SharePoint Online অ্যাকাউন্ট থেকে ফাইল ইম্পোর্ট করুন

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান ডেটা ডেটা আমদানি ও রপ্তানি ডেটা আমদানি ।

   ডেটা আমদানিতে যান

   এই কাজটি করার জন্য আপনাকে অবশ্যই সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে সাইন ইন করতে হবে।

2. Microsoft SharePoint Online- এর জন্য, Import-এ ক্লিক করুন।
3. 'Connect to Microsoft SharePoint Online'-এ ক্লিক করুন এবং আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে একজন গ্লোবাল অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে সাইন ইন করুন। যদি সংযোগ করতে না পারেন, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি Microsoft-এ সাইন ইন করার জন্য একটি গ্লোবাল অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন।

ডেটা ইম্পোর্ট টুলটি SharePoint Online সাইটগুলির একটি তালিকা থেকে ফাইল, ফোল্ডার এবং পারমিশনগুলি Workspace-এর শেয়ার্ড ড্রাইভে কপি করে। আপনি যে SharePoint Online সাইটগুলি ইম্পোর্ট করতে চান, সেগুলির একটি তালিকা দিয়ে একটি কমা-সেপারেটেড ভ্যালু (CSV) ফাইল তৈরি করুন। আপনি একটি নতুন CSV ফাইল তৈরি করতে পারেন। অথবা, একটি নমুনা ফাইল ডাউনলোড করে তাতে সারি যোগ করতে পারেন। সম্পূর্ণ CSV ফাইলটির সাইজ অবশ্যই ১০ মেগাবাইটের কম হতে হবে।

CSV ফাইল তৈরি করতে:

1. আপনার ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে একটি স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম খুলুন। অথবা, অ্যাডমিন কনসোলে, ‘Download a sample CSV file’-এ ক্লিক করুন।
2. প্রথম কলামে ‘Source SharePoint URL’ হেডারটি যোগ করুন এবং প্রতিটি SharePoint Online সাইট বা সাইট কালেকশনের জন্য URL-টি লিখুন। প্রতিটি URL-এর জন্য একটি আলাদা সারি ব্যবহার করুন।

   সাবসাইটগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্তর্ভুক্ত হয়ে যায়। অতিরিক্ত সাইটগুলোর জন্য আলাদাভাবে ডেটা ইম্পোর্ট করতে হবে। ডুপ্লিকেশন ত্রুটি এড়াতে, আপনার ফাইলে শুধুমাত্র প্যারেন্ট সাইট বা সাবসাইটগুলো অন্তর্ভুক্ত করুন।

   আপনি SharePoint অ্যাডমিন সেন্টারের 'Manage sites' বিভাগে সমস্ত URL খুঁজে পাবেন।

3. দ্বিতীয় কলামে, ‘Target Drive FolderID’ হেডারটি যোগ করুন এবং সেই শেয়ার্ড ড্রাইভের জন্য একটি অনন্য আইডি লিখুন যেখানে আপনি প্রতিটি ‘Source SharePoint URL’ ইম্পোর্ট করতে চান।

   আপনি গুগল অ্যাডমিন কনসোলের 'ম্যানেজ শেয়ার্ড ড্রাইভস' পেজে বিদ্যমান শেয়ার্ড ড্রাইভ আইডিগুলো খুঁজে পেতে পারেন।

4. তৃতীয় কলামে, ‘Target GUser’ হেডারটি যোগ করুন এবং প্রতিটি ‘Target Drive FolderID’-এর জন্য ম্যানেজার অনুমতিপ্রাপ্ত ব্যবহারকারীর একটি ওয়ার্কস্পেস ইমেল ঠিকানা লিখুন।

   উদাহরণ:

   উৎস SharePoint URL	টার্গেট ড্রাইভ ফোল্ডারআইডি	টার্গেট জিইউজার
   https://company. SharePoint.com/SiteMain/	1dyUEebJaFnWa3Z4n 0BFMVAXQ7mfUH11g	Kim@your-company.com
   https://company. SharePoint.com/ সাইটকমস/ইভেন্টস	3xyUVNbJaFn9Ym2PL 0BFMoQXm7PK09vFl	Alex@your-company.com

5. স্প্রেডশিটটি একটি CSV ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
6. ফাইলটি গুগল অ্যাডমিন কনসোলে আপলোড করুন:
   1. আপনার অ্যাডমিন কনসোলে, আপলোড CSV- তে ক্লিক করুন।
   2. ফাইলটি নির্বাচন করুন খুলুন-এ ক্লিক করুন।
   3. টাস্কগুলিতে ক্লিক করুন ফাইলটি সফলভাবে আপলোড হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে।
7. যদি CSV ফাইলটি সফলভাবে আপলোড না হয়:
   1. ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং ডিলিট-এ ক্লিক করুন। নিশ্চিত করতে হ্যাঁ ।
   2. একটি নতুন ফাইল তৈরি করুন এবং সেটি আবার আপলোড করার চেষ্টা করুন।

