשי הקשר שהייבוא שלהם נכשל.
אתם יכולים לצאת מדף הייבוא בלי להפריע לייבוא. הייבוא ימשיך אם לא תבטלו אותו.
הערה: אחרי ייבוא נתונים, יכול להיות שהערך הכולל של אימיילים שיובאו יהיה נמוך ממספר האימיילים שמוצג ב-Exchange Online. פרטים נוספים זמינים במאמר פתרון בעיות בדוחות ייבוא נתונים מ-Exchange Online.
(אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא נתונים שבאמצע התהליך:
- לוחצים על צפייה ביומני ייבוא הנתונים או על ייצוא של דוח המשתמשים.
- אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות הקישור לדוח.
- לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets כדי לפתוח את הדוח.
(אופציונלי) כדי להפסיק ייבוא באמצע התהליך, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהייבוא יפסיק, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם. נתונים מ-Exchange Online שייובאו לפני העצירה לא יימחקו מ-Workspace.
בסיום הייבוא תקבלו אימייל עם נתונים סטטיסטיים על הייבוא. כל הדוחות מצורפים. פרטים נוספים על הדוחות מופיעים במאמר הסבר על דוחות ייבוא נתונים מ-Exchange Online.
שלב 5: הפעלה של ייבוא דלתא
אחרי שסיימתם לייבא נתונים, אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא כדי להעתיק ל-Workspace נתונים שנוספו או עודכנו לאחרונה. אפשר גם להשתמש בייבוא דלתא כדי להעתיק נתונים שהייבוא שלהם נכשל בפעם הראשונה. פרטים נוספים מופיעים במאמר הפעלת ייבוא דלתא ל-Exchange Online.
שלב 6: יציאה מייבוא שהושלם
חשוב: אחרי שיוצאים מייבוא, אי אפשר יותר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלו.
אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא שהושלם במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מהייבוא. אי אפשר להתחיל ייבוא נתונים חדש לפני שיוצאים מייבוא שהושלם. כדי לצאת מייבוא שהושלם:
- (אופציונלי) כדי לשמור יומנים מייבוא שהושלם, לוחצים על הצגת יומני ייבוא נתונים ועל ייצוא של דוח המשתמשים. פרטים נוספים מופיעים במאמר הסבר על דוחות ייבוא נתונים מ-Exchange Online.
- לוחצים על יציאה מהייבוא יציאה ומחיקת הייבוא.
אחרי שיוצאים מהייבוא, המערכת מוחקת את מזהה הלקוח ומסירה את 'ייבוא נתונים' כלקוח בהגדרת ההקצאה ברמת הדומיין.
שמירה והחזקות לצורך משפטי
השירות לייבוא נתונים מ-Exchange Online נועד לשימוש בתור תכונה לשיפור הפרודוקטיביות ולא בתור כלי עזר בנושאי תאימות משפטית. האחריות לבדיקה של צורכי התאימות המשפטית של הארגון ועמידה בהם חלה עליכם ועל הארגון שלכם.
Google, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.