از ابزار وارد کردن دادهها برای کپی کردن فایلها، پوشهها و مجوزهای مرتبط از یک حساب تجاری دراپباکس به حسابهای Workspace سازمان خود استفاده کنید. به جز مواردی که مشخص شده است، این مراحل را در کنسول گوگل ادمین برای حساب Workspace که دادهها را به آن وارد میکنید، انجام میدهید.
الزامات فضای کاری
- مطمئن شوید که یک مدیر ارشد، فرآیند وارد کردن دادهها را تنظیم و اجرا میکند. نمایندگان فروش نمیتوانند دادهها را برای حسابهای مشتریان خود وارد کنند.
- شما باید در Workspace برای فایلهای سازمان خود درایوهای مشترک ایجاد کنید. برای جزئیات بیشتر، به بخش «تنظیم درایوهای مشترک برای سازمان خود» بروید. اگر از قبل درایوهای مشترک دارید، به جای آن به بخش «مدیریت درایوهای مشترک به عنوان مدیر» بروید.
- قبل از اینکه هر کاربر Workspace بتواند وارد سیستم شود و از سرویسهای گوگل استفاده کند، باید به او یک حساب کاربری بدهید. وارد کردن دادهها فقط دادهها را در حسابهای کاربری موجود کپی میکند. ابزار وارد کردن دادهها از دادههای وارد شده برای ایجاد خودکار حسابهای کاربری استفاده نمیکند. برای جزئیات بیشتر، به گزینههای افزودن کاربران بروید.
- هر کاربر قبل از دسترسی به دادههای وارد شده خود، باید مجوز کاربری داشته باشد. برای جزئیات بیشتر، به نحوه عملکرد مجوز مراجعه کنید.
- شما باید گوگل درایو را برای هر کاربر Workspace که به آن وارد میکنید، فعال کنید. برای جزئیات بیشتر، به روشن یا خاموش کردن گوگل درایو و اسناد برای کاربران بروید.
- شما میتوانید تا ۱۵۰ پوشه شخصی یا تیمی دراپباکس را همزمان وارد کنید. اگر نیاز به وارد کردن کاربران یا پوشههای اضافی دارید، باید وارد کردن دادههای دیگری را شروع کنید.
الزامات دراپ باکس
- مطمئن شوید که یک مدیر تیم دراپباکس در وارد کردن دادهها کمک میکند.
- شما برای هر کاربری که میخواهید وارد کنید، به یک آدرس ایمیل کاربر دراپباکس و برای هر پوشه تیمی، به یک مسیر نیاز دارید. برای دریافت لیستی از آدرسهای ایمیل و مسیرهای پوشه تیمی در مستأجر دراپباکس خود، یک گزارش داده عضو و یک گزارش ذخیرهسازی تیم صادر کنید.
اجرای یک وارد کردن داده
برای این کار باید به عنوان مدیر ارشد وارد سیستم شوید. نمایندگان فروش نمیتوانند دادههای حسابهای مشتریان خود را وارد کنند.
مرحله ۱: به حساب دراپباکس خود متصل شوید
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دادهها واردات و صادرات داده واردات داده .برای این کار باید به عنوان مدیر ارشد وارد سیستم شوید.
- برای دراپباکس، روی «وارد کردن» کلیک کنید.
- روی «اتصال» کلیک کنید و به عنوان مدیر تیم وارد دراپباکس شوید.
مرحله ۲: پوشهها را برای وارد کردن انتخاب کنید
ابزار جدید وارد کردن دادهها، فایلها، پوشهها و مجوزها را از پوشههای کاربران و تیمهای دراپباکس به گوگل درایو کپی میکند. با ایجاد یک فایل مقادیر جدا شده با کاما (CSV) حاوی اطلاعات دراپباکس که میخواهید وارد کنید، محدوده وارد کردن را تنظیم کنید. میتوانید یک فایل CSV جدید با ستونهای مورد نیاز ایجاد کنید، یا میتوانید یک فایل نمونه را دانلود کرده و ردیفها را اضافه کنید. فایل CSV تکمیل شده باید کمتر از 10 مگابایت باشد.
- در فضای کاری، یک برنامه صفحهگسترده باز کنید یا «دانلود نمونه فایل CSV» را انتخاب کنید.
