Nhập tệp từ tài khoản SharePoint Online

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn Dữ liệu Nhập và xuất dữ liệu Nhập dữ liệu.

   Chuyển đến phần Nhập dữ liệu

   Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

2. Đối với Microsoft SharePoint Online, hãy nhấp vào Nhập.
3. Nhấp vào Kết nối với Microsoft SharePoint Online rồi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft với tư cách là Quản trị viên toàn cầu. Nếu bạn không thể kết nối, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tài khoản Quản trị viên toàn cầu để đăng nhập vào Microsoft.

Công cụ nhập dữ liệu sao chép tệp, thư mục và quyền từ danh sách các trang web SharePoint Online sang bộ nhớ dùng chung trong Workspace. Tạo một tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) liệt kê các trang web SharePoint Online mà bạn muốn nhập. Bạn có thể tạo một tệp CSV mới. Hoặc tải một tệp mẫu xuống rồi thêm các hàng. Tệp CSV đã hoàn tất phải nhỏ hơn 10 MB.

Cách tạo tệp CSV:

1. Sử dụng tài khoản quản trị viên Workspace, hãy mở một chương trình bảng tính. Hoặc trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào Tải tệp CSV mẫu xuống.
2. Trong cột đầu tiên, hãy thêm tiêu đề URL nguồn của SharePoint rồi nhập URL cho từng trang web hoặc tuyển tập trang web trên SharePoint Online. Sử dụng một hàng riêng cho mỗi URL.

   Các trang web phụ sẽ tự động được thêm vào. Các trang web khác yêu cầu bạn nhập dữ liệu riêng. Để tránh lỗi trùng lặp, bạn chỉ nên thêm trang web chính hoặc trang web phụ vào tệp.

   Bạn có thể tìm thấy tất cả các URL tại Quản lý trang web trong Trung tâm quản trị SharePoint.

3. Trong cột thứ hai, hãy thêm tiêu đề Target Drive FolderID và nhập một mã nhận dạng duy nhất cho bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn nhập từng URL nguồn của SharePoint.

   Bạn có thể tìm thấy mã bộ nhớ dùng chung hiện có trên trang Quản lý bộ nhớ dùng chung trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.

4. Trong cột thứ ba, hãy thêm tiêu đề Target GUser rồi nhập địa chỉ email trong Workspace của người dùng có quyền Quản lý đối với từng Target Drive FolderID.

   Ví dụ:

   URL SharePoint nguồn	Target Drive FolderID	Nhắm đến người dùng Google Workspace
   https://company. SharePoint.com/SiteMain/	1dyUEebJaFnWa3Z4n 0BFMVAXQ7mfUH11g	Kim@your-company.com
   https://company. SharePoint.com/ SiteComms/Events	3xyUVNbJaFn9Ym2PL 0BFMoQXm7PK09vFl	Alex@your-company.com

5. Lưu bảng tính dưới dạng tệp CSV.
6. Tải tệp lên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google:
   1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào Tải tệp CSV lên.
   2. Chọn tệpnhấp vào Mở.
   3. Nhấp vào biểu tượng Tasks (Tác vụ) để xác nhận rằng tệp đã được tải lên thành công.
7. Nếu không tải được tệp CSV lên:
   1. Chọn tệp rồi nhấp vào biểu tượng XoáCó để xác nhận.
   2. Tạo một tệp mới rồi thử tải lên lại.

   Nếu bạn gặp phải vấn đề này nhiều lần, hãy liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Workspace.

Tạo một tệp CSV thứ hai (tách biệt với tệp trang web SharePoint Online) để liên kết người dùng SharePoint Online, nhóm trang web SharePoint Online và nhóm Microsoft 365 với người dùng và nhóm Workspace. Bạn có thể tạo một tệp CSV mới. Hoặc tải một tệp mẫu xuống rồi thêm các hàng. Bạn không cần thêm người dùng bên ngoài. Theo mặc định, các quyền của họ sẽ được nhập. Tệp CSV đã hoàn tất phải nhỏ hơn 10 MB.

