Google Vault se actualiza constantemente con nuevas funciones, mejoras y correcciones. La mayoría de las funciones están disponibles en los primeros días después del lanzamiento, pero algunos lanzamientos pueden tardar más.
10 de junio de 2026: Compatibilidad con reglas de retención y conservaciones en conversaciones de la app de Gemini
Ahora Vault puede retener y conservar las conversaciones de la app de Gemini. Obtén más información sobre las reglas de retención y las retenciones.
Para obtener detalles sobre lo que se admite, consulta Servicios y tipos de datos compatibles.
24 de noviembre de 2025: Compatibilidad con la aprobación de varias partes para las exportaciones de Vault
Vault ahora ofrece seguridad adicional para las exportaciones de datos con su nueva función de aprobación de varias partes. Obtén más información.
En esta versión, la MPA se activa cuando creas una solicitud de exportación con la IU de Vault. No se activa para las solicitudes de exportación creadas con la API de Vault.
4 de febrero de 2025: Compatibilidad con la búsqueda y la exportación de conversaciones de la app de Gemini
Ahora Vault admite la búsqueda y exportación de conversaciones de la app de Gemini. Puedes usar Vault para lo siguiente:
- Buscar conversaciones en la app de Gemini Más información
- Exportar conversaciones de la app de Gemini Más información
Para obtener detalles sobre lo que se admite, consulta Servicios y tipos de datos compatibles.
21 de noviembre de 2024: Compatibilidad con Google Vids
Google Vids es un nuevo editor colaborativo que se está incorporando a Google Workspace. En su lanzamiento, Vault admitirá la retención, las conservaciones por motivos legales, la búsqueda, la vista previa y la exportación de documentos de Google Vids.
Los clientes pueden usar Vids sabiendo que se cumplen sus obligaciones de administración de la información y descubrimiento electrónico. Los clientes pueden presentar documentos de Vids para la detección legal y conservarlos según sus políticas de retención actuales y futuras.
6 de diciembre de 2023: Exporta archivos de Drive con hipervínculos en mensajes de correo electrónico
Ahora Vault admite la exportación de archivos de Drive en hipervínculos en mensajes de correo electrónico. Para usar esta función, cuando exportes datos de Gmail desde Vault, selecciona la opción Exportar archivos de Drive vinculados.
Para obtener más detalles, incluida información sobre lo que se admite y lo que no, consulta Hipervínculos a archivos de Drive en mensajes.
4 de diciembre de 2023: Compatibilidad con eventos de Calendario de Google
- Conservar eventos del Calendario Más información
- Buscar eventos del Calendario Más información
- Exportar datos del Calendario Más información
- Suspender eventos del Calendario Más información
Para obtener detalles sobre lo que se admite, consulta Tipos de eventos compatibles.
20 de junio de 2023: Compatibilidad con reglas de retención basadas en etiquetas de Drive
-
Establece condiciones de etiquetas de reglas de retención basadas en campos de etiquetas.
-
Anular las reglas de retención o vencimiento de un archivo en conservación de materiales por litigio.
-
Usa una variedad de operadores de comparación para personalizar las condiciones de las etiquetas de las reglas de retención, según el tipo de campo.
Obtén más información sobre las condiciones de reglas basadas en etiquetas de Drive.
7 de junio de 2023: Es posible que se combinen las primeras versiones de archivos muy grandes
Las versiones anteriores de archivos muy grandes de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites de Google (excepto los que están sujetos a una retención) se pueden combinar para ahorrar espacio de almacenamiento. Si buscas en Vault con Google Drive, no podrás acceder a las versiones anteriores. En cambio, obtendrás la versión combinada disponible más antigua.
Para obtener más información sobre las versiones, consulta Cómo buscar en el historial de revisiones de un archivo.1 de marzo de 2023: Compatibilidad con correos electrónicos encriptados del cliente
- Vault retiene y conserva los correos electrónicos con encriptación del cliente de la misma manera que otros mensajes.
- Puedes obtener una vista previa de los metadatos del correo electrónico sin encriptar, como el asunto, el remitente y el destinatario.
- El contenido encriptado de un correo electrónico aparecerá como un archivo adjunto smime.p7m o smime.p7s en la vista previa de la búsqueda. Para descifrar una exportación en formato mbox, puedes usar la utilidad de descifrado (beta). Para ver los correos electrónicos con encriptación del cliente en formato PST, importa el archivo p7m de cada usuario a Microsoft Outlook. Para obtener más información, consulta Cómo revisar los mensajes exportados con Vault.
5 de diciembre de 2022: IU actualizada para la futura funcionalidad de encriptación del cliente
2 de septiembre de 2022: Todas las búsquedas y retenciones de Chat ahora usan la indexación basada en mensajes
Vault buscará mensajes en salas de múltiples conversaciones (salas con conversaciones) de la misma manera en que busca mensajes directos, mensajes grupales y salas de conversación única:
-
La Búsqueda en Vault encuentra y devuelve mensajes individuales. Anteriormente, la búsqueda de Vault devolvía temas coincidentes. Un tema corresponde a todos los mensajes de una conversación en una sala con conversaciones o a todos los mensajes enviados en un período de las 24 horas (definido por la hora UTC).
