אילו נתונים מיובאים מ-Exchange Online?

כדי להעתיק נתונים מ-Microsoft Exchange Online למשתמשי Google Workspace בארגון, אפשר להשתמש בכלי לייבוא נתונים. אתם יכולים לייבא נתונים של אימיילים, יומנים ואנשי קשר.

הכלי הזה לא מוחק או משנה נתונים קיימים ב-Exchange Online, אבל בחלק מהתכונות אי אפשר להשתמש ב-Workspace.

‫2 דרכים לייבא נתונים

יש 2 דרכים שונות לייבא נתונים מ-Exchange Online ל-Workspace באמצעות הכלי החדש לייבוא נתונים:

• ייבוא נתונים כברירת מחדל – נעשה שימוש במכסת ה-API המשותפת של Google, שמאפשרת לייבא נתונים של עד 1,000 משתמשים ב-Exchange Online בכל פעם. פרטים נוספים מופיעים במאמר שימוש בשיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים מ-Exchange Online.

• ייבוא נתונים מתקדם – משתמש במכסת API ייעודית משלכם. אחרי שמגדירים אפליקציית Microsoft Azure דרך פורטל Azure, אפשר לייבא את הנתונים מ-Exchange Online אל Workspace באצוות. אפשר להוסיף עד 5,000 משתמשים לאותו אצווה, ולייבא עד 20 אצוות בכל פעם. כדי לייבא נתונים ל-Workspace באמצעות השיטה הזו, אפשר לעבור אל שימוש בשיטה לייבוא נתונים מתקדם מ-Exchange Online.

הנתונים והתכונות שמיובאים

אלה נתוני האימייל שמייובאים:

• הודעות אימייל – כל האימיילים, כולל הטיוטות והפריטים שנשלחו, בכל התיקיות ותיקיות המשנה. אתם יכולים להחליט שאימיילים ופריטים שנמחקו לא יועברו.
• תיקיות ותיקיות משנה – מיובאות ל-Gmail כתוויות. פרטים נוספים מופיעים בקטע איך התיקיות מיובאות (בהמשך הדף).
• קבצים מצורפים – מיובאים ל-Gmail, אלא אם נפח ההודעות יחד עם הקבצים המצורפים גדול מ-150MB או אם סוג הקבצים חסום ב-Gmail. פרטים נוספים מופיעים במאמר סוגי הקבצים שנחסמים ב-Gmail.
• סטטוס – האם הודעות האימייל נקראו או לא נקראו.
• רמת החשיבות – הודעות ברמת חשיבות גבוהה מיובאות עם התווית חשוב. הודעות ברמת חשיבות נמוכה או בינונית לא מקבלות את התווית חשוב.
• אינדיקטורים של סטטוס האימייל – הודעות אימייל שהושהו מיובאות עם תווית מותאמת אישית של לטיפול בהמשך. הודעות אימייל שהועברו לארכיון מיובאות עם תווית מותאמת אישית של Archive_‎.
• תיבות דואר מקומיות בארכיון של מיקרוסופט – שיטת ייבוא הנתונים המתקדמת מעתיקה תיבות דואר מקומיות בארכיון של משתמשים פעילים. משתמשים מושעים לא יקבלו אימיילים, הזמנות ביומן או קבצים בזמן שהם מושעים, אבל נתוני המשתמשים שלהם לא נמחקים. שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים לא תומכת בארכיונים במקום.
• תיבות דואר משותפות ותיבות דואר של משתמשים – אם תיבת דואר משותפת או תיבת דואר של משתמש ממופה לקבוצה תקפה, תיבת הדואר מיובאת לקבוצות Google כתיבת דואר משותפת. הסטטוסים 'כבר קראתי' ו'עוד לא קראתי' של הודעות מיובאות לא מיובאים אל קבוצות. אם תיבת דואר משותפת או תיבת דואר של משתמש ממופה לחשבון משתמש ב-Gmail, המשתמש יכול לשתף את הגישה אחרי שהייבוא של הנתונים מסתיים. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא איך נותנים למשתמשים להעניק גישה לחשבון Gamil.
• תיבות דואר של קבוצות Microsoft 365 ל-Outlook – שיטת ייבוא הנתונים המתקדמת מעתיקה שיחות ושרשורים ל-Google Groups, עם מגבלה של 100 פוסטים לכל שרשור. שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים לא תומכת בתיבות דואר קבוצתיות.
• כללי הודעות ב-Outlook – יש הבדלים בין המסננים ב-Outlook לבין המסננים ב-Gmail. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא איך מייבאים כללים של Outlook.
• הגדרות תיבת הדואר – הגדרות תיבת הדואר, כמו 'לא בעבודה', מיובאות באופן אוטומטי כשבוחרים באימייל כמקור נתונים בכלי לייבוא נתונים. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא הגדרת הגדרות ייבוא.

