Exchange Online থেকে কী আমদানি করা হয়েছে?

আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারীদের কাছে মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ অনলাইন ডেটা কপি করতে ডেটা ইম্পোর্ট টুলটি ব্যবহার করুন। আপনি ইমেল, ক্যালেন্ডার এবং কন্ট্যাক্ট ডেটা ইম্পোর্ট করতে পারেন।

এই টুলটি Exchange Online-এ বিদ্যমান ডেটা মুছে ফেলে না বা পরিবর্তন করে না, তবে Workspace-এ এর কিছু বৈশিষ্ট্য সমর্থিত নয়।

ডেটা আমদানি করার ২টি উপায়

নতুন ডেটা ইম্পোর্ট টুলটি ব্যবহার করে আপনি Exchange Online থেকে Workspace-এ ডেটা ইম্পোর্ট করার জন্য ২টি ভিন্ন উপায় থেকে বেছে নিতে পারেন:

• ডিফল্ট ডেটা ইম্পোর্ট — গুগলের শেয়ার্ড এপিআই কোটা ব্যবহার করে, যা আপনাকে একবারে ১,০০০ জন পর্যন্ত এক্সচেঞ্জ অনলাইন ব্যবহারকারীর ডেটা ইম্পোর্ট করার সুযোগ দেয়। বিস্তারিত জানতে, “এক্সচেঞ্জ অনলাইনের জন্য ডিফল্ট ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতি ব্যবহার করুন” অংশে যান।

• উন্নত ডেটা ইম্পোর্ট — আপনার নিজস্ব ডেডিকেটেড এপিআই কোটা ব্যবহার করে। একবার আপনি অ্যাজুর পোর্টালের মাধ্যমে একটি মাইক্রোসফট অ্যাজুর অ্যাপ্লিকেশন সেট আপ করলে, আপনি আপনার এক্সচেঞ্জ অনলাইন ডেটা ওয়ার্কস্পেসে ব্যাচ আকারে ইম্পোর্ট করতে পারবেন। আপনি একটি ব্যাচে ৫,০০০ জন পর্যন্ত ব্যবহারকারী যোগ করতে পারেন এবং একবারে ১০টি পর্যন্ত ব্যাচ ইম্পোর্ট করতে পারেন। এই পদ্ধতিতে ওয়ার্কস্পেসে ডেটা ইম্পোর্ট করতে, "এক্সচেঞ্জ অনলাইনের জন্য উন্নত ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতি ব্যবহার করুন" অংশে যান।

আমদানিকৃত ডেটা এবং বৈশিষ্ট্য

নিম্নলিখিত ইমেল ডেটা আমদানি করা হয়:

