שימוש בשיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים מ-SharePoint Online

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כדי לייבא קבצים מ-SharePoint Online ‏ (Microsoft 365) לחשבון Google Workspace של הארגון, אפשר להשתמש בכלי לייבוא נתונים. אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאתם מייבאים אליו נתונים.

מידע על שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים

  • השיטה הזו משתמשת במכסת ה-API המשותפת של Google.
  • הייבוא לא מוחק או משנה קבצים ב-SharePoint Online. במקום זאת, הייבוא מעתיק קבצים לחשבון Workspace של המשתמש.
  • אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאתם מייבאים אליו נתונים.
  • לא כל התכונות של SharePoint Online נתמכות. פרטים נוספים זמינים במאמר מה מיובא מ-SharePoint Online?

אם אתם רוצים לייבא נתונים באמצעות מכסת API ייעודית משלכם, אתם יכולים להשתמש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים. פרטים נוספים זמינים במאמר שימוש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים מ-SharePoint Online.

דרישות לגבי סביבת העבודה

דרישות ל-SharePoint Online

לפני שמתחילים: איך להימנע מבעיות ידועות

  • אם תצאו מייבוא נתונים ואז תתחילו ייבוא חדש של אותה קבוצת נתונים, יכול להיות שהייבוא השני ייצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות של קבצים, אל תיצרו 2 פעולות ייבוא לאותה קבוצת נתונים.

  • יכול להיות שתיתקלו בבעיות אם תבצעו את 3 הפעולות הבאות אחרי שתסיימו ותצאו מייבוא נתונים מ-SharePoint Online למיקום ב-Workspace:

    • ליצור ייבוא נתונים חדש לאותה קבוצת נתונים תוך 14 ימים ממועד ייבוא הנתונים הראשון.
    • מייבאים את קבוצת הנתונים למיקום שני ב-Workspace.
    • צריך להפסיק את ייבוא הנתונים לפני שנתונים כלשהם יועתקו ל-Workspace.

    כשמפעילים מחדש את ייבוא הנתונים, הוא פועל כייבוא דלתא ומעביר את הנתונים מ-SharePoint Online מהמיקום הראשון ב-Workspace למיקום השני ב-Workspace. הנתונים שיובאו לא זמינים יותר במיקום הראשון ב-Workspace.

שלב 1: התחברות ל-SharePoint Online

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז נתונים ואז ייבוא וייצוא נתונים ואז ייבוא נתונים.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. ב-SharePoint Online, לוחצים על ייבוא.
  3. לוחצים על התחברות ל-Microsoft SharePoint Online ונכנסים לחשבון מיקרוסופט בתפקיד Global Administrator (אדמין כללי). אם אתם לא מצליחים להתחבר לחשבון, ודאו שאתם משתמשים בחשבון אדמין כללי כדי להיכנס למיקרוסופט.

שלב 2: בחירת האתרים לייבוא

הכלי לייבוא נתונים מעתיק קבצים, תיקיות והרשאות מרשימה של אתרי SharePoint Online לתיקיות אחסון שיתופי ב-Workspace. יוצרים קובץ של ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) שכולל את רשימת האתרים ב-SharePoint Online שרוצים לייבא. אתם יכולים ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא חייב להיות קטן מ-10MB.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace, פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים. אפשר גם ללחוץ על הורדת קובץ CSV לדוגמה במסוף Admin.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת ה-URL של המקור ב-SharePoint ומזינים את כתובת ה-URL של כל אתר או אוסף אתרים ב-SharePoint Online.
    • כל כתובת URL צריכה להיות בשורה נפרדת.
    • אתרי משנה נכללים באופן אוטומטי. אם רוצים לייבא נתונים של יותר אתרים, צריך לבצע ייבוא נוסף. כדי להימנע משגיאות של כפילויות, צריך לכלול בקובץ רק אתרים ראשיים או רק אתרי משנה.
    • כל כתובות ה-URL מופיעות בקטע ניהול אתרים במרכז הניהול של SharePoint.
  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת Target Drive FolderID (מזהה תיקיית היעד ב-Drive) ומזינים מזהה ייחודי של האחסון השיתופי שאליו רוצים לייבא כל כתובת URL של SharePoint במקור. אפשר למצוא מזהים קיימים של תיקיות אחסון שיתופי בדף ניהול תיקיות אחסון שיתופי במסוף Google Admin.
  4. בעמודה השלישית, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace של המשתמש שיש לו הרשאת ניהול לכל מזהה תיקייה ב-Drive.

