همانطور که شما Google Workspace را برای مدیریت ایمیلهای دریافتی سفارشی میکنید، برخی از گیرندگان خارجی سیستم ایمیل خود را متناسب با نیازهای خود تنظیم میکنند. در نتیجه، ممکن است در ارسال ایمیل به آنها با مشکلاتی مواجه شوید.
مشکلات رایج و اقدامات پیشنهادی
یک ایمیل بیش از یک ساعت طول میکشد تا به صندوق ورودی کسی برسد
- اگر ایمیل کمتر از 30 روز پیش ارسال شده باشد، میتوانید از جستجوی گزارش ایمیل برای ردیابی مسیر پیام خود به سیستم ایمیل گیرنده استفاده کنید.
- برای کشف تأخیر در تحویل ایمیل، یک کپی از هدر پیام دریافتی تهیه کنید و آن را در ابزار تحلیل هدر قرار دهید. این ابزار نشان میدهد که آیا ایمیل در حین ارسال یا پس از پذیرش پیام توسط سرور ایمیل گیرنده برای تحویل، با تأخیر مواجه شده است.
سرور ایمیل گیرنده، اتصالات گوگل را رد کرد.
اگر سرور گیرنده، پیامی که از خارج توسط سرورهای گوگل ارسال شده است را رد کند ، گوگل گزارش عدم تحویل را ارائه میدهد. این گزارش گاهی اوقات "پیام برگشتی" نامیده میشود. این پیام در صندوق ورودی کاربر ظاهر میشود و بیان میکند که پیام برگشت خورده است.
پیام برگشتی معمولاً شامل پاسخ SMTP از سرور گیرنده است که نشانگر خوبی از دلیل رد آن توسط سرور ارائه میدهد.
- با گیرنده تماس بگیرید تا او را در جریان مشکل قرار دهید و پیشنهاد دهید که دامنه یا آدرس ایمیل شما را به فهرست مجاز خود اضافه کند.
- اگر هنوز به کمک نیاز دارید، با پشتیبانی تماس بگیرید .
سیستم گیرنده، ایمیلهای ارسالی را به عنوان هرزنامه علامتگذاری کرده است
رکوردهای SPF ، DKIM و DMARC را برای دامنه خود تنظیم کنید. این کار تضمین میکند که گیرندگان میتوانند صحت و منبع پیامهایی را که از شما دریافت میکنند، تأیید کنند.
بهترین شیوهها برای ارسال ایمیل
برای کاهش خطر مواجهه با برخی از مسائل ذکر شده در بالا، مدیران باید اقدامات زیر را به کار گیرند.
دستورالعملهای ارسال ایمیل ما را دنبال کنید
اگر مرتباً با استفاده از Google Workspace یا سیستم ایمیل شخص ثالث، ایمیلهای نظرسنجی، تراکت یا سایر ارتباطات جمعی ارسال میکنید، الزامات و توصیههای موجود در دستورالعملهای فرستنده ایمیل را دنبال کنید. پیروی از این دستورالعملها، خطر علامتگذاری پیامهای شما توسط سیستمهای ایمیل گیرندگان به عنوان هرزنامه یا مسدود کردن دامنه شما را کاهش میدهد.
هدایت ایمیل از سیستمهای دیگر از طریق Google Workspace
شما میتوانید از SMTP-relay استفاده کنید اگر:
- یک اسکنر، چاپگر یا برنامه وب را برای ارسال ایمیل تنظیم کنید (برای مثال، اسکن به ایمیل).
- از یک سیستم اضافی غیر گوگلی که قابلیت ایمیل داشته باشد (مثلاً CRM، تیکتینگ یا اتوماسیون بازاریابی) برای اسکن پیامهای خروجی جهت یافتن هرزنامه استفاده کنید.
با ایجاد این ظاهر که ایمیلهای غیرگوگل از دامنه Google Workspace شما ارسال میشوند، SMTP-relay منجر به احراز هویت این ایمیلها میشود.
از گیرنده بخواهید دامنه شما را به لیست مجاز خود اضافه کند
لیست مجاز، لیستی از فرستندگان تأیید شده است. در حالی که به صلاحدید گیرنده، اضافه کردن یک دامنه به لیست مجاز تا حد زیادی خطر نرسیدن ایمیلهای بعدی به آنها را از بین میبرد. شما میتوانید همین کار را برای آنها با اضافه کردن دامنه آنها به فیلتر هرزنامه انجام دهید.