• ইমেল বার্তা — সমস্ত ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডারের সমস্ত ইমেল বার্তা, যার মধ্যে ড্রাফট এবং প্রেরিত আইটেমও অন্তর্ভুক্ত। আপনি জাঙ্ক ইমেল এবং মুছে ফেলা আইটেম বাদ দিতে পারেন।
• ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার — লেবেল হিসেবে Gmail-এ ইম্পোর্ট করুন। বিস্তারিত জানতে, এই পৃষ্ঠার পরবর্তী অংশে থাকা ‘ কীভাবে ফোল্ডার ইম্পোর্ট করা হয় ’ অংশটি দেখুন।
• সংযুক্তি — Gmail-এ ইম্পোর্ট করুন, যদি না বার্তা এবং সংযুক্তি সহ ফাইলের আকার ১৫০ মেগাবাইটের বেশি হয় অথবা ফাইল টাইপটি Gmail দ্বারা ব্লক করা থাকে। বিস্তারিত জানতে, 'Gmail-এ ব্লক করা ফাইলের প্রকার' (File types blocked in Gmail ) দেখুন।
• অবস্থা —ইমেইল বার্তাগুলোর পঠিত ও অপঠিত অবস্থা।
• গুরুত্বের স্তর — উচ্চ গুরুত্বের স্তরের বার্তাগুলো 'গুরুত্বপূর্ণ' লেবেল সহ আমদানি হয়। নিম্ন বা মাঝারি গুরুত্বের স্তরের বার্তাগুলো ' গুরুত্বপূর্ণ' লেবেল পায় না।
• শেয়ার্ড মেইলবক্স — সাধারণ মেইলবক্স হিসেবে Gmail-এ ইম্পোর্ট করুন। ইম্পোর্ট করার পর আপনি Gmail ডেলিগেশনের অনুমতি দিতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, ‘ব্যবহারকারীদের একটি Gmail অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস ডেলিগেট করতে দিন’ অংশটি দেখুন।
• ইমেল স্ট্যাটাস নির্দেশক — স্নুজ করা ইমেল বার্তাগুলো একটি কাস্টম ' Snoozed ' লেবেল সহ ইম্পোর্ট হয়। আর্কাইভ করা ইমেল বার্তাগুলো একটি কাস্টম 'Archive_' লেবেল সহ ইম্পোর্ট হয়।
• মাইক্রোসফট ইন-প্লেস আর্কাইভ মেইলবক্স — উন্নত ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতিটি সক্রিয় ব্যবহারকারীদের প্রাথমিক মেইলবক্সের জন্য ১০০ জিবি পর্যন্ত ইন-প্লেস আর্কাইভ কপি করে। সাসপেন্ড থাকা ব্যবহারকারীরা সাসপেন্ড থাকাকালীন ইমেল, ক্যালেন্ডার ইনভাইটেশন বা ফাইল পাবেন না, কিন্তু তাদের ইউজার ডেটা মুছে ফেলা হয় না। ডিফল্ট ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতিটি ইন-প্লেস আর্কাইভ সমর্থন করে না।
• আউটলুকের জন্য মাইক্রোসফট ৩৬৫ গ্রুপ মেইলবক্স — উন্নত ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতিটি কথোপকথন এবং থ্রেডগুলোকে গুগল গ্রুপে কপি করে, যেখানে প্রতি থ্রেডে ১০০টি পোস্টের সীমা থাকে। ডিফল্ট ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতিটি গ্রুপ মেইলবক্স সমর্থন করে না।

নিম্নলিখিত ক্যালেন্ডার ডেটা আমদানি করা হয়:

• ক্যালেন্ডার — প্রাথমিক ও অতিরিক্ত ক্যালেন্ডার ইম্পোর্ট করা যায়।
• রিসোর্স ক্যালেন্ডার — উপযুক্ত ম্যাপিং প্রদান করা হলে ইম্পোর্ট করুন।
• আমদানি শুরুর তারিখের পরবর্তী ঘটনাসমূহ (কনফিগারযোগ্য) —
  • দিনব্যাপী অনুষ্ঠানসমূহ।
  • লক্ষ্য ইমেল আইডি সহ অংশগ্রহণকারীরা (যদি অংশগ্রহণকারী ম্যাপিং প্রদান করা হয়)।
  • অবস্থা, সংবেদনশীলতা এবং অনুস্মারক।
• পুনরাবৃত্তিমূলক ইভেন্ট — যে সকল পুনরাবৃত্তিমূলক ইভেন্টের কোনো শেষ তারিখ নেই, সেগুলোকে ৩১ ডিসেম্বর, ২০৯৯-এর শেষ তারিখ সহ ইম্পোর্ট করা হয়।
• টাইমজোন —ইভেন্টের টাইমজোন ইম্পোর্ট হয়।
• Microsoft Teams মিটিং — মিটিং লিঙ্ক ইম্পোর্ট করা যায়। মিটিংগুলো Google Meet মিটিং-এ রূপান্তরিত হয় না।
• ইভেন্ট অ্যাটাচমেন্ট — উন্নত ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতিটি গুগল ক্যালেন্ডারের অ্যাটাচমেন্টগুলোকে গুগল ড্রাইভে কপি করে। প্রত্যেক অংশগ্রহণকারী গুগল মাই ড্রাইভে অ্যাটাচমেন্টটির একটি কপি পান। ১৫০ মেগাবাইট পর্যন্ত অ্যাটাচমেন্ট সাপোর্ট করে। ডিফল্ট ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতিটি ইভেন্ট অ্যাটাচমেন্ট সাপোর্ট করে না।