-
Vault cambia el alcance de la búsqueda en las salas con hilos de conversación de la siguiente manera:
-
Ahora Vault busca mensajes de todos los hilos en una sala de múltiples conversaciones, siempre y cuando la cuenta especificada sea miembro de la sala, incluso si la cuenta no participó (por ejemplo, no envió mensajes) en ese hilo. Anteriormente, solo se buscaban los hilos en los que participaba la cuenta.
-
Si la cuenta especificada era miembro, pero ya abandonó la sala, Vault solo buscará los mensajes enviados antes de que la cuenta abandonara la sala. Anteriormente, si la cuenta había participado en una conversación, se buscaban todos los mensajes de la conversación, incluso los que se enviaron después de que la cuenta se retiró.
-
-
Cuando un mensaje coincide con tus condiciones de búsqueda, se proporciona contexto para la vista previa y la exportación. El contexto incluye el mensaje y todos los mensajes enviados 12 horas antes y 12 horas después en la misma conversación (MD, espacio o conversación de una sala de conversaciones).
-
Si muchos mensajes de la misma conversación (MD, espacio o conversación de una sala de múltiples conversaciones) coinciden con tu búsqueda, puede haber superposición en los mensajes proporcionados para el contexto. Cuando realizas la exportación, Vault evalúa la superposición y omite los mensajes duplicados.
Búsquedas
Como resultado de estos cambios, si ejecutas una búsqueda guardada de Chat durante el mismo período que una exportación anterior, es posible que los mensajes exportados no sean el mismo conjunto que antes.
Por ejemplo, tienes una habitación que contiene el siguiente intercambio:
Participant 1: hi
Participant 2: hello
Si usas términos de búsqueda*, el proceso de búsqueda, vista previa y exportación de los mensajes se realiza de la siguiente manera:
| Término de búsqueda | Comportamiento de búsqueda, vista previa y exportación de espacios de chat |
|---|---|
hi |
Búsqueda: Solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque solo ese mensaje coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: Incluye el mensaje del participante 1 y todos los mensajes del espacio o la conversación (en el caso de las salas con conversaciones) que se enviaron 12 horas antes y 12 horas después. |
hello |
Búsqueda: Solo se muestra el mensaje del participante 2 porque solo ese mensaje coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: Incluye el mensaje del participante 2 y todos los mensajes del espacio o la conversación (en el caso de las salas con conversaciones) que se enviaron 12 horas antes y 12 horas después. |
hi hello |
No se devuelven ni exportan mensajes porque ningún mensaje individual contiene ambos términos de búsqueda. |
hi from:participant1@example.com |
Búsqueda: Solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque solo ese mensaje coincide con ambos términos de búsqueda. Vista previa y exportación: Incluye el mensaje del participante 1 y todos los mensajes del espacio o la conversación (en el caso de las salas con conversaciones) que se enviaron 12 horas antes y 12 horas después. |
hi from:participant2@example.com |
No se devuelven ni exportan mensajes porque ningún mensaje individual coincide con ambos términos de búsqueda. |
‑hi from:participant1@example.com |
No se devuelven ni exportan mensajes de la conversación de ejemplo porque ningún mensaje individual coincide con ambos términos de búsqueda. |
‑hi from:participant2@example.com |
Búsqueda: Solo se muestra el mensaje del participante 2 porque solo ese mensaje coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: Incluye el mensaje del participante 2 y todos los mensajes del espacio que se enviaron 12 horas antes y 12 horas después. |
*Nota: La búsqueda en el chat no admite operadores booleanos, como AND, OR y NOT. Sin embargo, una lista de términos de búsqueda se trata como si hubiera un AND entre cada término. Si una palabra clave está precedida por -, se la trata como si estuviera precedida por NOT. Más información
Retenciones
Puedes restringir tu búsqueda a los datos retenidos, que son los mensajes asociados a una cuenta de usuario que está en espera.
En el caso de los espacios de múltiples conversaciones, Vault ahora retiene y busca todos los mensajes del espacio si el usuario en conservación, que coincide con tus parámetros de búsqueda, es o fue miembro. Anteriormente, Vault solo retenía y buscaba conversaciones en el espacio en el que el usuario en retención había enviado al menos un mensaje en la conversación.
Además, si todos los usuarios que están en espera abandonan un espacio de Chat, la búsqueda de mensajes en espera solo devolverá los mensajes que se enviaron antes de que el último usuario en espera abandonara el espacio. En particular, en el caso de los espacios organizados en subprocesos, ya no se conservan los mensajes enviados después de que un usuario abandonó el espacio, incluso si participó en la conversación.
Puedes incluir mensajes en los espacios de Chat, que incluyen conversaciones grupales creadas después de principios de diciembre de 2020 y espacios. El tipo de espacio determina qué mensajes se devuelven. Más información
Implementación del nuevo comportamiento
El lanzamiento tardará varias semanas en llegar a todos los usuarios. Durante la transición, para asegurarte de comprender cómo se buscaron tus mensajes, haz lo siguiente:
- Si ves la notificación "La búsqueda se aplicó a los mensajes individuales" en la parte superior de los resultados de la búsqueda, significa que tu búsqueda se basó en mensajes.
- Si no recibes una notificación, significa que la búsqueda usó el comportamiento de búsqueda clásico. En el caso de las salas de múltiples conversaciones, la búsqueda se aplicó a cada conversación.