    לדוגמה:

    כתובת ה-URL של המקור ב-SharePoint מזהה תיקיית היעד ב-Drive משתמש היעד ב-Google Workspace
    https://company.‎
    SharePoint.com/SiteMain/‎    		 1dyUEebJaFnWa3Z4n
    0BFMVAXQ7mfUH11g    		 Kim@your-company.com
    https://company.‎
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 3xyUVNbJaFn9Ym2PL
    0BFMoQXm7PK09vFl    		 Alex@your-company.com
  5. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  6. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את הקובץ ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על סמל המשימות כדי לוודא שהקובץ הועלה.

  7. אם קובץ ה-CSV לא עולה:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, פנו לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 3: יוצרים ומעלים קובץ מיפוי זהויות

אם צריך, יוצרים קובץ CSV שני (בנפרד מהקובץ של אתרי SharePoint Online) כדי למפות משתמשים וקבוצות של אתרים ב-SharePoint Online וקבוצות ב-Microsoft 365 למשתמשים ולקבוצות ב-Workspace. אתם יכולים ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. אתם לא צריכים להוסיף משתמשים חיצוניים. ההרשאות שלהם מיובאות כברירת מחדל. קובץ ה-CSV המלא חייב להיות קטן מ-10MB.

אתם לא צריכים מיפוי זהויות אם:

  • כתובת האימייל של האתר ב-SharePoint Online (לדוגמה, raha@example.com) זהה לכתובת ב-Workspace.
  • לכל המשתמשים יש את אותו שם משתמש ב-SharePoint Online וב-Workspace, אבל הם ממופים לשם דומיין אחר, והשינוי היחיד הוא שם הדומיין החדש (למשל, ‎ @example.com ל-‎ @altostrat.com).

אם יש לכם אתרים שצריך למפות ואתרים שלא צריך למפות, אתם יכולים ליצור מיפוי זהויות רק לאתרים שצריך למפות.

לפני שמתחילים:

אם אתם ממפים קבוצות של אתרים ב-SharePoint Online לקבוצות Google, אתם צריכים:

  • ליצור קבוצות ב"קבוצות Google" בחשבון Workspace.
  • יוצרים בקבוצות Google את אותם חברים בקבוצות כמו בקבוצות של האתר ב-SharePoint Online.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace, פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים. אפשר גם ללחוץ על הורדת קובץ CSV לדוגמה במסוף Admin.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת ישות מקור ומזינים כל כתובת אימייל ושם קבוצה שרוצים לייבא מ-SharePoint Online או מ-Microsoft 365. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.
  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace שתקבל את פרטי ייבוא הנתונים מכל משתמש או קבוצה בעמודה הראשונה.

    לדוגמה:

    ישות המקור כתובת אימייל יעד
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    מבקרים ב-SiteComms groupsitecomms@your-company.com
  4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  5. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על "משימות" כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.
  6. אם קובץ ה-CSV לא עולה:
    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב. אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, פנו לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

(אופציונלי) שלב 4: בחירת הגדרות לייבוא הנתונים

  1. לוחצים על עריכת ההגדרות ומשתמשים בהגדרות הבאות כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-SharePoint Online.

  2. (אופציונלי) כדי לייבא את כל המשתמשים והקבוצות ב-SharePoint Online וב-365, כולל אלה שלא נמצאו במיפוי הזהויות, מסמנים את התיבה מיפוי של חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים ובוחרים אפשרות:

    • אם כתובת האימייל של חשבון מיקרוסופט זהה לכתובת ב-Google Workspace, בוחרים באפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית.
    • אם שם הדומיין של כל המשתמשים והקבוצות ב-Microsoft 365 שיובאו ישתנה, בוחרים באפשרות הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ואז בוחרים דומיין.

    הערה: אם התיבה מיפוי של חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים לא מסומנת, צריך לוודא שמיפוי הזהויות כולל משתמשים שנמחקו או משתמשים שהגישה שלהם לתיבת הדואר חסומה.

  3. (אופציונלי) כדי להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ובוחרים אפשרות:

    • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר על ידי ואז בוחרים תאריך.
    • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונה על ידי ומזינים תאריך.

    הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם, והן חלות רק על קבצים ספציפיים, לא על תיקיות. כל התיקיות מיובאות, בלי קשר לתאריך שבחרתם.

  4. אם אתם לא רוצים לייבא את כל סוגי הקבצים, סמנו את התיבה לא לכלול פורמטים ספציפיים של קבצים והזינו את סיומות הקבצים שאתם רוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות קבצים שונות באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp, log, bak וכו').

  5. אם אתם לא רוצים לייבא קבצים גדולים, סמנו את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, הזינו גודל מקסימלי ואז בחרו באפשרות MB או GB.