নিম্নলিখিত যোগাযোগের তথ্য আমদানি করা হয়:

• যোগাযোগ — আপনার প্রতিষ্ঠানের মুছে ফেলা হয়নি এমন সমস্ত যোগাযোগ ইম্পোর্ট হয়। স্বতন্ত্র ব্যবহারকারীদের যোগাযোগও ইম্পোর্ট হয়। আপনার প্রতিষ্ঠানে সর্বোচ্চ ২৭,০০০টি যোগাযোগ থাকতে পারে।
• ফোল্ডার — মুছে ফেলা হয়নি এমন সমস্ত কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার ইম্পোর্ট করা হয়। বিস্তারিত জানতে, এই পৃষ্ঠার পরবর্তী অংশে থাকা ‘ফোল্ডার কীভাবে ইম্পোর্ট করা হয় ’ অংশটি দেখুন।
• ক্যাটাগরি — যে সকল ক্যাটাগরিতে অন্তত একটি কন্টাক্ট ইম্পোর্ট করা হয়েছে। গুগল কন্টাক্টসে ক্যাটাগরিগুলো লেবেলে পরিণত হয়।
• যোগাযোগের বিবরণ
• যোগাযোগের নম্বর — সমস্ত ব্যবসায়িক এবং বাড়ির ফোন নম্বর ইম্পোর্ট হয়। প্রতিটি কন্ট্যাক্টের জন্য একটি করে মোবাইল ফোন নম্বর ইম্পোর্ট হয়।

নিম্নলিখিত টাস্ক ডেটা আমদানি করা হয়:

• ব্যক্তিগত কাজ — মাইক্রোসফ্ট টু ডু টাস্ক গুগল টাস্ক-এ ইম্পোর্ট হয়।
• টাস্ক লিস্ট — সমস্ত টাস্ক লিস্ট 'টাস্কস'-এ শীর্ষ-স্তরের টাস্ক লিস্ট হিসেবে ইম্পোর্ট হয়।
• মূল বৈশিষ্ট্যসমূহ — একটি টাস্কের শিরোনাম, নোট, স্ট্যাটাস, সমাপ্তির তারিখ এবং নির্ধারিত তারিখ সবই টাস্কটির সাথে ইম্পোর্ট হয়ে যায়।
• গুরুত্ব ও রিমাইন্ডার — উচ্চ ও নিম্ন গুরুত্বের সেটিংস এবং রিমাইন্ডারের তারিখগুলো একটি টাস্কের নোট ফিল্ডে টেক্সট হিসেবে ইম্পোর্ট হয়।

কী আমদানি করা হয় না?

নিম্নলিখিত ইমেল ডেটা আমদানি করা হয় না:

• ১৫০ মেগাবাইটের চেয়ে বড় ইমেল বার্তা
• প্রেরক হেডার ছাড়া খসড়া ইমেল বার্তা
• বিভাগগুলি
• Notes বা এর যেকোনো সাবফোল্ডারে থাকা ইমেল বার্তা
• সহায়ক ইন-প্লেস আর্কাইভ মেইলবক্স
• ইমেইলের কিছু স্ট্যাটাস ইন্ডিকেটর, যেমন পিন করা, ফ্ল্যাগ করা এবং নির্ধারিত।
• শেয়ার করা ফোল্ডার
• তারকাচিহ্নিত ফোল্ডারের অবস্থা