Más información:
28 de marzo de 2022: Compatibilidad con la encriptación del cliente de Google Workspace en Drive
Con el lanzamiento de la encriptación del cliente de Google Workspace para Drive, Vault admite la retención, la búsqueda y la exportación de archivos encriptados del cliente de Google.
Retención y suspensiones
Vault retiene y conserva los archivos encriptados del cliente en Drive de la misma manera que otros archivos en Drive.
Buscar y obtener una vista previa
Puedes buscar archivos encriptados del cliente por sus metadatos, como el título y el propietario. Sin embargo, no puedes buscar su contenido, buscar por formato de archivo, obtener una vista previa del contenido ni descargar desde la vista previa.
Cuando buscas en Drive con Vault, puedes optar por buscar solo archivos encriptados del cliente o excluir los archivos encriptados del cliente. Esta opción solo está disponible si la encriptación del cliente de Google Workspace está activada para tu organización.
Para obtener más información, consulta Usa Vault para buscar en Google Drive, Meet y Sites.
Exportar
Cuando exportas archivos con encriptación del cliente, estos permanecen encriptados y sus nombres terminan con .gcse. Para desencriptar los archivos, usa el desencriptador del cliente de Google. También puedes identificar los archivos con encriptación del cliente por sus metadatos. Estos archivos tienen ClientSideEncrypted establecido en true.
24 de febrero de 2022: Nuevo sistema de exportación de Gmail disponible
Ahora puedes exportar mensajes de Gmail con un sistema nuevo y más rápido en Vault. Vault muestra una barra de progreso a medida que se crea la exportación. Las exportaciones que tardan más de 24 horas ya no requieren un reinicio manual.
En el nuevo sistema, algunos archivos de exportación tienen nombres y formatos diferentes a los del sistema clásico. Es posible que las organizaciones que usan una secuencia de comandos para procesar los archivos de exportación de Vault para Gmail deban actualizar sus secuencias de comandos para procesar correctamente los nuevos nombres y tipos de archivos. Para obtener más información, consulta el resumen de cambios a continuación.
Para usar el nuevo sistema de exportación, debes elegir la opción cuando crees la exportación. Los usuarios de la API pueden establecer use_new_export=true en MailExportOptions.
Por el momento, las exportaciones usan el sistema clásico, a menos que elijas usar el mejorado cuando comiences la exportación. El nuevo sistema reemplazará al clásico en unos meses. Durante la transición, cuando ambas opciones estén disponibles, Vault indicará qué exportaciones de Gmail se crearon con el nuevo sistema.
Nota: Solo cambiarán los archivos de exportación de Gmail. Los archivos de exportación para otros servicios seguirán siendo los mismos.
Resumen de cambios
| Información | Nombre del archivo | Novedades |
|---|---|---|
| Contenido del mensaje | export_name-N.zip |
El archivo contiene archivos mbox o PST, en lugar de archivos de mensajes comprimidos. Los archivos de mensajes se denominan export_name-account.mbox o export_name-account.pst, donde account es la dirección de correo electrónico completa del custodio (la cuenta que envió o recibió el mensaje). En algunos casos, se genera más de un archivo para una cuenta, y el nombre del archivo incluye un incremento. Por ejemplo, una exportación podría contener los siguientes archivos:
|
| Metadatos del mensaje |
Clásico: export_name-metadata.xml Nuevo: export_name-metadata.csv |
En formato CSV Contiene la misma información que el archivo clásico, además de columnas nuevas:
|
| Cuentas y recuento de mensajes |
Clásico: export_name-results-count.csv Nuevo: export_name-results-counts.csv |
Se informa más información:
Las cuentas ahora están ordenadas de forma descendente según la cantidad de mensajes exportados correctamente. |
| Informes de error |
Clásico: error.csv y export_name-account-exceptions.csv Nuevo: export_name-error.xml |
El nuevo informe de errores es un archivo en formato XML. Siempre forma parte de la exportación, incluso cuando no se producen errores. Contiene la misma información que los archivos clásicos, además de la siguiente:
|
| Mensajes que no se convirtieron a PST | export_name-conversion-errors-N.zip |
Es un archivo nuevo que se devuelve para las exportaciones en formato PST cuando algunos mensajes no se convierten a ese formato. El archivo contiene los mensajes que no se convirtieron al formato EML. Si se muestra más de un archivo, los nombres de archivo tienen un incremento. Por ejemplo:
|
| Sumas de comprobación del archivo | export_name.md5 | Sin cambios |
Más información
8 de noviembre de 2021: Las exportaciones de Drive en Vault incluyen metadatos de aprobaciones
Con el lanzamiento de las aprobaciones de archivos en Drive, Vault ahora incluye metadatos de aprobaciones en las exportaciones de Drive. Los metadatos incluyen una lista de aprobadores, el estado de aprobación y la fecha del último cambio en el estado de aprobación. Si ingresas una fecha de versión como parte de tu búsqueda, los metadatos de aprobación reflejarán el estado actual, no el estado en el momento de la fecha de versión.
Más información:
10 de mayo de 2021: Ya está disponible el nuevo archivo CSV de metadatos de exportación de Gmail
Las exportaciones de Gmail ahora incluirán 2 archivos de metadatos: el archivo en formato XML clásico y un nuevo archivo CSV. El nuevo formato CSV amplía nuestra compatibilidad con las herramientas de revisión de contenido de terceros y ahora incluye más metadatos para los mensajes de Gmail.
