Exchange Online-এ ডেটা স্ক্যান করুন

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান ডেটা ডেটা আমদানি ও রপ্তানি ডেটা আমদানি উন্নত ।

   অ্যাডভান্সড-এ যান

   এই কাজটি করার জন্য আপনাকে অবশ্যই সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে সাইন ইন করতে হবে।

2. উন্নত বিকল্পের জন্য, নতুন স্ক্যান-এ ক্লিক করুন।
3. স্ক্যান নামের জন্য, ইম্পোর্ট স্ক্যানটির একটি নাম লিখুন এবং তারপরে চালিয়ে যান-এ ক্লিক করুন।
4. ক্লায়েন্ট আইডি-র জন্য, আপনার Exchange Online অ্যাকাউন্টের অনন্য আইডি নম্বরটি প্রবেশ করান।
5. ক্লায়েন্ট সিক্রেট-এর জন্য, আপনার Microsoft Entra টেন্যান্টের ক্লায়েন্ট সিক্রেট ভ্যালুটি প্রবেশ করান।
6. টেন্যান্ট আইডি-এর জন্য, আপনার Microsoft Entra টেন্যান্টের অনন্য আইডি নম্বরটি প্রবেশ করান।
7. সংযোগ করুন- এ ক্লিক করুন।

আপনি যে Exchange Online ব্যবহারকারীদের স্ক্যান করতে চান, তাদের তালিকা দিয়ে একটি কমা-সেপারেটেড ভ্যালু (CSV) ফাইল তৈরি করুন। আপনি একটি নতুন CSV ফাইল তৈরি করতে পারেন। অথবা, একটি নমুনা ফাইল ডাউনলোড করে তাতে তথ্য যোগ করতে পারেন। সম্পূর্ণ CSV ফাইলটির সাইজ অবশ্যই ১০ মেগাবাইটের কম হতে হবে এবং এতে ২,০০০ জনের বেশি ব্যবহারকারী থাকতে পারবে না।

আপনার Exchange Online টেন্যান্টের ব্যবহারকারীদের সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য পেতে, আপনার প্রতিষ্ঠানে একটি গ্রুপ তৈরি করুন- এ যান।

CSV ফাইল তৈরি করতে:

1. আপনার ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে একটি স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম খুলুন। অথবা, অ্যাডমিন কনসোলে, ‘Download a sample CSV file’ নির্বাচন করুন।
2. ‘Source Exchange Email’ হেডারটি যোগ করুন এবং আপনি যে প্রতিটি Exchange Online ব্যবহারকারীকে স্ক্যান করতে চান, তাদের জন্য একটি করে ইমেল ঠিকানা যুক্ত করুন। প্রতিটি ইমেল ঠিকানার জন্য একটি আলাদা সারি ব্যবহার করুন।

   উদাহরণ:

   উৎস বিনিময় ইমেল

   kim@example.com

   alex@example.com

3. স্প্রেডশিটটি একটি CSV ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
4. ফাইলটি অ্যাডমিন কনসোলে আপলোড করুন:
   1. আপনার অ্যাডমিন কনসোলে, আপলোড CSV- তে ক্লিক করুন।
   2. ফাইলটি নির্বাচন করুন খুলুন-এ ক্লিক করুন।
   3. টাস্কগুলিতে ক্লিক করুন ফাইলটি সফলভাবে আপলোড হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে।
5. যদি CSV ফাইলটি সফলভাবে আপলোড না হয়:
   1. ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং ডিলিট-এ ক্লিক করুন। নিশ্চিত করতে হ্যাঁ ।
   2. একটি নতুন ফাইল তৈরি করুন এবং সেটি আবার আপলোড করার চেষ্টা করুন।

   আপনি যদি একাধিকবার এই সমস্যার সম্মুখীন হন, তাহলে Google Workspace সাপোর্টের সাথে যোগাযোগ করুন।