নিম্নলিখিত ক্যালেন্ডারের ডেটা আমদানি করা হয়নি:

• ক্যালেন্ডার-সংক্রান্ত নির্দিষ্ট সেটিংস, যেমন রঙ এবং সময় অঞ্চল।
• রিসোর্সগুলির জন্য অতিরিক্ত ক্যালেন্ডার, যা গুগল ক্যালেন্ডারে সমর্থিত নয়।
• শেয়ার করা ক্যালেন্ডারগুলো সেইসব ব্যবহারকারীর কাছে ইম্পোর্ট করা হয় না, যাদের সাথে ক্যালেন্ডারটি শেয়ার করা হয়েছে। এগুলো শুধুমাত্র ক্যালেন্ডারটির মালিক ব্যবহারকারীর কাছেই ইম্পোর্ট করা হয়।
• আমদানি শুরুর তারিখের আগে সংঘটিত ঘটনাসমূহ।
• ডিফল্ট ডেটা ইম্পোর্ট পদ্ধতি ইভেন্ট অ্যাটাচমেন্ট ইম্পোর্ট করে না।
• যদি গুগল ক্যালেন্ডারে কোনো ব্যবহারকারী ইতিমধ্যে ইম্পোর্ট করা কোনো ইভেন্ট পরিবর্তন করেন, তাহলে ভবিষ্যতের ডেল্টা বা সম্পূর্ণ ইম্পোর্টের সময় ইভেন্টটি আর পুনরায় ইম্পোর্ট হবে না।
• ইভেন্টের বিবরণ সাধারণ টেক্সট হিসেবে ইম্পোর্ট হয়। টেক্সট ফরম্যাটিং সমর্থিত নয়।
• ICS ফাইল (ক্যালেন্ডার ইভেন্ট ফাইল)।
• অ-স্থানীয় ইভেন্ট সংযুক্তি।

নিম্নলিখিত যোগাযোগের তথ্য আমদানি করা হয়নি:

• নির্দিষ্ট ধরণের যোগাযোগ
  • মেইল যোগাযোগ
  • আপনার বিশ্বব্যাপী ঠিকানা তালিকা
  • মুছে ফেলা পরিচিতি এবং ফোল্ডার
• যোগাযোগের তালিকা

• নির্দিষ্ট কিছু কন্ট্যাক্টের স্ট্যাটাস সংক্রান্ত তথ্য (যদিও কন্ট্যাক্টগুলো ইম্পোর্ট করা হয়):

  • ঘন ঘন যোগাযোগ

  • স্টার করা কন্ট্যাক্ট—আপনি যদি চান এই কন্ট্যাক্টগুলো গুগল কন্ট্যাক্টস-এ ফেভারিট হিসেবে দেখাক, তাহলে এক্সচেঞ্জ অনলাইন-এ সেগুলোকে 'starred' নামের একটি ক্যাটাগরিতে যোগ করুন (নামটি কেস-সেনসিটিভ)।

    দ্রষ্টব্য: আপনি যদি Exchange Contacts-এর পূর্ববর্তী সংস্করণে starred নামে একটি ফোল্ডার তৈরি করেন এবং তারপর Exchange-এ New Contacts চালু করেন, তাহলে Contacts-এর নতুন সংস্করণটি starred ফোল্ডারটিকে একটি ক্যাটাগরি হিসেবে প্রদর্শন করতে পারে। এই ফোল্ডারটি ‘starred’ লেবেলসহ Google Contacts-এ ইম্পোর্ট হয়। starred লেবেলযুক্ত কন্টাক্টগুলো Favorites হিসেবে চিহ্নিত হয় না।

• খালি বিভাগ যেগুলিতে কোনও পরিচিতি নেই

• নির্দিষ্ট যোগাযোগের বিবরণ:

  • যোগাযোগের আদ্যক্ষর
  • ব্যক্তিগত ওয়েবপেজের লিঙ্ক
  • প্রোফাইল ছবি
  • বার্ষিকীর তারিখ