El archivo CSV tiene 2 campos nuevos:
GmailMessageId: Es un identificador único para cada mensaje que se puede usar en la API de Gmail.Account: La cuenta que estaba dentro del alcance de la búsqueda (remitente o receptor)
Además, el valor de Rfc822MessageId proporciona un identificador para asociar metadatos con un mensaje en la exportación, de manera similar a External FileName en el archivo XML clásico.
27 de abril de 2021: Cambio en el comportamiento de los operadores de búsqueda de Drive "para:" y "de:"
La forma en que los operadores de búsqueda de Drive to: y from: coinciden con los archivos en Google Vault cambió. No coincidirán con los archivos compartidos antes de marzo de 2021. Su nuevo comportamiento hace que estos operadores sean más intuitivos para las búsquedas en Drive. También te permite determinar no solo quién tiene acceso a un archivo, sino quién les otorgó ese acceso a los usuarios.
Desde febrero de 2021, está disponible un nuevo operador de búsqueda, sharedwith:, que ofrece una coincidencia similar a la del operador to: antes del cambio. Un operador de búsqueda existente, owner:, ofrece la misma coincidencia que el operador from: antes del cambio.
27 de abril de 2021: Compatibilidad con la nueva versión de Google Sites
Ahora puedes conservar, retener, buscar y exportar sitios creados en la nueva versión de Google Sites.
De forma predeterminada, los sitios están cubiertos por las reglas de retención de Drive. También puedes establecer reglas de retención específicas de Sites.
Para conservar, buscar y exportar sitios, usa las funciones de conservación y búsqueda de Drive. Puedes filtrar los resultados de la búsqueda para que solo se muestren los sitios con el nuevo término type:site. También puedes buscar sitios por URL publicada.
3 de diciembre de 2020: Compatibilidad con los nuevos chats en grupo de Google Chat
Chat introducirá 2 cambios en los mensajes grupales:
Los chats en grupo nuevos creados en Chat se manejan como salas de conversación única, y los usuarios pueden cambiar la membresía de esos chats en grupo. Los chats en grupo existentes se siguen manejando como mensajes grupales.
Vault maneja estos nuevos chats en grupo de manera diferente a los mensajes grupales existentes, lo que afecta el alcance de la retención, las conservaciones y la búsqueda. Debido a que se parecen más a las salas, Vault ahora usa el término "espacios de Chat" para referirse a las salas de conversación única, las salas de conversación y los nuevos chats en grupo.
Más información:
24 de noviembre de 2020: Vault nuevo y mejorado
Lanzamos una nueva versión moderna de Vault basada en Material Design. Es más fácil de navegar y contiene nuevas funciones de productividad para llevar a cabo las tareas de forma más rápida.
No se requiere migración para usar el nuevo sitio. Utiliza el mismo sistema de backend que el sitio clásico (ediscovery.google.com). Encontrarás los mismos asuntos, reglas de retención y suspensiones en ambos sitios hasta que se inhabilite ediscovery.google.com.
Para usar el nuevo sitio web, ve a vault.google.com y accede con tu Cuenta de Google administrada.
Qué cambió:
- Cuando accedes por primera vez, en lugar de abrir la página Asuntos, se abre una página principal con 3 opciones: Retención, Asuntos e Informes.
- Cuando configuras conservaciones y reglas de retención, sigues flujos paso a paso con más información sobre la herramienta para guiarte a lo largo del proceso.
- Las reglas de retención personalizadas, las conservaciones y los resultados de la búsqueda se muestran en tablas que se pueden ordenar y filtrar. Podrás comprender con mayor facilidad el alcance de tus políticas de control de la información y los resultados de la búsqueda.
- En la exploración de los resultados de la búsqueda y los informes de conservación, se conserva el contexto. Ahora, cuando haces clic en un elemento, se abre un panel lateral en lugar de una nueva página.
Qué no cambió:
- Tu configuración existente, las consultas guardadas o los archivos de exportación Tus datos y configuración están disponibles en ambos sitios.
- Funcionalidad de Vault Todo lo que podías hacer en la versión clásica de Vault está disponible en la nueva versión.
En el Centro de ayuda de Vault, encontrarás instrucciones para ambas versiones hasta que se cierre la versión clásica de Vault.
16 de noviembre de 2020: Compatibilidad con salas de conversación única en Google Chat
Con el lanzamiento de las salas de conversación única en Chat, puedes conservar, retener, buscar y exportar mensajes en estas nuevas salas. Vault maneja estos mensajes de manera diferente a los mensajes de las salas de múltiples conversaciones (salas en las que los mensajes se agrupan en conversaciones).
Más información:
28 de octubre de 2020: Compatibilidad con Google Voice para G Suite
Vault ahora admite Google Voice para G Suite. Puedes retener, conservar, buscar y exportar mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas. Nota: Google Voice para G Suite no admite la grabación de llamadas, y Vault no tiene acceso a las llamadas de voz.
Más información:
14 de octubre de 2020: API de Count para las búsquedas de Gmail y Grupos
La API de Vault ahora incluye una API de Count para Gmail y Grupos. Usa la API de Count para obtener la cantidad de mensajes que coinciden con una búsqueda. Puedes usar la cantidad de mensajes para estimar el tamaño de la exportación y, luego, continuar con la exportación o ajustar la búsqueda para recuperar menos elementos.
