আপনার যদি একক-ব্যবহারকারীর সাবস্ক্রিপশন থাকে, তাহলে এর পরিবর্তে 'একক-ব্যবহারকারীর সাবস্ক্রিপশন আর্কাইভ করুন' -এ যান।
যখন কোনো কর্মচারী আপনার কোম্পানি ছেড়ে চলে যান, তখন আপনি তাদের ডেটা নিরাপদে সংরক্ষণ করতে এবং তাদের গুগল ওয়ার্কস্পেস পরিষেবাগুলো অ্যাক্সেস করা থেকে বিরত রাখতে তাদের ইউজার অ্যাকাউন্টটি আর্কাইভ করতে পারেন। একটি ইউজার অ্যাকাউন্ট আর্কাইভ করলে অ্যাকাউন্টের অবস্থা 'আর্কাইভড'-এ পরিবর্তিত হয় এবং ব্যবহারকারীকে একটি 'আর্কাইভড ইউজার' লাইসেন্স প্রদান করা হয়।
আর্কাইভ করা ব্যবহারকারীদের ডেটা আপনার প্রতিষ্ঠানের সম্মিলিত স্টোরেজ সীমার মধ্যে গণনা করা হয়।
আর্কাইভ করা ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট ও ডেটার কী হয়?
যখন আপনি কোনো ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট আর্কাইভ করেন, তখন Google ব্যবহারকারীর Google Workspace পরিষেবার ডেটা নিরাপদে সংরক্ষণ করে। যদি ব্যবহারকারীর একটি Google Vault লাইসেন্স অথবা Vault অন্তর্ভুক্ত কোনো Archived User সাবস্ক্রিপশনের লাইসেন্স থাকে, তাহলে ব্যবহারকারীর ডেটা Vault-এর ডেটা সংরক্ষণের নিয়ম অনুযায়ী সুরক্ষিত থাকে এবং আপনি সেই ডেটা অনুসন্ধান ও এক্সপোর্ট করতে পারেন। আরও জানুন।
ব্যবহারকারীর ডেটা (জিমেইল ও গুগল ড্রাইভের মতো কোর সার্ভিস এবং ক্লাসরুমের মতো নন-কোর সার্ভিস থেকে) আপনার প্রতিষ্ঠানের সেইসব ব্যবহারকারীদের কাছে উপলব্ধ থাকে, যাদের গুগল ভল্ট লাইসেন্স রয়েছে।
ব্যবহারকারীদের ডেটা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা নির্ধারিত ডেটা অঞ্চলেই থাকে। বিস্তারিত জানতে, আপনার ডেটার জন্য একটি ভৌগোলিক অবস্থান বেছে নিন- এ যান।
দ্রষ্টব্য : ডেটা অঞ্চল নীতির আওতাভুক্ত হওয়ার জন্য, সক্রিয় এবং আর্কাইভ করা উভয় Google Workspace for Education অ্যাকাউন্টেই একটি Education Standard বা Education Plus লাইসেন্স বরাদ্দ থাকা আবশ্যক।
গুগল ড্রাইভের ডেটা লস প্রিভেনশন (ডিএলপি) ব্যবহারকারীদের ডেটার উপর চলতে থাকে। বিস্তারিত জানতে, ডেটা লস প্রতিরোধে ওয়ার্কস্পেস ডিএলপি ব্যবহার করুন -এ যান।
যদি ব্যবহারকারীর Vault বা Google Voice-এর মতো কোনো অ্যাড-অন সাবস্ক্রিপশনের লাইসেন্স থাকে, তাহলে আপনি তাকে আর্কাইভ করার পরেও লাইসেন্সটি তার কাছেই থেকে যায়। যদি ব্যবহারকারীর আর অ্যাড-অন সাবস্ক্রিপশনটির প্রয়োজন না হয়, তাহলে ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টটি আর্কাইভ করার পর আপনি লাইসেন্সটি সরিয়ে ফেলতে পারেন। লাইসেন্স সরানো সম্পর্কে আরও জানুন।
আপনি সক্রিয় এবং স্থগিত উভয় ব্যবহারকারীকেই আর্কাইভ করতে পারেন। যখন আপনি কোনো ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট আর্কাইভ করেন, তখন তার সক্রিয় গুগল ওয়ার্কস্পেস লাইসেন্সটি ২৪ ঘণ্টার মধ্যে অন্য কোনো ব্যবহারকারীকে পুনরায় বরাদ্দ করার জন্য উপলব্ধ হয়ে যায়।
একজন ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করার পরে
আপনি কোনো ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করার পর, তারা:
- কোনো সিস্টেমেই তাদের পরিচালিত গুগল অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করা যাচ্ছে না। এর মধ্যে জিমেইল, গুগল ক্যালেন্ডার এবং ড্রাইভের মতো গুগল ওয়ার্কস্পেস পরিষেবাগুলোও অন্তর্ভুক্ত।
- গ্লোবাল অ্যাড্রেস লিস্টে প্রদর্শিত হবে না। ইউজার ডিরেক্টরি তালিকায়, ব্যবহারকারীকে আর্কাইভড স্ট্যাটাস সহ দেখানো হবে। কোনো ইউজার অ্যাকাউন্টের স্ট্যাটাস দেখতে এখানে যান।
- অ্যাডমিন কনসোল থেকে মুছে ফেলা বা আনআর্কাইভ করা যায়, কিন্তু সাসপেন্ড করা যায় না।
- ব্যবহারকারী রিপোর্টে আর্কাইভ করা স্ট্যাটাস প্রদর্শন করুন, যার ফলে আর্কাইভ করা ব্যবহারকারীদের পর্যবেক্ষণ, পরিচালনা এবং প্রয়োজনে মুছে ফেলা সহজ হয়।
