¿Qué se importa de Exchange Online?

Usa la herramienta de importación de datos para copiar datos de Microsoft Exchange Online a los usuarios de Google Workspace de tu organización. Puedes importar datos de correo electrónico, calendario y contactos.

La herramienta no borra ni modifica los datos existentes en Exchange Online, pero algunas funciones no son compatibles con Workspace.

2 maneras de importar datos

Puedes elegir entre 2 formas diferentes de importar datos de Exchange Online a Workspace con la nueva herramienta de importación de datos:

• Importación de datos predeterminada: Usa la cuota de API compartida de Google, lo que te permite importar datos de hasta 1,000 usuarios de Exchange Online a la vez. Para obtener más detalles, consulta Usa el método predeterminado de importación de datos para Exchange Online.

• Importación de datos avanzada: Usa tu propia cuota de API dedicada. Una vez que configures una aplicación de Microsoft Azure a través del portal de Azure, podrás importar tus datos de Exchange Online a Workspace por lotes. Puedes agregar hasta 5,000 usuarios a un lote y, además, importar hasta 20 lotes a la vez. Para importar datos a Workspace con este método, consulta Cómo usar el método avanzado de importación de datos para Exchange Online.

Datos y funciones importados

Las siguientes importaciones de datos de correo electrónico:

• Mensajes de correo electrónico: Todos los mensajes de correo electrónico, incluidos los borradores y los elementos enviados, en todas las carpetas y subcarpetas. Puedes excluir el correo electrónico no deseado y los elementos borrados.
• Carpetas y subcarpetas: Se importan a Gmail como etiquetas. Para obtener más información, consulta Cómo se importan las carpetas (más adelante en esta página).
• Archivos adjuntos: Se importan a Gmail, a menos que el mensaje y el archivo adjunto superen los 150 MB o que Gmail bloquee el tipo de archivo. Para obtener más información, consulta Tipos de archivo bloqueados en Gmail.
• Estado: Estado de lectura de los mensajes de correo electrónico.
• Nivel de importancia: Los mensajes con un nivel de importancia Alto se importan con una etiqueta Importante. Los mensajes con un nivel de importancia Bajo o Medio no reciben la etiqueta Importante.
• Indicadores de estado de los correos electrónicos: Los mensajes de correo electrónico pospuestos se importan con una etiqueta personalizada Pospuesto. Los mensajes de correo electrónico archivados se importan con una etiqueta personalizada Archive_.
• Buzones de archivo local de Microsoft: El método avanzado de importación de datos copia los archivos locales de los buzones de archivo local de los usuarios activos. Los usuarios suspendidos no recibirán correos electrónicos, invitaciones de calendario ni archivos mientras estén suspendidos, pero no se borrarán sus datos de usuario. El método predeterminado de importación de datos no admite los archivos locales.
• Buzones de correo compartidos y de usuarios: Si un buzón de correo compartido o de usuario se asigna a un grupo válido, se importará a Grupos de Google como una bandeja de entrada colaborativa. Los estados de leído y no leído de los mensajes importados no se importan a Grupos. Si un buzón de correo compartido o de usuario se asigna a una cuenta de usuario de Gmail, el usuario puede compartir el acceso después de que se complete la importación de datos. Para obtener más información, consulta Permite que los usuarios deleguen el acceso a una cuenta de Gmail.
• Buzones de correo de grupos de Microsoft 365 para Outlook: El método avanzado de importación de datos copia las conversaciones y las cadenas en Grupos de Google, con un límite de 100 publicaciones por cadena. El método predeterminado de importación de datos no admite los buzones de correo de grupos.
• Reglas de mensajes de Outlook: Existen diferencias entre los filtros de Outlook y los de Gmail. Para obtener más información, consulta Cómo se importan las reglas de Outlook.
• Configuración del buzón de correo: La configuración del buzón de correo, como Fuera de la oficina (respuestas automáticas), se puede importar cuando eliges el correo electrónico como fuente de datos. Puedes activar o desactivar esta opción cambiando el parámetro de configuración del buzón de correo en la herramienta de importación de datos.