Para obtener más información, consulta la documentación de la API de Count y revisa un ejemplo.
8 de octubre de 2020: Compatibilidad con los registros de preguntas y respuestas y encuestas de Meet asociados con las grabaciones de Meet
Con el lanzamiento de las funciones de preguntas y respuestas y encuestas en Google Meet, Vault admite la retención, la conservación y la búsqueda de los registros de preguntas y respuestas y encuestas asociados a las grabaciones de Meet.
Más información:
16 de septiembre de 2020: La herramienta de exportación de datos ahora incluye los datos borrados que retiene Vault
Cuando exportas los datos de tu organización con la herramienta de exportación de datos, los datos que se borran, pero que Vault retiene o conserva, ahora se incluyen en la exportación a nivel de la organización. Ya no es necesario que uses Vault para realizar exportaciones adicionales que incluyan los datos borrados, pero retenidos.
9 de septiembre de 2020: Estado de los mensajes más claro en las exportaciones de Chat
Los archivos de exportación de Chat ahora usan el mismo formato que la vista previa de Vault para informar el estado editado o borrado de un mensaje:
| Estado del mensaje | Formato anterior | Nuevo formato |
|---|---|---|
| Editado | +date |
Edited on date |
| Borrado por el usuario o la regla de retención de Vault | -date |
Deleted on date |
26 de mayo de 2020: Compatibilidad con usuarios externos en Google Chat
El administrador de G Suite ahora puede permitir que los usuarios de tu organización chateen con usuarios externos (Más información). Vault puede retener, conservar, buscar y exportar mensajes de Chat de usuarios externos de la siguiente manera:
- Puedes conservar, retener, buscar y exportar mensajes directos (MD) entre usuarios externos y usuarios de tu organización cuando se activa el archivado.
- Puedes buscar y exportar los mensajes que envían los usuarios externos en las salas creadas por alguien de tu organización.
- No puedes retener, conservar, buscar ni exportar los mensajes que envían los usuarios de tu organización en las salas que pertenecen a otra organización.
Más información:
15 de enero de 2020: Protección para los mensajes de Google Chat
7 de marzo de 2019: Compatibilidad con los mensajes en el Modo confidencial de Gmail y Jamboard
Modo confidencial de Gmail
El Modo confidencial de Gmail permite que los usuarios restrinjan el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos electrónicos. Esta función está disponible para las organizaciones que la activan y para las cuentas personales de Gmail.
Cuando un usuario envía un mensaje confidencial, Gmail reemplaza el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos por un vínculo. Solo se envían el asunto y el vínculo a través de SMTP.
Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu dominio
Si tu organización habilita el Modo confidencial de Gmail, Vault puede retener, conservar y exportar los mensajes en el modo confidencial que envían los usuarios de tu organización después del 30 de noviembre de 2018, así como realizar búsquedas en ellos.
Los mensajes están disponibles para Vault incluso cuando el remitente establece una fecha de vencimiento o revoca el acceso de los destinatarios a los mensajes del modo confidencial.
Mensajes en modo confidencial recibidos desde fuera de tu dominio
Incluso si tu organización no habilita el modo confidencial de Gmail, es posible que tus usuarios reciban mensajes en el modo confidencial de usuarios de otras organizaciones o de Cuentas personales de Gmail.
Puedes retener, conservar, buscar y exportar los encabezados y los asuntos de los mensajes confidenciales externos. Sin embargo, no puede exportar el contenido o los archivos adjuntos de los mensajes confidenciales externos ni buscar contenido en ellos.
Cómo trabajar con mensajes en modo confidencial
Vault admite los mensajes en modo confidencial de la siguiente manera:
- Vault devuelve mensajes internos confidenciales que coinciden con tu búsqueda.
- Cuando obtienes una vista previa de los mensajes, el contenido del mensaje se oculta de forma predeterminada. Tienes la opción de mostrar el contenido en la vista previa.
- Cuando imprimes o exportas mensajes, puedes excluir el contenido de los mensajes confidenciales. Cuando eliges esta opción, se imprimen o exportan los encabezados, el remitente, el destinatario y otros metadatos, pero no el contenido del mensaje confidencial.
- Puedes exportar un mensaje confidencial de la organización del remitente, pero no de la organización del destinatario.
- Vault puede extraer los hipervínculos de Drive que se agregaron a los mensajes confidenciales cuando se exportan desde la organización del remitente, pero no puede extraer los hipervínculos que se reciben de organizaciones externas.
- Para buscar, retener o conservar mensajes confidenciales exclusivamente, usa el término
label:confidentialmode.
Jamboard
Ahora Vault admite por completo los archivos de Jamboard que los usuarios guardaron en sus unidades:
- Las conservaciones y las reglas de retención ahora abarcan las sesiones que los usuarios guardaron en Drive. Los Jams no guardados se descartan cuando finaliza la sesión de Jamboard y no están disponibles para Vault.
- Puedes buscar, obtener una vista previa y exportar Jams. Usa
type:jampara buscar específicamente archivos de Jamboard.
Archivo de anuncios
6 de noviembre de 2018: Vault facilita la evaluación del alcance de una búsqueda en Gmail
Ahora puedes evaluar el alcance de una búsqueda cuando buscas mensajes en Gmail. Después de ingresar los términos de búsqueda, haz clic en Recuento para mostrar la cantidad de mensajes que coinciden con tu búsqueda, junto con la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. También puedes descargar un archivo CSV que incluya los totales de mensajes por cuenta para tu búsqueda. Obtén más información para evaluar el alcance de una búsqueda.
