از واگذاری ایمیل برای اعطای دسترسی به یک یا چند نفر (نماینده) به یک حساب کاربری واحد استفاده کنید. به عنوان مثال، یک رئیس ممکن است به دستیار اداری خود اختیار خواندن و ارسال ایمیلها را بدهد.
یک حساب کاربری واگذار شده بیشتر مزایای Gmail را دارد، از جمله:
- مرتبسازی خودکار ایمیل با فیلترها (قوانین)
- ثبت مکاتبات با بایگانی ایمیل
- ردیابی وضعیت پیامهای ایمیل با استفاده از برچسبها
نمایندگان میتوانند پیامهای حساب نماینده را بخوانند، ارسال کنند و حذف کنند. با این حال، آنها نمیتوانند با کسی از حساب نماینده چت کنند یا رمز عبور را تغییر دهند.
توجه : در جیمیل، حسابهای کاربری واگذار شده و صندوقهای ورودی مشترک یکسان هستند.
چه زمانی باید از نمایندگی ایمیل استفاده کنم؟
ممکن است سازمان شما به بیش از یک نفر برای خواندن و پاسخ دادن به پیامهای ارسال شده به یک آدرس ایمیل خاص نیاز داشته باشد. برای مثال، ممکن است همه افراد تیم فروش شما بخواهند پیامهای ارسال شده به sales@solarmora.com را بررسی و به آنها پاسخ دهند. در این صورت، توصیه میکنیم نمایندگانی را به حساب sales@solarmora.com اختصاص دهید.
Google Workspace علاوه بر واگذاری ایمیل، روشهای مختلفی برای همکاری با استفاده از ایمیل ارائه میدهد. بسته به نحوه استفاده سازمان شما از ایمیل، این گزینهها ممکن است راهحلهای بهتری برای شما باشند:
- نام مستعار ایمیل: نام مستعار، که به آن آدرس ایمیل جایگزین نیز گفته میشود ، آدرس ایمیلی است که شما به آدرس ایمیل اصلی کاربر اضافه میکنید. پیامهای ارسال شده به نام مستعار به طور خودکار به حساب ایمیل اصلی کاربر ارسال میشوند. میتوانید یک نام مستعار را فقط به یک کاربر اختصاص دهید. یاد بگیرید که چگونه یک آدرس ایمیل جایگزین اضافه کنید .
- ارسال ایمیل: ارسال ایمیل به شما این امکان را میدهد که علاوه بر ارسال پیام به گیرنده اصلی، پیامها را به گیرندگان جدید و اضافی که مشخص میکنید نیز ارسال کنید. اطلاعات بیشتر
استفاده از نمایندگی ایمیل
- یک حساب گوگل میتواند تا ۱۰۰۰ نماینده را پشتیبانی کند. برای جلوگیری از تأثیر بر عملکرد حساب، توصیه میکنیم حداکثر ۴۰ کاربر همزمان را مجاز کنید.
- مدیران Google Workspace کنترل میکنند که آیا پیامهای ارسالی توسط نمایندگان شامل آدرس ایمیل صاحب حساب و نماینده باشد یا فقط صاحب حساب.
- گروههای گوگل را میتوان به عنوان نمایندگان حساب اضافه کرد. یک گروه به عنوان یک نماینده برای آن حساب محسوب میشود.
- ایمیلهای مستعار از نمایندگان پشتیبانی نمیکنند زیرا ایمیل مستعار، حساب گوگل محسوب نمیشود.
به کاربران اجازه دهید ایمیل را واگذار کنند
- از صفحه اصلی کنسول مدیریت، به بخش برنامهها بروید
فضای کاری گوگل جیمیل - تنظیمات کاربر کلیک کنید نمایندگی پستی .
- برای فعال کردن واگذاری ایمیل، روی کادر کنار « اجازه دهید کاربران دسترسی به صندوق پستی خود را به سایر کاربران دامنه واگذار کنند» کلیک کنید.
- برای تغییر آدرس فرستندهای که گیرنده میبیند (آدرس صاحب حساب یا نماینده)، در قسمت اطلاعات فرستنده که به گیرنده نشان داده شده است ، یک گزینه را انتخاب کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید.
- به کاربران خود بگویید که میتوانند افراد یا گروههایی را به عنوان نماینده اضافه کنند .