ייבוא קבצים מחשבון Dropbox

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כדי להעתיק קבצים, תיקיות והרשאות נלוות מחשבון Dropbox עסקי לחשבון Google Workspace של הארגון, אפשר להשתמש בכלי לייבוא נתונים. אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאליו אתם מייבאים נתונים.

דרישות ל-Workspace

  • מוודאים שסופר-אדמין מגדיר את ייבוא הנתונים ומריץ אותו. מפיצים לא יכולים לייבא נתונים לחשבונות של הלקוחות שלהם.
  • צריך להפעיל את Google Drive לכל המשתמשים שרוצים לייבא ל-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של Google Drive ו-Docs למשתמשים.
  • צריך ליצור תיקיות אחסון שיתופי ב-Workspace בשביל הקבצים של הארגון. פרטים נוספים זמינים במאמר הגדרה של תיקיות באחסון השיתופי בארגון. אם כבר יש לכם תיקיות באחסון השיתופי, עדיף לעבור אל ניהול תיקיות באחסון השיתופי כאדמינים.
  • צריך חשבון משתמש ורישיון ב-Workspace לכל משתמש שמייבאים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא אפשרויות להוספת משתמשים.
  • אפשר לייבא עד 150 תיקיות אישיות או תיקיות צוות מ-Dropbox בכל פעם. אם אתם צריכים לייבא עוד משתמשים או תיקיות, אתם צריכים להתחיל ייבוא נתונים נוסף.

דרישות ל-Dropbox

  • חשוב לוודא שאדמין של צוות ב-Dropbox יעזור בייבוא הנתונים.
  • אתם צריכים כתובת אימייל של משתמש ב-Dropbox לכל תיקייה אישית שאתם רוצים לייבא. צריך לציין נתיב לכל תיקיית צוות שמייבאים. כדי לקבל רשימה של כתובות אימייל ונתיבים לתיקיות של הצוות בדייר שלכם ב-Dropbox, מייצאים דוח של נתוני חברים ודוח של אחסון הצוות.

לפני שמתחילים: איך למנוע בעיות ידועות

  • אם יוצאים מייבוא נתונים ואז מתחילים ייבוא חדש של אותו מערך נתונים, יכול להיות שהייבוא השני ייצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות, אל תיצרו 2 ייבואים נפרדים לאותו מערך נתונים.

  • יכולות להיות בעיות אם משלימים ייבוא נתונים מ-OneDrive למיקום ב-Workspace, יוצאים ממנו ואז מבצעים את 3 הפעולות הבאות:

    • ליצור ייבוא נתונים חדש לאותו מערך נתונים תוך 14 ימים מהייבוא הראשון.
    • מייבאים את מערך הנתונים למיקום שני ב-Workspace.
    • להפסיק את ייבוא הנתונים לפני שניתן להעתיק נתונים ל-Workspace.

    כשמפעילים מחדש את ייבוא הנתונים, הוא פועל כייבוא דלתא ומעביר את הנתונים מ-OneDrive מהמיקום הראשון ב-Workspace למיקום השני ב-Workspace. הנתונים המיובאים לא זמינים יותר במיקום הראשון ב-Workspace.

שלב 1: התחברות לחשבון Dropbox

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז נתונים ואז ייבוא וייצוא של נתונים ואז ייבוא נתונים.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בקטע Dropbox, לוחצים על ייבוא.
  3. לוחצים על התחברות ונכנסים ל-Dropbox בתור אדמין של הצוות.

שלב 2: יצירת קובץ של תיקיות Dropbox לייבוא

יוצרים קובץ CSV שכולל את רשימת התיקיות ב-Dropbox שרוצים לייבא. אפשר ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת Source DropboxValue (ערך Dropbox מקור) ומזינים כתובת אימייל לכל תיקייה אישית או נתיב תיקייה לכל תיקייה צוותית. תיקיות הצוות מיובאות לאחסון שיתופי ספציפי ב-Workspace. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.
  3. אם מייבאים תיקייה של צוות ב-Dropbox, בעמודה השנייה מוסיפים את הכותרת Target Drive FolderID (מזהה תיקיית היעד ב-Drive). לאחר מכן, מזינים את המזהה של האחסון השיתופי ב-Workspace שאליו רוצים לייבא את תיקיית הצוות. כל תיקיית צוות צריכה להיות בשורה נפרדת.