26 de junio de 2018: Valores de hash coherentes para las exportaciones de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
Cuando exportas documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, Vault ahora genera un valor hash único para cada archivo. Puedes usar este nuevo valor de hash para anular la duplicación de las exportaciones de archivos y verificar que el archivo exportado sea una copia exacta del archivo fuente del custodio.
La forma en que buscas un archivo controla cómo Vault genera el valor de hash:
- Si tu búsqueda incluye una fecha de versión, se usa para generar el valor de hash.
- La fecha de última modificación se usa cuando la búsqueda no incluye una fecha de versión.
Cuando compares los valores de hash entre las exportaciones, ten en cuenta lo siguiente:
- Si cambia el contenido de un archivo, también cambia su valor de hash.
- Si alguien cambia los permisos de uso compartido de un archivo, pero no el contenido, el valor de hash no cambia.
- Si exportas un archivo varias veces y usas fechas de versión diferentes, los valores de hash serán distintos, incluso si el contenido del archivo es idéntico entre las exportaciones.
El hash de la fuente es uno de los parámetros incluidos en el archivo XML de Vault cuando exportas contenido desde Drive. Obtén más información sobre los metadatos de exportación de Drive.
21 de junio de 2018: Controles de retención adicionales y mejoras en la búsqueda de Vault
Agregamos controles más detallados a las reglas de retención:
-
Puedes establecer reglas de retención personalizadas de Drive que borren los archivos una cantidad específica de días después de que los usuarios los muevan a la papelera.
También agregamos funciones nuevas para que la búsqueda de datos en Vault sea más fácil y eficiente:
- Realiza varias búsquedas rápidamente en un asunto: Después de iniciar una búsqueda en Gmail o Grupos, puedes hacer clic en el botón Buscar en una pestaña nueva para abrir un nuevo diálogo de búsqueda en el mismo asunto. La búsqueda inicial se completará en la primera pestaña.
- Estado de la búsqueda: Mientras se realiza una búsqueda, Vault informa el tiempo transcurrido y los parámetros de búsqueda que ingresaste.
- Mejoramos la función de recuento: Cuando ingresas una búsqueda y haces clic en el botón Recuento, Vault informa la cantidad de coincidencias y el tiempo transcurrido. También puedes descargar un archivo CSV que enumere las cuentas con mensajes que coincidan con tu búsqueda.
18 de septiembre de 2017: Se agregó compatibilidad con las exportaciones de PST
Ahora puedes exportar mensajes de Gmail, chat y Grupos como archivos PST. Esta función te permite revisar mensajes en Microsoft Outlook, así como en herramientas de asistencia para litigios de terceros que admiten este formato.
12 de junio de 2017: Se mejoraron los metadatos de Drive, la compatibilidad con zonas horarias y la retención de unidades compartidas
Obtén metadatos más detallados cuando exportes archivos desde Drive
Cuando exportas archivos de Drive, los metadatos incluyen información sobre los usuarios que tienen una relación indirecta con un documento. Además, Vault te permite determinar qué tipo de relación es.
Obtén más información sobre los usuarios con acceso indirecto a los archivos y las opciones que tienes cuando exportas contenido desde Drive.
Selecciona una zona horaria durante las operaciones de búsqueda y exportación
Anteriormente, Vault usaba la hora del meridiano de Greenwich (GMT) para todas las búsquedas y agregaba un día adicional para incluir los resultados de zonas horarias anteriores. Ahora Vault admite la selección de zona horaria para las operaciones de búsqueda y exportación. Puedes especificar una zona horaria cuando busques datos y, luego, Vault determinará los límites de las fechas para mostrar y exportar los resultados.
El nuevo parámetro de configuración de zona horaria solo afecta las operaciones de búsqueda y exportación.
Importante: Es posible que las organizaciones que abarcan varias zonas horarias vean resultados de la búsqueda diferentes a los que se mostraban antes del lanzamiento de esta función. Obtén más información para buscar datos según las zonas horarias.
Crea reglas de retención personalizadas para todas las unidades compartidas de tu dominio
Ahora puedes crear reglas de retención personalizadas que abarquen todas las unidades compartidas de tu dominio.
Cómo establecer reglas de retención para Grupos de Google específicos
Ahora puedes aplicar reglas de retención personalizadas a Grupos de Google específicos.
9 de marzo de 2017: Compatibilidad total con Google Drive, las unidades compartidas y Grupos de Google
Compatibilidad total con Google Drive, incluidas las unidades compartidas
Ahora puedes establecer reglas de retención y aplicar conservaciones legales a los archivos en Google Drive, lo que lo convierte en una app totalmente compatible con Vault.
Ahora también puedes buscar, exportar, establecer reglas de retención y aplicar suspensiones legales a los archivos almacenados en unidades compartidas.
