שימוש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים מ-SharePoint Online (בטא)

התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus;‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus;‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus;‏ Essentials Starter,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus;‏ Nonprofits;‏ G Suite Basic ו-G Suite Business. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים להשתמש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים כדי לייעל ייבוא נתונים בהיקף גדול מ-SharePoint Online ‏ (Microsoft 365) אל Google Workspace.

מידע על השיטה המתקדמת לייבוא נתונים

  • השיטה הזו משתמשת במכסת API ייעודית משלכם.
  • אתם מגדירים אפליקציה של Microsoft Azure דרך פורטל Azure ומייבאים את הנתונים ל-Workspace באצוות.
  • הייבוא לא מוחק או משנה קבצים ב-SharePoint Online. במקום זאת, הקבצים מועתקים לחשבון Workspace של המשתמש.
  • אלא אם מצוין אחרת, את השלבים הבאים תצטרכו לבצע במסוף Google Admin של חשבון Workspace שאליו אתם מייבאים נתונים.
  • לא כל התכונות של SharePoint Online נתמכות. פרטים נוספים מופיעים במאמר אילו נתונים מיובאים מ-SharePoint Online?

אם אתם רוצים לייבא נתונים באמצעות מכסת ה-API המשותפת של Google, אתם יכולים לעבור אל שימוש בשיטת ייבוא הנתונים שמוגדרת כברירת מחדל עבור SharePoint Online.

דרישות ל-Workspace

  • סופר-אדמין צריך להגדיר ולהפעיל את ייבוא הנתונים. מפיצים לא יכולים לייבא נתונים מהחשבונות של הלקוחות שלהם.
  • צריך ליצור תיקיות אחסון שיתופי ב-Workspace בשביל הקבצים של הארגון. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת תיקיות באחסון השיתופי בארגון. אם אתם כבר משתמשים בתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לעבור אל ניהול תיקיות אחסון שיתופי כאדמינים.
  • צריך להפעיל את Google Drive לכל המשתמשים שרוצים לייבא ל-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של Google Drive ו-Docs למשתמשים.
  • צריך חשבון משתמש ורישיון ב-Workspace לכל משתמש שמייבאים. לפרטים, עיינו במאמר בנושא אפשרויות להוספת משתמשים.
  • אפשר לייבא קבצים מ-SharePoint Online מ-5,000 אתרים לכל היותר באותו אצווה, עם עד 4 אצוות ייבוא שפועלות בו-זמנית. כדי לייבא נתונים נוספים, צריך לבצע ייבוא נתונים נפרד.

הערה: אפשר להשתמש בכלי לייבוא נתונים כדי ליצור עד 50 קבוצות של ייבוא או סריקות בכל פעם. עם זאת, מספר האצוות שאפשר להריץ בו-זמנית תלוי במקור הנתונים.

דרישות ל-SharePoint Online

לפני שמתחילים:

  • יצירת אפליקציית Azure – כדי להבטיח ייבוא נתונים מאובטח יותר מ-SharePoint Online לחשבון Workspace, צריך קודם ליצור אפליקציית Azure בפורטל Azure. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת אפליקציית Azure ל-OneDrive ול-SharePoint Online.
  • כדי למנוע קבצים כפולים – אם יוצאים מייבוא נתונים של קבוצת אתרים ב-SharePoint Online ומתחילים ייבוא חדש של אותה קבוצת נתונים, יכול להיות שהייבוא השני ייצור קבצים כפולים ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות בקבצים, אל תיצרו 2 ייבואים לאותה קבוצת נתונים.

  • כדי למנוע נתונים חסרים – יכולות להיות בעיות אם מבצעים את 3 הפעולות הבאות אחרי שמסיימים ייבוא נתונים מ-SharePoint Online למיקום ב-Workspace ויוצאים ממנו:

    • ליצור ייבוא נתונים חדש לאותו מערך נתונים תוך 14 ימים מהייבוא הראשון.
    • מייבאים את מערך הנתונים למיקום שני ב-Workspace.
    • להפסיק את ייבוא הנתונים לפני שניתן להעתיק נתונים ל-Workspace.

