Over DLP voor Gmail

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Frontline Standard, Frontline Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard en Education Plus. Versies vergelijken

Met Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) voor Gmail kunt u regels voor gegevensbescherming maken om gevoelige content te beheren die uw gebruikers delen in e-mailberichten. Met DLP voor Gmail worden regels toegepast op berichten die worden gestuurd naar of ontvangen van mensen binnen en buiten uw organisatie.

Hoe werkt DLP voor Gmail?

Als een gebruiker een e-mailbericht stuurt of krijgt, scant DLP het bericht op gevoelige content. Als een bericht of bijlage een regel schendt, wordt de actie die in de regel is bepaald, toegepast op het bericht.

Flow van DLP voor Gmail

1. Voeg regels voor gegevensbescherming toe die gevoelige content definiëren en de actie die moet worden uitgevoerd voor berichten met gevoelige content.
2. Als een gebruiker een e-mailbericht stuurt of krijgt, scant DLP de content op regels die overeenkomen.
3. Als een regel overeenkomt, past DLP de actie toe die in de regel is gedefinieerd.
4. Alle gebeurtenissen worden ter beoordeling opgeslagen in gebeurtenissen in het logboek Regels

Wat wordt er gescand?

• Documenttypen: TXT, DOC, DOCX, RTF, HTML, XHTML, XML, PDF, PPT, PPTX, ODP, ODS, ODT, XLS, XLSX, PS, CSS, CSV, JSON, SH
• Typen afbeeldingsbestanden die beschikbaar zijn als optische tekenherkenning (OCR) aanstaat: EPS, BMP, GIF, JPEG, PNG. Bij asynchrone DLP-scans scant OCR ook op afbeeldingen in pdf-bestanden. OCR werkt naar beste vermogen en kan afbeeldingen missen.
• Typen gecomprimeerde bestanden: .bzip, .gzip, .rar, .tar, .zip
• Aangepaste bestandstypen: .hwp, .kml, .kmz, .sdc, .sdd, .sdw, .sxc, .sxi, .sxw, .ttf, .wml, .xps
• Bestandsmetadata, zoals de bestandsnaam en bestandsextensie.

Als een bericht meer dan één bijlage heeft, wordt de regel geactiveerd als een van de bijlagen voldoet aan de regelvoorwaarde. Dit kan er soms toe leiden dat regels met de NIET-voorwaarde onverwachte resultaten opleveren. Als bijvoorbeeld de voorwaarde NIET(content bevat SSN) wordt gebruikt en een van de bijlagen SSN bevat, is de voorwaarde waar en wordt de regel niet geactiveerd.

Wat wordt er niet gescand?

• De hoofdtekst en onderwerpregel van e-mails voor regels die de voorwaarden bestandsnaam, extensie of type gebruiken.
• De content van met een wachtwoord beveiligde bestanden. Als je bijlagen met een wachtwoord wilt blokkeren of in quarantaine wilt plaatsen, gebruik je regels voor compliance van bijlagen. Ga naar Berichten met bijlagen filteren voor meer informatie.

Inzicht in triggers

Voordat u bepaalt naar welke content de regel moet zoeken, selecteert u de trigger die de scan in gang zet. Met DLP voor Gmail zijn de triggers:

• Bericht gestuurd: Uitgaande berichten en bijlagen worden gescand.
• Bericht ontvangen: Inkomende berichten en bijlagen worden gescand.

Inzicht in DLP-acties

Als er gevoelige content wordt gevonden, dwingt uw regel een actie af. Je kunt kiezen uit de acties in de volgende tabel.

Als u vergelijkbare regels heeft met verschillende acties, krijgt de strengere actie voorrang. Als de ene regel gebruikers bijvoorbeeld waarschuwt als er een nationaal identificatienummer wordt gevonden en een andere regel blokkeert dat de gebruiker nationale identificatienummers gebruikt, wordt de blokkeringsregel geactiveerd en kan de gebruiker de e-mail niet sturen of krijgen.

Als u Bericht ontvangen selecteert als trigger, zijn de enige beschikbare acties Alleen controle en Classificatielabels toepassen.