আপনি যে ডেটা স্ক্যান করতে চান তা বেছে নিতে নিম্নলিখিত সেটিংসগুলো পরিবর্তন করুন।

1. সেটিংস সম্পাদনা করুন -এ ক্লিক করুন।
2. আপনার নির্বাচিত সকল ব্যবহারকারীর জন্য কোন ডেটা স্ক্যান করা হবে তা বেছে নিতে নিচের এক বা একাধিক বক্সে টিক দিন:
   • ইমেল
   • ক্যালেন্ডারের ইভেন্টগুলি
   • যোগাযোগ
3. তারিখের পরিসরের জন্য, আপনার নির্বাচিত উৎস থেকে ডেটা স্ক্যান করা শুরু করতে একটি তারিখ লিখুন। এই তারিখের পরে পাঠানো বা গ্রহণ করা সমস্ত ক্যালেন্ডার ইভেন্ট এবং ইমেল বার্তা স্ক্যান করা হয়, এবং তৈরির তারিখ নির্বিশেষে সমস্ত পরিচিতি স্ক্যান করা হয়।
4. (ঐচ্ছিক) ইমেল বিকল্পগুলির জন্য, কী ধরনের ইমেল তথ্য স্ক্যান করতে হবে তা নির্দিষ্ট করতে নিম্নলিখিত বক্সগুলির যেকোনো একটিতে টিক দিন:
   • মুছে ফেলা ইমেল অন্তর্ভুক্ত করুন — মুছে ফেলা ইমেল বার্তাগুলি স্ক্যান করুন।
   • অপ্রয়োজনীয় ইমেল অন্তর্ভুক্ত করুন — স্প্যাম ফোল্ডারে থাকা ইমেল বার্তাগুলি স্ক্যান করুন।
   • নির্দিষ্ট ফোল্ডার বাদ দিন — বাদ দেওয়া ফোল্ডারগুলোর নাম কমা দিয়ে আলাদা করে লিখুন। বিস্তারিত জানতে, ‘ইম্পোর্ট থেকে ফোল্ডার বাদ দিন’ অংশে যান।
5. (ঐচ্ছিক) ব্যক্তিগত অ্যাপয়েন্টমেন্টের ক্যালেন্ডার সহ Exchange Online ব্যবহারকারীদের ক্যালেন্ডার এবং ইভেন্টগুলি স্ক্যান করতে, 'অতিরিক্ত ক্যালেন্ডার কপি করুন' বক্সটি চেক করুন।
6. পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন -এ ক্লিক করুন।

ইম্পোর্ট স্ক্যান থেকে ফোল্ডারগুলি বাদ দিন

• প্রতিটি Exchange Online ফোল্ডার বা সাবফোল্ডারের নাম আলাদাভাবে যোগ করুন।
• আপনি যদি কোনো ফোল্ডার বাদ দেন, তাহলে ইম্পোর্টের সময় তার সাবফোল্ডারগুলো এবং সেগুলোর ভেতরের কোনো ইমেল মেসেজ অন্তর্ভুক্ত হয় না।
• কোনো সাবফোল্ডার বাদ দিতে, সম্পূর্ণ পাথটি ব্যবহার করুন এবং প্যারেন্ট ফোল্ডার ও সাবফোল্ডারকে একটি ফরওয়ার্ড স্ল্যাশ (/) দিয়ে আলাদা করুন। উদাহরণস্বরূপ:
  • আপনি যদি Travel ফোল্ডারের অন্তর্গত Asia সাবফোল্ডারটি বাদ দিতে চান, তাহলে Travel/Asia লিখুন।
  • যদি আপনি তালিকায় Travel , Travel/Asia -এর মতো Travel- ও যোগ করেন, তাহলে এর সমস্ত সাবফোল্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ হয়ে যাবে।
• নামে ফরওয়ার্ড স্ল্যাশ (/) থাকা কোনো ফোল্ডার বাদ দিতে, প্রতিটি স্ল্যাশের জায়গায় একটি আন্ডারস্কোর (_) বসান। উদাহরণস্বরূপ, Folder/with/slash বাদ দিতে, এটিকে Folder_with_slash হিসেবে যোগ করুন।
• আপনি ডিফল্ট মাইক্রোসফট ফোল্ডার, যেমন ডিলিটেড আইটেমস, ইনবক্স বা জাঙ্ক ইমেইল, এবং ব্যবহারকারী-সৃষ্ট ফোল্ডারগুলোও বাদ দিতে পারেন।

