Usa el método de importación de datos avanzada para Exchange Online

Puedes usar el método avanzado de importación de datos para optimizar las importaciones de datos a gran escala de Microsoft Exchange Online a Google Workspace. Puedes copiar datos de calendario, contactos y correo electrónico.

Acerca del método avanzado de importación de datos

• Usa tu propia cuota de API dedicada.
• Configuras una aplicación de Microsoft Azure a través del portal de Azure y, luego, importas tus datos a Workspace en lotes.
• La importación no borra ni modifica los datos de un usuario en Exchange Online, sino que los copia a la cuenta del usuario en Workspace.
• Excepto cuando se indique lo contrario, debes completar estos pasos en la Consola del administrador de Google para la cuenta de Workspace a la que realizas la importación.
• No se admiten todas las funciones de Exchange Online. Para obtener más información, consulta ¿Qué se importa de Exchange Online?.

Si, en cambio, quieres importar datos con la cuota de API compartida de Google, consulta Usar el método de importación de datos predeterminado para Exchange Online.

También puedes usar el método avanzado de importación de datos para analizar lotes de datos de Exchange Online antes o después de importarlos a Workspace. El análisis de importación genera informes que te ayudan a planificar nuevas importaciones y auditar las que ya se completaron. Para obtener más información, consulta Analizar datos en Exchange Online.

Requisitos

• Un administrador avanzado debe administrar la importación en Workspace. Un administrador global, un administrador de roles con privilegios o cualquier otro usuario calificado debe aprobar la importación en Exchange Online. Los distribuidores no pueden importar datos para las cuentas de sus clientes.
• Debes verificar tu dominio de Workspace. Si tienes una edición de Essentials, debes realizar la verificación antes de iniciar una importación. Para conocer los detalles, consulta Cómo verificar un dominio para utilizar Google Workspace.
• La herramienta de importación de datos solo copia a los usuarios que tienen cuentas existentes de Exchange Online y Workspace. El servicio no crea cuentas de usuario nuevas para los datos importados.
• Si importas buzones de Grupos, haz lo siguiente:
  • En la Consola del administrador de Google, activa Grupos para empresas y el archivo de correo electrónico en Menú Apps Google Workspace Grupos para empresas Configuración de ubicación de datos Archivo de correo electrónico. Luego, crea un grupo nuevo en el que se importarán los datos del buzón de Grupos. (La herramienta de importación de datos no crea grupos nuevos para los buzones de Grupos importados).
  • En Grupos de Google, activa el historial de conversaciones. El método de importación de datos predeterminado no admite la importación de buzones de Grupos.
• Necesitas una dirección de correo electrónico para cada usuario y grupo de Exchange Online que quieras importar. Para obtener más información, consulta Planifica dónde y cómo administrarás tus cuentas de usuario.
• Necesitas una cuenta de usuario de Workspace para cada usuario que importes a Workspace. Para obtener más información, consulta Opciones para agregar usuarios.
• Cada usuario necesita una licencia para usar los servicios de Google. Para obtener más información, consulta Cómo funcionan las licencias.
• Activa los servicios de Gmail y Calendario de Google para los usuarios que importes. Para obtener más información, consulta Activa o desactiva un servicio para los usuarios de Google Workspace.
• Puedes importar datos de hasta 5,000 usuarios de Exchange Online en un lote. Puedes importar 10 lotes a la vez. Los usuarios adicionales requieren una importación de datos independiente.

Antes de comenzar

• Crea una aplicación de Azure : Para garantizar una importación de datos segura de Exchange Online a tu cuenta de Workspace, primero debes crear una aplicación de Microsoft Azure en el portal de Azure. Para obtener más información, consulta Configura una aplicación de Azure para Exchange Online.
• Evita los espacios duplicados: Si sales de una importación de datos para un lote y, luego, inicias una nueva importación para el mismo lote de datos, es posible que la segunda importación cree duplicados en Workspace. Para evitar la duplicación, no crees 2 importaciones independientes para el mismo lote de datos.

Paso 1: Crea un lote de importación nuevo

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Datos Importación y exportación de datos Importación de datos Avanzado.

   Ir a Avanzado

   Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

2. En Avanzado, haz clic en Crear lote.
3. En Nombre del lote, ingresa un nombre para este lote de usuarios haz clic en Continuar.
4. En Tipo de datos, haz clic en Exchange Online haz clic en Continuar.
5. En ID de cliente, ingresa el número de ID único de tu cuenta de Exchange Online.
6. En Secreto del cliente, ingresa el valor secreto del cliente para tu usuario de Azure.
7. En ID de usuario, ingresa el número de ID único de tu usuario de Azure.
8. Haz clic en Conectar.