Actie	Beschrijving
Bericht blokkeren	Alleen uitgaande berichten. Blokkeert de bezorging van e-mailberichten en stuurt de gebruiker een melding. U kunt ook een aangepast bericht voor gebruikers toevoegen. De gebeurtenis wordt geregistreerd.
Gebruikers waarschuwen	Alleen uitgaande berichten. Met deze optie kan de gebruiker doorgaan nadat deze een waarschuwingsbericht heeft gekregen. U kunt ook een aangepast waarschuwingsbericht toevoegen voor gebruikers. Als de gebruiker ervoor kiest om door te gaan, wordt dit vastgelegd in de logboekgebeurtenissen.
Bericht in quarantaine plaatsen	Alleen uitgaande berichten. Plaatst berichten in quarantaine zodat een beheerder ze kan beoordelen voordat ze worden gestuurd of teruggestuurd. U kunt ook quarantainevoorwaarden toepassen of een aangepast bericht voor gebruikers toevoegen. Ga naar E-mailquarantaine instellen voor meer informatie.
Alleen controle	Met deze optie kan de gebruiker zonder onderbreking doorgaan en wordt de gebeurtenis opgeslagen in het logboek. U kunt ervoor kiezen berichten van externe afzenders, interne afzenders of beide te controleren.
Classificatielabels toepassen	Hiermee wordt een bestaand classificatielabel toegepast op overeenkomende e-mailberichten. Alleen labels met badges en standaardlabels met het veldtype Lijst met opties worden ondersteund. U kunt classificatielabels toepassen op berichten van externe afzenders, interne afzenders of beide. Een regel voor gegevensbescherming kan een classificatielabel niet zowel als voorwaarde als als actie hebben. Ga voor meer informatie naar DLP en automatische classificatielabels voor Gmail.
Aangepaste notitie toevoegen	Voegt een aangepaste kop- of voettekst toe aan overeenkomende e-mailberichten. Ga naar Aangepaste notities toevoegen voor meer informatie.

Inzicht in DLP-voorwaarden

U kunt een regel voor gegevensbescherming maken zonder voorwaarden. In dit geval wordt de regel toegepast op alle gestuurde berichten, alle ontvangen bestanden of beide (afhankelijk van de trigger die u selecteert).

U kunt ook voorwaarden in de regel voor gegevensbescherming instellen die bepalen op welke content of activiteit er moet worden gescand. U kunt vooraf gedefinieerde gegevenstypen gebruiken of uw eigen aangepaste contentdetectoren maken. U kunt ook meerdere voorwaarden combineren met de operators AND, OR en NOT.

Ga voor meer informatie naar Vooraf ingevulde inhouddetectoren gebruiken, Een aangepaste detector maken en Regels voor gegevensbescherming met operators voor geneste voorwaarden.

Opmerking: Voorwaarden op basis van bestandsnaam, bestandsextensie of bestandstype zijn alleen van toepassing op e-mailbijlagen. Deze kenmerken worden niet gescand in de berichttekst of de onderwerpregel van de e-mail.

Contenttype dat moet worden gescand	Waarop moet worden gescand	Details en gebruik
Alle content	Komt overeen met vooraf ingesteld gegevenstype Bevat tekenreeks Bevat woord Komt overeen met reguliere expressie Komt overeen met woorden in woordenlijst	Scant alle content op gevoelige informatie. Met de optie Alle content worden maar 5 typen headers gescand: Onderwerp, Aan, Van, Bcc en Cc. Deze headers zijn meteen beschikbaar voor synchroon scannen. Als u alle berichtheaders wilt scannen, raden we u aan een van deze opties te gebruiken: Voeg meerdere voorwaarden toe met de operator OR om e-mailheaders te scannen. Maak een afzonderlijke regel om specifiek e-mailheaders te scannen.
Body	Komt overeen met vooraf ingesteld gegevenstype Bevat tekenreeks Bevat woord Komt overeen met reguliere expressie Komt overeen met woorden in woordenlijst	Scant de berichttekst en bijlagen op gevoelige informatie.
Classificatielabel	Is	Of er een classificatielabel is toegepast op het bericht. Ga voor meer informatie naar DLP en automatische classificatielabels voor Gmail. Een regel voor gegevensbescherming kan een classificatielabel niet zowel als voorwaarde als als actie hebben.
Status van vertrouwelijke modus	Is aangezet Is uitgezet	Of de vertrouwelijke modus aanstaat voor het bericht. Ga naar Gmail-berichten beveiligen met de vertrouwelijke modus voor meer informatie.
E-mailheaders	Komt overeen met vooraf ingesteld gegevenstype Bevat tekenreeks Bevat woord Komt overeen met reguliere expressie Komt overeen met woorden in woordenlijst	Scant e-mailheaders op gevoelige informatie. De meeste headers worden asynchroon gescand, maar de headers Onderwerp, Aan, Van, Bcc en Cc worden zowel asynchroon als synchroon gescand. Stel geen uitgesloten match-voorwaarde (een NOT-voorwaarde) in voor niet-beschikbare e-mailheaders om onnodige onderbrekingen voor uw gebruikers te voorkomen.
Onderwerp	Komt overeen met vooraf ingesteld gegevenstype Bevat tekenreeks Bevat woord Komt overeen met reguliere expressie Komt overeen met woorden in woordenlijst	Scant e-mailonderwerpen synchroon op gevoelige informatie.
Bestandsnaam	Bevat tekenreeks Bevat woord	Scant de letterlijke bestandsnaam van e-mailbijlagen. Deze voorwaarde scant de berichttekst of onderwerpregel van het e-mailbericht niet.
Bestandsextensie	Is gelijk aan een tekenreeks	Scant de bestandsextensie van e-mailbijlagen. Voeg geen punt toe (voer pdf in, niet .pdf).
Bestandstype	Komt overeen met gangbaar MIME-type Komt overeen met aangepast MIME-type Komt overeen met systeembestandscategorie	Scant het structurele bestandstype (MIME-type) van e-mailbijlagen om specifieke media-indelingen of systeembestandsklassen te identificeren, ongeacht wat de extensietekst zegt. Deze voorwaarde scant de berichttekst of onderwerpregel van het e-mailbericht niet.