- در ستون اول، عنوان Source DropboxValue را اضافه کنید و برای هر پوشه شخصی یک آدرس ایمیل یا برای هر پوشه تیمی یک مسیر پوشه وارد کنید. پوشههای تیمی به یک درایو مشترک مشخص شده در فضای کاری وارد میشوند. برای هر پوشه از یک ردیف جداگانه استفاده کنید.
برای یافتن اطلاعات پوشههای شخصی و تیمی در کنسول مدیریت دراپباکس، به بخش «نحوه ایجاد گزارش دادههای اعضا» یا «نحوه ایجاد گزارش ذخیرهسازی تیم» مراجعه کنید.
توجه: شما میتوانید همزمان تا ۱۵۰ پوشه شخصی یا تیمی در دراپباکس را وارد کنید.
- (فقط در صورتی اعمال میشود که در حال وارد کردن یک پوشه تیمی دراپباکس باشید) در ستون دوم، عنوان Target Drive FolderID را اضافه کنید و شناسه درایو اشتراکی Workspace را که میخواهید پوشه تیمی دراپباکس را در آن وارد کنید، وارد کنید.
میتوانید شناسههای درایو اشتراکی موجود را در صفحه مدیریت درایوهای اشتراکی در کنسول مدیریت گوگل پیدا کنید.
- (فقط در صورتی اعمال میشود که در حال وارد کردن یک پوشه تیمی دراپباکس باشید) در ستون سوم، عنوان Target GUser را اضافه کنید و یک آدرس ایمیل برای کاربر Workspace که دادههای او از یک پوشه تیمی دراپباکس به Workspace وارد میشود، وارد کنید. برای هر پوشه از یک ردیف جداگانه استفاده کنید.
توجه: در موارد زیر، Target GUser مالک فایل است:
- اطلاعات مربوط به ایجادکننده یا آخرین کاربر تغییر یافته در دسترس نیست.
- پوشه دراپباکس فقط شامل مجوزهای گروهی است و هیچ مجوز کاربری ندارد.
- سازنده یا آخرین تغییردهندهی یک پوشه یا فایل، مجوزهای کافی برای فضای کاری ندارد.
توصیه شده: برای جلوگیری از خرابی یا تأخیر در وارد کردن اطلاعات در گوگل درایو، میتوانید چندین آدرس ایمیل را در یک سلول در Target GUser اضافه کنید و آنها را با کاما از هم جدا کنید. میتوانید تا ۵۰۰۰۰۰ مورد دراپباکس را برای یک Target GUser وارد کنید.
مثال:
منبع: دراپباکسوالی شناسه پوشه درایو هدف هدف GUser terry@example.com /پوشه/پوشه۲ BDEz25J3DzFb alan@other-company.com
emma@other-company.com - صفحه گسترده را به عنوان فایل CSV ذخیره کنید.
- فایل را در کنسول مدیریت آپلود کنید:
- روی آپلود CSV کلیک کنید.
- فایل نگاشت CSV خود را انتخاب کنید روی باز کردن کلیک کنید.
- روی وظایف کلیک کنید
برای تأیید اینکه فایل نقشهبرداری با موفقیت آپلود شده است.
مرحله ۳: ایجاد و آپلود نقشه هویت
یک فایل CSV دوم ایجاد کنید تا به عنوان یک نقشه هویتی که کاربران Dropbox را به کاربران Workspace متصل میکند، استفاده شود. میتوانید یک فایل CSV جدید با ستونهای مورد نیاز ایجاد کنید، یا میتوانید یک فایل نمونه را دانلود کنید و ردیفها را اضافه کنید. این فایل باید جدا از لیست پوشههایی باشد که میخواهید وارد کنید. همچنین باید کوچکتر از ۱۰ مگابایت باشد.
قبل از شروع: اگر میخواهید گروههای دراپباکس را به گروههای گوگل وارد کنید، باید:
- در حساب Workspace خود، در Google Groups گروه ایجاد کنید. برای جزئیات بیشتر، به «ایجاد گروه در سازمان خود» بروید.
- عضویتهای کاربری گروههای دراپباکس را در گروههای گوگل تکرار کنید.