  4. אם מייבאים תיקייה משותפת ב-Dropbox, בעמודה השלישית מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים כתובת אימייל של משתמש ב-Workspace שאליו מייבאים את התיקייה. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.

    מומלץ: כדי למנוע כשלים בייבוא נתונים ובעיות בביצועים של Google Drive, כדאי להשתמש בכמה משתמשי Google שהם יעדים בקובץ. אפשר לייבא עד 500,000 פריטים למשתמש יעד אחד ב-Google.

    לדוגמה:

    סוג התיקייה Source DropboxValue מזהה תיקיית היעד ב-Drive משתמש היעד ב-Google Workspace
    אישי terry@example.com לא נדרש אם הערך של DropboxValue תואם למשתמש ב-Workspace לא נדרש אם הערך של DropboxValue תואם למשתמש ב-Workspace
    ChromeOS /folder/folder2 BDEz25J3DzFb

    alan@other-company.com,

    emma@other-company.com

  5. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.

  6. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:

    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על 'משימות'כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

  7. אם העלאת קובץ ה-CSV נכשלת:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 3: יצירה והעלאה של מיפוי זהויות

יוצרים קובץ CSV שני (נפרד מהקובץ של תיקיות Dropbox) כדי למפות תיקיות וקבצים ב-Dropbox למשתמשים ב-Workspace. אפשר ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

לפני שמתחילים: אם מייבאים קבוצות של Dropbox לקבוצות Google, צריך:

כדי ליצור את מפת הזהויות:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת Source Entity (ישות מקור) ומזינים כתובת אימייל לכל תיקייה אישית או נתיב תיקייה לכל תיקייה של צוות שרוצים לייבא מ-Dropbox. כל תיקייה צריכה להיות בשורה נפרדת.
  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים את כתובת האימייל ב-Workspace שאליה מייבאים את הנתונים.

    לדוגמה:

    זהות המקור כתובת אימייל יעד
    emma@example.com emma@other-company.com
    Group Team A group-team-a@other-company.com
  4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  5. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ ה-CSV עם המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על 'משימות'כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

  6. אם העלאת קובץ ה-CSV נכשלת:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 4: קביעת הגדרות ייבוא הנתונים

  1. לוחצים על עריכת ההגדרות ומשתמשים באחת מההגדרות הבאות כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-Dropbox.

  2. אם רוצים לייבא את כל המשתמשים ב-OneDrive, כולל אלה שלא נמצאים במיפוי הזהויות, מסמנים את התיבה מיפוי של חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים ובוחרים באחת מהאפשרויות:

    • אם כתובת האימייל של המשתמש ב-Dropbox זהה לכתובת שלו ב-Workspace, בוחרים באפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית.
    • אם שם הדומיין של כל המשתמשים המיובאים משתנה, מסמנים את התיבה הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ואז בוחרים דומיין מהרשימה.

    הערה: ההגדרות האלה לא חלות על משתמשים חיצוניים או על קבוצות ב-Dropbox.

  3. אם רוצים להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ואז בוחרים באחת מהאפשרויות:

    • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר אחרי ואז בוחרים תאריך.
    • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונו אחרי ואז בוחרים תאריך.

    הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם והן חלות רק על קבצים ספציפיים, ולא על תיקיות. כל התיקיות מיובאות, בלי קשר לתאריך שבוחרים.

  4. אם לא רוצים לייבא את כל סוגי הקבצים, מסמנים את התיבה לא כולל פורמטים ספציפיים של קבצים ומזינים את סיומות הקבצים שרוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות שונות של קבצים באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp,‏ log,‏ bak וכו').

