אילו נתונים מיובאים מ-Exchange Online?

כדי להעתיק נתונים מ-Microsoft Exchange Online למשתמשי Google Workspace בארגון, אפשר להשתמש בכלי לייבוא נתונים. אתם יכולים לייבא נתונים של אימיילים, יומנים ואנשי קשר.

הכלי הזה לא מוחק או משנה נתונים קיימים ב-Exchange Online, אבל בחלק מהתכונות אי אפשר להשתמש ב-Workspace.

‫2 דרכים לייבא נתונים

ניתן לבחור מבין 2 דרכים שונות לייבא נתונים מ-Exchange Online ל-Workspace באמצעות הכלי החדש לייבוא נתונים:

• ייבוא נתונים כברירת מחדל – נעשה שימוש במכסת ה-API המשותפת של Google, שמאפשרת לייבא נתונים של עד 1,000 משתמשים ב-Exchange Online בכל פעם. פרטים נוספים מופיעים במאמר שימוש בשיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים מ-Exchange Online.

• ייבוא נתונים מתקדם – משתמש במכסת API ייעודית משלכם. אחרי שמגדירים אפליקציה ב-Microsoft Azure דרך פורטל Azure, אפשר לייבא את הנתונים מ-Exchange Online ל-Workspace באצוות. אפשר להוסיף עד 5,000 משתמשים לקבוצה אחת, ולייבא עד 10 קבוצות בו-זמנית. כדי לייבא נתונים ל-Workspace באמצעות השיטה הזו, אפשר לעבור אל שימוש בשיטה המתקדמת לייבוא נתונים מ-Exchange Online.

הנתונים והתכונות שמיובאים

אלה נתוני האימייל שמייובאים:

• הודעות אימייל – כל האימיילים, כולל הטיוטות והפריטים שנשלחו, בכל התיקיות ותיקיות המשנה. אתם יכולים להחליט שאימיילים ופריטים שנמחקו לא יועברו.
• תיקיות ותיקיות משנה – מיובאות ל-Gmail כתוויות. פרטים נוספים מופיעים בקטע איך התיקיות מיובאות (בהמשך הדף).
• קבצים מצורפים – מיובאים ל-Gmail, אלא אם נפח ההודעות יחד עם הקבצים המצורפים גדול מ-150MB או אם סוג הקבצים חסום ב-Gmail. פרטים נוספים מופיעים במאמר סוגי הקבצים שנחסמים ב-Gmail.
• סטטוס – האם הודעות האימייל נקראו או לא נקראו.
• רמת החשיבות – הודעות ברמת חשיבות גבוהה מיובאות עם התווית חשוב. הודעות ברמת חשיבות נמוכה או בינונית לא מקבלות את התווית חשוב.
• תיבות דואר משותפות – מיובאות ל-Gmail כתיבות דואר רגילות. אחרי הייבוא תוכלו להקצות הרשאות ב-Gmail. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא איך מאפשרים למשתמשים להעניק גישה לחשבון Gmail.
• אינדיקטורים של סטטוס האימייל – הודעות אימייל שהושהו מיובאות עם תווית מותאמת אישית של לטיפול בהמשך. הודעות אימייל שהועברו לארכיון מיובאות עם תווית מותאמת אישית של Archive_‎.
• תיבות דואר של ארכיון במקום ב-Microsoft – שיטת ייבוא הנתונים המתקדמת מעתיקה עד 100GB של ארכיונים במקום עבור תיבות הדואר הראשיות של משתמשים פעילים. משתמשים מושעים לא יקבלו אימיילים, הזמנות ביומן או קבצים בזמן שהם מושעים, אבל נתוני המשתמשים שלהם לא נמחקים. שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים לא תומכת בארכיונים במקום.
• תיבות דואר של קבוצות Microsoft 365 ל-Outlook – שיטת ייבוא הנתונים המתקדמת מעתיקה שיחות ושרשורים ל-Google Groups, עם מגבלה של 100 פוסטים לכל שרשור. שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים לא תומכת בתיבות דואר קבוצתיות.

אלה נתוני היומן שמייובאים:

• יומנים – כל היומנים מיוצאים, גם הראשיים וגם הנוספים.
• יומני משאבים – מיובאים אם יש מיפוי מתאים.
• אירועים שקורים אחרי תאריך ההתחלה של הייבוא (אפשר להגדיר אם ואיך הם יועברו) –
  • אירועים של יום שלם.
  • משתתפים שיש להם כתובת אימייל חדשה עם מזהה יעד (אם יש מיפוי של המשתתפים).
  • סטטוס, רגישות ותזכורות.
• אירועים חוזרים – אירועים חוזרים בלי תאריך סיום מיובאים עם תאריך הסיום 31 בדצמבר 2099.
• אזור זמן – אזור הזמן של האירוע מיובא.
• פגישות ב-Microsoft Teams – ייבוא קישורים לפגישות. הפגישות עצמן לא מומרות לפגישות ב-Google Meet.
• קבצים מצורפים לאירועים – שיטת ייבוא הנתונים המתקדמת מעתיקה קבצים מצורפים ליומן Google אל Google Drive. כל משתתף מקבל עותק של הקובץ המצורף בתיקייה שלו ב'אחסון שלי' ב-Google. אפשר לצרף קבצים בגודל של עד 150MB. שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים לא תומכת בצירוף קבצים לאירועים.