אלה נתוני היומן שמייובאים:

• יומנים – כל היומנים מיוצאים, גם הראשיים וגם הנוספים.
• יומני משאבים – מיובאים אם יש מיפוי מתאים.
• אירועים שקורים אחרי תאריך ההתחלה של הייבוא (אפשר להגדיר אם ואיך הם יועברו) –
  • אירועים של יום שלם.
  • משתתפים שיש להם כתובת אימייל חדשה עם מזהה יעד (אם יש מיפוי של המשתתפים).
  • סטטוס, רגישות ותזכורות.
• אירועים חוזרים – אירועים חוזרים בלי תאריך סיום מיובאים עם תאריך סיום של 31 בדצמבר 2099.
• אזור זמן – אזור הזמן של האירוע מיובא.
• פגישות ב-Microsoft Teams – הקישורים לפגישות מיובאים. הפגישות עצמן לא מומרות לפגישות ב-Google Meet.
• קבצים מצורפים לאירועים – שיטת ייבוא הנתונים המתקדמת יוצרת תיקייה בשם Imported Calendar Attachments (קבצים מצורפים מיובאים ליומן) ב-Google האחסון שלי לכל משתתף באירוע ביומן Google שיש לו קבצים מצורפים. כל משתתף יקבל עותק של הקובץ המצורף. אפשר לצרף קבצים בגודל של עד 150MB. שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים לא תומכת בצירוף קבצים לאירועים.
• חריגים ביומן – ייבוא הנתונים כולל שינויים שבוצעו במופע יחיד של אירוע חוזר.
• הרשאות ביומן – שיטת הייבוא המתקדמת תומכת בהעתקה של הרשאות ביומן של משתמשים, קבוצות ודומיינים ליומן Google. יומנים שמשותפים עם משתמשים מתווספים אוטומטית לרשימת היומנים של כל משתמש. שיטת ברירת המחדל לייבוא נתונים לא תומכת בהרשאות ליומן.

אלה נתוני אנשי הקשר שמייובאים:

• אנשי קשר – כל אנשי הקשר בארגון שלא נמחקו מיובאים. ייבוא של אנשי הקשר של משתמשים ספציפיים. יכולים להיות בארגון עד 27,000 אנשי קשר.
• תיקיות – כל תיקיות אנשי הקשר שלא נמחקו מיובאות. מידע נוסף מופיע בקטע איך התיקיות מיובאות (בהמשך הדף).
• קטגוריות – כל הקטגוריות שיש בהן לפחות איש קשר אחד מיובאות. הקטגוריות הופכות לתוויות באנשי הקשר בחשבון Google.
• פרטים ליצירת קשר
• מספרי הטלפון של אנשי הקשר – כל מספרי הטלפון של העסק ושל הבית מיובאים. לכל איש קשר אפשר לייבא מספר טלפון נייד אחד.

אלה נתוני המשימות שמייבאים:

• משימות אישיות – משימות מ-Microsoft To Do מיובאות אל Google Tasks.
• רשימות משימות – כל רשימות המשימות מיובאות אל Tasks כרשימות משימות ברמה העליונה. אפשר לייבא עד 100 רשימות משימות.
• מאפייני ליבה – הכותרת, ההערות, הסטטוס, תאריך ההשלמה ומועד ההגשה של המשימה מיובאים יחד עם המשימה.
• חשיבות ותאריכי יעד – הגדרות של חשיבות גבוהה או נמוכה ותאריכי יעד מיובאים כטקסט בשדה ההערה של המשימה.

מה לא מיובא?

