Översikt: Konfigurera och hantera katalogen

Som katalogadministratör kan du lagra profilinformation för användare och gäster i organisationen, e-post- och gruppadresser och delade externa kontakter i katalogen. Användarna kan hitta och kommunicera med varandra och förstå sina roller i organisationen med hjälp av informationen. Du kan lägga till information om användare och gäster och styra deras synlighet i Google Kontakter och andra tjänster från Google.

När katalogen är aktiverad händer följande:

  • Individuella adresser och gruppadresser autoslutförs när användarna anger dem i Google-tjänster som Gmail, Google Dokument och Drive
  • I Kalender får du intelligenta förslag på mötesrum baserat på plats och antal gäster (Kalender måste ha konfigurerats)

  • Användarna kan hitta profiluppgifterna i Kontakter och andra Google-tjänster. När användare exempelvis pekar eller trycker på någons profilfoto öppnas ett kort med personliga uppgifter.

Du kan stänga av katalogen under den första konfigurationen eller vid felsökning.

Konfigurera katalogen

Från början innehåller katalogen kanske bara namn och e-postadresser. Lägga till information i en användares profil.

Några andra konfigurationsalternativ:

  • Lägg till anpassade fält i katalogen. Läs mer
  • Tillåt att personer ändrar delar eller inga av sin profiluppgifter. Läs mer
  • Ange vilka e-postadresser (alias, sekundär, domän) som visas i katalogen. Läs mer
  • Lägg till delade externa kontakter i katalogen. Läs mer
  • Ge appar från tredje part åtkomst till kataloguppgifter. Läs mer

Anpassa kataloger för team eller grupper

Som standard kan personer i organisationen hitta profilinformationen för alla andra. Om du vill att vissa användare i organisationen enbart kan hitta en underuppsättning av användarna i din organisation tilldelar du dem en anpassad katalog.

  • Dela alla: Du kan välja det här alternativet om du ingår i en liten organisation där alla behöver hålla kontakt med varandra.
  • Dela en anpassad katalog – du kanske vill att personer i en organisationsenhet enbart kan hitta personer som ingår i vissa grupper, medan andra organisationsenheter kan hitta alla. Du kan välja det här alternativet om du representerar en stor organisation där du vill begränsa åtkomsten till vissa kontakter för vissa personer. Du kan till exempel låta heltidsanställda hitta alla i katalogen men låta praktikanter enbart hitta personer i sitt team.

Läs mer om hur du skapar anpassade kataloger.

Håll användaruppgifter uppdaterade

Använd administratörskonsolen, Admin SDK Directory API eller Google Cloud Directory Sync för att uppdatera katalogen när en persons profiluppgifter eller situation ändras.

Utbilda personer inom organisationen i att använda Kontakter

Hur du konfigurerar katalogen påverkar vem användare kan hitta i Kontakter. Hjälp personer i din organisation att lära sig använda Kontakter genom att dela dessa utbildningsresurser.

När personer använder Kontakter för jobbet eller skolan kan de låta andra användare hantera sina kontakter.