אלה נתוני אנשי הקשר שמייובאים:

• אנשי קשר – כל אנשי הקשר בארגון שלא נמחקו מיובאים. ייבוא של אנשי הקשר של משתמשים ספציפיים. יכולים להיות בארגון עד 27,000 אנשי קשר.
• תיקיות – כל תיקיות אנשי הקשר שלא נמחקו מיובאות. מידע נוסף מופיע בקטע איך התיקיות מיובאות (בהמשך הדף).
• קטגוריות – כל הקטגוריות שיש בהן לפחות איש קשר אחד מיובאות. הקטגוריות הופכות לתוויות באנשי קשר בחשבון Google.
• פרטים ליצירת קשר
• מספרי הטלפון של אנשי הקשר – כל מספרי הטלפון של העסק ושל הבית מיובאים. לכל איש קשר ניתן לייבא מספר טלפון נייד אחד.

אלה נתוני המשימות שמייובאים:

• משימות אישיות – משימות מ-Microsoft To Do מיובאות ל-Google Tasks.
• רשימות משימות – כל רשימות המשימות מיובאות אל Tasks כרשימות משימות ברמה העליונה.
• מאפייני ליבה – הכותרת, ההערות, הסטטוס, תאריך ההשלמה ומועד ההגשה של המשימה מיובאים יחד עם המשימה.
• חשיבות ותזכורות – הגדרות של חשיבות גבוהה ונמוכה ותאריכי תזכורות מיובאים כטקסט בשדה ההערות של המשימה.

מה לא מיובא?

נתוני האימיילים שלא מיובאים:

• הודעות אימייל גדולות מ-150MB
• טיוטות של הודעות אימייל בלי כותרת מאת
• קטגוריות
• הודעות אימייל בתיקייה Notes או בכל אחת מתיקיות המשנה שלה
• תיבות דואר משניות בארכיון במקום
• אינדיקטורים מסוימים לסטטוסים של אימיילים, כולל מוצמד, מסומן ומתוזמן
• תיקיות משותפות
• סטטוס של תיקיות שמסומנות בכוכב

נתוני היומן שלא מיובאים:

• הגדרות ספציפיות של היומן, כמו צבע ואזור זמן.
• יומנים נוספים שמשויכים למשאבים שלא נתמכים ביומן Google.
• יומנים משותפים לא מיובאים למשתמשים שהיומן משותף איתם. הם מיובאים רק למשתמש שהיומן שייך לו.
• אירועים שמתרחשים לפני תאריך ההתחלה של הייבוא.
• שיטת ייבוא הנתונים שמוגדרת כברירת מחדל לא מייבאת קבצים מצורפים לאירועים.
• אם משתמש משנה אירוע שכבר יובא ביומן Google, האירוע לא יובא שוב בעתיד – לא בהעברה מלאה ולא בהעברת דלתא.
• תיאורי האירועים מיובאים כטקסט פשוט. עיצוב הטקסט לא מועבר.
• קובצי ICS (קובצי אירועים ביומן).
• קבצים מצורפים לאירוע שאינם מותאמים.

נתוני אנשי הקשר שלא מיובאים:

• סוגים מסוימים של אנשי קשר
  • אנשי קשר באימייל
  • רשימת הכתובות הכללית (GAL)
  • אנשי קשר ותיקיות שנמחקו
• רשימות אנשי קשר

• מידע מסוים על סטטוס של אנשי הקשר (למרות שאנשי הקשר עצמם מיובאים):

  • אנשי קשר מהזמן האחרון

  • אנשי קשר שמסומנים בכוכב – אם רוצים שאנשי הקשר האלה יופיעו כמועדפים באנשי הקשר בחשבון Google, מוסיפים אותם לקטגוריה בשם starred (השם תלוי אותיות רישיות) ב-Exchange Online.

    הערה: אם יוצרים תיקייה בשם starred (מסומן בכוכב) בגרסה הקודמת של אנשי הקשר ב-Exchange ואז מפעילים אנשי קשר חדשים ב-Exchange, יכול להיות שבגרסה החדשה של אנשי הקשר התיקייה starred מוצגת בתור קטגוריה. התיקייה הזו תיווצר באנשי הקשר מחשבון Google עם התווית מסומן בכוכב. אנשי קשר שצורפה להם התווית מסומן בכוכב לא מסומנים כמועדפים.