נתוני האימיילים שלא מיובאים:

• הודעות אימייל גדולות מ-150MB
• טיוטות של הודעות אימייל בלי כותרת מאת
• קטגוריות
• הודעות אימייל בתיקייה Notes או בכל אחת מתיקיות המשנה שלה
• אינדיקטורים מסוימים לסטטוסים של אימיילים, כולל מוצמד, מסומן ומתוזמן
• תיקיות משותפות
• סטטוס של תיקיות שמסומנות בכוכב
• לתיבות דואר קבוצתיות, אימיילים ללא כותרות MIME ואימיילים שלא נמצאים בתיקיית תיבת הדואר הנכנס של מיקרוסופט

נתוני היומן שלא מיובאים:

• הגדרות ספציפיות של היומן, כמו צבע ואזור זמן.
• יומנים נוספים שמשויכים למשאבים שלא נתמכים ביומן Google.
• אירועים שמתרחשים לפני תאריך ההתחלה של הייבוא.
• שיטת ייבוא הנתונים שמוגדרת כברירת מחדל לא מייבאת קבצים מצורפים לאירועים או הרשאות ליומן.
• אם משתמש משנה אירוע שכבר יובא ליומן Google, האירוע לא יובא שוב בעתיד – לא בהעברה מלאה ולא בהעברת דלתא.
• תיאורי האירועים מיובאים כטקסט פשוט. עיצוב הטקסט לא מועבר.
• קובצי ICS (קבצים של אירועים ביומן).
• קבצים מצורפים לאירוע שאינם בפורמט מקורי.
• אירועים ביומן שנמצאים בטיוטה, שלא נתמכים ביומן Google.

נתוני אנשי הקשר שלא מיובאים:

• סוגים מסוימים של אנשי קשר
  • אנשי קשר באימייל
  • רשימת הכתובות הכללית (GAL)
  • אנשי קשר ותיקיות שנמחקו
• רשימות אנשי קשר

• מידע מסוים על סטטוס של אנשי הקשר (למרות שאנשי הקשר עצמם מיובאים):

  • אנשי קשר מהזמן האחרון

  • אנשי קשר שמסומנים בכוכב – אם רוצים שאנשי הקשר האלה יופיעו כמועדפים באנשי הקשר בחשבון Google, מוסיפים אותם לקטגוריה בשם starred (מסומן בכוכב) ב-Exchange Online (השם תלוי אותיות רישיות).

    הערה: אם יוצרים תיקייה בשם starred (מסומן בכוכב) בגרסה הקודמת של אנשי הקשר ב-Exchange ואז מפעילים אנשי קשר חדשים ב-Exchange, יכול להיות שבגרסה החדשה של אנשי הקשר התיקייה starred מוצגת בתור קטגוריה. התיקייה הזו תיווצר באנשי הקשר מחשבון Google עם התווית מסומן בכוכב. אנשי קשר שצורפה להם התווית מסומן בכוכב לא מסומנים כמועדפים.

• קטגוריות ריקות שאין בהן אנשי קשר

• פרטים מסוימים של אנשי הקשר:

  • ראשי התיבות של שם איש הקשר
  • קישורים לדפי אינטרנט אישיים
  • תמונות פרופיל
  • תאריכים של יום נישואין

• מספרי הטלפון של איש הקשר

  • אם לאיש הקשר יש כמה מספרי טלפון ניידים, רק אחד מהם מיובא
  • מספרי פקס של הבית והעסק
  • מספרי זימוניות
  • מספרים אחרים

• כל הנתונים של אנשי הקשר שחורגים מהמגבלה המותרת. כל המגבלות של "אנשי קשר מחשבון Google" רלוונטיות לאנשי הקשר שיובאו, כולל מגבלות על המספר הכולל של אנשי הקשר, הגודל של כל איש קשר והגודל של שדות נפרדים. מידע נוסף

נתוני המשימות הבאים לא מיובאים:

• משימות חוזרות – הגדרות החזרה של משימות לא מיובאות. משימה חוזרת מיובאת כמשימה חד-פעמית.
• תאריכי יעד ושעות – משימה עם תאריך יעד מיובאת כמשימה לכל היום ללא שעה מוגדרת.
• קבצים מצורפים – אין תמיכה בקבצים מצורפים של Microsoft To Do, והם לא מיובאים.
• משימות ב-Planner – אין תמיכה במשימות ב-Microsoft Planner והן לא מיובאות.

