ในฐานะผู้ดูแลระบบไดเรกทอรี คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลโปรไฟล์สำหรับผู้ใช้และแขกรับเชิญในองค์กร อีเมลและที่อยู่กลุ่ม รวมถึงรายชื่อติดต่อภายนอกที่แชร์ในไดเรกทอรีได้ ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาและสื่อสารกับผู้อื่น รวมถึงเข้าใจบทบาทของตนเองในองค์กรได้ คุณเพิ่มข้อมูลผู้ใช้และแขกรับเชิญ รวมถึงควบคุมระดับการเข้าถึงของผู้ใช้และแขกรับเชิญใน Google Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้
สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อเปิดใช้ไดเรกทอรี
- ระบบจะเติมข้อความให้โดยอัตโนมัติสำหรับอีเมลบุคคลหรือกลุ่มเมื่อผู้ใช้ป้อนอีเมลลงในบริการของ Google เช่น Gmail, Google เอกสาร หรือไดรฟ์
- ปฏิทินจะแนะนำห้องประชุมที่เหมาะสมกับสถานที่และ จำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมโดยอัตโนมัติ (ต้องตั้งค่าปฏิทิน)
ผู้ใช้จะค้นหาข้อมูลโปรไฟล์ใน Contacts และบริการอื่นๆ ของ Google ได้ เช่น เมื่อผู้ใช้ชี้หรือแตะรูปโปรไฟล์ของบุคคลใด ระบบจะเปิด การ์ดข้อมูลส่วนบุคคลขึ้นมาให้
คุณอาจปิดใช้ไดเรกทอรี เมื่อตั้งค่าไดเรกทอรีเป็นครั้งแรกหรือเมื่อต้องการแก้ปัญหา
ตั้งค่าไดเรกทอรี
เมื่อเริ่มต้นใช้งาน ไดเรกทอรีอาจมีเฉพาะชื่อและอีเมลเท่านั้น เพิ่ม ข้อมูลไปยังโปรไฟล์ของผู้ใช้
การตั้งค่าอื่นๆ ที่ทำได้มีดังนี้
- เพิ่มช่องที่กำหนดเองในไดเรกทอรี ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- อนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนข้อมูลโปรไฟล์ได้บางอย่างหรือไม่ให้เปลี่ยนเลยก็ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- กำหนดอีเมล (อีเมลแทน อีเมลรอง หรือโดเมน) ที่จะแสดงในไดเรกทอรี ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- เพิ่มรายชื่อติดต่อภายนอกที่แชร์ไว้ไปยังไดเรกทอรี ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- อนุญาตให้แอปอื่นเข้าถึงข้อมูลไดเรกทอรีได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
กำหนดไดเรกทอรีสำหรับทีมหรือกลุ่ม
โดยค่าเริ่มต้น บุคคลในองค์กรจะดูข้อมูลโปรไฟล์ของ ทุกคนได้ หากต้องการให้ผู้ใช้บางรายในองค์กรค้นหาได้เฉพาะกลุ่มย่อยของ ผู้ใช้ในองค์กร ให้มอบหมายไดเรกทอรีที่กำหนดเองให้แก่ผู้ใช้เหล่านั้น
- แชร์กับทุกคน - คุณอาจเลือกตัวเลือกนี้หากเป็นองค์กรขนาดเล็กที่ทุกคนต้องติดต่อกับทุกคน
- แชร์ไดเรกทอรีที่กำหนดเอง - คุณอาจต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ในหน่วยขององค์กรหนึ่งค้นหาได้เฉพาะผู้ใช้ในบางกลุ่ม ขณะที่หน่วยขององค์กรอื่นๆ ค้นหาได้ทุกคน คุณอาจเลือกตัวเลือกนี้ในกรณีต่อไปนี้ คุณเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการจำกัดการเข้าถึงรายชื่อติดต่อบางรายการ สำหรับบางคน เช่น คุณอาจอนุญาตให้พนักงานประจำ ค้นหาทุกคนในไดเรกทอรี แต่ให้นักศึกษาฝึกงานค้นหาได้เฉพาะบุคคลในทีมของตน
ดูวิธีสร้างไดเรกทอรี ที่กำหนดเอง
อัปเดตข้อมูลผู้ใช้ให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ
ใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ, Admin SDK Directory API หรือ Google Cloud Directory Sync เพื่ออัปเดตไดเรกทอรีเมื่อข้อมูลโปรไฟล์หรือสถานการณ์ของบุคคล มีการเปลี่ยนแปลง
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
ฝึกอบรมการใช้ Contacts ให้กับผู้ใช้ในองค์กร
วิธีที่ตั้งค่าไดเรกทอรีจะมีผลกับการรายชื่อติดต่อที่ผู้ใช้จะค้นหาได้ใน Contacts หากต้องการช่วยให้ผู้ใช้ในองค์กรทราบวิธีใช้ Contacts ให้แชร์แหล่งข้อมูลการฝึกอบรมเหล่านี้
เมื่อใช้ Contacts สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ผู้ใช้จะอนุญาตให้ผู้ใช้รายอื่นจัดการ รายชื่อติดต่อของตนเองได้