• קטגוריות ריקות שאין בהן אנשי קשר

• פרטים מסוימים של אנשי הקשר:

  • ראשי התיבות של שם איש הקשר
  • קישורים לדפי אינטרנט אישיים
  • תמונות פרופיל
  • תאריכים של יום נישואין

• מספרי הטלפון של איש הקשר

  • אם לאיש הקשר יש כמה מספרי טלפון ניידים, רק אחד מהם מיובא
  • מספרי פקס של הבית והעסק
  • מספרי פייג'ר
  • מספרים אחרים

• כל הנתונים של אנשי הקשר שחורגים מהמגבלה המותרת. כל המגבלות של "אנשי קשר מחשבון Google" רלוונטיות לאנשי הקשר שיובאו, כולל מגבלות על המספר הכולל של אנשי הקשר, הגודל של כל איש קשר והגודל של שדות נפרדים. מידע נוסף

נתוני המשימות הבאים לא מיובאים:

• משימות חוזרות – הגדרות החזרה של משימות לא מיובאות. משימה חוזרת מיובאת כמשימה חד-פעמית.
• תאריכי יעד ושעות – משימה עם תאריך יעד מיובאת כמשימה לכל היום בלי שעה מוגדרת.
• קבצים מצורפים – אין תמיכה בקבצים מצורפים של Microsoft To Do, והם לא מיובאים.
• משימות ב-Planner – אין תמיכה במשימות ב-Microsoft Planner, והן לא מיובאות.

איך התיקיות מיובאות

תיקיות של אימיילים ושל אנשי קשר ב-Microsoft Exchange Online מיובאות בתור תוויות ב-Gmail. לתוויות יש את אותו השם כמו של תיקיות המקור.

איך מתבצע ייבוא של תיקיות אימייל

• אם יש סתירה בשמות בין תיקייה לבין תווית מערכת שמורה ב-Gmail (למשל "נשלח", "אשפה" או "עוד לא קראתי"), ההודעות מיובאות לתווית השמורה.
• שמות של תיקיות שכוללות קו נטוי (לדוגמה, "א/ב/ג") ישתנו לתוויות עם קו תחתון (לדוגמה, "א_ב_ג").
• תיקיות משותפות לא מיובאות.
• סטטוס הסימון בכוכב של תיקייה לא מיובא.
• הודעות שכלולות בכמה תיקיות מיובאות רק פעם אחת. לדוגמה, אם הודעה נמצאת בתיקיות תיקייה1 ותיקייה2 ב-Outlook, היא תיוובא או ל-תיקייה1 או ל-תיקייה2 ב-Gmail. כדי למצוא את ההודעה, המשתמש יכול לחפש בקטע כל הדואר.
• במהלך הייבוא, הנתיב המלא של התיקייה יהפוך לשם של התווית. תיקיות עם נתיבים שארוכים יותר מ-225 תווים לא יובאו. ההודעות בתיקיות האלו יובאו, אבל לא יכללו תווית.

המיפוי של תיקיות אימייל לתוויות מפורט בטבלה שכאן:

איך מתבצע ייבוא של תיקיות של אנשי קשר

באנשי הקשר בחשבון Google יש היררכיית תוויות ברמה אחת במקום שימוש בתיקיות. כמה רמות של תיקיות אנשי קשר ב-Exchange Online מיובאות לרמה אחת של תוויות באנשי הקשר. גם קטגוריות של אנשי קשר ב-Exchange Online הופכות לתוויות באנשי הקשר בחשבון Google.

לפני ייבוא נתונים, תיקיית אנשי קשר ב-Exchange Online יכולה לכלול היררכיה כמו בדוגמה הבאה:

• ‫תיקייה1 (תיקייה ראשית)
  • ‫Folder2 (תיקייה בתוך התיקייה הראשית)
    • אישקשר1
      • קטגוריה1
      • קטגוריה2

אחרי ייבוא נתונים, כל התיקיות והקטגוריות מצטמצמות לרמה אחת של תוויות. השמות שלהן משקפים את ההיררכיה המקורית שלהן ב-Exchange Online. ל-Contact1 יש תווית לציון התיקייה שהוא נכלל בה ב-Exchange Online, ותווית נפרדת לציון כל אחת מהקטגוריות שמשויכות אליו:

• תיקייה1 מיובאת לתווית בשם תיקייה1.
• תיקייה2 מיובאת לתווית בשם תיקייה1 – תיקייה2, שמשויכת לאישקשר1.
• קטגוריה1 מיובאת לתווית שמשויכת לאישקשר1.
• קטגוריה2 מיובאת לתווית שמשויכת לאישקשר1.

בנוסף, כשמייבאים תיקיות של אנשי קשר אל אנשי קשר בחשבון Google:

• אם לתיקיית אנשי קשר ב-Exchange Online ולתווית קיימת באנשי הקשר יש שם זהה, אנשי הקשר ב-Exchange Online יובאו לתווית הקיימת באנשי הקשר.
• אם לתיקיית אנשי קשר ב-Exchange Online יש שם null, למשל " ", התיקייה תייבא עם קו תחתון ("_") עבור השם.
• אנשי הקשר בתיקייה Deleted (נמחקו) לא מיובאים.

‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.