  5. אם לא רוצים לייבא קבצים גדולים יותר, מסמנים את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, מזינים גודל מקסימלי ואז בוחרים באפשרות MB או GB.

  6. לוחצים על שמירה.

שלב 5: הפעלת ייבוא נתונים

התחלת ייבוא נתונים מעניקה גישה ברמת הדומיין ויוצרת מזהה לקוח לייבוא נתונים ב-Workspace. מידע נוסף זמין במאמר בנושא שליטה בהרשאות הגישה ל-API באמצעות הענקת גישה ברמת הדומיין.

  1. לוחצים על התחלת ייבוא הנתונים.
  2. במהלך ייבוא הנתונים, תוכלו לראות עדכונים בזמן אמת לגבי הפרטים הבאים:
    • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו בהצלחה.
    • לא נכללו – משימות שלא נכללו בגלל הגדרות מסוימות של ייבוא נתונים, או כי הן הושלמו בייבוא נתונים קודם.
    • אזהרה – משימות שהושלמו אבל לא כצפוי
    • נכשלו – משימות שהייבוא שלהן נכשל בגלל שגיאה
    • הזמן שחלף – הזמן שחלף מאז שהתחיל ייבוא הנתונים
    • קבצים שזוהו – מספר הקבצים שזוהו במהלך ייבוא הנתונים
    • קבצים שיובאו – מספר הקבצים שיובאו בהצלחה
    • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שיובאו בעבר והמערכת דילגה עליהם.
    • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שהייבוא שלהם נכשל
    • גודל הקבצים שיובאו – הגודל הכולל של הקבצים שיובאו
    • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – תיקיות מ-Dropbox שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן
  3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא נתונים שבאמצע התהליך:
    1. לוחצים על צפייה ביומני ייבוא הנתונים או על ייצוא של דוח הסיכום.
    2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות ואז הקישור לדוח.
    3. לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets.
  4. (אופציונלי) כדי להפסיק ייבוא באמצע התהליך, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהייבוא יפסיק, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם. אם אתם מריצים אצוות אחרות באותו הזמן, הייבוא של האצוות האלה יימשך. נתוני Dropbox שייובאו לפני העצירה לא יימחקו מ-Workspace.

בסיום ייבוא הנתונים תקבלו אימייל עם נתונים סטטיסטיים על הייבוא. כל הדוחות מצורפים. פרטים נוספים על הדוחות זמינים במאמר בנושא הסבר על דוח ייבוא נתונים מ-Dropbox.

שלב 6: יציאה מייבוא נתונים שהושלם

אחרי שיוצאים מייבוא נתונים, אי אפשר יותר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלו.

אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא נתונים שהושלם במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מהייבוא. אם אתם צריכים להפעיל ייבוא נתונים חדש מ-Dropbox, צריך לצאת מהייבוא הקיים.

כדי לצאת מייבוא נתונים:

  1. אם רוצים לייבא קבצים חדשים או מעודכנים לפני שיוצאים, פועלים לפי השלבים במאמר הפעלת ייבוא דלתא ל-Dropbox.
  2. (אופציונלי) אם רוצים לשמור יומנים ודוחות מייבוא נתונים, לוחצים על צפייה ביומנים של ייבוא נתונים ואז ייצוא של דוח הסיכום.
  3. לוחצים על יציאה מהייבוא ואז יציאה ומחיקת הייבוא.

ייבוא נתונים נועד לשמש כתכונה שתומכת בפרודוקטיביות ולא ככלי עזר בנושאי תאימות משפטית. האחריות לבדיקה של צורכי התאימות המשפטית של הארגון ועמידה בהם חלה עליכם ועל הארגון שלכם. אם יש קבצים ותיקיות שדרושים לכם לצורכי תאימות משפטית, מומלץ לגבות את הקבצים שנמצאים ב-Dropbox לפני ייבוא הנתונים ל-Workspace.


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.