Nota: La retención y las suspensiones de Drive funcionan de manera un poco diferente a lo que te acostumbraste con la retención y las suspensiones de Gmail. Te recomendamos que revises estos artículos mientras consideras las políticas de retención y suspensión que mejor se adapten a tu organización:
Cómo exportar archivos de Google Drive en un momento determinado
Vault solo busca en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, ahora puedes agregar una fecha de versión a tu búsqueda para ver y exportar los archivos de Google tal como existían en esa fecha. El control de versiones es compatible con la mayoría de los tipos de archivos de Google:
- Documentos
- Presentaciones
- Hojas de cálculo
- Dibujos
El control de versiones no es compatible con Formularios de Google, Apps Script ni ningún tipo de archivo que no sea de Google.
Usa Vault para Grupos de Google
Ahora Vault funciona con Grupos, lo que significa que puedes buscar, exportar, establecer políticas de retención y aplicar conservaciones por motivos legales al contenido de Grupos.
30 de junio de 2016: Una interfaz de usuario más intuitiva para la retención y las suspensiones
Vault tiene una interfaz de usuario actualizada que te permite administrar las reglas de retención y las conservaciones de tipo legal de forma más intuitiva. Este cambio no afecta las reglas de retención ni las suspensiones actuales, ni agrega parámetros de configuración nuevos.
28 de abril de 2016: Se mejoró la compatibilidad con las exportaciones extremadamente grandes
Ahora Vault te permite administrar con mayor facilidad las exportaciones extremadamente grandes que tardan más de 24 horas en procesarse. Anteriormente, estas exportaciones se cancelaban, por lo que no tenías la opción de descargar archivos. Ahora, las exportaciones de Vault se pausan después de 24 horas, momento en el que puedes hacer lo siguiente:
- Descarga de resultados parciales: Los mensajes y archivos que Vault recuperó hasta ese momento están disponibles para su descarga. También se incluye un archivo CSV que enumera las cuentas que aún no se exportaron.
- Continuar una exportación: Vault reanuda la exportación donde la dejó y recupera mensajes y archivos adicionales durante otras 24 horas. Puedes continuar una exportación tantas veces como sea necesario para recuperar todos los mensajes y archivos que coincidan con tu búsqueda.
Si no descargas los resultados parciales ni reanudas una exportación pausada antes de que transcurran 15 días, se borrará la exportación.
12 de agosto de 2015: Cambios en la forma en que trabajas con las retenciones
Presentamos varias mejoras en la forma en que los administradores de Vault crean y administran las retenciones:
- Asigna privilegios de conservación según las unidades organizativas: Los administradores de Vault pueden limitarse a crear y administrar conservaciones para los usuarios dentro de unidades organizativas específicas en lugar de todo un dominio.
- Retenciones basadas en unidades organizativas: Anteriormente, podías crear retenciones para cuentas de usuario específicas o para todo un dominio. Ahora puedes crear suspensiones que se apliquen a todos los miembros de una unidad organizativa específica.
- Funcionalidad de suspensión más intuitiva: Anteriormente, si quitabas todas las cuentas de una suspensión, Vault aplicaba la suspensión a todas las cuentas del dominio. Ahora, se te pedirá que borres una conservación si intentas retirar todas las cuentas.
- Interfaz de usuario mejorada: Se mejoraron el lenguaje y la interfaz para aplicar retenciones, y son similares al flujo de retención actualizado recientemente.
6 de julio de 2015: Se modificó la forma en que se establecen las nuevas reglas de retención
Cambió la forma en que configuras las nuevas reglas de retención. Este cambio no afecta tu configuración de retención actual. Las reglas existentes seguirán reteniendo y borrando mensajes según su configuración original. Con este cambio, ahora se te solicitará que selecciones una de las siguientes opciones cuando configures una regla nueva o modifiques una existente:
- La regla de retención solo se aplica a los mensajes borrados: Si seleccionas esta opción, la regla solo afectará a los mensajes que hayan borrado los usuarios. Esta es la opción predeterminada para las reglas nuevas y equivale a agregar label:^deleted a una regla de retención personalizada.
- La regla de retención se aplica a los mensajes borrados y a los mensajes de los buzones de los usuarios: Si seleccionas esta opción, la regla se aplicará a todos los mensajes, excepto a aquellos que cumplan con las conservaciones o las reglas personalizadas que especifiques. Si abres una regla de retención personalizada existente que usa label:^deleted, esta opción estará seleccionada. Sin embargo, tu regla personalizada seguirá funcionando según tu configuración original, anulará la opción y solo se verán afectados los mensajes borrados.
Recuerda: Vault está completamente integrado en Gmail, y no hay un archivo separado. Si eliges la segunda opción anterior, significa que quieres que la regla se aplique a todos los mensajes, independientemente de si los usuarios los marcaron para borrarlos o no. Esta opción puede borrar definitivamente mensajes que los usuarios esperan conservar. Por ejemplo, si estableces una regla de retención predeterminada para conservar los mensajes durante 365 días y seleccionas la segunda opción (para aplicar a todos los mensajes), y no tienes reglas personalizadas ni conservaciones, Vault borrará todos los mensajes de tu dominio que tengan más de 1 año.
Configurar las políticas de retención que necesita tu organización puede ser complicado, por lo que creamos este artículo para ayudarte.
23 de diciembre de 2014: Se incluyen etiquetas del sistema y del usuario con la vista previa y la exportación de mensajes
Las vistas previas y las exportaciones de Vault ahora incluyen varios datos adicionales para ayudarte a analizar los mensajes:
- Vistas previas de mensajes: Ahora puedes ver las etiquetas del sistema, que muestran el estado de cada mensaje desde la perspectiva del propietario del mensaje. También puedes ver las etiquetas que el usuario aplicó al mensaje.