Trước khi bắt đầu:

Nếu đang liên kết các nhóm trang web trên SharePoint Online với các nhóm trên Google, bạn cần:

• Tạo nhóm trong Google Groups cho tài khoản Workspace của bạn.
• Sao chép tư cách thành viên của người dùng trong Google Groups giống như trong các nhóm trang web trên SharePoint Online.

Cách tạo tệp CSV:

1. Sử dụng tài khoản quản trị viên Workspace, hãy mở một chương trình bảng tính. Hoặc trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào Tải tệp CSV mẫu xuống.
2. Trong cột đầu tiên, hãy thêm tiêu đề Source Entity (Thực thể nguồn) rồi nhập từng địa chỉ email và tên nhóm mà bạn muốn nhập từ SharePoint Online hoặc 365. Sử dụng một hàng riêng cho mỗi người dùng hoặc nhóm.
3. Trong cột thứ hai, hãy thêm tiêu đề Destination Email (Email đích) rồi nhập địa chỉ email Workspace sẽ nhận thông tin nhập dữ liệu của từng người dùng hoặc nhóm trong cột đầu tiên.

   Ví dụ:

   Thực thể nguồn	Email đích
   Kim@example.com	Kim@your-company.com
   groupA@example.com	groupA@your-company.com
   Khách truy cập SiteComms	groupsitecomms@your-company.com

4. Lưu bảng tính dưới dạng tệp CSV.
5. Tải tệp lên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google:
   1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào Tải tệp CSV lên.
   2. Chọn tệp ánh xạnhấp vào Mở.
   3. Nhấp vào Tasks (Tác vụ)để xác nhận rằng bạn đã tải tệp ánh xạ lên thành công.
6. Nếu không tải được tệp CSV lên:
   1. Chọn tệp rồi nhấp vào biểu tượng XoáCó để xác nhận.
   2. Tạo một tệp mới rồi thử tải lên lại.

   Nếu bạn gặp phải vấn đề này nhiều lần, hãy liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Workspace.

Sử dụng các chế độ cài đặt sau để chỉ định dữ liệu cần sao chép từ SharePoint Online:

1. Để nhập tất cả người dùng và nhóm 365 trên SharePoint Online, kể cả những người dùng và nhóm không có trong sơ đồ liên kết danh tính, hãy đảm bảo rằng bạn đã đánh dấu vào hộp Sao chép những tài khoản không có trong sơ đồ được phát hiện trong quá trình nhập dữ liệu và chọn một lựa chọn:
   • Nếu địa chỉ email của tài khoản Microsoft giống với địa chỉ trong Google Workspace, hãy chọn Giữ nguyên địa chỉ email ban đầu.
   • Nếu tên miền của tất cả người dùng và nhóm 365 được nhập đang thay đổi, hãy chọn Sử dụng một miền địa chỉ email khác cho các tài khoản nàychọn một miền.
2. Để sao chép tệp theo ngày, hãy đánh dấu vào ô Chỉ bao gồm các tệp được tạo hoặc sửa đổi sau ngày sau đây rồi chọn một cách:
   • Để sao chép những tệp được tạo sau một ngày nhất định, hãy chọn Người tạo rồi chọn một ngày.
   • Để sao chép các tệp được sửa đổi sau một ngày nhất định, hãy chọn Người sửa đổi rồi nhập một ngày.

   Lưu ý: Chế độ cài đặt ngày dựa trên múi giờ địa phương của bạn và chỉ áp dụng cho từng tệp, chứ không áp dụng cho thư mục. Tất cả thư mục đều được nhập, bất kể bạn chọn ngày nào.

3. Nếu bạn không muốn nhập tất cả các loại tệp, hãy đánh dấu vào ô Loại trừ các định dạng tệp cụ thể rồi nhập đuôi tệp cần loại trừ. Tách các đuôi tệp bằng dấu phẩy (ví dụ: tmp, log, bak, v.v.).
4. Nếu bạn không muốn nhập các tệp có kích thước lớn hơn, hãy đánh dấu vào hộp Loại trừ các tệp có kích thước lớn hơn kích thước sau đây, nhập kích thước tối đa rồi chọn Mb hoặc Gb.
5. Nhấp vào Lưu.

