編輯及監控貴機構的分類標籤

支援這項功能的版本：Frontline Starter、Frontline Standard 和 Frontline Plus；Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Standard 和 Education Plus；Essentials、Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；G Suite Business。 版本比較

注意：如要編輯已套用至檔案的雲端硬碟標籤，請改為參閱這篇文章。如要編輯已套用至郵件的 Gmail 分類標籤，請改為參閱這篇文章。

管理員可以查看、編輯及刪除貴機構使用的雲端硬碟和 Gmail 分類標籤。變更已發布的標籤時，請小心謹慎。變更會影響套用標籤的所有檔案和郵件。

本頁內容

查看貴機構的所有分類標籤

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來 「安全性」接下來「存取權與資料控管」接下來「標籤管理工具」。

    必須具備「管理分類標籤」管理員權限。

  2. (選用) 如要篩選清單，請按一下「搜尋標籤名稱」，然後輸入搜尋字詞。

編輯分類標籤

管理員可以變更標籤名稱、欄位名稱或相關選項。系統會對套用標籤的所有位置套用變更。您無法變更欄位類型或複選欄位選項，也無法編輯在資料分類規則、資料遺失防護 (DLP) 規則或保管箱保留規則中使用的標籤。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來 「安全性」接下來「存取權與資料控管」接下來「標籤管理工具」。

    必須具備「管理分類標籤」管理員權限。

  2. 按一下要編輯的標籤。
  3. 編輯標籤。除了重新命名欄位和選項，您也可以停用及刪除欄位和選項：
    • 如要變更標籤用於的應用程式：勾選或取消勾選應用程式旁邊的核取方塊。
    • 如要重新命名欄位或選項：按一下欄位名稱或展開選項，然後按一下選項名稱。如果標籤或欄位已有規則使用，旁邊會顯示「名稱」已鎖定 圖示，且無法編輯。
    • 停用欄位：找到該欄位，然後依序點選「更多」圖示 接下來「停用」。注意：欄位停用後，使用者就無法將任何值套用至該欄位。不過，這個欄位仍會顯示在搜尋結果中及已套用值的位置。
    • 刪除欄位：請先停用欄位並發布。接著，依序按一下「更多」圖示 接下來「刪除」。如果是已套用欄位的檔案，系統會將欄位移除。
    • 如要停用欄位選項：
      1. 按一下欄位將其展開。
      2. 針對您要停用的欄位選項，按一下「更多」並選擇停用方式：
        • 如要讓這個選項保持顯示，但不讓使用者自行選擇，請按一下「顯示選項但禁止選取」。
        • 如要完全隱藏選項，請按一下「隱藏並停用」。
    • 刪除欄位選項：請先停用欄位並發布。接著，依序按一下「更多」圖示 接下來「刪除」。如果檔案套用的標籤有已刪除的欄位選項，系統會將其設為未設定。
  4. 按一下「發布變更」。

解除鎖定分類標籤以進行編輯

在資料遺失防護規則、資料分類或保留規則中使用標籤時，系統會鎖定標籤以免遭到破壞性編輯 (停用或刪除欄位、欄位選項或標籤本身)。如要解除鎖定標籤，您必須從所有規則中移除標籤。標籤無法用於資料遺失防護規則的條件或動作。

停用分類標籤

當您不想再讓使用者套用標籤，但想保留標籤已套用的部分，並將標籤保留在搜尋結果中，請停用標籤。以下說明為所有應用程式停用標籤的步驟。如要瞭解如何只為特定應用程式停用標籤，請參閱「啟用或停用分類標籤」。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來 「安全性」接下來「存取權與資料控管」接下來「標籤管理工具」。

    必須具備「管理分類標籤」管理員權限。

  2. 針對您要停用的標籤，依序點選「更多」圖示 接下來「停用」。如果標籤尚未發布，或是標籤已用於資料分類規則、資料遺失防護 (DLP) 規則或保管箱保留規則，您就無法停用標籤。
  3. 按一下「停用並顯示」，確認要停用標籤。

如要重新啟用標籤，請在標籤管理工具中找出標籤，然後依序按一下「更多」圖示 接下來「啟用」。

刪除分類標籤

如要將套用標籤的所有例項 (包括使用者輸入的任何欄位值) 從檔案或郵件中永久移除，請刪除標籤。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來 「安全性」接下來「存取權與資料控管」接下來「標籤管理工具」。

    必須具備「管理分類標籤」管理員權限。

  2. 如果標籤狀態為「已發布」，請先停用標籤：
    1. 針對您要停用的標籤，依序點選「更多」圖示 接下來「停用」。
    2. 確認要停用標籤。
  3. 找出要刪除的標籤，然後依序按一下「更多」圖示 接下來「刪除」。如果標籤已用於資料分類規則、資料遺失防護 (DLP) 規則或保管箱保留規則，您就無法刪除標籤。
  4. 按一下「永久刪除」，確認要刪除標籤。

稽核雲端硬碟中的分類標籤活動

使用者或規則套用或更新檔案標籤時，系統會在管理員稽核記錄中記錄該活動。記錄項目包含先前的標籤值和新的標籤值，以及進行變更的使用者或系統。

其他檔案事件的管理員稽核記錄不會回報檔案標籤。

進一步瞭解如何查看管理員記錄事件及報告記錄和 BigQuery。

稽核 Gmail 中的分類標籤活動

管理員可以稽核機構使用者傳送時套用分類標籤的 Gmail 郵件。如要稽核附分類標籤的 Gmail 郵件，您可以：

  • 將 Gmail 記錄匯出至 BigQuery
  • 從 Google 保管箱匯出 Gmail 資料

將 Gmail 記錄匯出至 BigQuery

如要稽核附分類標籤的 Gmail 郵件，您可以將 Gmail 記錄匯出至 BigQuery。BigQuery 是 Google 的代管資料平台，內建機器學習、搜尋和商業智慧等功能，有助於分析資料。舉例來說，您可以建立 BigQuery 報表，彙整包含一或多個郵件相關分類標籤的近期 Gmail 記錄事件。

進一步瞭解報告記錄和 BigQuery，並查看 Gmail 記錄架構 (中繼資料欄位) 和 Gmail 查詢範例。

您也可以選擇使用 Looker Studio 讀取及共用 BigQuery 報表。進一步瞭解 Looker Studio。

從 Google 保管箱匯出 Gmail 資料

您可以從保管箱匯出 Gmail 資料 (包括郵件套用的分類標籤資訊) 至 XML 檔案。建立新的保管箱案件，然後搜尋及匯出 Gmail 資料。如要進一步瞭解匯出內容，請參閱「保管箱內容」頁面的「Gmail 匯出內容」部分。

如要在保管箱中尋找設有分類標籤的 Gmail 郵件，請在保管箱搜尋頁面執行以下操作：

  • 在「服務」欄位中輸入「Gmail」
  • 在「字詞」欄位中輸入「has:classification-label」

根據要尋找的郵件，填寫其他搜尋欄位。

如要瞭解詳情和詳細步驟，請參閱「開始使用保管箱搜尋和匯出功能」。