برای ایجاد نقشه هویت:
- یک برنامه صفحه گسترده باز کنید یا در Workspace گزینه دانلود نمونه فایل CSV را انتخاب کنید.
- در ستون اول، سربرگ Source Entity را اضافه کنید و آدرسهای ایمیل کاربران دراپباکس و نام گروههایی را که میخواهید وارد کنید، وارد کنید. برای هر کاربر یا گروه از یک ردیف جداگانه استفاده کنید.
- در ستون دوم، عنوان «ایمیل مقصد» را اضافه کنید و یک آدرس ایمیل Workspace که اطلاعات وارد شده از کاربر یا گروه Dropbox را در ستون اول دریافت میکند، وارد کنید. برای هر کاربر یا گروه از یک ردیف جداگانه استفاده کنید.
مثال:
هویت منبع ایمیل مقصد emma@example.com emma@other-company.com تیم گروه الف group-team-a@other-company.com - صفحه گسترده را به عنوان فایل CSV ذخیره کنید.
- فایل را در کنسول مدیریت آپلود کنید:
- روی آپلود CSV کلیک کنید.
- فایل نگاشت CSV خود را انتخاب کنید روی باز کردن کلیک کنید.
- روی وظایف کلیک کنید برای تأیید اینکه فایل نقشهبرداری با موفقیت آپلود شده است.
(اختیاری) مرحله ۴: پیکربندی تنظیمات وارد کردن دادهها
برای انتخاب دادههایی که میخواهید از دراپباکس کپی کنید، از تنظیمات زیر استفاده کنید:
- برای وارد کردن همه کاربران OneDrive، از جمله آنهایی که در نقشه هویت یافت نمیشوند، مطمئن شوید که گزینه «کپی کردن حسابهایی که در نقشهای که در طول وارد کردن دادهها کشف میشوند، گنجانده نشدهاند» علامت زده شده باشد، و سپس یکی از گزینهها را انتخاب کنید:
- اگر آدرس ایمیل کاربر در دراپباکس با آدرس او در ورکاسپیس یکسان است، مطمئن شوید که گزینهی «نگه داشتن آدرس ایمیل اصلی» انتخاب شده باشد.
- اگر نام دامنه برای همه کاربران وارد شده در حال تغییر است، گزینه «استفاده از دامنه آدرس ایمیل متفاوت برای این حسابها» را انتخاب کنید و یک دامنه را از لیست انتخاب کنید.
توجه: این تنظیمات برای کاربران خارجی یا گروههای دراپباکس اعمال نمیشود.
- برای کپی کردن فایلها بر اساس تاریخ، کادر « فقط شامل فایلهای ایجاد شده یا اصلاح شده پس از تاریخ زیر» را علامت بزنید و سپس یکی از گزینهها را انتخاب کنید:
- برای کپی کردن فایلهایی که پس از یک تاریخ خاص ایجاد شدهاند، گزینهی «ایجاد شده پس از» را انتخاب کنید و سپس یک تاریخ را انتخاب کنید .
- برای کپی کردن فایلهایی که پس از یک تاریخ خاص تغییر کردهاند، گزینه «اصلاحشده پس از» را انتخاب کنید و سپس یک تاریخ را انتخاب کنید.
توجه: تنظیمات تاریخ بر اساس منطقه زمانی محلی شما انجام میشود و فقط برای فایلهای جداگانه اعمال میشود، نه پوشهها. همه پوشهها، صرف نظر از تاریخی که انتخاب میکنید، وارد میشوند.
- اگر نمیخواهید همه انواع فایلها را وارد کنید، کادر «حذف فرمتهای خاص فایل» را علامت بزنید و سپس پسوند فایلهایی را که میخواهید حذف شوند وارد کنید. پسوندهای مختلف فایل را با کاما از هم جدا کنید (برای مثال، tmp، log، bak و غیره).
- اگر نمیخواهید فایلهای بزرگتر را وارد کنید، کادر «حذف فایلهای بزرگتر از اندازه زیر» را علامت بزنید، حداکثر اندازه را وارد کنید و سپس مگابایت یا گیگابایت را انتخاب کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
مرحله ۵: شروع وارد کردن دادهها
- روی شروع وارد کردن کلیک کنید.