   আপনি যদি একাধিকবার এই সমস্যার সম্মুখীন হন, তাহলে গুগল ওয়ার্কস্পেস সাপোর্টে যোগাযোগ করুন ।

SharePoint Online ব্যবহারকারী, SharePoint Online সাইট গ্রুপ এবং Microsoft 365 গ্রুপকে Workspace ব্যবহারকারী ও গ্রুপের সাথে ম্যাপ করার জন্য একটি দ্বিতীয় CSV ফাইল (SharePoint Online সাইটগুলোর ফাইল থেকে আলাদা) তৈরি করুন। আপনি একটি নতুন CSV ফাইল তৈরি করতে পারেন। অথবা, একটি নমুনা ফাইল ডাউনলোড করে তাতে সারি যোগ করতে পারেন। আপনার বাহ্যিক ব্যবহারকারী যোগ করার প্রয়োজন নেই। তাদের অনুমতিগুলো ডিফল্টভাবে ইম্পোর্ট হয়ে যায়। সম্পূর্ণ CSV ফাইলটির সাইজ অবশ্যই ১০ মেগাবাইটের কম হতে হবে।

শুরু করার আগে:

আপনি যদি SharePoint Online সাইট গ্রুপগুলিকে Google Groups-এর সাথে ম্যাপ করেন, তাহলে আপনাকে যা করতে হবে:

• আপনার ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টের জন্য গুগল গ্রুপে গ্রুপ তৈরি করুন।
• SharePoint Online সাইট গ্রুপগুলোর মতো একই ব্যবহারকারী সদস্যপদ Google Groups-এও প্রতিলিপি করুন।

CSV ফাইল তৈরি করতে:

1. আপনার ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে একটি স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম খুলুন। অথবা, অ্যাডমিন কনসোলে, ‘Download a sample CSV file’-এ ক্লিক করুন।
2. প্রথম কলামে, ‘Source Entity’ হেডারটি যোগ করুন এবং SharePoint Online বা 365 থেকে ইম্পোর্ট করতে চান এমন প্রতিটি ইমেল অ্যাড্রেস ও গ্রুপের নাম লিখুন। প্রতিটি ব্যবহারকারী বা গ্রুপের জন্য একটি আলাদা সারি ব্যবহার করুন।
3. দ্বিতীয় কলামে ‘Destination Email’ হেডারটি যোগ করুন এবং একটি ওয়ার্কস্পেস ইমেল অ্যাড্রেস লিখুন, যেটি প্রথম কলামে থাকা প্রতিটি ব্যবহারকারী বা গ্রুপের কাছ থেকে ডেটা ইম্পোর্টের তথ্য গ্রহণ করবে।

   উদাহরণ:

   উৎস সত্তা	গন্তব্য ইমেল
   Kim@example.com	Kim@your-company.com
   groupA@example.com	groupA@your-company.com
   সাইটকমস ভিজিটর	groupsitecomms@your-company.com

4. স্প্রেডশিটটি একটি CSV ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
5. ফাইলটি গুগল অ্যাডমিন কনসোলে আপলোড করুন:
   1. আপনার অ্যাডমিন কনসোলে, আপলোড CSV- তে ক্লিক করুন।
   2. আপনার ম্যাপিং ফাইলটি নির্বাচন করুন খুলুন-এ ক্লিক করুন।
   3. টাস্কগুলিতে ক্লিক করুন ম্যাপিং ফাইলটি সফলভাবে আপলোড হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে।
6. যদি CSV ফাইলটি সফলভাবে আপলোড না হয়:
   1. ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং ডিলিট-এ ক্লিক করুন। নিশ্চিত করতে হ্যাঁ ।
   2. একটি নতুন ফাইল তৈরি করুন এবং সেটি আবার আপলোড করার চেষ্টা করুন।

   আপনি যদি একাধিকবার এই সমস্যার সম্মুখীন হন, তাহলে গুগল ওয়ার্কস্পেস সাপোর্টে যোগাযোগ করুন ।

SharePoint Online থেকে কোন ডেটা কপি করা হবে তা নির্দিষ্ট করতে নিম্নলিখিত সেটিংস ব্যবহার করুন:

1. আইডেন্টিটি ম্যাপে খুঁজে না পাওয়া ব্যবহারকারী ও গ্রুপ সহ সমস্ত SharePoint Online ব্যবহারকারী এবং 365 গ্রুপ ইম্পোর্ট করতে, নিশ্চিত করুন যে ‘ডেটা ইম্পোর্টের সময় আবিষ্কৃত ম্যাপে অন্তর্ভুক্ত নয় এমন অ্যাকাউন্ট কপি করুন’ বক্সটি চেক করা আছে এবং একটি অপশন বেছে নিন:
   • যদি Microsoft অ্যাকাউন্টের ইমেল ঠিকানাটি Google Workspace-এর ঠিকানার মতোই হয়, তাহলে ‘তাদের আসল ইমেল ঠিকানা রাখুন’ বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
   • যদি ইম্পোর্ট করা সমস্ত ব্যবহারকারী এবং 365 গ্রুপের ডোমেইন নাম পরিবর্তন হয়, তাহলে এই অ্যাকাউন্টগুলির জন্য 'Use a different email address domain' নির্বাচন করুন। একটি ডোমেইন নির্বাচন করুন।
2. তারিখ অনুযায়ী ফাইল কপি করতে, ‘ Only include files created or modified after following date’ বক্সটি চেক করুন এবং একটি অপশন বেছে নিন:
   • একটি নির্দিষ্ট তারিখের পরে তৈরি করা ফাইলগুলি কপি করতে, 'Created by' নির্বাচন করুন এবং তারপরে একটি তারিখ নির্বাচন করুন।
   • একটি নির্দিষ্ট তারিখের পরে পরিবর্তিত ফাইলগুলি কপি করতে, 'Modified by' নির্বাচন করুন এবং তারপর একটি তারিখ লিখুন।

   দ্রষ্টব্য: তারিখের সেটিংস আপনার স্থানীয় সময় অঞ্চলের উপর ভিত্তি করে নির্ধারিত হয় এবং এটি শুধুমাত্র স্বতন্ত্র ফাইলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, ফোল্ডারের ক্ষেত্রে নয়। আপনি যে তারিখই নির্বাচন করুন না কেন, সমস্ত ফোল্ডার ইম্পোর্ট হয়ে যাবে।

3. আপনি যদি সব ধরনের ফাইল ইম্পোর্ট করতে না চান, তাহলে ‘Exclude specific file formats’ বক্সে টিক দিন এবং যে ফাইল এক্সটেনশনগুলো বাদ দিতে চান, সেগুলো লিখুন। বিভিন্ন ফাইল এক্সটেনশন কমা দিয়ে আলাদা করুন (যেমন, tmp, log, bak, ইত্যাদি)।
4. যদি আপনি বড় ফাইল ইম্পোর্ট করতে না চান, তাহলে ‘ Exclude files larger than the following size’ বক্সে টিক দিন, একটি সর্বোচ্চ আকার লিখুন এবং তারপর Mb বা Gb নির্বাচন করুন।
5. সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।

ডেটা ইম্পোর্ট শুরু করলে ডোমেন-ব্যাপী ডেলিগেশন মঞ্জুর হয় এবং ওয়ার্কস্পেসে ডেটা ইম্পোর্টের জন্য একটি ক্লায়েন্ট আইডি তৈরি হয়। আরও তথ্যের জন্য, 'ডোমেন-ব্যাপী ডেলিগেশনের মাধ্যমে এপিআই অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ' দেখুন।

1. আমদানি শুরু করতে ক্লিক করুন।

   ডেটা ইম্পোর্ট প্রক্রিয়া চলাকালীন আপনি নিম্নলিখিত তথ্যগুলোর আপডেট রিয়েল টাইমে পর্যালোচনা করতে পারেন:

   • আবিষ্কৃত কাজ — সফলভাবে সম্পন্ন হওয়া কাজের সংখ্যা
   • সতর্কীকরণ — যে কাজগুলো সম্পন্ন করা হলেও প্রত্যাশা অনুযায়ী সম্পন্ন হয়নি, তার সংখ্যা
   • ব্যর্থ — ত্রুটির কারণে যে সকল টাস্ক ইম্পোর্ট হতে পারেনি তার সংখ্যা
   • বাদ দেওয়া — নির্দিষ্ট ডেটা ইম্পোর্ট সেটিংসের কারণে অথবা পূর্ববর্তী ইম্পোর্টে সম্পন্ন হওয়ার কারণে যে কাজগুলো বাদ দেওয়া হয়েছে, তার সংখ্যা।
   • সফল —সফলভাবে সম্পন্ন হওয়া কাজের সংখ্যা
   • প্রক্রিয়াকৃত সাইট — যে সাইটগুলো সম্পূর্ণরূপে আমদানি করা হয়েছে তার সংখ্যা
   • আবিষ্কৃত ফাইল — ইমপোর্ট করার সময় শনাক্ত হওয়া ফাইলের সংখ্যা।
   • আমদানিকৃত ফাইল —সফলভাবে আমদানি করা ফাইলের সংখ্যা
   • বাদ দেওয়া ফাইল — পূর্বে ইম্পোর্ট করা ফাইলগুলির সংখ্যা যা বাদ দেওয়া হয়েছে
   • ফাইল ব্যর্থ হয়েছে — যে ফাইলগুলো ইম্পোর্ট করা যায়নি তার সংখ্যা
   • আবিষ্কার সংক্রান্ত সমস্যা — উৎস অ্যাকাউন্ট থেকে যে ফোল্ডারগুলো ক্রল করা যায়নি তার সংখ্যা
   • অতিবাহিত সময় — ডেটা আমদানি শুরু হওয়ার পর থেকে অতিবাহিত সময়।
   ডেটা ইম্পোর্ট সম্পন্ন হলে, আপনি ইম্পোর্টের পরিসংখ্যানসহ একটি ইমেল পাবেন। এর সাথে যেকোনো রিপোর্ট সংযুক্ত থাকে।
2. ডেটা ইম্পোর্ট শুরু হয়ে গেলে আপনি যেকোনো সময়ে নিম্নলিখিত রিপোর্টগুলো এক্সপোর্ট করতে পারবেন:
   1. ত্রুটি সমাধান করতে, ‘ডেটা ইম্পোর্ট লগ দেখুন’-এ ক্লিক করুন।
   2. প্রতিটি সাইটের ডেটা ইম্পোর্টের অগ্রগতি ও পরিসংখ্যান নিরীক্ষণ করতে, ‘এক্সপোর্ট সাইট রিপোর্ট’-এ ক্লিক করুন।
   3. এক্সপোর্ট করা রিপোর্টের সাথে যদি টাস্ক তালিকাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে না খোলে, তাহলে টাস্ক-এ ক্লিক করুন। রিপোর্টের লিঙ্ক।
   4. রিপোর্টটি গুগল শিটসে খোলার জন্য ‘ওপেন ইন গুগল শিটস’-এ ক্লিক করুন।

চলমান ডেটা ইম্পোর্ট বন্ধ করতে চাইলে, ‘স্টপ ইম্পোর্ট’-এ ক্লিক করুন।

ডেটা ইম্পোর্ট বন্ধ করতে কয়েক মিনিট সময় লাগতে পারে এবং এটি ইম্পোর্ট প্রক্রিয়াটিকে পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনে না। বন্ধ করার আগে ইম্পোর্ট হওয়া কোনো ফাইল গুগল ড্রাইভ থেকে মুছে যাবে না।

আপনি ডেটা ইম্পোর্ট শুরু না করা পর্যন্ত অ্যাডমিন কনসোলে তা চালাতে এবং সম্পন্ন হওয়া ইম্পোর্টের তথ্য পর্যালোচনা করতে পারবেন। যদি আপনার SharePoint Online থেকে নতুন কোনো ডেটা ইম্পোর্ট শুরু করার প্রয়োজন হয়, তবে আপনাকে অবশ্যই চলমান ইম্পোর্টটি থেকে বেরিয়ে আসতে হবে।

সম্পন্ন ডেটা আমদানি থেকে বের হতে:

1. প্রস্থান করার আগে আপনি যদি কোনো নতুন বা আপডেট করা ফাইল ইম্পোর্ট করতে চান, তাহলে “Run a delta import for SharePoint Online”- এর ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
2. (ঐচ্ছিক) ডেটা ইম্পোর্ট থেকে রিপোর্ট সংরক্ষণ করতে, 'ডেটা ইম্পোর্ট লগ দেখুন'-এ ক্লিক করুন। সাইট রিপোর্ট রপ্তানি করুন ।
3. আমদানি থেকে প্রস্থান করতে ক্লিক করুন প্রস্থান করুন এবং ইম্পোর্টটি মুছে ফেলুন ।

ডুপ্লিকেট ফাইল এড়িয়ে চলুন

যদি আপনি একটি ডেটা ইম্পোর্ট থেকে বেরিয়ে এসে একই ডেটা সেটের জন্য একটি নতুন ইম্পোর্ট শুরু করেন, তাহলে দ্বিতীয় ইম্পোর্টটি ওয়ার্কস্পেসে ডুপ্লিকেট ফাইল তৈরি করতে পারে। ডুপ্লিকেশন এড়াতে, একই ডেটা সেটের জন্য দুটি পৃথক ইম্পোর্ট তৈরি করা থেকে বিরত থাকুন।