Se aplica a Google Workspace, Cloud Identity y otros servicios administrados en la Consola del administrador de Google.
Un usuario necesita una licencia para utilizar un servicio de Google. Por ejemplo, un usuario debe tener una licencia de Google Workspace antes de poder usar Gmail, Google Drive o cualquier otra herramienta de Google Workspace. Un usuario puede tener una licencia para más de un servicio. Varios usuarios no pueden compartir una sola licencia de Google Workspace, incluso si no usan todas las herramientas.
En este artículo, se incluye información general sobre licencias que se aplica a todos los servicios de Google que se administran en la Consola del administrador de Google. Para obtener información sobre las licencias específicas de Cloud Identity, consulta Cómo funcionan las licencias de Cloud Identity.
Licencias basadas en sitios y en usuarios
En el caso de algunos servicios de Google, como Android, las licencias se basan en el sitio. Cuando te registras en el servicio, todos los usuarios de tu organización obtienen automáticamente una licencia, incluso si ya tienen una para un servicio diferente. No es necesario que asignes licencias basadas en el sitio.
En el caso de otros servicios de Google, como Google Workspace, las licencias se basan en el usuario. Para estos servicios, se le debe asignar una licencia al usuario para que pueda utilizarlos. Para obtener más información, consulta la siguiente sección sobre la asignación de licencias basadas en el usuario.
Cómo asignar licencias basadas en usuarios
Si compraste solo un servicio de Google que tiene licencias basadas en el usuario, todos tus usuarios obtendrán una licencia para ese servicio de forma predeterminada. No es necesario asignar licencias.
Debes asignar licencias si se aplica una de las siguientes afirmaciones:
- Compraste más de un servicio de Google basado en usuarios, como Google Workspace y una suscripción al complemento de Google Voice. En el caso de los servicios que incluyen servicios adicionales, el usuario solo necesita una licencia para el servicio principal. Por ejemplo, una licencia de Google Workspace le otorga al usuario acceso a Gmail, Calendario de Google, Drive y todos los demás servicios incluidos en Google Workspace.
- Compraste varias suscripciones del mismo servicio, como diferentes ediciones de Google Workspace.
Puedes asignar licencias a usuarios individuales, a todos los integrantes de una unidad organizativa o a todas las personas de tu organización.
Si tu suscripción es al plan anual, solo puedes asignar la cantidad de licencias que compres, incluido cualquiera de los métodos automáticos o manuales que se describen a continuación. Si intentas asignar manualmente más licencias de las que compraste, recibirás un mensaje de error y no se asignarán las licencias. En ese caso, debes borrar usuarios o obtener más licencias.
Formas de asignar licencias basadas en usuarios
Puedes asignar licencias de forma automática o manual.
Asignación automática de licencias basadas en usuarios
Si las licencias no se asignan de forma predeterminada y sabes que todas las personas de tu organización necesitan un servicio determinado, puedes activar la asignación automática de licencias. Si lo haces, los usuarios de tu cuenta que no tengan una licencia para el servicio seleccionado (y los usuarios nuevos que agregues después) obtendrán una licencia para ese servicio. Si tienes varios servicios de Google o múltiples suscripciones al mismo servicio, puedes activar las licencias automáticas para solo un servicio o una suscripción.
Las licencias de usuario existentes no se cambian en ningún nivel, incluidas las licencias para el mismo servicio o para diferentes suscripciones del mismo servicio. Para obtener más información, consulta Cómo asignar una licencia automáticamente a todos los usuarios de tu organización.
Si tienes unidades organizativas en tu organización de nivel superior, puedes establecer opciones de licencias automáticas para unidades organizativas específicas.
Google Workspace en el plan anual
Si tienes Google Workspace en el plan anual, activar las licencias automáticas podría limitar la cantidad de usuarios que puedes crear. Si tienes otro servicio con licencias basadas en usuarios y activas las licencias automáticas para ese servicio o Google Workspace en el nivel superior, la cantidad máxima de usuarios que puedes crear es igual a la menor cantidad de licencias entre tus servicios basados en usuarios.
Ejemplo: Supongamos que compraste 20 licencias de Google Workspace y 5 licencias de Google Voice Premier. Si la asignación automática de licencias está activada en el nivel de organización superior, la cantidad máxima de usuarios que puedes crear es de 5.
Asignación manual de licencias basadas en usuarios
Si tienes más de un servicio de Google con licencias basadas en el usuario o varias suscripciones a un servicio, así funciona la asignación manual de licencias:
- Si asignas licencias automáticamente para un servicio o una suscripción, deberás asignar licencias manualmente para cualquier otro servicio o suscripción.
- Si desactivas las licencias automáticas para todos los servicios y suscripciones, deberás asignar todas las licencias de forma manual.
Puedes asignar licencias de forma manual a usuarios individuales, a una lista de usuarios que se subió o a una unidad organizativa completa. Para obtener más información, consulta Asigna, quita y reasigna licencias.
Si asignas licencias a una unidad organizativa de forma manual, los usuarios de las unidades organizativas secundarias recibirán automáticamente una licencia, a menos que configures la unidad secundaria para anular la unidad principal. Para obtener más información, consulta Cómo configurar licencias automáticas para unidades organizativas.
Cómo reducir licencias
Puedes reducir las licencias de un servicio pagado, como Google Workspace, para disminuir tu pago mensual. También puedes reducir las licencias que no necesites para un servicio gratuito.
- Si tu suscripción es al plan anual, solo puedes reducir las licencias cuando debas renovar el contrato. Para obtener más información, consulta Cómo reducir las licencias de usuario.
- Si tu suscripción es al plan flexible o tu servicio de Google tiene licencias basadas en el sitio: No reduces las licencias directamente. En cambio, puedes borrar usuarios cuando quieras, y las licencias de esos usuarios se quitarán de tu cuenta. Para obtener más información, consulta Borra o quita un usuario de la organización.