• যোগাযোগের নম্বর

  • যদি কোনো কন্ট্যাক্টের একাধিক মোবাইল ফোন নম্বর থাকে, তবে শুধুমাত্র একটি ইম্পোর্ট হবে।
  • বাসা এবং ব্যবসার ফ্যাক্স নম্বর
  • পেজার নম্বর
  • অন্যান্য সংখ্যা

• অনুমোদিত সীমার অতিরিক্ত যেকোনো যোগাযোগের ডেটা। গুগল কন্টাক্টসের সমস্ত সীমা ইম্পোর্ট করা কন্টাক্টগুলোর ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য, যার মধ্যে রয়েছে মোট কন্টাক্টের সংখ্যা, প্রতিটি কন্টাক্টের আকার এবং স্বতন্ত্র ফিল্ডের আকারের সীমা। আরও জানুন।

নিম্নলিখিত টাস্ক ডেটা ইম্পোর্ট হয় না:

• পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ — কাজের পুনরাবৃত্তির সেটিংস ইম্পোর্ট করা হয় না। একটি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ একটি একক, এককালীন কাজ হিসাবে ইম্পোর্ট হয়।
• নির্ধারিত তারিখ ও সময় — নির্ধারিত তারিখসহ কোনো টাস্ক সারাদিনের টাস্ক হিসেবে ইম্পোর্ট হয়, যার কোনো নির্দিষ্ট সময় থাকে না।
• সংযুক্তি — মাইক্রোসফ্ট টু ডু ফাইলের সংযুক্তি সমর্থিত নয় এবং ইম্পোর্ট হয় না।
• প্ল্যানার টাস্ক —মাইক্রোসফট প্ল্যানার টাস্ক সমর্থিত নয় এবং ইম্পোর্ট করা যায় না।

কীভাবে ফোল্ডারগুলি আমদানি করা হয়

Microsoft Exchange Online-এর ইমেল এবং কন্টাক্ট ফোল্ডারগুলো Gmail-এ লেবেল হিসেবে ইম্পোর্ট হয়। লেবেলগুলোর নাম তাদের উৎস ফোল্ডারের নামের মতোই হয়।

ইমেল ফোল্ডারগুলি কীভাবে আমদানি করা হয়

• যদি কোনো ফোল্ডার এবং জিমেইলের সংরক্ষিত সিস্টেম লেবেলের (যেমন সেন্ট, ট্র্যাশ বা আনরিড) নামের মধ্যে অমিল থাকে, তাহলে মেসেজগুলো সংরক্ষিত লেবেলটিতে স্থানান্তরিত হয়।
• স্ল্যাশযুক্ত ফোল্ডারের নাম (যেমন A/B/C) আন্ডারস্কোরযুক্ত লেবেলে (যেমন A_B_C) পরিণত হয়।
• শেয়ার করা ফোল্ডারগুলো ইম্পোর্ট করা হয় না।
• তারকাচিহ্নিত ফোল্ডারের অবস্থা আমদানি করা হয় না।
• একাধিক ফোল্ডারে থাকা মেসেজ শুধুমাত্র একবারই ইম্পোর্ট করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি মেসেজটি Outlook-এর FolderA এবং FolderB উভয় ফোল্ডারেই থাকে, তাহলে এটি Gmail-এর FolderA অথবা FolderB-এর যেকোনো একটিতে ইম্পোর্ট হবে। ব্যবহারকারীরা মেসেজটি খুঁজে পেতে 'All Mail'-এর অধীনে সার্চ করতে পারেন।
• ইম্পোর্ট করার সময়, একটি ফোল্ডারের সম্পূর্ণ পাথটিই লেবেল নাম হয়ে যায়। যেসব ফোল্ডারের পাথ ২২৫ অক্ষরের বেশি দীর্ঘ, সেগুলো ইম্পোর্ট করা হয় না। এই ফোল্ডারগুলোর ভেতরের মেসেজগুলো ইম্পোর্ট করা হলেও, সেগুলোতে লেবেলটি অন্তর্ভুক্ত থাকে না।