Khi bắt đầu nhập dữ liệu, bạn sẽ cấp quyền uỷ quyền trên toàn miền và tạo một mã ứng dụng cho tính năng Nhập dữ liệu trong Workspace. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Kiểm soát quyền truy cập API bằng tính năng uỷ quyền trên toàn miền.

1. Nhấp vào Bắt đầu nhập.

   Bạn có thể xem thông tin cập nhật về những nội dung sau theo thời gian thực trong khi quá trình nhập dữ liệu đang diễn ra:

   • Việc cần làm đã được tìm ra – Số lượng việc cần làm đã hoàn tất
   • Cảnh báo – Số lượng tác vụ đã hoàn thành nhưng không hoàn thành như mong đợi
   • Không thành công – Số lượng tác vụ không nhập được do lỗi
   • Đã bỏ qua – Số lượng nhiệm vụ bị bỏ qua do một số chế độ cài đặt nhập dữ liệu hoặc do đã hoàn thành trong lần nhập trước
   • Thành công – Số lượng việc đã hoàn thành thành công
   • Số trang web đã xử lý – Số trang web đã được nhập hoàn toàn
   • Số lượng tệp tìm được – Số lượng tệp được phát hiện trong quá trình nhập
   • Số tệp đã nhập – Số lượng tệp đã nhập thành công
   • Số tệp bị bỏ qua – Số lượng tệp đã nhập trước đó bị bỏ qua
   • Không nhập được tệp – Số lượng tệp không nhập được
   • Vấn đề về việc phát hiện – Số lượng thư mục trong tài khoản nguồn không thể thu thập dữ liệu
   • Thời gian đã trôi qua – Thời gian đã trôi qua kể từ khi bắt đầu nhập dữ liệu
   Khi quá trình nhập dữ liệu hoàn tất, bạn sẽ nhận được email kèm theo số liệu thống kê về quá trình nhập. Mọi báo cáo đều được đính kèm.
2. Bạn có thể xuất các báo cáo sau đây bất cứ lúc nào sau khi bắt đầu nhập dữ liệu:
   1. Để khắc phục lỗi, hãy nhấp vào Xem nhật ký nhập dữ liệu.
   2. Để theo dõi tiến trình và số liệu thống kê nhập dữ liệu cho mỗi trang web, hãy nhấp vào Xuất báo cáo trang web.
   3. Nếu danh sách Việc cần làm không tự động mở cùng với báo cáo đã xuất, hãy nhấp vào biểu tượng Việc cần làmđường liên kết đến báo cáo.
   4. Nhấp vào Mở bằng Google Trang tính để mở báo cáo trong Google Trang tính.

Nếu bạn cần dừng quá trình nhập dữ liệu khi quá trình này đang diễn ra, hãy nhấp vào Dừng nhập.

Quá trình dừng nhập dữ liệu có thể mất vài phút và không khôi phục được quy trình nhập. Mọi tệp được nhập trước khi quá trình dừng sẽ không bị xoá khỏi Google Drive.

Bạn có thể chạy một lượt nhập dữ liệu và xem thông tin về lượt nhập dữ liệu đã hoàn tất trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho đến khi thoát khỏi quá trình nhập. Nếu cần bắt đầu nhập dữ liệu mới từ SharePoint Online, bạn phải thoát khỏi quy trình nhập hiện có.

Cách thoát khỏi quy trình nhập dữ liệu đã hoàn tất:

1. Nếu bạn muốn nhập bất kỳ tệp mới hoặc tệp đã cập nhật nào trước khi thoát, hãy làm theo các bước trong bài viết Chạy quy trình nhập gia tăng cho SharePoint Online.
2. (Không bắt buộc) Để lưu báo cáo từ một hoạt động nhập dữ liệu, hãy nhấp vào Xem nhật ký nhập dữ liệuXuất báo cáo trang web.
3. Nhấp vào Thoát khỏi quy trình nhậpThoát và xoá quy trình nhập.

Tránh các tệp trùng lặp

Nếu bạn thoát khỏi một lượt nhập dữ liệu rồi bắt đầu một lượt nhập mới cho cùng một tập dữ liệu, thì lượt nhập thứ hai có thể tạo ra các tệp trùng lặp trong Workspace. Để tránh trùng lặp, đừng tạo 2 lượt nhập riêng biệt cho cùng một tập dữ liệu.