Preguntas frecuentes sobre Google Vault

En muchas ediciones de Google Workspace, las licencias de Vault se incluyen para todos los usuarios de tu organización. Si Vault no está incluido en tu edición, es posible que puedas comprar licencias complementarias.

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Obtén más información para comprar licencias de Vault para tu organización.

Sí. Si borras a un usuario, se quitarán de Google todos los datos asociados a su cuenta.

Cuando borras a un usuario, sucede lo siguiente:

• No puedes buscar ni exportar ninguno de sus datos desde Vault.
• Ya no se aplican las reglas de retención ni las conservaciones que se hayan establecido en los datos del usuario. Los datos se pueden borrar de inmediato.
• Puedes recuperar los datos durante 20 días después de borrar al usuario. Sin embargo, no se pueden recuperar los datos que ya se hayan borrado definitivamente. Obtén información para restablecer un usuario recientemente borrado.

Como práctica recomendada, te sugerimos que uses una licencia de usuario archivado (AU) para conservar los datos del usuario. Para obtener más información, consulta Administra a los exempleados y sus datos. Si usas Google Cloud Directory Sync, asegúrate de que la herramienta esté configurada para suspender las cuentas en lugar de borrarlas.

No borres la cuenta. Si borras a un usuario, también se borrarán los datos que Vault retiene.

Para que los datos de un usuario estén disponibles en Vault después de que abandone tu organización, asígnale una licencia de usuario archivado (AU). Para obtener más información, consulta Administra a los exempleados y sus datos. Como alternativa, puedes suspender su cuenta para conservar los datos y inhabilitar los servicios, pero se factura una cuenta suspendida de la misma manera que una cuenta activa.

Vault no se ve afectado cuando esto sucede. Sin embargo, un usuario que superó el límite de almacenamiento ya no puede enviar ni recibir mensajes de correo electrónico nuevos, y es posible que experimente una degradación general de la cuenta.

Para acceder a los datos, accede a https://vault.google.com, crea un asunto y busca los datos de tu organización. Es posible que el administrador de Vault restrinja los datos a los que puedes acceder y buscar. Obtén información para buscar datos y sobre los privilegios de Vault.

No, no es posible desactivar Vault para un servicio específico. Si un usuario puede acceder al servicio de Vault, podrá usar Vault para cualquiera de los servicios compatibles con su edición de Google Workspace.

No. Por motivos de seguridad, solo se puede acceder a Vault a través de https://vault.google.com.

Puedes permitir que terceros accedan a Vault. Obtén información para permitir que un usuario externo acceda a Vault.

Obtén información para exportar datos de Vault.

No. Vault no está diseñado para ser una herramienta de archivo o de copia de seguridad.

¿Por qué no debo usar Vault para copias de seguridad ni extracciones de datos?

• Las exportaciones de Vault no están diseñadas para copias de seguridad de datos a gran escala o de gran volumen. Puedes exportar datos para una cantidad limitada de cuentas y solo para un servicio de Google a la vez. Vault tampoco permite muchas exportaciones paralelas ni programar exportaciones automáticas.
• Las exportaciones de Vault se preparan para fines de descubrimiento legal, no para el procesamiento eficiente de datos. Vault no puede crear copias de seguridad diferenciales ni quitar datos duplicados. Por ejemplo, una exportación de Drive incluye todos los elementos a los que tiene acceso la cuenta buscada. Cuando muchas cuentas tienen acceso a los mismos elementos, se exportan para cada cuenta, lo que genera muchos datos duplicados.
• Vault no admite todos los servicios de Google. Vault solo puede exportar datos de los servicios de Google compatibles. Vault no admite servicios como Calendario, Contactos, Keep y Currents.
• Es difícil restablecer datos de los archivos de exportación de Vault. Vault no tiene herramientas de recuperación automatizadas.
  • En el caso de Gmail, Chat y Grupos, puedes usar Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME) para importar archivos PST. Google no tiene una herramienta para importar archivos mbox de forma masiva.
  • En el caso de las exportaciones de Drive, los archivos no están separados por cuenta, y los archivos de Google, como documentos, hojas de cálculo y presentaciones, tienen un formato diferente.
  • Los datos de Voice no se pueden restablecer desde los archivos de exportación de Vault.

¿Aún necesitas crear copias de seguridad o extraer datos?

Es posible que quieras una copia de seguridad para proteger tus datos de errores humanos o ataques de ransomware. Google tiene algunas opciones:

• Para exportar todos los datos de tu organización, usa Exportación de datos.
• Un usuario también puede exportar sus propios datos. Por ejemplo, si tienes una pequeña empresa con pocos empleados, cada uno puede exportar y crear una copia de seguridad de sus propios datos.

Google también tiene muchas herramientas que puedes usar para trabajar con los datos de Google Workspace de tu organización y extraerlos, como las APIs y BigQuery, o soluciones de socios, como Afi y SpinOne. Para obtener opciones adicionales de terceros y socios, también puedes consultar Google Cloud.

En el caso de los datos que se borraron hace menos de 25 días, te recomendamos que uses la Consola del administrador de Google para restablecer los datos de Google Drive o Gmail de un usuario.

Puedes establecer períodos de retención para satisfacer tus necesidades, incluida la retención indefinida. Obtén más información sobre la retención de Vault.

Los usuarios pueden borrar mensajes y elementos en los servicios de Google, pero los datos que están sujetos a una regla de retención o una conservación permanecen disponibles para los usuarios de Vault en Vault. Los mensajes borrados que Vault retiene no se incluyen en el almacenamiento de los usuarios. Obtén más información para usar Vault para la retención.

Todas las acciones de los usuarios de Vault se supervisan y se registran en un registro de auditoría. Si un usuario con privilegios para cambiar el período de retención intenta hacerlo, esa acción se registra en el registro de auditoría. La acción no se puede quitar del registro de auditoría. Obtén más información sobre las capacidades de auditoría de Vault.

Google replica los datos de tu organización entre varios centros de datos dispersados por distintas ubicaciones geográficas. Obtén más información sobre los compromisos de confiabilidad empresarial de Google.

Google cumple con la ley cuando responde a solicitudes de terceros de información del usuario. Obtén información sobre los compromisos de privacidad empresarial de Google.

Obtén información sobre los compromisos de cumplimiento empresarial de Google.