Een regel maken

Nadat u heeft bepaald wat de regel moet doen, maakt u de regel. Ga naar Regels voor gegevensbescherming maken voor meer informatie.

Veelvoorkomende toepassingen

De volgende tabel bevat voorbeelden van hoe u een trigger (wat de gebruiker doet), voorwaarden (wat er wordt gecontroleerd) en een specifieke actie (de handhaving) combineert om een DLP-beleidsregel te maken. Zo gebruik u deze tabel:

1. Selecteer een trigger.
2. Wijs voorwaarden toe aan de bijbehorende opties.
3. Selecteer een actie.

Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen zijn verwerkt, maar meestal gaat dit sneller. Meer informatie

Use case	Activering	Voorwaarde	Actie
Gebruikers waarschuwen als Gmail-berichten of -bijlagen een creditcardnummer bevatten	Google Gmail Bericht gestuurd	Contenttype: Alle content Overeenkomst: Komt overeen met vooraf ingesteld gegevenstype Gegevenstype: Algemeen — Creditcardnummer Waarschijnlijkheidsdrempel: Hoog Minimumaantal unieke overeenkomsten: 1 Minimumaantal overeenkomsten: 1	Gebruikers waarschuwen
Gmail-berichten blokkeren als de berichttekst een Amerikaans individueel btw-nummer bevat en het bericht niet de vertrouwelijke modus gebruikt	Google Gmail Bericht gestuurd	Voorwaarde 1: Contenttype: Hoofdtekst Overeenkomst: Komt overeen met vooraf ingesteld gegevenstype Gegevenstype: Verenigde Staten: Individual Taxpayer Identification Number AND Voorwaarde 2: Contenttype: Status van vertrouwelijke modus Waarde: Uitgezet	Bericht blokkeren
Inkomende e-mails van een interne taak classificeren	Google Gmail Bericht ontvangen	Contenttype: E-mailheaders Overeenkomst: Bevat tekenreeks Waarde: an-internal-job-address@example.com Minimum aantal keer dat het patroon wordt herhaald: 1	Classificatielabel toepassen: Intern

Inzicht in prioriteiten en conflicten bij DLP-regels

Als een e-mail een of meer regels voor gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) activeert, onderneemt Gmail actie om de gegevens in e-mailberichten te beschermen. Als één bericht meerdere regels activeert, volgt Gmail een reeks prioriteitsstappen om te zorgen dat de belangrijkste of meest beschermende actie als eerste wordt uitgevoerd.

Als er bijvoorbeeld meerdere regels gelden voor een bericht, blokkeert Gmail het bericht in plaats van het in quarantaine te plaatsen en plaatst Gmail het bericht in quarantaine in plaats van een waarschuwing te geven. Zo zorgen we dat gevoelige gegevens altijd worden verwerkt volgens de strengste regel die van toepassing is op een bericht.