1. স্টার্ট স্ক্যান- এ ক্লিক করুন।

   স্ট্যাটাসটি ' চলমান' (In progress) -এ পরিবর্তিত হয় এবং নিম্নলিখিত তথ্যগুলো রিয়েল টাইমে আপডেট করা হয়:

   • প্রক্রিয়াকৃত ব্যবহারকারী —নির্বাচিত সকল ডেটা টাইপের জন্য স্ক্যান করা ব্যবহারকারীর সংখ্যা।
   • আবিষ্কৃত ইমেল — Exchange Online ব্যবহারকারীদের অ্যাকাউন্টগুলিতে থাকা ইমেল বার্তার সংখ্যা।
   • আবিষ্কৃত ক্যালেন্ডার —আমদানি করা ক্যালেন্ডারের সংখ্যা।
   • আবিষ্কৃত ক্যালেন্ডার ইভেন্ট — Exchange Online ব্যবহারকারীদের ক্যালেন্ডারে থাকা ইভেন্টের সংখ্যা।
   • আবিষ্কৃত পরিচিতি — Exchange Online ব্যবহারকারীদের অ্যাকাউন্টে থাকা পরিচিতির সংখ্যা।
2. আপনি ইম্পোর্ট স্ক্যান ব্যাহত না করেই স্ক্যান স্ট্যাটাস রিপোর্ট পৃষ্ঠা থেকে অন্য পৃষ্ঠায় যেতে পারেন। আপনি বাতিল না করা পর্যন্ত আপনার ইম্পোর্ট স্ক্যান চলতে থাকবে।
3. (ঐচ্ছিক) চলমান ইম্পোর্ট স্ক্যানের জন্য একটি রিপোর্ট এক্সপোর্ট করতে:
   1. ব্যবহারকারী রিপোর্ট এক্সপোর্ট করুন অথবা স্ক্যান লগ দেখুন- এ ক্লিক করুন।
   2. এক্সপোর্ট করা রিপোর্টের সাথে যদি টাস্ক তালিকাটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে না খোলে, তাহলে টাস্ক-এ ক্লিক করুন। রিপোর্টের লিঙ্ক।
   3. রিপোর্টটি শীটসে খোলার জন্য ‘ওপেন ইন গুগল শীটস’-এ ক্লিক করুন।
   4. রিপোর্টগুলো এক্সপোর্ট ও ব্যাখ্যা করতে, “আমদানি স্ক্যান রিপোর্ট বুঝুন” অংশে যান।

চলমান ইমপোর্ট স্ক্যান বন্ধ করতে, ‘স্টপ স্ক্যান’-এ ক্লিক করুন। ইমপোর্ট স্ক্যানটি বন্ধ হতে কয়েক মিনিট সময় লাগতে পারে এবং এই প্রক্রিয়াটি পূর্বাবস্থায় ফিরে যায় না।

ডেটা সফলভাবে স্ক্যান করার পর, আপনি যেকোনো নতুন এবং আপডেট করা ডেটা স্ক্যান করার জন্য 'রি-রান স্ক্যান'-এ ক্লিক করতে পারেন।

পূর্বে স্ক্যান করা Exchange Online ব্যবহারকারী বা ডেটাতে কোনো পরিবর্তন হলে, ইম্পোর্ট স্ক্যানটি পুনরায় চালালে তা স্ক্যান রিপোর্টটি শনাক্ত ও আপডেট করে।