Paso 2: Selecciona los usuarios y grupos que quieres importar

Crea un archivo de valores separados por comas (CSV) que incluya los usuarios y grupos de Exchange Online que quieres importar en este lote. Puedes crear un archivo CSV nuevo. O bien, descarga un archivo de muestra y agrega información. El archivo CSV completado debe tener menos de 10 MB y no contener más de 5,000 usuarios.

Para obtener detalles sobre los usuarios de tu instancia de Exchange Online, consulta Planifica dónde y cómo administrarás tus cuentas de usuario.

Para crear el archivo CSV, sigue estos pasos:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, selecciona Descargar un archivo CSV de muestra.
2. Agrega el encabezado Correo electrónico de Exchange de origen y una dirección de correo electrónico para cada usuario de Exchange Online que quieras importar. Usa una fila independiente para cada dirección de correo electrónico.

   Ejemplo:

   Correo electrónico de Exchange de origen

   kim@example.com

   alex@example.com

   group@example.com

3. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
4. Sube el archivo a la Consola del administrador:
   1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
   2. Selecciona tu archivo de asignación CSV haz clic en Abrir.
   3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo se subió correctamente.
5. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:
   1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar Sí para confirmar.
   2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo.
6. Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

(Opcional) Paso 3: Crea y sube una asignación de identidad

Si es necesario, crea un segundo archivo CSV (independiente del archivo de usuarios y grupos de Exchange Online) para asignar usuarios de Exchange Online a usuarios de Workspace y grupos de Microsoft a Grupos de Google. Puedes crear un archivo CSV nuevo. O bien, descarga un archivo de muestra y agrega filas. No es necesario que agregues usuarios externos. Sus permisos se importan de forma predeterminada. El archivo CSV completado debe tener menos de 10 MB.

Un solo usuario de Exchange Online no se puede asignar a varios usuarios o grupos en Workspace. Debes proporcionar una asignación de uno a uno o de varios a uno.

No necesitas un mapa de identidad en los siguientes casos:

• La dirección de correo electrónico del usuario en Exchange Online, por ejemplo, raha@example.com, es la misma en Workspace.
• Todos los usuarios tienen el mismo nombre de usuario en Exchange Online y Workspace, pero están asignados a otro nombre de dominio. El nombre de dominio, como @example.com a @altostrat.com, es el único cambio.

Si tienes algunos usuarios que no necesitan asignarse y otros que sí, puedes crear un mapa de identidad solo para los usuarios que lo requieran.

Para crear el mapa de identidad, sigue estos pasos:

1. Con tu cuenta de administrador de Workspace, abre un programa de hojas de cálculo. O bien, en la Consola del administrador, selecciona Descargar un archivo CSV de muestra.
2. En la primera columna, agrega el encabezadoCorreo electrónico de origen y una dirección de correo electrónico para cada usuario de Exchange Online que quieras importar. Usa una fila independiente para cada usuario.
3. En la segunda columna, agrega el encabezado Correo electrónico de destino y, luego, ingresa una dirección de correo electrónico de Workspace para cada usuario de la primera columna. Usa una fila independiente para cada usuario.

   Ejemplo:

   Correo electrónico de Exchange de origen	Correo electrónico de destino
   charliecruz@example.com	ccruz@other-company.com
   kailee@example.com	klee@other-company.com
   group@example.com	group@other-company.com

4. Guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
5. Sube el archivo a la Consola del administrador:
   1. En la Consola del administrador, haz clic en Subir archivo CSV.
   2. Selecciona el archivo haz clic en Abrir.
   3. Haz clic en Tareas para confirmar que el archivo se subió correctamente.
6. Si el archivo CSV no se sube correctamente, haz lo siguiente:
   1. Selecciona el archivo y haz clic en Borrar Sí para confirmar.
   2. Crea un archivo nuevo y vuelve a intentar subirlo.
7. Si tienes este problema más de una vez, comunícate con el equipo de asistencia de Google Workspace.