Se importan los siguientes datos del calendario:

• Calendarios: Se importan los calendarios principales y adicionales.
• Calendarios de recursos: Se importan si se proporciona una asignación adecuada.
• Eventos posteriores a la fecha de inicio de la importación (configurable):
  • Eventos que duran todo el día
  • Asistentes con el ID de correo electrónico de destino (si se proporciona la asignación de asistentes)
  • Estado, sensibilidad y recordatorios.
• Eventos recurrentes: Los eventos recurrentes sin fecha de finalización se importan con la fecha de finalización del 31 de diciembre de 2099.
• Zona horaria: Se importa la zona horaria del evento.
• Reuniones de Microsoft Teams: Se importan los vínculos de reunión. Las reuniones no se convierten en reuniones de Google Meet.
• Archivos adjuntos de eventos: El método de importación de datos avanzada crea una carpeta de archivos adjuntos de calendario importados en Mi unidad de Google para cada asistente de un evento del Calendario de Google con archivos adjuntos. Cada asistente recibe una copia del archivo adjunto. Se admiten archivos adjuntos de hasta 150 MB. El método predeterminado de importación de datos no admite archivos adjuntos de eventos.
• Excepciones de calendario: La importación de datos incluye los cambios realizados en una sola instancia de un evento recurrente.
• Permisos del calendario: El método de importación de datos avanzado admite la copia de permisos de calendario de usuarios, grupos y dominios al Calendario de Google. Los calendarios que se comparten con los usuarios se agregan automáticamente a la lista de calendarios de cada usuario. El método predeterminado de importación de datos no admite permisos de calendario.

Se importarán los siguientes datos de contacto:

• Contactos: Se importan todos los contactos no borrados de tu organización. Importación de contactos de usuarios individuales Puedes tener hasta 27,000 contactos en tu organización.
• Carpetas: Se importan todas las carpetas de contactos que no se borraron. Para obtener más información, consulta Cómo se importan las carpetas (más adelante en esta página).
• Categorías: Todas las categorías con, al menos, una importación de contactos. Las categorías se convierten en etiquetas en Contactos de Google.
• Datos de contacto
• Números de contacto: Se importan todos los números de teléfono de la empresa y de la casa. Se importa un número de teléfono celular por cada contacto.

Se importan los siguientes datos de tareas:

• Tareas personales: Las tareas de Microsoft To Do se importan a Google Tasks.
• Listas de tareas: Todas las listas de tareas se importan a Tasks como listas de tareas de nivel superior. Puedes importar hasta 100 listas de tareas.
• Propiedades principales: El título, las notas, el estado, la fecha de finalización y la fecha límite de una tarea se importan con ella.
• Importancia y fechas límite: Los parámetros de configuración de importancia alta y baja, y las fechas límite se importan como texto en el campo de notas de una tarea.

¿Qué no se importa?

No se importan los siguientes datos de correo electrónico:

• Mensajes de correo electrónico de más de 150 MB
• Mensajes de correo electrónico en borrador sin un encabezado De
• Categorías
• Mensajes de correo electrónico en Notas o en cualquiera de sus subcarpetas
• Ciertos indicadores de estado de los correos electrónicos, como fijados, marcados y programados
• Carpetas compartidas
• Estado de la carpeta Destacados
• En el caso de los buzones de correo de grupos, los correos electrónicos sin encabezados MIME y los que no están en la carpeta Recibidos de Microsoft

No se importan los siguientes datos del calendario:

• Parámetros de configuración específicos del calendario, como el color y la zona horaria
• Calendarios adicionales para recursos, que no son compatibles con el Calendario de Google.
• Eventos que ocurren antes de la fecha de inicio de la importación
• El método predeterminado de importación de datos no importa los archivos adjuntos de los eventos ni los permisos del calendario.
• Si un usuario modifica un evento que ya se importó en el Calendario de Google, el evento no se volverá a importar en futuras importaciones delta o completas.
• Las descripciones de los eventos se importan como texto sin formato. No se admite el formato de texto.
• Archivos ICS (archivos de eventos de calendario)
• Archivos adjuntos de eventos no nativos
• Borradores de eventos de calendario, que no son compatibles con el Calendario de Google

No se importan los siguientes datos de contacto:

• Ciertos tipos de contactos
  • Contactos de correo electrónico
  • Tu lista global de direcciones
  • Contactos y carpetas borrados
• Listas de contactos

• Cierta información del estado de los contactos (aunque los contactos en sí se importan):

  • Contactos frecuentes

  • Contactos destacados: Si quieres que estos contactos aparezcan como favoritos en Contactos de Google, agrégalos a una categoría llamada starred (el nombre distingue mayúsculas de minúsculas) en Exchange Online.