DLP-actietypen

Acties worden gecategoriseerd op basis van de impact op het bericht of de gebruiker. Hieronder staan enkele termen die in de volgende tabel worden gebruikt:

• Aan de clientzijde: Acties die plaatsvinden in de weergave Opstellen van Gmail terwijl de gebruiker het bericht schrijft, bijvoorbeeld een waarschuwingsdialoogvenster.
• Aan de serverzijde: Acties die plaatsvinden nadat de gebruiker op Verzenden heeft geklikt in een nieuw bericht, terwijl het bezorgsysteem van Gmail het bericht verwerkt.
• Conflict: Als er 2 verschillende regels van toepassing zijn op hetzelfde e-mailbericht. De ene regel zegt bijvoorbeeld dat de gebruiker moet worden gewaarschuwd en de andere regel zegt dat het bericht moet worden geblokkeerd.

Actiecategorie	Beschrijving	Wanneer dit gebeurt	Voorbeelden
Weergavebeheer	Hiermee wijzig je of de e-mail daadwerkelijk wordt gestuurd. Dit zijn de belangrijkste.	Tijdens het opstellen en na het sturen	Blokkeren, in quarantaine plaatsen, gebruiker waarschuwen
Rapporten en logboeken	Er wordt een record van de gebeurtenis opgeslagen die u later kunt controleren, zonder dat het bericht wordt beïnvloed.	Tijdens het opstellen en na het sturen	Alleen controle
Wijzigingen in metadata van berichten	Updatet verborgen informatie of labels in de e-mail (zoals gevoeligheidslabels)	Tijdens het opstellen en na het sturen Deze acties worden altijd uitgevoerd op berichten, onafhankelijk van andere acties die zijn geactiveerd. Tags worden toegevoegd terwijl een gebruiker een bericht opstelt, maar kunnen meestal niet meer worden gewijzigd nadat een bericht is opgeslagen in het systeem.	Labels toepassen
E-mailwijzigingen	Voegt tekst toe aan of wijzigt tekst in de e-mail	Alleen na verzenden	Een voettekst toevoegen
Meldingen	Stuurt een melding naar de beheerder of naar een specifieke persoon	Tijdens het opstellen en na het sturen	Melding van het meldingencentrum

Hoe Gmail prioriteiten en conflicten van DLP-regels beheert

Als een bericht meerdere regels activeert, gebruikt Gmail de volgende logica om te bepalen hoe de regels op het bericht worden toegepast:

Weergaveprioriteit: van meest naar minst strikt

Als er meerdere regels van toepassing zijn op een bericht, past Gmail alleen de meest beperkende regel toe. Zo worden berichtacties geprioriteerd:

• Bericht blokkeren (hoogste prioriteit): Het bericht wordt onmiddellijk geblokkeerd en de gebruiker krijgt een melding dat het bericht niet is gestuurd.
• Bericht in quarantaine plaatsen: De e-mail wordt vastgehouden zodat een beheerder het verzenden kan goedkeuren of weigeren. De gebruiker krijgt een melding.
• Gebruiker waarschuwen: De gebruiker krijgt een melding die hen waarschuwt voor de berichtcontent. Ze kunnen ervoor kiezen het bericht toch te sturen.

Als een bericht meerdere DLP-regels met dezelfde actie activeert (zoals het bericht blokkeren), past Gmail maar één van de regels toe. Gmail past de eerste regel toe in alfabetische volgorde van de resourcenaam van de regel. Als een bericht bijvoorbeeld 2 blokkeringsregels activeert, een met de regelresourcenaam policies/abb7a1e4c9f2d8a en een met de regelresourcenaam policies/bb7aa1e4c9f2d8a, past Gmail alleen de regel policies/abb7a1e4c9f2d8a toe. Gmail negeert de andere regel.

Labelconflicten oplossen: systeem en gebruiker

Als regels proberen labels toe te passen, bijvoorbeeld Openbaar of Vertrouwelijk:

• DLP en DLP: Als een nieuwe DLP-regel een ander label toepast dan een oude DLP-regel, heeft het nieuwere label voorrang en vervangt het het oude label.
• Gebruiker en DLP: Als een gebruiker handmatig een label selecteert en de geactiveerde DLP-regel overschrijvingen door gebruikers toestaat, vervangt Gmail het door de gebruiker geselecteerde label niet door een geautomatiseerd DLP-label.

Wijzigingen in berichtcontent

Wijzigingen in de berichtcontent die zijn aangebracht met DLP-regels, hebben een lagere prioriteit dan DLP-regels voor bezorgingsacties (waarschuwen, in quarantaine plaatsen, blokkeren). Voorbeelden van wijzigingen in de berichtcontent zijn een voettekst toevoegen aan een bericht en een voorvoegsel toevoegen aan een berichtonderwerp.

