סריקת נתונים ב-Exchange Online

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

אפשר להשתמש בייבוא נתונים מתקדם כדי לסרוק קבוצות של נתונים מ-Microsoft Exchange Online לפני או אחרי הייבוא שלהם ל-Google Workspace. ייבוא סריקה יוצר דוחות שעוזרים לתכנן ייבוא חדש ולבדוק ייבוא שהושלם.

מידע נוסף על ייבוא נתונים מתקדם זמין במאמר שימוש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים מ-Exchange Online.

דרישות

  • סופר-אדמין צריך לנהל את סריקת הייבוא בצד של Workspace. אדמין כללי, אדמין עם תפקיד מיוחד או משתמש מוסמך אחר צריך לאשר את הסריקה של הייבוא ב-Exchange Online.
  • צריך לאמת את הדומיין שלכם ב-Workspace. אם יש לכם את מהדורת Essentials, צריך לבצע אימות לפני התחלת סריקת ייבוא. לפרטים, עיינו במאמר אימות הדומיין ב-Google Workspace.
  • צריך כתובת אימייל לכל משתמש ב-Exchange Online שרוצים לסרוק. לפרטים, עיינו במאמר בנושא איך ואיפה מנהלים את חשבונות המשתמשים.
  • אפשר להוסיף עד 5,000 משתמשים ב-Exchange Online לסריקה אחת של ייבוא. אם רוצים לסרוק נתונים של יותר משתמשים, צריך לבצע סריקה נפרדת.
  • אפשר ליצור עד 50 סריקות לייבוא (או שילוב של סריקות לייבוא וחבילות לייבוא) בכל פעם.
  • אפשר להריץ עד 10 סריקות ייבוא (או שילוב של סריקות ייבוא וחבילות ייבוא) בו-זמנית.

הפעלת סריקה של ייבוא

כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים. מפיצים לא יכולים לייבא נתונים מהחשבונות של הלקוחות שלהם.

לפני שמתחילים: כדי להבטיח סריקה מאובטחת של ייבוא מ-Exchange Online, צריך קודם ליצור אפליקציית Microsoft Entra ב-Microsoft Azure Portal. מידע נוסף זמין במאמר בנושא הגדרת Microsoft Azure לייבוא נתונים מתקדם.

שלב 1: התחברות לחשבון Microsoft Exchange Online

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז נתונים ואז ייבוא וייצוא של נתונים ואז ייבוא נתונים ואז מתקדם.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בקטע מתקדם,לוחצים על סריקה חדשה.
  3. בשדה שם הסריקה, מזינים שם לסריקת הייבוא ולוחצים על המשך.
  4. בשדה מזהה לקוח, מזינים את מספר המזהה הייחודי של חשבון Exchange Online.
  5. בשדה Client Secret (סוד לקוח), מזינים את ערך סוד הלקוח של הדייר ב-Microsoft Entra.
  6. בשדה Tenant ID (מזהה הדייר), מזינים את מספר המזהה הייחודי של הדייר ב-Microsoft Entra.
  7. לוחצים על התחברות.

שלב 2: בחירת משתמשים לסריקה

יוצרים קובץ של ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) שכולל את רשימת המשתמשים ב-Exchange Online שרוצים לסרוק. אפשר ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף מידע. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB ולא לכלול יותר מ-2,000 משתמשים.

כדי לקבל מידע על משתמשים בדייר (tenant) שלכם ב-Exchange Online, אתם יכולים לעיין במאמר בנושא יצירת קבוצה בארגון.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, בוחרים באפשרות הורדת קובץ CSV לדוגמה.
  2. מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל מקור ב-Exchange ומוסיפים כתובת אימייל לכל משתמש ב-Exchange Online שרוצים לסרוק. כל כתובת אימייל צריכה להיות בשורה נפרדת.

    לדוגמה:

    כתובת אימייל מקור ב-Exchange
    kim@example.com
    alex@example.com
  3. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  4. מעלים את הקובץ למסוף Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את הקובץואזלוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שהקובץ הועלה.
  5. אם העלאת קובץ ה-CSV נכשלת:
    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקהואזכן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, אתם יכולים לפנות לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 3: הגדרת תהליך הסריקה של הייבוא

כדי לבחור את הנתונים שרוצים לסרוק, משנים את ההגדרות שמפורטות פה.

  1. לוחצים על עריכת ההגדרות.
  2. כדי לבחור אילו נתונים לסרוק עבור כל המשתמשים שבחרתם, מסמנים לפחות אחת מהתיבות האלה:
    • אימייל
    • אירועים ביומן
    • אנשי קשר
  3. בטווח תאריכים, מזינים את התאריך להתחלת הסריקה של הנתונים מהמקור שבחרתם. כל האירועים ביומן והודעות האימייל שנשלחו או התקבלו אחרי התאריך הזה נסרקים, וכל אנשי הקשר נסרקים, לא משנה מהו תאריך היצירה שלהם.
  4. (אופציונלי) בקטע אפשרויות אימייל, מסמנים את התיבות הרלוונטיות כדי לציין איזה סוג של מידע באימייל לסרוק:
    • כולל אימיילים שנמחקו – כדי לסרוק הודעות אימייל שנמחקו.
    • כולל דואר זבל – כדי לסרוק הודעות אימייל בתיקיות ספאם.
    • לא כולל תיקיות ספציפיות – כותבים את שמות התיקיות להחרגה בהפרדה באמצעות פסיקים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא החרגת תיקיות מייבוא.
  5. (אופציונלי) כדי לסרוק את היומנים והאירועים של משתמשים ב-Exchange Online, כולל יומנים של פגישות אישיות, מסמנים את התיבה העתקת יומנים נוספים.
  6. לוחצים על שמירת השינויים.