    Nota: Si creas una carpeta llamada starred en la versión anterior de Contactos de Exchange y, luego, activas Contactos nuevos en Exchange, es posible que la nueva versión de Contactos muestre la carpeta starred como una categoría. Esta carpeta se importa a Contactos de Google con la etiqueta Destacados. Los contactos con la etiqueta destacados no se marcan como favoritos.

• Categorías vacías que no contienen ningún contacto

• Ciertos datos de contacto:

  • Iniciales del contacto
  • Vínculos a páginas web personales
  • Fotos de perfil
  • Fechas de aniversario

• Números de contacto

  • Si un contacto tiene varios números de teléfono celular, solo se importará uno.
  • Números de fax de casa y de trabajo
  • Números de buscapersonas
  • Otros números

• Cualquier dato de contacto que supere el límite permitido Todos los límites de Contactos de Google se aplican a los contactos importados, incluidos los límites en la cantidad total de contactos, el tamaño por contacto y el tamaño de los campos individuales. Más información

No se importan los siguientes datos de tareas:

• Tareas recurrentes: No se importa la configuración de recurrencia de las tareas. Una tarea recurrente se importa como una tarea única.
• Fechas límite y hora: Las tareas con fecha límite se importan como tareas de todo el día sin una hora establecida.
• Archivos adjuntos: Los archivos adjuntos de Microsoft To Do no son compatibles y no se importan.
• Tareas de Planner: Las tareas de Microsoft Planner no son compatibles y no se importan.

Cómo se importan las carpetas

Las carpetas de correo electrónico y contactos de Microsoft Exchange Online se importan como etiquetas en Gmail. Las etiquetas tienen el mismo nombre que sus carpetas de origen.

Cómo se importan las carpetas de correo electrónico

• Si hay un conflicto de nombres entre una carpeta y una etiqueta del sistema reservada de Gmail (como Enviados, Papelera o No leídos), los mensajes se importan a la etiqueta reservada.
• Los nombres de las carpetas con barras diagonales (como A/B/C) se convierten en etiquetas con guiones bajos (como A_B_C).
• Si es necesario, solo se agrega un guion bajo (_) al final de una carpeta de nivel superior. Por ejemplo, una carpeta de Exchange, como Papelera/Todos, se convierte en Papelera_/Todos. No se agregan guiones bajos a las etiquetas secundarias.
• No se importan las carpetas compartidas.
• No se importa el estado de la carpeta destacada.
• Los mensajes que están presentes en más de una carpeta solo se importan una vez. Por ejemplo, si el mensaje está presente en CarpetaA y CarpetaB en Outlook, se importará a CarpetaA o CarpetaB en Gmail. Los usuarios pueden buscar en Todos para encontrar el mensaje.
• Durante una importación, la ruta de acceso completa de una carpeta se convierte en el nombre de la etiqueta. No se importan las carpetas con rutas de acceso de más de 225 caracteres. Los mensajes que se encuentran dentro de estas carpetas se importan, pero no incluyen la etiqueta.

Ejemplos de asignación de carpetas de Exchange a etiquetas de Gmail

Cómo se importan las carpetas de contactos

Contactos de Google tiene una jerarquía de etiquetas de un solo nivel en lugar de carpetas. Los múltiples niveles de carpetas de contactos de Exchange Online se importan en un solo nivel de etiquetas en Contactos. Las categorías de contactos de Exchange Online también se convierten en etiquetas en Contactos.

Antes de una importación de datos, una carpeta de contactos de Exchange Online puede tener una jerarquía como la del siguiente ejemplo:

• Folder1 (carpeta superior)
  • Folder2 (carpeta anidada)
    • Contact1
      • Category1
      • Category2

Después de una importación de datos, todas las carpetas y categorías se condensan en un solo nivel de etiquetas, con nombres que reflejan su jerarquía original de Exchange Online. Contact1 tiene una etiqueta para la carpeta en la que se anidó en Exchange Online y una etiqueta independiente para cada una de sus categorías asociadas:

• Carpeta1 se importa a una etiqueta llamada Carpeta1.
• Folder2 se importa a una etiqueta llamada Folder1 - Folder2, que está asociada con Contact1.
• Category1 se importa a una etiqueta asociada con Contact1.
• Category2 se importa a una etiqueta asociada con Contact1.

