Standaard kunnen gebruikers in uw organisatie de profielinformatie van alle andere gebruikers vinden. Om te beperken wie gebruikers kunnen vinden in aanvullijsten, contactpersonen en zoekopdrachten, kunt u een aangepaste map instellen. Wijs mappen toe per organisatie-eenheid, zodat sommige gebruikers een aangepaste map krijgen, terwijl anderen alle contactpersonen in de map zien of juist geen. Lees meer over zichtbaarheidsinstellingen .
Je kunt bijvoorbeeld een aangepaste directory aanmaken voor tijdelijke medewerkers, die alleen mensen uit hun team bevat, terwijl vaste medewerkers alle gebruikers in de directory kunnen vinden.
Je kunt maximaal 100 aangepaste mappen aanmaken.
Vereiste privileges
Om aangepaste mappen te maken, hebt u alle volgende beheerdersrechten nodig:
- Services > Service-instellingen
- Beheerders-API-rechten > Groepen > Lezen (minimaal vereist als er al groepen zijn ingesteld). Als u groepen wilt aanmaken of bewerken, heeft u deze extra groepsrechten nodig.
Stap 1: Verberg de map
Als u niet wilt dat gebruikers contactgegevens kunnen vinden voordat u uw aangepaste adresboeken hebt ingesteld, schakelt u het delen van contactpersonen uit .
Stap 2: Organiseer uw gebruikers
Stel organisatie-eenheden en groepen in om aangepaste mappen te gebruiken. Om gebruikers aan een aangepaste map toe te voegen, plaatst u de gebruikers in groepen en voegt u die groepen vervolgens toe aan de aangepaste map. Daarna wijst u de aangepaste mappen toe aan de organisatie-eenheden.
- Maak organisatie-eenheden aan die overeenkomen met de groepen gebruikers aan wie u aangepaste mappen wilt toewijzen. Als u bijvoorbeeld wilt dat voltijdmedewerkers een andere map gebruiken dan stagiairs, maakt u voor elke groep medewerkers een organisatie-eenheid aan.
- Voeg gebruikers toe aan organisatie-eenheden .
- Maak Google-groepen aan en voeg er gebruikers aan toe. Je gebruikt deze groepen om aangepaste mappen te vullen. Je kunt bijvoorbeeld groepen maken voor directieleden, vaste medewerkers, stagiairs en leveranciers. Let op : dynamische groepen kunnen niet aan een aangepaste map worden toegevoegd.
Tip: Om de leden van een groep te verbergen, stelt u het toegangsniveau van de groep in op 'Beperkt' . Om het e-mailadres van de groep te verbergen voor gebruikers die geen lid zijn van de groep, verbergt u de groep in het groepsoverzicht .
Stap 3: Maak een aangepaste map aan.
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Directory Mapinstellingen .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Zichtbaarheidsinstellingen .
- Selecteer aan de linkerkant de organisatie-eenheid waarvoor u de directory wilt aanmaken.
- In het gedeelte 'Directoryzichtbaarheid' selecteert u 'Gebruikers in een aangepaste directory' .
- Klik onderaan op Nieuw aanmaken .
- Voer een naam in voor de aangepaste map.
In het gedeelte 'Groepen opnemen' vinkt u de vakjes aan naast de groepen die u in de aangepaste map wilt opnemen. Om direct naar een groep te gaan, voert u de naam van de groep in en klikt u op 'Zoeken' .
Let op : wanneer u een groep toevoegt aan een aangepaste map, is de groep niet verborgen voor andere gebruikers. Iedereen kan het groepsadres vinden en de groepsleden bekijken, mits de toegangsniveaus van de groep dit toestaan. Lees meer over het beheren van groepen .
Klik op 'Maken' en vervolgens op ' Opslaan' .
Stap 4: De map weergeven
Om ervoor te zorgen dat mensen binnen uw organisatie contactgegevens kunnen vinden en gebruiken, schakelt u het delen van contactgegevens in . Nu:
- Gebruikers aan wie een aangepaste map is toegewezen, kunnen alleen personen in die map vinden. Ze kunnen alle gedeelde externe contactpersonen vinden. Ze kunnen ook alle groepen vinden die voor hen zichtbaar zijn.
- Gebruikers in organisatie-eenheden waaraan geen aangepaste directory is toegewezen, kunnen het volgende vinden:
- Iedereen in de directory, tenzij hun organisatie-eenheid een aangepaste directory overneemt, of
- Alleen personen in een aangepaste directory, als hun organisatie-eenheid een aangepaste directory overneemt van een bovenliggende organisatie-eenheid.