החרגת תיקיות מסריקות ייבוא

  • מוסיפים בנפרד כל שם של תיקייה או תיקיית משנה ב-Exchange Online.
  • אם מחריגים תיקייה, הייבוא לא כולל את תיקיות המשנה והודעות האימייל שנמצאות בתוכה.
  • כדי להחריג תיקיית משנה, צריך להשתמש בנתיב המלא ולהפריד את השם של התיקייה הראשית מהשם של תיקיית המשנה באמצעות לוכסן (/). לדוגמה:
    • אם רוצים להחריג את תיקיית המשנה אסיה שנמצאת בתיקייה נסיעות, כותבים נסיעות/אסיה.
    • אם מוסיפים גם נסיעות לרשימה, למשל נסיעות, נסיעות/אסיה, כל תיקיות המשנה מוחרגות באופן אוטומטי.
  • כדי להחריג תיקייה שבשם שלה יש לוכסן (/), מחליפים כל לוכסן בקו תחתון (_). לדוגמה, אם רוצים להחריג תיקייה שנקראת תיקייה/עם/לוכסן, מוסיפים אותה כך: תיקייה_עם_לוכסן.
  • אפשר גם להחריג תיקיות שקיימות במיקרוסופט כברירת מחדל, כמו "פריטים שנמחקו", "דואר נכנס" או "דואר זבל", ותיקיות שהמשתמשים יצרו.

שלב 4: מתחילים את סריקת הייבוא ובודקים את ההתקדמות

  1. לוחצים על הפעלת הסריקה.

    הסטטוס משתנה לבתהליך והמידע הבא מתעדכן בזמן אמת:

    • משתמשים שעובדו – מספר המשתמשים שנסרקו לכל סוגי הנתונים שנבחרו.
    • אימיילים שנמצאו – מספר הודעות האימייל בחשבונות Exchange Online של המשתמשים.
    • יומנים שהתגלו – מספר היומנים שיובאו.
    • אירועים ביומן שהתגלו – מספר האירועים ביומנים של משתמשי Exchange Online.
    • אנשי קשר שעלו בחיפוש – מספר אנשי הקשר בחשבונות של משתמשי Exchange Online.
  2. אתם יכולים לצאת מדף הדוח 'סטטוס הסריקה' בלי להפריע לסריקת הייבוא. סריקת הייבוא תמשיך אלא אם תבטלו אותה.
  3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על סריקת ייבוא שבאמצע התהליך:
    1. לוחצים על ייצוא של דוח המשתמשים או על הצגת יומני הסריקה.
    2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות ואז הקישור לדוח.
    3. לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets כדי לפתוח את הדוח.
    4. כדי לייצא ולפרש את הדוחות, אפשר לעיין במאמר בנושא הסבר על דוחות סריקת ייבוא.

שלב 5: הפסקת סריקה של ייבוא שנמצא בתהליך

כדי להפסיק סריקה של ייבוא באמצע, לוחצים על הפסקת הסריקה. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהסריקה של הייבוא תפסיק, ותהליך הסריקה של הייבוא לא יחזור למצב הקודם.

שלב 6: הפעלה מחדש של סריקת ייבוא

אחרי שסורקים את הנתונים, אפשר ללחוץ על הפעלה מחדש של הסריקה כדי לסרוק נתונים חדשים ומעודכנים.

אם יש שינויים במשתמשים או בנתונים ב-Exchange Online שנסרקו בעבר, הפעלה חוזרת של סריקת הייבוא מזהה ומעדכנת את דוח הסריקה.

יציאה מסריקת ייבוא שהושלמה

חשוב: אחרי שיוצאים מסריקת ייבוא, אי אפשר יותר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלה.

אתם יכולים להפעיל מחדש סריקות ייבוא ולבדוק את המידע על סריקת ייבוא שהושלמה במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מסריקת הייבוא. אי אפשר להתחיל סריקת ייבוא חדשה לפני שיוצאים מסריקת ייבוא שהושלמה. כדי לצאת מסריקת ייבוא שהושלמה:

  1. (אופציונלי) אם רוצים לשמור יומנים מסריקה שהושלמה, לוחצים על ייצוא של דוח המשתמשים ועל הצגת יומני הסריקה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הסבר על דוחות סריקה של ייבוא.
  2. לוחצים על יציאה מהסריקהואזיציאה ומחיקה של הסריקה.

אחרי שיוצאים מההעברה, המערכת מוחקת את מזהה הלקוח ומסירה את "ייבוא נתונים" כלקוח בהגדרת ההקצאה ברמת הדומיין.


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.