Exchange Online में मौजूद डेटा को स्कैन करना

1. Google Admin console में, मेन्यू डेटा डेटा इंपोर्ट और एक्सपोर्ट डेटा इंपोर्ट ऐडवांस पर जाएं.

   ऐडवांस सेटिंग पर जाएं

   यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.

2. बेहतर स्कैन के लिए,नया स्कैन पर क्लिक करें.
3. स्कैन का नाम के लिए, इंपोर्ट स्कैन का नाम डालें. इसके बाद, जारी रखें पर क्लिक करें.
4. क्लाइंट आईडी के लिए, अपने Exchange Online खाते का यूनीक आईडी नंबर डालें.
5. क्लाइंट सीक्रेट के लिए, अपने Microsoft Entra टैलेंट के लिए क्लाइंट सीक्रेट वैल्यू डालें.
6. Tenant ID के लिए, Microsoft Entra tenant का यूनीक आईडी नंबर डालें.
7. कनेक्ट करें पर क्लिक करें.

कॉमा लगाकर अलग की गई वैल्यू (CSV) फ़ाइल बनाएं. इसमें Exchange Online के उन उपयोगकर्ताओं की सूची शामिल करें जिनका डेटा आपको स्कैन करना है. नई CSV फ़ाइल बनाई जा सकती है. इसके अलावा, सैंपल फ़ाइल डाउनलोड करके जानकारी जोड़ी जा सकती है. पूरी की गई CSV फ़ाइल का साइज़ 10 एमबी से कम होना चाहिए. साथ ही, इसमें 2,000 से ज़्यादा उपयोगकर्ता नहीं होने चाहिए.

अपने Exchange Online किरायेदार के उपयोगकर्ताओं के बारे में जानकारी पाने के लिए, अपने संगठन में ग्रुप बनाना लेख पढ़ें.

CSV फ़ाइल बनाने के लिए:

1. अपने Workspace एडमिन खाते का इस्तेमाल करके, स्प्रेडशीट प्रोग्राम खोलें. इसके अलावा, Admin console में जाकर सैंपल CSV फ़ाइल डाउनलोड करें को चुनें.
2. सोर्स Exchange ईमेल हेडर जोड़ें. इसके बाद, हर उस Exchange Online उपयोगकर्ता के लिए एक ईमेल पता जोड़ें जिसका डेटा आपको स्कैन करना है. हर ईमेल पते के लिए अलग लाइन का इस्तेमाल करें.

   उदाहरणः

   सोर्स एक्सचेंज का ईमेल पता

   kim@example.com

   alex@example.com

3. स्प्रेडशीट को CSV फ़ाइल के तौर पर सेव करें.
4. फ़ाइल को Admin console में अपलोड करें:
   1. अपने Admin console में, CSV फ़ाइल अपलोड करें पर क्लिक करें.
   2. फ़ाइल चुनेंखोलें पर क्लिक करें.
   3. फ़ाइल के अपलोड होने की पुष्टि करने के लिए, Tasks पर क्लिक करें.
5. अगर CSV फ़ाइल अपलोड नहीं होती है, तो:
   1. फ़ाइल चुनें और पुष्टि करने के लिए, मिटाएंहां पर क्लिक करें.
   2. एक नई फ़ाइल बनाएं और उसे फिर से अपलोड करने की कोशिश करें.

   अगर आपको यह समस्या एक से ज़्यादा बार आती है, तो Google Workspace की सहायता टीम से संपर्क करें.

आपको जिस डेटा को स्कैन करना है उसे चुनने के लिए, यहां दी गई सेटिंग में बदलाव करें.

1. सेटिंग में बदलाव करें पर क्लिक करें.
2. यहां दिए गए एक या उससे ज़्यादा बॉक्स पर सही का निशान लगाकर चुनें कि आपको चुने गए सभी उपयोगकर्ताओं के लिए कौनसा डेटा स्कैन करना है:
   • ईमेल
   • कैलेंडर इवेंट
   • संपर्क
3. तारीख की सीमा के लिए, वह तारीख डालें जबसे आपको चुने गए सोर्स से डेटा स्कैन करना है. चुनी गई तारीख के बाद मिले या भेजे गए सभी ईमेल और कैलेंडर इवेंट स्कैन किए जाते हैं. साथ ही, सभी संपर्कों को स्कैन किया जाता है, भले ही उन्हें कभी भी बनाया गया हो.
4. (ज़रूरी नहीं) ईमेल के विकल्प में जाकर, इनमें से किसी भी बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इससे यह तय किया जा सकेगा कि किस तरह की ईमेल जानकारी को स्कैन करना है:
   • मिटाए गए ईमेल शामिल करें—मिटाए गए ईमेल मैसेज स्कैन करें.
   • जंक ईमेल शामिल करें—स्पैम फ़ोल्डर में मौजूद ईमेल मैसेज स्कैन करें.
   • चुनिंदा फ़ोल्डर शामिल न करें—शामिल न किए गए फ़ोल्डर के नाम डालें. इन्हें कॉमा लगाकर अलग करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, इंपोर्ट करने से फ़ोल्डर बाहर रखना लेख पढ़ें.
5. (ज़रूरी नहीं) Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के कैलेंडर और इवेंट स्कैन करने के लिए, दूसरे कैलेंडर कॉपी करें बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इनमें निजी अपॉइंटमेंट के लिए कैलेंडर भी शामिल हैं.
6. Save changes पर क्लिक करें.