איך התיקיות מיובאות

תיקיות של אימיילים ושל אנשי קשר ב-Microsoft Exchange Online מיובאות בתור תוויות ב-Gmail. לתוויות יש את אותו השם כמו של תיקיות המקור.

איך תיקיות אימייל מיובאות

• אם יש סתירה בשמות בין תיקייה לבין תווית מערכת שמורה ב-Gmail (למשל "נשלח", "אשפה" או "עוד לא קראתי"), ההודעות מיובאות לתווית השמורה.
• שמות של תיקיות שכוללות קו נטוי (לדוגמה, "א/ב/ג") ישתנו לתוויות עם קו תחתון (לדוגמה, "א_ב_ג").
• במקרה הצורך, מוסיפים קו תחתון (‎_) רק בסוף תיקייה ברמה העליונה. לדוגמה, תיקייה ב-Exchange, כמו Bin/All Mail, הופכת ל-Bin_/All Mail. לא נוספים קווים תחתונים לתוויות משנה.
• תיקיות משותפות לא מיובאות.
• סטטוס הסימון בכוכב של תיקייה לא מיובא.
• הודעות שכלולות בכמה תיקיות מיובאות רק פעם אחת. לדוגמה, אם הודעה נמצאת בתיקיות תיקייה1 ותיקייה2 ב-Outlook, היא תייובא או ל-תיקייה1 או ל-תיקייה2 ב-Gmail. כדי למצוא את ההודעה, המשתמש יכול לחפש בקטע כל הדואר.
• במהלך הייבוא, הנתיב המלא של התיקייה יהפוך לשם של התווית. תיקיות עם נתיבים שארוכים יותר מ-225 תווים לא יובאו. ההודעות בתיקיות האלו יובאו, אבל לא יכללו תווית.

דוגמאות למיפוי של תיקיות Exchange לתוויות ב-Gmail

איך מייבאים תיקיות של אנשי קשר

באנשי הקשר בחשבון Google יש היררכיית תוויות ברמה אחת במקום שימוש בתיקיות. כמה רמות של תיקיות אנשי קשר ב-Exchange Online מיובאות לרמה אחת של תוויות באנשי הקשר בחשבון Google. גם קטגוריות של אנשי קשר ב-Exchange Online הופכות לתוויות באנשי הקשר בחשבון Google.

לפני ייבוא נתונים, תיקיית אנשי קשר ב-Exchange Online יכולה לכלול היררכיה כמו בדוגמה הבאה:

• ‫Folder1 (תיקייה ראשית)
  • ‫Folder2 (תיקייה בתוך התיקייה הראשית)
    • אישקשר1
      • קטגוריה1
      • קטגוריה2

אחרי ייבוא הנתונים, כל התיקיות והקטגוריות מצטמצמות לרמה אחת של תוויות. השמות שלהן מציינים את ההיררכיה המקורית שלהן ב-Exchange Online. ל-Contact1 יש תווית לציון התיקייה שהוא נכלל בה ב-Exchange Online, ותווית נפרדת לציון כל אחת מהקטגוריות שמשויכות אליו:

• תיקייה1 מיובאת לתווית בשם תיקייה1.
• תיקייה2 מיובאת לתווית בשם תיקייה1 – תיקייה2, שמשויכת לאישקשר1.
• קטגוריה1 מיובאת לתווית שמשויכת לאישקשר1.
• קטגוריה2 מיובאת לתווית שמשויכת לאישקשר1.

בנוסף, כשמייבאים תיקיות של אנשי קשר אל אנשי קשר בחשבון Google:

• אם לתיקיית אנשי קשר ב-Exchange Online ולתווית קיימת באנשי הקשר בחשבון Google יש שם זהה, אנשי הקשר ב-Exchange Online יובאו לתווית הקיימת באנשי הקשר בחשבון Google.
• אם לתיקיית אנשי קשר ב-Exchange Online אין שם, למשל " ", השם של התיקייה שתייובא יהיה קו תחתון ("_").
• אנשי הקשר בתיקייה Deleted (נמחקו) לא מיובאים.