    כשמפעילים מחדש את ייבוא הנתונים, הוא פועל כייבוא דלתא ומעביר את הנתונים מ-SharePoint Online מהמיקום הראשון ב-Workspace למיקום השני ב-Workspace. הנתונים המיובאים לא זמינים יותר במיקום הראשון ב-Workspace.

שלב 1: התחברות ל-SharePoint Online

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז נתונים ואז ייבוא וייצוא של נתונים ואז ייבוא נתונים.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בדף מתקדם, בקטע חבילות של ייבוא נתונים, לוחצים על חבילה חדשה.
  3. בקטע סוג הנתונים, בוחרים באפשרות SharePoint ואז לוחצים על המשך.
  4. בשלב 1: קישור חשבון SharePoint, מזינים את הפרטים הבאים מאפליקציית Azure:
    • Client ID
    • סוד לקוח
    • מזהה דייר (tenant)
    • שם המארח ב-Sharepoint
  5. לוחצים על התחברות.

  6. כדי להשלים את הגדרת האבטחה ולאמת את החיבור:

    1. לוחצים על הורדת האישור.

      קובץ האישור יורד ל-Azure.

    2. עוברים לאפליקציה הרשומה בפורטל Azure.

    3. ב-Azure, לוחצים על Certificates & secrets (אישורים וסודות) ואז Certificates (אישורים) ואז Upload certificate (העלאת אישור).

    4. מעלים את האישור שהורדתם, ואם רוצים, מזינים תיאור.

  7. לוחצים על אימות החיבור.

    ‫Workspace מאמת את האישורים ואת האישור של Azure ומעדכן את סטטוס החיבור כדי להראות שהחיבור הצליח.

שלב 2: בחירת האתרים לייבוא

הכלי לייבוא נתונים מעתיק קבצים, תיקיות והרשאות מרשימה של אתרי SharePoint Online לאחסון שיתופי ב-Workspace. יוצרים קובץ של ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) שכולל את רשימת אתרי SharePoint שרוצים לייבא. אפשר ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת כתובת URL של SharePoint מקור ומזינים את כתובת ה-URL של כל אתר או אוסף אתרים ב-SharePoint Online.
    • כל כתובת URL צריכה להיות בשורה נפרדת.
    • כתובות ה-URL צריכות להיות בפורמט הבא: https://example.sharepoint.com/sites/testsite.
    • אתרי משנה נכללים באופן אוטומטי. אם רוצים לייבא נתונים של אתרים נוספים, צריך לבצע ייבוא נתונים נפרד. כדי להימנע משגיאות של כפילויות, צריך לכלול בקובץ רק אתרים ראשיים או רק אתרי משנה.
    • כל כתובות ה-URL מפורטות במאמר ניהול אתרים במרכז האדמינים של SharePoint.
  3. (אופציונלי) בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת סוג המקור (אופציונלי) ומזינים את המקור של כתובת ה-URL בעמודה הראשונה.
    • לאתרים ב-SharePoint Online, מזינים SPSite.
    • עבור ספריות מסמכים ב-SharePoint Online, מזינים SPLibrary.
  4. (אופציונלי) בעמודה השלישית, מוסיפים את הכותרת Target Drive FolderID ומזינים מזהה ייחודי לאחסון השיתופי שאליו רוצים לייבא כל כתובת URL של SharePoint במקור.
    • אפשר למצוא את המזהים של תיקיות האחסון השיתופי הקיימות בדף ניהול תיקיות אחסון שיתופי במסוף Google Admin.
    • אם לא מציינים Target Drive FolderID, התוכן מיובא ל-Drive האישי של משתמש היעד ב-Google.
  5. בעמודה הרביעית, מוסיפים את הכותרת משתמש היעד ב-Google ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace של המשתמש שיש לו הרשאת ניהול לכל מזהה תיקיית יעד ב-Drive.