নিচের সারণিতে দেখানো হয়েছে কীভাবে ইমেল ফোল্ডারগুলোকে লেবেলের সাথে সংযুক্ত করা হয়:

কীভাবে পরিচিতি ফোল্ডারগুলি আমদানি করা হয়

গুগল কন্টাক্টস-এ ফোল্ডারের পরিবর্তে লেবেলের একটি একক-স্তরের শ্রেণিবিন্যাস রয়েছে। এক্সচেঞ্জ অনলাইন কন্টাক্ট ফোল্ডারের একাধিক স্তর কন্টাক্টস-এর একটি একক স্তরের লেবেলে ইম্পোর্ট হয়। এক্সচেঞ্জ অনলাইন কন্টাক্ট ক্যাটাগরিগুলোও কন্টাক্টস-এ লেবেল হয়ে যায়।

ডেটা ইম্পোর্ট করার আগে, একটি Exchange Online কন্টাক্ট ফোল্ডারের স্তরবিন্যাস নিম্নলিখিত উদাহরণের মতো হতে পারে:

• ফোল্ডার১ (প্যারেন্ট ফোল্ডার)
  • ফোল্ডার২ (নেস্টেড ফোল্ডার)
    • যোগাযোগ১
      • বিভাগ ১
      • বিভাগ ২

ডেটা ইম্পোর্ট করার পরে, সমস্ত ফোল্ডার এবং ক্যাটাগরি একটি একক স্তরের লেবেলে সংকুচিত হয়ে যায়, এবং তাদের নামগুলো Exchange Online-এর মূল স্তরবিন্যাসকে প্রতিফলিত করে। Contact1-এর জন্য Exchange Online-এ যে ফোল্ডারে এটি ছিল, সেই ফোল্ডারের একটি লেবেল এবং এর সাথে যুক্ত প্রতিটি ক্যাটাগরির জন্য আলাদা লেবেল রয়েছে:

• Folder1 নামক একটি লেবেলে Folder1 ইম্পোর্ট করা হয়।
• Folder2, Folder1 - Folder2 নামক একটি লেবেলে ইম্পোর্ট হয়, যা Contact1- এর সাথে যুক্ত।
• Category1, Contact1- এর সাথে যুক্ত একটি লেবেলে ইম্পোর্ট করা হয়।
• Category2, Contact1- এর সাথে যুক্ত একটি লেবেলে ইম্পোর্ট করা হয়।

এছাড়াও, যখন আপনি কন্টাক্ট ফোল্ডারগুলিকে কন্টাক্টস-এ ইম্পোর্ট করেন:

• যদি কোনো Exchange Online কন্টাক্ট ফোল্ডার এবং বিদ্যমান কোনো Contacts লেবেলের নাম একই হয়, তাহলে Exchange Online কন্টাক্টগুলো বিদ্যমান Contacts লেবেলটিতে ইম্পোর্ট হয়।
• যদি কোনো Exchange Online কন্টাক্ট ফোল্ডারের নাম না থাকে, যেমন `</</dt>`, তাহলে ফোল্ডারটি ইম্পোর্ট করার সময় নামের জায়গায় একটি আন্ডারস্কোর ("_") ব্যবহৃত হয়।
• ডিলিটেড ফোল্ডারের কন্ট্যাক্টগুলো ইম্পোর্ট হয় না।

গুগল, গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সংশ্লিষ্ট চিহ্ন ও লোগোসমূহ হলো গুগল এলএলসি-এর ট্রেডমার্ক। অন্য সকল কোম্পানি ও পণ্যের নাম তাদের সংশ্লিষ্ট কোম্পানিগুলোর ট্রেডমার্ক।