Paso 4: Selecciona la configuración de importación de datos

1. Haz clic en Editar configuración y usa cualquiera de los siguientes parámetros para elegir qué datos copiar de Exchange Online.
2. (Opcional) Para elegir qué datos importar para todos los usuarios seleccionados, marca una o más de las siguientes casillas:
   • Correos electrónicos
   • Eventos de calendario
   • Contactos: Una importación nueva duplica los contactos que ya importaste. Las etiquetas de contacto no se duplican.
   • Archivo local: Una importación nueva copia los buzones de archivo local de Microsoft para los buzones principales de los usuarios. Si no se selecciona esta casilla, los archivos locales se importan a la bandeja de entrada normal del usuario.
3. (Opcional) Para copiar los datos que se enviaron o recibieron después de una fecha determinada, en Período, selecciona una fecha. Todos los eventos de calendario y los mensajes de correo electrónico enviados, recibidos o archivados después de esta fecha se copian en Workspace. Se copian todos los contactos y las tareas, independientemente de la fecha de creación.
4. (Opcional) Para elegir qué datos de correo electrónico importar para todos los usuarios seleccionados, en Opciones de filtrado de correo electrónico y archivos locales, marca una o más de las siguientes casillas:
   • Incluir correos electrónicos borrados: Importa los mensajes de correo electrónico borrados.
   • Incluir correos electrónicos no deseados: Importa los mensajes de correo electrónico de las carpetas de spam.
   • Excluir carpetas específicas: Ingresa los nombres de las carpetas excluidas separados por comas. Para obtener más información, consulta Excluye carpetas de la importación.
5. (Opcional) Para elegir qué datos de calendario importar para todos los usuarios seleccionados, en Opciones de calendario, marca una o más de las siguientes casillas:
   • Copiar calendarios adicionales: Importa calendarios y eventos, incluidos los calendarios de citas personales. Los calendarios se importan a Otros calendarios en Calendario de Google.
   • Copiar archivos adjuntos del calendario: Importa los archivos adjuntos de los eventos de calendario.
6. Si importas buzones de archivo local, en Opciones de archivo local, marca una de las siguientes casillas:
   • Copiar en la etiqueta de archivo local: Cuando la herramienta de importación de datos importa archivos locales de Exchange Online, crea y aplica automáticamente una etiqueta de archivo local en Workspace.
   • Copiar en la etiqueta personalizada: La herramienta de importación de datos crea una etiqueta nueva en Workspace, y tú ingresas el nombre de la etiqueta. Esta etiqueta se usa cuando se importan archivos locales.
   • Copiar en Google Vault: Los archivos locales se importan a Google Vault. Nota: Si el usuario ya tiene una etiqueta de archivo local, los mensajes de correo electrónico se copian automáticamente allí. Si aún no existe una etiqueta de archivo local, se crea automáticamente antes de que se importen los mensajes.
7. Si creaste un mapa de identidad solo para algunos usuarios o no creaste ninguno, marca la casilla Copiar las cuentas que no están incluidas en el mapa y que se descubren durante la importación de datos para importar a todos los usuarios de Exchange Online, incluidos los que no se encuentran en el mapa de identidad.Luego, elige una opción:
   • Si la dirección de correo electrónico del usuario en Exchange Online es la misma que su dirección en Workspace, marca la casilla Conservar su dirección original.
   • Si el nombre de dominio de todos los usuarios importados cambia, marca la casilla Usar un dominio de dirección de correo electrónico diferente para estas cuentas y, luego, selecciona un dominio de la lista.
8. Haz clic en Guardar cambios.

Excluye carpetas de la importación

• Agrega por separado cada nombre de carpeta o subcarpeta de Exchange Online.
• Si excluyes una carpeta, la importación no incluirá sus subcarpetas ni los mensajes de correo electrónico que contengan.
• Para excluir una subcarpeta, usa la ruta completa y separa la carpeta superior de la subcarpeta con una barra diagonal (/). Por ejemplo:
• Si quieres excluir la subcarpeta Asia de la carpeta Viajes, ingresa Viajes/Asia.
• Si también agregas Viajes a la lista, como Viajes, Viajes/Asia, todas las subcarpetas se excluirán automáticamente.
• Para excluir una carpeta con una barra diagonal (/) en su nombre, reemplaza cada barra por un guion bajo (_). Por ejemplo, para excluir Carpeta/con/barra, agrégala como Carpeta_con_barra.
• También puedes excluir carpetas predeterminadas de Microsoft, como Elementos eliminados, Bandeja de entrada o Correo electrónico no deseado.

Paso 5: Inicia una importación y verifica su progreso

Comienza a importar el lote actual de usuarios. Puedes importar 5 lotes a la vez.

