Preguntas frecuentes sobre la licencia de Vault

Depende de cómo configures las licencias después de comprar las licencias complementarias de Vault. Cuando compras las licencias por primera vez, no se asignan automáticamente. Puedes configurar Vault para que asigne licencias automáticamente o asignarlas a usuarios o unidades organizativas específicos. Más información

Si ya tienes Vault y usas la asignación automática de licencias, todos los miembros de tu organización tienen una licencia de Vault, y los usuarios nuevos obtienen una licencia cuando los agregas, siempre que tengas licencias disponibles para asignar. Para obtener más información, consulta Cómo funcionan las licencias.

Antes de quitar la licencia de Vault de un usuario, habla con los usuarios de Vault o los equipos legales y de cumplimiento de tu organización para confirmar que no hay problema en quitar la licencia. Cuando quitas una licencia de Vault de un usuario, sucede lo siguiente:

• No se pueden buscar ni exportar los datos de ese usuario en Vault.
• Se quitan todas las conservaciones de los datos del usuario.
• Las políticas de retención de Vault no se aplican a los datos del usuario.
• Los datos que el usuario borró, pero que Vault retuvo, se borran definitivamente de los sistemas de Google.

Para obtener instrucciones, consulta Asigna licencias de Vault.

Cualquier usuario que tuviera una licencia de Vault antes del lanzamiento de la asignación de licencias por dominio parcial aún la tiene.

Para asignar licencias de Vault solo a un subconjunto de usuarios, haz lo siguiente:

1. (Opcional) Para evitar que se asigne automáticamente una licencia de Vault a los usuarios nuevos, desactiva la asignación automática de licencias. Más información
2. Quita las licencias de Vault de los usuarios a los que no quieres que se les otorguen licencias. Puedes realizar cambios masivos por unidad organizativa o mediante una hoja de cálculo. Más información

No. Un usuario que realiza tareas en la interfaz de Vault solo necesita una licencia de Google Workspace y privilegios de Vault. El usuario necesita una licencia de Vault solo si quieres que sus datos estén sujetos a políticas de retención, conservaciones o búsquedas.

Sí. Los datos de un usuario sin una licencia de Vault se pueden incluir en una búsqueda si se comparten o se envían a un usuario con licencia. Por ejemplo:

• Un usuario sin licencia envía un mensaje o comparte un archivo con un usuario con licencia.
• Un usuario sin licencia deja un mensaje de voz o le envía un mensaje a un usuario con licencia a través de Google Voice para Google Workspace.

Te recomendamos que tú y tu administrador de Google Workspace se comuniquen con frecuencia sobre los cambios en las licencias de Vault para que sepas cuándo se quita la licencia de Vault de un usuario.

Vault indica cuándo un usuario no tiene una licencia de Vault en las siguientes condiciones:

• Búsqueda: Cuando buscas por cuentas específicas y agregas un usuario que no tiene una licencia de Vault, Vault muestra un error y señala la cuenta de usuario.
• Conservaciones: En el caso de las conservaciones establecidas en cuentas específicas, un usuario se muestra en rojo con una línea tachada si ya no tiene una licencia. Sin una licencia, el usuario ya no está en conservación.

Vault solo indica los usuarios sin licencia para las búsquedas y las conservaciones aplicadas a cuentas específicas. No recibirás indicaciones de usuarios sin licencia en búsquedas, conservaciones ni reglas de retención basadas en otros alcances, como los establecidos en unidades organizativas, todas las cuentas, unidades compartidas o espacios de Chat.

Si un usuario no tiene una licencia que necesita, puedes pedirle a tu administrador de Google Workspace que le asigne una.