    לדוגמה:

    כתובת ה-URL של SharePoint כמקור סוג המקור (אופציונלי) מזהה תיקיית היעד ב-Drive משתמש היעד ב-Google Workspace
    https://company-my.
    sharepoint.com/
    personal/kim_your
    _company_com    		 kim@solamora.com
    https://company.
    SharePoint.com/
    SiteComms/Events    		 SPSite alex@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shareddocuments    		 SPSite AABc25J3DzFb kim@solamora.com
    https://example.
    sharepoint.com/
    sites/testsite/
    Shared Documents    		 SPLibrary CDEz25J3DzFb kim@solamora.com
  6. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  7. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את הקובץ ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שהקובץ הועלה.

  8. אם העלאת קובץ ה-CSV נכשלת:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

שלב 3: יצירה והעלאה של מיפוי זהויות

אם צריך, יוצרים קובץ CSV שני (בנפרד מהקובץ של אתרי SharePoint Online לייבוא) כדי למפות משתמשי SharePoint Online, קבוצות של אתרי SharePoint Online וקבוצות של Microsoft 365 למשתמשים ולקבוצות ב-Workspace. אפשר ליצור קובץ CSV חדש. אפשר גם להוריד קובץ לדוגמה ולהוסיף שורות. אין צורך להוסיף משתמשים חיצוניים. ההרשאות שלהם מיובאות כברירת מחדל. קובץ ה-CSV המלא צריך להיות קטן מ-10MB.

לא צריך מפת זהויות אם:

  • כתובת האימייל של האתר ב-SharePoint Online (לדוגמה: raha@example.com) זהה לכתובת האימייל ב-Workspace.
  • לכל המשתמשים יש את אותו שם משתמש ב-SharePoint Online וב-Workspace, אבל הם ממופים לשם דומיין אחר, והשינוי היחיד הוא שם הדומיין החדש (לדוגמה, מ-‎ @example.com ל-‎ @altostrat.com).

אם יש לכם אתרים שצריך למפות ואתרים שלא צריך למפות, אתם יכולים ליצור מיפוי זהויות רק לאתרים שצריך למפות.

לפני שמתחילים:

אם אתם ממפים קבוצות של אתרים ב-SharePoint Online לקבוצות ב-Google, אתם צריכים:

  • יוצרים קבוצות בקבוצות Google לחשבון Workspace.
  • יוצרים את אותם חברים בקבוצות משתמשים ב-Google Groups כמו בקבוצות באתר SharePoint Online.

כדי ליצור את קובץ ה-CSV:

  1. פותחים תוכנת גיליונות אלקטרוניים באמצעות חשבון האדמין ב-Workspace. לחלופין, במסוף Admin, לוחצים על הורדת קובץ CSV לדוגמה.
  2. בעמודה הראשונה, מוסיפים את הכותרת Source Entity (ישות מקור) ומזינים כל כתובת אימייל ושם קבוצה שרוצים לייבא מ-SharePoint Online או מ-Microsoft 365. כל משתמש או קבוצה צריכים להיות בשורה נפרדת.
  3. בעמודה השנייה, מוסיפים את הכותרת כתובת אימייל יעד ומזינים כתובת אימייל ב-Workspace שתקבל מידע על ייבוא נתונים מכל משתמש או קבוצה בעמודה הראשונה.

    לדוגמה:

    ישות המקור כתובת אימייל יעד
    Kim@example.com Kim@your-company.com
    groupA@example.com groupA@your-company.com
    מבקרים ב-SiteComms groupsitecomms@your-company.com
  4. שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.
  5. מעלים את הקובץ למסוף Google Admin:
    1. במסוף Admin, לוחצים על העלאת CSV.
    2. בוחרים את קובץ המיפוי ואז לוחצים על פתיחה.
    3. לוחצים על 'משימות' כדי לוודא שקובץ המיפוי הועלה.

  6. אם העלאת קובץ ה-CSV נכשלת:

    1. בוחרים את הקובץ ולוחצים על סמל המחיקה ואז כן כדי לאשר.
    2. יוצרים קובץ חדש ומנסים להעלות אותו שוב.

    אם אתם נתקלים בבעיה הזו יותר מפעם אחת, צרו קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.

(אופציונלי) שלב 4: בחירת הגדרות של ייבוא נתונים

  1. לוחצים על עריכת ההגדרות ומשתמשים באחת מההגדרות הבאות כדי לבחור אילו נתונים להעתיק מ-SharePoint Online.