इंपोर्ट स्कैन में फ़ोल्डर शामिल न करना

• Exchange Online के हर फ़ोल्डर या सबफ़ोल्डर का नाम अलग से जोड़ें.
• किसी फ़ोल्डर को शामिल न करने पर, उसके सब-फ़ोल्डर और उनमें मौजूद ईमेल मैसेज इंपोर्ट नहीं किए जाते.
• किसी सब-फ़ोल्डर को शामिल न करने के लिए, पूरा पाथ इस्तेमाल करें. साथ ही, पैरंट फ़ोल्डर और सब-फ़ोल्डर को फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) से अलग करें. उदाहरण के लिए:
  • अगर आपको यात्रा फ़ोल्डर में मौजूद एशिया सब-फ़ोल्डर को बाहर रखना है, तो यात्रा/एशिया डालें.
  • अगर आपने सूची में यात्रा जैसे कि यात्रा, यात्रा/एशिया को भी जोड़ा है, तो सभी सबफ़ोल्डर अपने-आप बाहर निकल जाएंगे.
• अगर आपको किसी ऐसे फ़ोल्डर को बाहर रखना है जिसके नाम में फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) है, तो हर स्लैश को अंडरस्कोर (_) से बदलें. उदाहरण के लिए, Folder/with/slash को बाहर रखने के लिए, इसे Folder_with_slash के तौर पर जोड़ें.
• डिफ़ॉल्ट रूप से मौजूद Microsoft फ़ोल्डर को भी स्कैन से बाहर रखा जा सकता है. जैसे, मिटाए गए आइटम, इनबॉक्स या जंक ईमेल. इसके अलावा, उपयोगकर्ता के बनाए गए फ़ोल्डर को भी स्कैन से बाहर रखा जा सकता है.

1. स्कैन शुरू करें पर क्लिक करें.

   स्टेटस बदलकर जारी है हो जाता है. साथ ही, यह जानकारी रीयल टाइम में अपडेट होती है:

   • प्रोसेस किए गए उपयोगकर्ता—उन उपयोगकर्ताओं की संख्या जिन्हें चुने गए सभी डेटा टाइप के लिए स्कैन किया गया था.
   • मिले ईमेल—Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के खातों में मौजूद ईमेल मैसेज की संख्या.
   • कैलेंडर मिले—इंपोर्ट किए गए कैलेंडर की संख्या.
   • कैलेंडर इवेंट का पता चला—Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के कैलेंडर में मौजूद इवेंट की संख्या.
   • मिले हुए संपर्क—Exchange Online का इस्तेमाल करने वाले लोगों के खातों में मौजूद संपर्कों की संख्या.
2. इंपोर्ट स्कैन में रुकावट डाले बिना, स्कैन की स्थिति की रिपोर्ट वाले पेज से बाहर जाया जा सकता है. जब तक इंपोर्ट स्कैन को रद्द नहीं किया जाता, तब तक यह जारी रहता है.
3. (ज़रूरी नहीं) इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस के दौरान रिपोर्ट एक्सपोर्ट करने के लिए:
   1. उपयोगकर्ता की रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें या स्कैन के लॉग देखें पर क्लिक करें.
   2. अगर एक्सपोर्ट की गई रिपोर्ट के साथ Tasks की सूची अपने-आप नहीं खुलती है, तो रिपोर्ट के लिंक पर Tasks क्लिक करें.
   3. रिपोर्ट को Sheets में खोलने के लिए, Google Sheets में खोलें पर क्लिक करें.
   4. रिपोर्ट एक्सपोर्ट करने और उनका मतलब समझने के लिए, इंपोर्ट स्कैन की रिपोर्ट के बारे में जानकारी पर जाएं.

इंपोर्ट किए जा रहे डेटा को स्कैन करने की प्रोसेस रोकने के लिए, स्कैन करना बंद करें पर क्लिक करें. इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस को बंद होने में कुछ मिनट लग सकते हैं. साथ ही, इंपोर्ट स्कैन की प्रोसेस को पहले जैसा नहीं किया जा सकता.

डेटा को स्कैन करने के बाद, किसी नए और अपडेट किए गए डेटा को स्कैन करने के लिए, फिर से स्कैन करें पर क्लिक करें.

अगर Exchange Online के उन उपयोगकर्ताओं या डेटा में बदलाव हुए हैं जिन्हें पहले स्कैन किया गया था, तो इंपोर्ट स्कैन को फिर से चलाने पर, स्कैन रिपोर्ट में बदलावों का पता चलता है और उसे अपडेट किया जाता है.