- আর্কাইভ করা ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টে নতুন ইমেল এবং ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ পাঠানো হলে তা ব্লক হয়ে যাওয়ায় নতুন আমন্ত্রণ গ্রহণ করা যাচ্ছে না।
আনআর্কাইভিং কীভাবে কাজ করে
যখন আপনি কোনো ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট আনআর্কাইভ করেন, তখন তারা তাদের পূর্বের অবস্থায় ফিরে আসে এবং তাদের আগের সমস্ত ডেটাতে পুনরায় অ্যাক্সেস পায়।
কোনো ব্যবহারকারীকে আনআর্কাইভ করতে হলে, তার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের সাথে মেলে এমন একটি উপলব্ধ লাইসেন্স প্রয়োজন। যদি কোনো সক্রিয় লাইসেন্স উপলব্ধ না থাকে, তাহলে আনআর্কাইভ করার প্রক্রিয়াটি ব্যর্থ হয় এবং ব্যবহারকারী তার 'আর্কাইভড ইউজার' লাইসেন্সসহ আর্কাইভ করা অবস্থাতেই থেকে যায়।
কোনো ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট আনআর্কাইভ করার পর, আপনাকে ম্যানুয়ালি তাকে গুগল ওয়ার্কস্পেসের জন্য একটি লাইসেন্স বরাদ্দ করতে হবে।
শুরু করার আগে: আর্কাইভ ব্যবহারকারী সাবস্ক্রিপশন কিনুন
কোনো ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করতে হলে আপনার একটি আর্কাইভড ইউজার সাবস্ক্রিপশন প্রয়োজন। যদি আপনার থাকে:
- এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড বা এন্টারপ্রাইজ প্লাস — আপনি আপনার গুগল অ্যাডমিন কনসোল থেকে একটি আর্কাইভড ইউজার সাবস্ক্রিপশন কিনতে পারেন। এর ধাপগুলোর জন্য, আপনার অ্যাকাউন্টে একটি পেইড সাবস্ক্রিপশন যোগ করুন (Add a paid subscription to your account) অংশে যান।
- বিজনেস স্টার্টার, বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড, বা বিজনেস প্লাস — আপনি আপনার অ্যাডমিন কনসোলে একটি আর্কাইভড ইউজার সাবস্ক্রিপশন কিনতে সক্ষম হতে পারেন। এটি পরীক্ষা করতে, আর্কাইভ-এ একজন ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করার অথবা একটি স্বতন্ত্র ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট আনআর্কাইভ করার ধাপগুলো অনুসরণ করুন (এই পৃষ্ঠার পরবর্তী অংশে)।
- এডুকেশন ফান্ডামেন্টালস, এডুকেশন স্ট্যান্ডার্ড, বা এডুকেশন প্লাস — আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস ফর এডুকেশন সাবস্ক্রিপশনের সাথেই আর্কাইভ ইউজার লাইসেন্স অন্তর্ভুক্ত থাকে। লাইসেন্স শেষ হয়ে গেলে, আপনি সাপোর্টের মাধ্যমে আরও লাইসেন্সের জন্য অনুরোধ করতে পারেন।
বিকল্পভাবে, সকল সংস্করণের জন্য, আপনি একজন গুগল সেলস প্রতিনিধি বা একজন গুগল ক্লাউড পার্টনারের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
একজন ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট আর্কাইভ বা আনআর্কাইভ করুন
এই ধাপগুলো সম্পন্ন করতে আপনার উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা (User management) প্রিভিলেজ প্রয়োজন। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।শিক্ষা গ্রাহকদের জন্য, অনুগ্রহ করে এই নিবন্ধটি দেখুন।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ব্যবহারকারীরা ।এর জন্য উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।
- ব্যবহারকারীদের তালিকায় ব্যবহারকারীকে খুঁজুন। আপনার সাহায্যের প্রয়োজন হলে, ‘ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট খুঁজুন’ অংশে যান।
একজন ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করতে:
- ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টে পয়েন্ট করুন এবং আরও বিকল্পগুলিতে ক্লিক করুন।
- যদি আপনার থাকে:
- এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড বা এন্টারপ্রাইজ প্লাস — আর্কাইভ ব্যবহারকারী নির্বাচন করুন।