  2. (אופציונלי) כדי לייבא את כל המשתמשים ב-SharePoint Online ואת כל הקבוצות ב-365, כולל אלה שלא נמצאים במיפוי הזהויות, מסמנים את התיבה מיפוי חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים ובוחרים אפשרות:

    • אם כתובת האימייל בחשבון מיקרוסופט זהה לכתובת ב-Google Workspace, בוחרים באפשרות שמירה על כתובת האימייל המקורית.
    • אם שם הדומיין של כל המשתמשים והקבוצות ב-365 שיובאו ישתנה, בוחרים באפשרות הגדרת החשבונות האלה באמצעות דומיין אימייל אחר ואז בוחרים דומיין.

    הערה: אם התיבה מיפוי של חשבונות נוספים שהתגלו במהלך ייבוא הנתונים לא מסומנת, צריך לוודא שמיפוי הזהויות כולל משתמשים שנמחקו או משתמשים שהגישה שלהם לתיבת הדואר חסומה.

  3. (אופציונלי) כדי להעתיק קבצים לפי תאריך, מסמנים את התיבה לכלול רק קבצים שנוצרו או שונו אחרי התאריך הבא ובוחרים באחת מהאפשרויות:

    • כדי להעתיק קבצים שנוצרו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות נוצר על ידי ואז בוחרים תאריך.
    • כדי להעתיק קבצים ששונו אחרי תאריך מסוים, בוחרים באפשרות שונו על ידי ואז מזינים תאריך.

    הערה: הגדרות התאריך מבוססות על אזור הזמן המקומי שלכם והן חלות רק על קבצים ספציפיים, ולא על תיקיות. כל התיקיות מיובאות, בלי קשר לתאריך שבוחרים.

  4. אם לא רוצים לייבא את כל סוגי הקבצים, מסמנים את התיבה לא כולל פורמטים ספציפיים של קבצים ומזינים את סיומות הקבצים שרוצים להחריג. צריך להפריד בין סיומות שונות של קבצים באמצעות פסיק (לדוגמה, tmp,‏ log,‏ bak וכו').

  5. אם לא רוצים לייבא קבצים גדולים יותר, מסמנים את התיבה להחריג קבצים שהגודל שלהם הוא מעל, מזינים גודל מקסימלי ואז בוחרים באפשרות MB או GB.

  6. אם היוצר המקורי או המשתמש האחרון שערך את הקובץ לא נמצאים, מסמנים את התיבה שימוש במשתמש היעד אם היוצר או העורך המקורי לא נמצא כדי להשתמש במקום זאת במשתמש היעד ב-Google Workspace. הגדרה זו מופעלת כברירת מחדל.

  7. לוחצים על שמירת השינויים.

שלב 5: הפעלת ייבוא נתונים

לפני שמתחילים

  • הייבוא הראשוני יכול להימשך עד 15 דקות, אבל לפעמים הוא לוקח יותר זמן. במהלך השלב הזה לא יופיעו שינויים בסיכום ההתקדמות. לא צריך להפסיק את הייבוא או לצאת ממנו.
  • התחלת ייבוא נתונים מעניקה גישה ברמת הדומיין ויוצרת מזהה לקוח לייבוא נתונים ב-Workspace. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שליטה בהרשאות הגישה ל-API באמצעות הענקת גישה ברמת הדומיין.

כדי לייבא את אצווה הנתונים הנוכחית:

  1. לוחצים על הפעלה של ייבוא מלא.
  2. במהלך ייבוא הנתונים, תוכלו לראות עדכונים בזמן אמת לגבי הפרטים הבאים:
    • משימות שנמצאו – המספר הכולל של המשימות שיובאו, שדילגו עליהן או שנכשלו
    • אזהרה – מספר המשימות שהושלמו אבל לא כצפוי.
    • נכשלו – מספר המשימות שהייבוא שלהן נכשל בגלל שגיאה.
    • לא נכללו – מספר המשימות שלא נכללו בגלל הגדרות מסוימות של ייבוא נתונים או כי הן הושלמו בייבוא קודם.
    • הצלחה – מספר המשימות שהושלמו בהצלחה.
    • אתרים שנותחו – מספר האתרים שיובאו באופן מלא
    • קבצים שנמצאו – מספר הקבצים שזוהו במהלך הייבוא
    • קבצים שיובאו – מספר הקבצים שיובאו בהצלחה
    • קבצים שהמערכת דילגה עליהם – מספר הקבצים שיובאו בעבר והמערכת דילגה עליהם.
    • קבצים שההעברה שלהם נכשלה – מספר הקבצים שהייבוא שלהם נכשל
    • בעיות שזוהו בזמן חיפוש משימות חדשות – מספר התיקיות מחשבון המקור שלא הייתה אפשרות לסרוק אותן.
    • הזמן שחלף – הזמן שחלף מאז שהתחיל ייבוא הנתונים
  3. (אופציונלי) כדי לייצא דוח על ייבוא נתונים שבאמצע התהליך:
    1. לוחצים על צפייה ביומני ייבוא הנתונים או על ייצוא דוח האתר.
    2. אם רשימת המשימות לא נפתחת באופן אוטומטי עם הדוח המיוצא, לוחצים על סמל המשימות ואז הקישור לדוח.
    3. כדי לפתוח את הדוח ב-Google Sheets, לוחצים על פתיחה ב-Google Sheets.
  4. (אופציונלי) כדי להפסיק ייבוא באמצע התהליך, לוחצים על הפסקת הייבוא. יכול להיות שיעברו כמה דקות עד שהפעולה הזו תסתיים, ותהליך הייבוא לא יחזור למצב הקודם. אם אתם מריצים אצוות אחרות באותו הזמן, הייבוא של האצוות האלה יימשך. נתונים מ-SharePoint Online שייובאו לפני שהפסקתם את הייבוא לא יימחקו מ-Workspace.

בסיום הייבוא תקבלו אימייל עם נתונים סטטיסטיים על הייבוא, וכל הדוחות יצורפו אליו. פרטים נוספים מופיעים במאמר הסבר על דוח ייבוא נתונים מ-SharePoint Online.

שלב 6: יציאה מייבוא נתונים שהושלם

  • אם יוצאים מייבוא של אצווה אחת של נתונים ומתחילים ייבוא חדש של אותה אצווה, יכול להיות שהייבוא השני ייצור כפילויות ב-Workspace. כדי למנוע כפילויות, אל תיצרו 2 ייבואים לאותה אצווה של נתונים.
  • אחרי שיוצאים מייבוא הנתונים של אצווה, אי אפשר יותר לגשת לנתוני ההגדרה או לדוחות שלה. אל תצאו מייבוא עד שהוא יושלם במלואו ולא יהיה צורך בייבוא דלתא.
  • אתם יכולים להפעיל ייבוא דלתא ולבדוק את המידע על ייבוא שהושלם במסוף Admin רק עד שאתם יוצאים מהייבוא.

כדי לצאת מייבוא נתונים שהושלם:

  1. אם רוצים לייבא קבצים חדשים או מעודכנים לפני שיוצאים, פועלים לפי השלבים במאמר הפעלת ייבוא דלתא ל-SharePoint Online.
  2. (אופציונלי) כדי לשמור דוחות מייבוא נתונים, לוחצים על צפייה ביומני ייבוא נתונים ואז ייצוא דוח האתר.
  3. לוחצים על יציאה מהייבוא ואז יציאה ומחיקת הייבוא.

ייבוא נתונים נועד לשמש כתכונה שתומכת בפרודוקטיביות ולא ככלי עזר בנושאי תאימות משפטית. האחריות לבדיקה של צורכי התאימות המשפטית של הארגון ועמידה בהם חלה עליכם ועל הארגון שלכם. אם יש קבצים ותיקיות שדרושים לכם לצורכי תאימות משפטית, מומלץ לגבות את הקבצים שנמצאים ב-SharePoint Online לפני ייבוא הנתונים ל-Google Workspace.

מטריצת המוצרים להעברה של Google Workspace


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.