Google Vault es una herramienta de control de la información y de detección electrónica para Google Workspace. Con Vault, puedes retener, conservar, buscar y exportar los datos de Google Workspace de los usuarios. Puedes usar Vault para los siguientes datos:
- Mensajes de Gmail
- Archivos de Google Drive
- Eventos del Calendario de Google
- Mensajes de Google Chat (cuando el historial de conversaciones está activado)
- Grabaciones de Google Meet y registros asociados de chat, preguntas y respuestas, y encuestas
- Mensajes de Grupos de Google
- Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas de Google Voice (solo suscripciones al complemento de Voice)
- Google Sites
- Mensajes de la app de Gemini
Obtén más información sobre los tipos de datos compatibles.
Requisitos de licencias
Para que Vault busque y conserve los datos de un usuario, haz lo siguiente:
- Los usuarios deben tener una licencia de Google Workspace que incluya Google Vault.
- Los administradores deben tener una licencia de Google Workspace que incluya Google Vault.
| Licencias de Vault incluidas | Hay licencias del complemento de Vault disponibles |
|---|---|
|
Para obtener información sobre las ediciones compatibles, comunícate con el equipo de Ventas de Google. |
Cómo funcionan las licencias
- Si Vault se incluye en tu edición, a todos los usuarios y administradores de tu organización se les asignará automáticamente una licencia de Vault.
- Si Vault está disponible como licencia de complemento, puedes comprar licencias de Vault para algunos o todos los usuarios y administradores de tu organización. Solo los usuarios a los que se les asignaron licencias de Vault están cubiertos por Vault. Solo los administradores con licencias de Vault pueden usarlo. Obtén más información para obtener Google Vault.
- Si borras un usuario o una licencia obligatoria, es posible que sus datos se borren definitivamente de forma irreversible y ya no estén disponibles en Vault.
Administración de la información: Retención y eliminación de datos
- Conserva los datos durante el tiempo que los necesites. Si tu organización debe conservar los datos durante un período determinado, puedes configurar Vault para que los retenga. Los datos permanecen disponibles para Vault incluso cuando los usuarios los borran y vacían la papelera.
- Quita los datos cuando ya no los necesites. Si tu organización debe borrar datos sensibles después de un período determinado, puedes configurar Vault para que los quite de las cuentas de los usuarios y comience a borrarlos definitivamente de todos los sistemas de Google.
Las reglas de retención de Vault se aplican directamente a los sistemas de datos de los servicios de Google compatibles. Vault no es un archivo de datos. Cuando vencen las reglas de retención, los datos que borran los usuarios o administradores y que no están en espera están sujetos a los procesos de eliminación estándar. Cuando se borran definitivamente los datos después de que finaliza un período de retención, los usuarios o administradores no pueden recuperarlos. Obtén más información sobre cómo funciona la retención.
Nota: Vault no conserva los datos hasta que configures reglas de retención. Hasta que lo hagas, los usuarios podrán borrar datos y los servicios podrán purgarlos según el protocolo de cada servicio.
eDiscovery: Busca, conserva y exporta los datos de interés
Con Vault, los usuarios autorizados pueden buscar datos, conservarlos y exportarlos para realizar análisis adicionales.
Vault admite los primeros pasos del proceso de detección electrónica que se describen en el Modelo de referencia de descubrimiento probatorio electrónico (EDRM):
- Identificación: Puedes buscar los datos de Google Workspace de tu organización por cuenta de usuario, unidad organizativa, fecha o palabra clave, y obtener una vista previa de mensajes, archivos adjuntos y archivos admitidos. La mayoría de los servicios admiten las búsquedas con operadores booleanos. Obtén más información sobre la búsqueda.
- Conservación: Para conservar datos de forma indefinida por obligaciones legales o de otro tipo, puedes aplicar conservaciones a cuentas, unidades organizativas y grupos. En el caso de los mensajes de Gmail y de chat, también puedes establecer condiciones para limitar la retención a los mensajes que coincidan. Obtén más información sobre las conservaciones.
Recopilación: Después de buscar datos, puedes exportarlos para su procesamiento y análisis. Las exportaciones contienen lo siguiente:
- Una copia completa de todos los datos que coinciden con tus criterios de búsqueda
- Los metadatos que necesitas para vincular los datos exportados con usuarios individuales de tu organización
- La información de corroboración necesaria para demostrar que los datos exportados coinciden con los datos almacenados en los servidores de Google
Las exportaciones de datos están disponibles en Vault durante 15 días y, luego, se borran para proteger los datos. Obtén más información sobre las exportaciones.
Control de acceso y auditoría
Puedes controlar quién puede acceder a Vault y qué acciones puede realizar. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos de tu organización. Activa Vault para las unidades organizativas seleccionadas y asígnalas a un rol de administrador con privilegios de Vault. Obtén más información para controlar el acceso a Vault y los privilegios de Vault.
Vault proporciona un registro de auditoría completo de la actividad del usuario en Vault, que incluye cuándo un usuario crea o edita una regla de retención, ejecuta una búsqueda o exporta datos. No se puede editar el registro de auditoría. Obtén más información sobre los informes de auditoría.
Comience a usar Vault
- Si tu organización tiene una edición de Google Workspace que no incluye Vault, compra licencias de Vault.
- Un administrador avanzado de Google Workspace debe configurar el acceso de los usuarios y los privilegios de Vault. También pueden configurar reglas de retención predeterminadas para comenzar a retener datos de inmediato. Te recomendamos que trabajes con el equipo legal o de cumplimiento de tu organización para determinar tus requisitos de administración de la información y detección electrónica.
- Los usuarios de Vault pueden acceder y comenzar a usar la herramienta. Para comenzar rápidamente, consulta Comienza a usar la búsqueda y la exportación de Vault.
Próximos pasos
¿Tienes alguna pregunta? Consulta las Preguntas frecuentes de Google Vault.
¿Tienes problemas? Consulta los problemas conocidos y haz un seguimiento de las correcciones y las nuevas funciones en Novedades.