- বিজনেস স্টার্টার, বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড, বা বিজনেস প্লাস —ব্যবহারকারী মুছুন নির্বাচন করুন ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করতে ক্লিক করুন।
অনুরোধ করা হলে, ‘Buy archived user subscription’-এ ক্লিক করুন এবং নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন। যদি এই বিকল্পটি উপলব্ধ না থাকে, তাহলে আপনি আপনার অ্যাডমিন কনসোলে একটি আর্কাইভড ইউজার সাবস্ক্রিপশন কিনতে পারবেন না। পরিবর্তে, একজন গুগল সেলস প্রতিনিধি বা একজন গুগল ক্লাউড পার্টনারের সাথে যোগাযোগ করুন।
- নিশ্চিত করতে 'সম্পন্ন' ক্লিক করুন।
একজন ব্যবহারকারীকে আনআর্কাইভ করতে:
- ব্যবহারকারীর উপর পয়েন্ট করুন এবং ‘Unarchive user’-এ ক্লিক করুন।
- নিশ্চিত করতে 'সম্পন্ন' ক্লিক করুন।
একসাথে অনেক ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ বা আনআর্কাইভ করুন
আপনি একটি CSV ফাইল অথবা অ্যাডমিন SDK API ব্যবহার করে একসাথে অনেক ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ বা আনআর্কাইভ করতে পারেন।
CSV ফাইল ব্যবহার করে একাধিক ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ বা আনআর্কাইভ করতে:
- একটি CSV ফাইল থেকে একাধিক ব্যবহারকারী যোগ বা আপডেট করার নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
- ডাউনলোড করা CSV টেমপ্লেটে, 'New Status [Upload Only]' কলামে, কোনো ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করতে 'Archived' অথবা আনআর্কাইভ করতে 'Active' লিখুন।
অ্যাডমিন এসডিকে এপিআই ব্যবহার করে একাধিক ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ বা আনআর্কাইভ করতে:
- Method: users.update- এ দেওয়া নির্দেশনাগুলো অনুসরণ করুন।
- প্রয়োজন অনুযায়ী প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য আর্কাইভ করা বুলিয়ান ভেরিয়েবলটির মান True বা False সেট করুন।
সাবস্ক্রিপশন বাতিল করার পরিবর্তে ব্যবহারকারীদের আর্কাইভ করুন
আপনি যদি গুগল ওয়ার্কস্পেস বাতিল করা শুরু করেন, তাহলে বাতিল করার প্রক্রিয়ার সময় আপনার সমস্ত ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করার একটি বিকল্প থাকতে পারে। এই বিকল্পটি তখনই পাওয়া যাবে যদি আপনি:
- বিজনেস এডিশন, এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড, বা এন্টারপ্রাইজ প্লাস আছে
- ফ্লেক্সিবল প্ল্যানে বিল করা হয়
- ২০০ থেকে ৩০০ জন ব্যবহারকারী রয়েছে
ব্যবহারকারীর সংখ্যার ওপর নির্ভর করে, সবগুলো আর্কাইভ হতে কয়েক ঘণ্টা সময় লাগতে পারে।
কোনো ব্যবহারকারীর আর্কাইভ করা স্ট্যাটাস চেক করতে:
এই ধাপগুলো সম্পন্ন করতে আপনার উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা (User management) প্রিভিলেজ প্রয়োজন। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিরেক্টরি ব্যবহারকারীরা ।এর জন্য উপযুক্ত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক। সঠিক প্রিভিলেজ ছাড়া, এই ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত কন্ট্রোল আপনি দেখতে পাবেন না।
- ব্যবহারকারীদের তালিকায় ব্যবহারকারীকে খুঁজুন। আপনার সাহায্যের প্রয়োজন হলে, ‘ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট খুঁজুন’ অংশে যান।
- ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করা হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে, স্ট্যাটাস কলামটি দেখুন।
আর্কাইভ প্রক্রিয়ার সার্বিক অবস্থা জানতে, উপরে থাকা টাস্ক (Tasks) -এ ক্লিক করুন।
.
সমস্ত ব্যবহারকারীকে আর্কাইভ করার পরে, আপনি এই পৃষ্ঠার আগের অংশে থাকা আনআর্কাইভ করার ধাপগুলোর যেকোনো একটি অনুসরণ করে তাদের মধ্যে এক বা একাধিককে আনআর্কাইভ করতে পারেন।
বাতিল করার ধাপগুলো সম্পর্কে আরও বিস্তারিত জানতে, Google Workspace বাতিল করুন- এ যান।