- شما میتوانید بهروزرسانیهای اطلاعات زیر را در حین انجام واردات، بهصورت آنی بررسی کنید:
- موفق - تعداد وظایفی که با موفقیت انجام شدهاند
- رد شده - وظایفی که به دلیل تنظیمات خاص واردات یا به دلیل تکمیل شدن در واردات قبلی، رد شدهاند.
- هشدار - وظایفی که تکمیل شدهاند اما طبق انتظار تکمیل نشدهاند
- ناموفق - وظایفی که به دلیل خطا وارد نشدند
- زمان سپری شده — مدت زمان سپری شده از شروع واردات
- فایلهای کشفشده — تعداد فایلهای شناساییشده در طول وارد کردن
- فایلهای وارد شده — تعداد فایلهایی که با موفقیت وارد شدهاند
- فایلهای رد شده — تعداد فایلهای وارد شده قبلی که رد شدهاند
- فایلها ناموفق بودند — تعداد فایلهایی که وارد نشدند/li>
- حجم فایلهای وارد شده — حجم کل فایلهای وارد شده
- مشکلات کشف - پوشههایی از دراپباکس که قابل خزش نبودند
- روی «مشاهده گزارشهای وارد کردن دادهها» کلیک کنید. میتوانید گزارش را در هر زمانی پس از شروع وارد کردن، صادر کنید.
- اگر لیست وظایف به طور خودکار با گزارش خروجی باز نشد، روی Tasks کلیک کنید. در لینک گزارش.
- برای باز کردن گزارش در Google Sheets، روی «باز کردن در Google Sheets» کلیک کنید.
(اختیاری) مرحله ۶: متوقف کردن یک واردات در حال اجرا
اگر لازم است در حین انجام عملیات، وارد کردن دادهها را متوقف کنید، روی «توقف وارد کردن» کلیک کنید.
توقف وارد کردن ممکن است چند دقیقه طول بکشد و روند وارد کردن را به حالت قبل برنمیگرداند. هر فایلی که قبل از توقف وارد کردن وارد شده باشد، از گوگل درایو حذف نمیشود.
(اختیاری) مرحله ۷: خروج از وارد کردن دادهها
شما میتوانید Delta Imports را اجرا کنید و اطلاعات مربوط به یک واردات تکمیلشده را در کنسول مدیریت تا زمان خروج از واردات بررسی کنید. اگر نیاز به شروع واردات فایل جدید از Dropbox دارید، باید از واردات فعلی خارج شوید.
برای خروج از واردات:
- اگر میخواهید قبل از خروج، فایلهای جدید یا بهروزرسانیشده را وارد کنید، مراحل موجود در «اجرای یک دلتا ایمپورت برای دراپباکس» را دنبال کنید.
- (اختیاری) اگر میخواهید گزارشها و لاگهای مربوط به یک وارد کردن را ذخیره کنید، روی «مشاهده لاگهای وارد کردن دادهها» کلیک کنید. گزارش پوشه را صادر کنید .
- روی خروج از وارد کردن کلیک کنید خارج شوید و import را حذف کنید .
جلوگیری از کپی کردن فایلها
اگر از یک وارد کردن خارج شوید و سپس یک وارد کردن جدید برای همان مجموعه داده شروع کنید، وارد کردن دوم ممکن است فایلهای تکراری در Workspace ایجاد کند. برای جلوگیری از تکرار، از ایجاد دو وارد کردن جداگانه برای همان مجموعه داده خودداری کنید.
نگهداری و توقیف قانونی
وارد کردن دادهها به عنوان یک ویژگی بهرهوری در نظر گرفته شده است و برای کمک به مسائل مربوط به انطباق با قوانین طراحی نشده است. شما و سازمانتان مسئول ارزیابی و برآورده کردن نیازهای انطباق با قوانین سازمان خود هستید. اگر به فایلها و پوشهها برای اهداف انطباق با قوانین نیاز دارید، قبل از وارد کردن دادهها به Workspace، پشتیبانگیری از فایلها در Dropbox را در نظر بگیرید.
گوگل، گوگل ورکاسپیس و علامتها و لوگوهای مرتبط، علائم تجاری شرکت گوگل هستند. سایر نامهای شرکتها و محصولات، علائم تجاری شرکتهایی هستند که با آنها مرتبط هستند.