Als een bericht meerdere regels activeert om een voettekst toe te voegen, past Gmail de regels in alfabetische volgorde toe op basis van de resourcenaam van elke regel en voegt Gmail alle voetteksten toe. Meer informatie over hoe u de resourcenaam van een regel vindt.

Gegevens en meldingen

• Rapporten: Gmail houdt een overzicht bij van elke regel die wordt geactiveerd, zelfs als de actie is overgeslagen omdat een andere regel voorrang had.
• Meldingen: Gebruikers krijgen alleen een melding als de specifieke actie daadwerkelijk plaatsvindt. Als er bijvoorbeeld een quarantaineactie is ingesteld, maar het bericht is geblokkeerd, krijgen gebruikers geen quarantainemelding.

Over synchroon en asynchroon scannen

Als Gmail-berichten worden gestuurd, kunnen regels synchroon of asynchroon worden gescand:

• Synchroon scannen: Regels voor gegevensbescherming worden gescand als de gebruiker op Sturen klikt. Gebruikers krijgen een melding over gevoelige content voordat het bericht hun mailbox verlaat. Gmail op het web en de mobiele Gmail-app voeren synchrone scans uit.

  Opmerking: E-mails die een gebruiker opslaat als concept, worden ook gescand. De gebruiker krijgt een melding als er gevoelige content wordt gevonden.

• Asynchroon scannen: Regels voor gegevensbescherming worden gescand nadat het bericht de mailbox van de afzender heeft verlaten. Gebruikers krijgen een bericht dat het bericht wordt geblokkeerd of in quarantaine wordt geplaatst voordat het bij de ontvanger wordt bezorgd. Asynchroon scannen vindt plaats als een gebruiker een bericht stuurt via een e-mail-app van derden en als synchroon scannen mislukt.

Als Gmail-berichten worden ontvangen, worden de regels gescand voordat het bericht wordt bezorgd in de mailbox van de ontvanger.

Resultaten van synchroon en asynchroon scannen voor gestuurde berichten

DLP voor Gmail-interacties

Hoe werkt DLP samen met andere e-mailregels?

Regels voor gegevensbescherming worden geëvalueerd voordat content-compliance- en routingsregels worden beoordeeld.

Als regels voor gegevensbescherming geen blokkerings- of quarantaineacties accepteren voor een bericht, wordt het bericht geëvalueerd op basis van regels voor content-compliance en routing. Als een regel voor content-compliance of routing een actie toepast waarmee nog een kopie van het bericht wordt gemaakt (bijvoorbeeld door een nieuwe ontvanger toe te voegen), scant DLP de nieuwe exemplaren van het bericht voordat ze worden gestuurd.

Ga naar Regels instellen voor geavanceerde contentfilters voor e-mails voor meer informatie.

Hoe werkt DLP voor Gmail met groepen?

Voor e-mails die zijn gestuurd naar of gekregen door groepen (zoals support@example.com) gelden de regels voor gegevensbescherming alleen als de regel is ingesteld voor de hele organisatie.

Voor berichten die naar groepen worden gestuurd, geldt het volgende voor DLP voor Gmail:

• Berichten worden alleen gescand als ze buiten je organisatie worden bezorgd.
• Ondersteunt alleen de actie Bericht blokkeren.

Voor berichten die door groepen worden ontvangen, geldt het volgende voor DLP voor Gmail:

• Er wordt alleen de oorspronkelijke kopie van het bericht gescand.
• Past dezelfde classificatielabels toe op alle groepsleden.

Gebeurtenissen van regels voor gegevensbescherming onderzoeken met de tool voor beveiligingsonderzoek

DLP-schendingen exporteren met BigQuery

U kunt DLP-schendingen die zijn geregistreerd in gebeurtenissen in het logboek Regels, exporteren naar aangepaste tabellen voor verder onderzoek. Ga naar Instellen dat servicelogboeken worden geëxporteerd naar BigQuery voor meer informatie.

Je feedback delen

Ga naar de Beheerdersconsole en klik op pagina's met functies voor gegevensbescherming op Feedback sturen.

Gerelateerde onderwerpen

• DLP en automatische classificatielabels voor Gmail
• Groottelimieten voor content en regels voor DLP bekijken
• Optical Character Recognition (OCR) gebruiken om afbeeldingen te lezen
• Opties voor e-mailrouting en -bezorging voor Google Workspace
• E-mailquarantaine instellen
• Gebeurtenissen in het logboek Regels