Además, cuando importas carpetas de contactos a Contactos, ocurre lo siguiente:

• Si una carpeta de contactos de Exchange Online y una etiqueta de Contactos existente tienen el mismo nombre, los contactos de Exchange Online se importarán a la etiqueta de Contactos existente.
• Si una carpeta de contactos de Exchange Online tiene un nombre nulo, como " ", la carpeta se importa con un guion bajo ("_") como nombre.
• No se importan los contactos de la carpeta Eliminados.

Cómo se importan las reglas de Outlook

Si el parámetro de configuración Importar reglas de mensajes como filtros está activado para una importación de datos avanzada, las reglas de correo electrónico de Outlook se importan como filtros de Gmail. Los filtros de Gmail se aplican a todos los mensajes de correo electrónico entrantes nuevos, incluidos los que llegan durante una importación de datos. Si no quieres aplicar filtros de Gmail a los mensajes de correo electrónico importados, desactiva este parámetro de configuración antes de iniciar una importación. Cuando se complete la importación de datos, puedes volver a activar el parámetro de configuración y usar una importación delta para copiar tus reglas de Outlook en Gmail.

El parámetro de configuración Importar reglas de mensajes como filtros no es compatible con el método predeterminado de importación de datos.

Cómo se importan los permisos del calendario

• Cuando importas datos de calendario de Exchange Online, los permisos de calendario se importan a Workspace como listas de control de acceso (LCA) del Calendario de Google.
• Cuando importas un calendario que se comparte con los usuarios, el proceso de importación de datos agrega automáticamente el calendario a la lista de calendarios de cada usuario.
• Cuando importas un calendario que se comparte con un grupo o un usuario externo, el buzón de correo del grupo o del usuario recibe el mensaje Acepta la invitación para unirte al calendario compartido: (nombre del calendario).
• Si importas un calendario de Exchange Online a Workspace y, luego, actualizas los permisos del calendario en Workspace, crear una nueva importación de datos para el mismo calendario no cambiará los permisos en Workspace.

Los roles de permisos del calendario se asignan a Google Workspace como se muestra en la tabla:

Diferencias en los recuentos de correos electrónicos y mensajes después de una importación

Después de importar los datos, es posible que haya diferencias entre la cantidad de mensajes de correo electrónico y conversación en Outlook y la cantidad que se importa a Gmail. Los siguientes factores pueden causar las diferencias:

• Cómo se almacenan los correos electrónicos: Outlook organiza los correos electrónicos en carpetas. Si el mismo mensaje de correo electrónico existe en varias carpetas, Outlook lo cuenta como copias distintas del mismo correo electrónico. Gmail organiza los correos electrónicos como instancias únicas y usa etiquetas en lugar de carpetas. Gmail cuenta los correos electrónicos una vez, independientemente de la cantidad de etiquetas que tengan.

  Como Gmail consolida los mensajes de correo electrónico duplicados durante una importación, el recuento total suele ser diferente al de Outlook y puede hacer que los usuarios tengan menos alertas de mensajes no leídos.

• Cómo se archivan los correos electrónicos: Outlook quita los mensajes más antiguos de la carpeta Recibidos y los mueve a las carpetas de archivo y del sistema ocultas. Los mensajes no leídos que se muevan a estas carpetas se pueden excluir del recuento de correos electrónicos no leídos.

  Durante la importación, Gmail asigna carpetas a las etiquetas. Si hay mensajes de correo electrónico no leídos en un archivo o en una carpeta oculta del sistema, Gmail los cuenta como no leídos.

  Es posible que los usuarios noten un aumento en la cantidad de correos electrónicos no leídos, ya que Gmail cuenta los correos electrónicos no leídos que antes estaban ocultos o archivados.

• Conversaciones agrupadas en hilos: Outlook trata las conversaciones como mensajes individuales dentro de un hilo. A veces, marcar una conversación como leída puede aplicarse al hilo en sí sin actualizar cada mensaje subyacente.

  Gmail agrupa las respuestas en conversaciones. Cuando llega un mensaje nuevo a una conversación, Gmail marca toda la conversación como no leída.

  Es posible que los usuarios noten diferencias en el recuento de mensajes no leídos en Gmail en comparación con el de Outlook.

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