فهرست آدرس‌های جهانی خود را مدیریت کنید

وقتی همگام‌سازی Google Workspace را برای Microsoft Outlook (GWSMO) فعال می‌کنید، فهرست آدرس‌های جهانی (GAL) سازمان شما در Google Workspace به‌طور خودکار برای هر کاربر GWSMO در Outlook در دسترس قرار می‌گیرد.

GAL یک فهرست مشترک و قابل جستجو از تمام کاربران، گروه‌ها، مخاطبین مشترک و منابع تعریف شده برای دامنه Google Workspace شما است. همین مخاطبین جهانی از رابط Gmail در وب نیز در دسترس هستند.

به طور پیش‌فرض، آدرس‌های سراسری با همه افراد سازمان شما به اشتراک گذاشته می‌شوند. این آدرس‌ها شامل آدرس ایمیل اصلی هر کاربر و هرگونه نام مستعار یا مستعار ایمیل می‌شود. قالب نام آنها (به عنوان مثال، نام خانوادگی، نام کوچک یا نام، نام خانوادگی) از تنظیمات قالب نام Gmail شما پیروی می‌کند.

اگر GAL را در Google Workspace تغییر دهید، فهرست هر کاربر در Outlook نیز به‌روزرسانی می‌شود. ممکن است تا ۲۴ ساعت طول بکشد تا به‌روزرسانی‌ها در Outlook در دسترس قرار گیرند یا کاربران پس از نصب GWSMO بتوانند GAL را مشاهده کنند.

چه چیزهایی برای کاربران Outlook در دسترس و چه چیزهایی در دسترس نیست؟

کاربران GWSMO در Outlook می‌توانند:

• GAL را برای همه کاربران، گروه‌ها، مخاطبین مشترک و منابع Google Workspace سازمان خود مشاهده کنید. برای جزئیات بیشتر، به فیلدهای پشتیبانی شده در زیر مراجعه کنید.
• جستجوی مخاطبین بر اساس آدرس کاربر، گروه و منبع در دفترچه آدرس Outlook. وارد کردن چند کاراکتر اول یک آدرس در دفترچه آدرس، نام‌های برتر منطبق با یک ورودی را به طور خودکار تکمیل می‌کند.
• اطلاعات آزاد/مشغول را برای سایر کاربران و منابع، مانند اتاق‌های کنفرانس، پیدا کنید. همچنین می‌توانید اطلاعات آزاد/مشغول را برای افرادی در سازمان خود که هنوز از Microsoft Exchange استفاده می‌کنند، درج کنید. برای جزئیات بیشتر، به تنظیم اطلاعات آزاد/مشغول برای کاربران Exchange مراجعه کنید.

کاربران GWSMO در Outlook نمی‌توانند داده‌های Exchange را که در Google Workspace کپی نشده‌اند، مشاهده کنند.

مدیریت GAL

به عنوان مدیر دایرکتوری ، می‌توانید GAL را مدیریت کنید تا میزان مشاهده اطلاعات کاربر در مخاطبین گوگل و سایر سرویس‌های گوگل را کنترل کنید. اگر کاربران دامنه شما نمی‌توانند به هیچ آدرس جهانی در Outlook یا Gmail دسترسی داشته باشند، تأیید کنید که اشتراک‌گذاری مخاطبین در کنسول مدیریت گوگل فعال باشد.

برای تغییر تنظیمات اشتراک‌گذاری مخاطبین، باید مدیر ارشد یا مدیر خدمات باشید، یا در یک نقش سفارشی ، امتیازات خدمات تنظیمات دایرکتوری را داشته باشید. برای جزئیات بیشتر، به «ایجاد یک کاربر به عنوان مدیر» یا «ایجاد، ویرایش و حذف نقش‌های مدیر سفارشی» بروید.

دایرکتوری را روشن کنید

برای اطمینان از اینکه GAL برای کاربران GWSMO در دسترس است، باید فهرست راهنمای سازمان خود را فعال کرده و تنظیمات اشتراک‌گذاری مخاطبین را در کنسول گوگل ادمین خود تنظیم کنید. برای جزئیات بیشتر، به «روشن کردن فهرست راهنما و تنظیم گزینه‌های اشتراک‌گذاری» بروید.

دایرکتوری را خاموش کنید

اگر نمی‌خواهید کاربران به GAL دسترسی داشته باشند، می‌توانید این ویژگی را برای کل سازمان یا فقط برای یک کاربر خاص غیرفعال کنید:

• برای غیرفعال کردن اشتراک‌گذاری مخاطبین برای سازمان خود و پنهان کردن تمام آدرس‌های سراسری از کاربرانتان، به Turn off the Directory بروید.
• برای غیرفعال کردن اشتراک‌گذاری مخاطبین برای یک کاربر خاص، یک کلید رجیستری به رایانه کاربر اضافه کنید. به بخش «خاموش کردن فهرست آدرس‌های سراسری برای یک کاربر» بروید.

توجه : ممکن است لازم باشد هنگام راه‌اندازی اولیه دایرکتوری یا برای عیب‌یابی، آن را غیرفعال کنید.

تنظیمات دایرکتوری اضافی

در اینجا چند تنظیم دیگر دایرکتوری وجود دارد که ممکن است بخواهید آنها را بررسی کنید:

• تعیین کنید که افراد سازمان شما چگونه آدرس‌های ایمیل را مشاهده می‌کنند: تنظیم کنید که کدام آدرس‌های ایمیل در فهرست نشان داده شوند
• تنظیم کنید که کدام کاربران برای سایر کاربران سازمان شما قابل مشاهده باشند: کنترل کنید که کاربران چه کسانی را می‌توانند در فهرست پیدا کنند
• پنهان کردن پروفایل‌ها از فهرست سازمان شما: یک کاربر را از فهرست پنهان کنید

فیلدهای آدرس سراسری

گوگل، گوگل ورک‌اسپیس و علامت‌ها و لوگوهای مرتبط، علائم تجاری شرکت گوگل هستند. سایر نام‌های شرکت‌ها و محصولات، علائم تجاری شرکت‌هایی هستند که با آنها مرتبط هستند.