  6. לוחצים על שמירת השינויים.

שלב 5: הפעלת ייבוא נתונים

לפני שמתחילים

  • השלב הראשוני בכלי לייבוא הנתונים יכול להימשך עד 15 דקות. במקרים שהוא נמשך יותר זמן, לא רואים התקדמות עד שהוא מסתיים. לא צריך להפסיק את הייבוא או לצאת ממנו.
  • התחלת ייבוא נתונים מאפשרת להעניק גישה ברמת הדומיין ויוצרת מזהה לקוח לייבוא נתונים ב-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שליטה בהרשאות הגישה ל-API באמצעות הענקת גישה ברמת הדומיין.
  1. לוחצים על התחלת הייבוא.
  2. בזמן שייבוא הנתונים מתבצע, אפשר לראות עדכונים בזמן אמת לגבי הפרטים הבאים:
    • משימות שנמצאו – המספר הכולל של המשימות שהמערכת ייבאה, דילגה עליהן או לא הצליחה לייבא.
    • אזהרה – מספר המשימות שהושלמו אבל לא כצפוי.
    • נכשלו – מספר המשימות שהייבוא שלהן נכשל בגלל שגיאה.
    • לא נכללו – מספר המשימות שלא נכללו בגלל הגדרות מסוימות של ייבוא נתונים, או כי הן הושלמו בייבוא קודם.
    • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו.
    • אתרים שעובדו – מספר האתרים שיובאו באופן מלא
    • קבצים שנמצאו – מספר הקבצים שזוהו במהלך הייבוא
    • קבצים שיובאו – מספר הקבצים שיובאו בהצלחה
    • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שיובאו בעבר והמערכת דילגה עליהם.
    • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שהייבוא שלהם נכשל.
    • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – מספר התיקיות מחשבון המקור שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן.
    • הזמן שחלף – הזמן שחלף מתחילת ייבוא הנתונים.
  3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא נתונים שבאמצע התהליך:
    1. לוחצים על הצגת יומני ייבוא הנתונים או על ייצוא של דוח האתר.
    2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על "משימות" ואז הקישור לדוח.
    3. כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets, לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets.
  4. (אופציונלי) כדי להפסיק ייבוא שמתבצע, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהייבוא יפסיק, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם. אם אתם מריצים אצוות אחרות בו-זמנית, הייבוא של האצוות האלה יימשך. נתונים מ-SharePoint Online שיובאו לפני שהייבוא הופסק לא נמחקים מ-Workspace.

בסיום הייבוא תקבלו אימייל שכולל נתונים סטטיסטיים על הייבוא, וכל הדוחות יצורפו אליו. פרטים נוספים מופיעים במאמר הסבר על דוח ייבוא נתונים מ-SharePoint Online.

שלב 6: יציאה מייבוא נתונים שהושלם

אחרי שיוצאים מייבוא נתונים, אי אפשר יותר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלו.

אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא נתונים שהושלם במסוף Admin עד שאתם יוצאים מהייבוא. אם אתם צריכים להפעיל ייבוא נתונים חדש מ-SharePoint Online, צריך לצאת מהייבוא הקיים.

אם אתם מעדכנים את העמודה אימייל יעד במיפוי הזהויות אחרי שסיימתם לייבא נתונים, אל תפעילו ייבוא דלתא. ייבוא הדלתא לא יעתיק נתונים לכתובות אימייל חדשות. במקום להפעיל ייבוא דלתא, צריך להפעיל שוב את ההעברה המלאה.

כדי לצאת מייבוא נתונים שהושלם:

  1. אם אתם רוצים לייבא קבצים חדשים או מעודכנים לפני שאתם יוצאים, אתם צריכים לפעול לפי השלבים שמפורטים במאמר הפעלת ייבוא דלתא ל-SharePoint Online.
  2. (אופציונלי) כדי לשמור דוחות מייבוא נתונים, לוחצים על הצגת יומני ייבוא נתונים ואז ייצוא דוח אתר.
  3. לוחצים על יציאה מהייבוא ואז יציאה ומחיקת הייבוא.

ייבוא נתונים נועד לשמש כתכונה שתומכת בפרודוקטיביות ולא ככלי עזר בנושאי עמידה בהוראות הדין. האחריות לבדיקה של צורכי התאימות המשפטית של הארגון ועמידה בהם חלה עליכם ועל הארגון שלכם. אם יש קבצים ותיקיות שדרושים לכם לצורכי עמידה בהוראות הדין, מומלץ לגבות את הקבצים שנמצאים ב-SharePoint Online לפני ייבוא הנתונים ל-Google Workspace.

מטריצת המוצרים להעברה של Google Workspace


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.