1. Haz clic en Ejecutar importación completa.

2. Revisa las actualizaciones de la siguiente información en tiempo real cuando la importación de datos esté en proceso:

   • Usuarios procesados: Es la cantidad de usuarios cuya importación se completó para todos los tipos de datos seleccionados.
   • Correos electrónicos descubiertos: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico en las cuentas de los usuarios de Exchange Online.
   • Correos electrónicos importados: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que se importaron.
   • Correos electrónicos omitidos: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que se omitieron. Por ejemplo, un correo electrónico se marca como omitido si ya se importó en una importación completa y, luego, ejecutas una importación delta.
   • Correos electrónicos con errores: Es la cantidad de mensajes de correo electrónico que no se pudieron importar.
   • Calendarios procesados: Es la cantidad de calendarios que se importaron.
   • Eventos de calendario descubiertos: Es la cantidad de eventos en las cuentas de los usuarios de Exchange Online.
   • Eventos de calendario importados: Es la cantidad de eventos que se importaron.
   • Eventos de calendario omitidos: Es la cantidad de eventos que se omitieron. Por ejemplo, un evento se marca como omitido si ya se importó en una importación completa y, luego, ejecutas una importación delta.
   • Eventos de calendario con errores: Es la cantidad de eventos que no se pudieron importar. Puedes salir de la página de importación sin interrumpir la importación. La importación continuará a menos que la canceles.

3. (Opcional) Para exportar un informe de una importación de datos en curso, haz lo siguiente:

   1. Haz clic en Ver registros de importación de datos o Exportar informe de usuario.
   2. Si la lista de tareas no se abre automáticamente con el informe exportado, haz clic en Tareas el vínculo del informe.
   3. Haz clic en Abrir en Hojas de cálculo de Google para abrir el informe en Hojas de cálculo.

4. (Opcional) Para detener una importación en curso, haz clic en Detener importación. Es posible que tarde unos minutos, y el proceso de importación no se revierte. Si ejecutas otros lotes al mismo tiempo, esos lotes seguirán importándose. Los datos de Exchange Online que se importaron antes de la detención no se borran de Workspace.

Cuando se complete la importación, recibirás un correo electrónico con estadísticas de importación. Se adjuntarán los informes. Para obtener detalles sobre los informes, consulta Comprende los informes de importación de datos de Exchange Online.

Paso 6: Ejecuta una importación delta

Después de importar correctamente un lote de datos, puedes ejecutar una importación delta para copiar los datos nuevos o actualizados a Workspace. También puedes usar una importación delta para copiar los datos que fallaron en la importación inicial. Si importaste los mismos datos en 2 lotes independientes, una importación delta no creará elementos duplicados, siempre y cuando no hayas hecho clic en Salir de la importación para quitar uno de los lotes.

Para obtener más información, consulta Ejecuta una importación delta.

Sal de una importación completada

• Si sales de una importación para un lote y, luego, inicias una nueva importación para el mismo lote de datos, es posible que la segunda importación cree duplicados en Workspace. Para evitar la duplicación, no crees 2 importaciones independientes para el mismo lote de datos.
• Una vez que salgas de la importación de un lote, ya no podrás acceder a sus datos de configuración ni a sus informes. No salgas de una importación hasta que se complete por completo y no se necesiten importaciones delta.
• Puedes ejecutar importaciones delta y revisar la información de una importación completada en la Consola del administrador hasta que salgas de la importación.

Para salir de una importación completada, sigue estos pasos:

1. (Opcional) Para guardar los registros de una importación completada, haz clic en Ver registros de importación de datos y Exportar informe de usuario. Para obtener más información, consulta Comprende los informes de importación de correo electrónico.
2. Haz clic en Salir de la importación Abandonar y borrar la importación.

Cuando salgas, el sistema borrará el ID de cliente y quitará la importación de datos como cliente en el parámetro de configuración de delegación de todo el dominio.

Retención y conservaciones de tipo legal

La importación de datos de Exchange Online está diseñada como una función de productividad y no para ayudar con asuntos de cumplimiento de los requisitos legales. Tú y tu organización son responsables de evaluar y satisfacer las necesidades de cumplimiento de los requisitos legales de la organización.

Google, Google Workspace y las marcas y los logotipos relacionados son marcas comerciales de Google LLC. Todos los demás nombres de productos y empresas son marcas comerciales de las empresas con las que se encuentran asociados.