איך מייבאים כללים מ-Outlook

אם ההגדרה ייבוא של כללי הודעות כמסננים מופעלת בייבוא נתונים מתקדם, כללי האימייל של Outlook מיובאים כמסננים ב-Gmail. המסננים ב-Gmail חלים על כל ההודעות החדשות שנכנסות, כולל הודעות שמגיעות במהלך ייבוא נתונים. אם אתם לא רוצים להחיל מסננים של Gmail על הודעות אימייל מיובאות, כדאי להשבית את ההגדרה הזו לפני שמתחילים לייבא. אחרי שייבוא הנתונים יסתיים, תוכלו להפעיל מחדש את ההגדרה ולהשתמש בייבוא דלתא כדי להעתיק את הכללים שלכם ב-Outlook ל-Gmail.

ההגדרה ייבוא של כללי הודעות כמסננים לא נתמכת בשיטת ייבוא הנתונים שמוגדרת כברירת מחדל.

איך מייבאים הרשאות ליומן

• כשמייבאים נתוני יומן מ-Exchange Online, ההרשאות ביומן מיובאות ל-Workspace כרשימות של בקרת גישה (ACL) ביומן Google.
• כשמייבאים יומן שמשותף עם משתמשים, תהליך ייבוא הנתונים מוסיף אוטומטית את היומן לרשימת היומנים של כל משתמש.
• כשמייבאים יומן ששותף עם קבוצה או עם משתמש חיצוני, תיבת הדואר של הקבוצה או של המשתמש מקבלת את ההודעה הזמנה להצטרפות ליומן משותף: (שם היומן).
• אם מייבאים יומן מ-Exchange Online ל-Workspace ואז מעדכנים את ההרשאות של היומן ב-Workspace, יצירת ייבוא נתונים חדש לאותו יומן לא תשנה את ההרשאות ב-Workspace.

המיפוי של תפקידי ההרשאה ביומן ל-Google Workspace מפורט בטבלה:

הבדלים במספר האימיילים וההודעות אחרי ייבוא

אחרי שמייבאים נתונים, יכול להיות שיהיו הבדלים בין מספר האימיילים וההודעות בשיחות ב-Outlook לבין המספר שמייבאים ל-Gmail. הגורמים הבאים יכולים לגרום להבדלים:

• איך האימיילים מאוחסנים – Outlook מארגן את האימיילים בתיקיות. אם אותה הודעת אימייל קיימת בכמה תיקיות, Outlook סופר אותה כעותקים נפרדים של אותה הודעת אימייל. ב-Gmail, האימיילים מאורגנים כמו מקרים בודדים, והמערכת משתמשת בתוויות ולא בתיקיות. מערכת Gmail סופרת את האימיילים פעם אחת, בלי קשר למספר התוויות שמשויכות להם.

  מערכת Gmail מאחדת הודעות אימייל כפולות במהלך ייבוא, ולכן המספר הכולל יהיה שונה מזה שמוצג ב-Outlook. כתוצאה מכך, יכול להיות שיוצגו למשתמשים פחות התראות על הודעות שלא נקראו.

• איך הודעות אימייל מועברות לארכיון – Outlook מסיר הודעות ישנות מתיבת הדואר הנכנס ומעביר אותן לארכיון ולתיקיות מערכת מוסתרות. אפשר להחריג מהספירה של האימיילים שלא נקראו את ההודעות שלא נקראו שהועברו לתיקיות האלה.

  במהלך הייבוא, Gmail ממפה תיקיות לתוויות. אם יש הודעות אימייל שלא נקראו בארכיון או בתיקיית מערכת מוסתרת, Gmail סופר אותן כהודעות שלא נקראו.

  יכול להיות שהמשתמשים יבחינו בעלייה במספר האימיילים שלא נקראו, כי Gmail סופר אימיילים שלא נקראו שהוסתרו או הועברו לארכיון בעבר.

• שרשורי שיחות – ב-Outlook, שיחות נחשבות להודעות נפרדות בשרשור. לפעמים כשמסמנים שיחה כהודעה שנקראה, הסימון חל על השרשור עצמו בלי לעדכן כל הודעה בסיסית.

  ב-Gmail, התשובות מקובצות יחד בשרשורי שיחה. כשמגיעה הודעה חדשה לשרשור, Gmail מסמן את כל השרשור כלא נקרא.

  יכול להיות שהמשתמשים יבחינו בהבדלים בין מספר ההודעות שלא נקראו ב-Gmail לבין המספר ב-Outlook.

‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.