- Exportaciones de mensajes: Ahora puedes ver las etiquetas que el usuario aplicó al mensaje.
29 de septiembre de 2014: Colaboración en asuntos basada en la unidad organizativa
Ahora, un administrador de G Suite puede restringir el acceso a los asuntos según las unidades organizativas. Si se habilita esta opción, un usuario de Vault solo podrá compartir asuntos con los miembros de las unidades organizativas especificadas y sus subunidades. Obtén más información sobre los privilegios de Vault y cómo asignarlos.
4 de septiembre de 2014: No hay límites para buscar en dominios grandes
Vault ya no restringe la cantidad de cuentas en las que puedes buscar mensajes. Ten en cuenta que es posible que experimentes demoras cuando realices búsquedas y cuentes dominios con más de 50,000 cuentas.
9 de julio de 2014: Se mejoraron los informes de errores
Ahora Vault informa información adicional cuando los mensajes en Gmail o los archivos en Drive no están disponibles para la exportación. Obtén más información sobre los informes de errores.
25 de junio de 2014: Vault para Drive y G Suite Business
Vault para Drive
La sólida funcionalidad de Vault ahora incluye otra fuente de datos, Drive, para que tu organización pueda encontrar aún más contenido fundamental para la empresa. Vault para Drive no tiene costo adicional para los clientes de Vault y funciona con el contenido existente de Drive en las cuentas de los usuarios. Los clientes de Postini que migren a Vault también podrán usar Vault para Drive sin costo adicional una vez que se complete la transición.
Con Vault para Drive, puedes hacer lo siguiente con todo tu contenido de Drive, incluidos los documentos de Google (como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones) y otros archivos almacenados (como DOCX, PDF y JPEG):
- Buscar archivos de Drive de usuarios específicos
- Obtén una vista previa de los resultados de la búsqueda en Vault para asegurarte de encontrar lo que necesitas.
- Crear copias de los resultados de la búsqueda y exportarlos para usarlos en el futuro
Por el momento, no están disponibles las funciones para establecer políticas de retención, crear suspensiones ni realizar búsquedas en todo el dominio del contenido de Drive. Comienza a buscar archivos en Google Drive.
G Suite Business
G Suite Business es la suite de oficina mejorada. Además de todo lo que está disponible en G Suite Basic, incluye almacenamiento ilimitado en Google Drive y Google Vault para todos los miembros de tu organización, así como funciones adicionales de administración, informes y auditoría de Drive. Obtén más información sobre G Suite Business.
19 de junio de 2014: Se excluyen los mensajes en borrador en Gmail
Puedes excluir más fácilmente los borradores de mensajes de las búsquedas y cuando creas reglas de retención y suspensiones.
30 de mayo de 2014: Asigna privilegios de Vault según la unidad organizativa
Ahora se pueden otorgar los privilegios Administrar exportaciones y Administrar búsquedas a un usuario para toda la organización o solo para unidades organizativas (UO) específicas. Por ejemplo, puedes asignar a un administrador de Vault el privilegio de Administrar búsquedas para toda tu organización y el privilegio de Administrar exportaciones para una UO. Tu administrador de G Suite sigue asignando privilegios en la Consola del administrador.
14 de mayo de 2014: Se mejoraron las opciones para establecer períodos de retención personalizados y predeterminados
Ahora, las opciones para establecer o modificar períodos de retención son más claras, y agregamos medidas de protección cuando se establece un período de retención para una cantidad específica de días.
1 de mayo de 2014: Búsqueda basada en unidades organizativas
Los usuarios de Vault ahora pueden buscar datos dentro de una unidad organizativa (UO) específica, además de buscar en todo el dominio o por cuenta de usuario. La búsqueda dentro de una OU reduce la cantidad de resultados de búsqueda irrelevantes que puede producir una búsqueda en todo el dominio y elimina la necesidad de especificar cuentas individuales. Cuando realices una búsqueda dentro de un asunto, selecciona Organización y, luego, la UO en la que deseas buscar. Las cuentas no se pueden incluir en una búsqueda basada en la OU, pero, de manera opcional, puedes especificar un período y términos de búsqueda.
21 de enero de 2014: Retenciones legales específicas
Ahora los administradores pueden conservar mensajes específicos (por ejemplo, de una fecha determinada o con ciertos términos) de forma indefinida en Vault. Solo se conservan los mensajes que cumplen con los parámetros especificados. Anteriormente, los administradores de Vault debían suspender toda una cuenta de usuario para conservar los mensajes en ella. Aún es posible retener una cuenta completa. Obtén más información sobre los dos tipos de retenciones.
5 de diciembre de 2013: Se mejoró la vista previa de las reglas de retención personalizadas
La función de vista previa permite que los administradores de Vault examinen el contenido que conservará una regla de retención personalizada una vez que se establezca. Los administradores ya no tienen que ingresar un nombre de usuario. Cuando los administradores hacen clic en el botón Vista previa, Vault muestra los resultados según lo que seleccionó el administrador: una UO específica o todo el dominio. Anteriormente, los administradores debían ingresar un nombre de usuario para obtener una vista previa de los resultados de una regla personalizada. Obtén más información sobre las reglas de retención.