Cuando tu organización se actualiza a una edición de Google Workspace que incluye licencias de Google Vault para todos los usuarios, si ya estableciste reglas de retención en Vault, todos los datos estarán sujetos de inmediato a las reglas que se apliquen. Si tu organización compró licencias de Vault como complementos y tienes reglas de retención que borran datos, es posible que los usuarios que no tenían una licencia de Vault antes pierdan datos.
Nota: Si no estableciste ninguna regla de retención en Vault, ya asignaste licencias de complementos de Vault a todos o estás actualizando desde una edición que también incluye Vault, no habrá ningún cambio en el comportamiento después de la actualización. Puedes continuar sin tomar precauciones adicionales.
| Licencias de Vault incluidas | Licencias de complementos de Vault disponibles |
|---|---|
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Para obtener información sobre las ediciones compatibles, comunícate con el equipo de Ventas de Google. |
Riesgo de pérdida de datos por licencias parciales de Vault
Si no todos los miembros de tu organización tienen una licencia de Vault y actualizas a una edición que incluye Vault, todos los usuarios estarán sujetos a tus políticas actuales de retención y eliminación de datos.
- Tus reglas de retención predeterminadas se aplicarán a todos los usuarios de tu organización. Esto podría provocar la eliminación inesperada y permanente de los datos del usuario que no estén protegidos por reglas personalizadas.
- Las reglas de retención personalizadas que se apliquen a una unidad organizativa se aplicarán a todos los usuarios de esa unidad organizativa y sus unidades organizativas secundarias.
- Las conservaciones que se apliquen a la unidad organizativa superior se aplicarán a todos los usuarios de tu organización.
Nota: Si más adelante cambias a una edición que no incluye Vault, perderás el acceso a Vault y a sus datos.
Evita la pérdida de datos para los usuarios con licencias nuevas
Revisa tus reglas de retención actuales para asegurarte de que estén configuradas correctamente para una organización de Vault con licencias completas. Realiza las modificaciones necesarias en la configuración de retención antes de actualizar, ya que, de lo contrario, podrías perder contenido de forma permanente.
Si quieres actualizar antes de revisar por completo tus políticas de retención, puedes crear reglas de retención personalizadas para cada servicio de Google con un período de retención indefinido y aplicarlas a toda tu organización. Estas reglas evitan que se borren todos los datos hasta que las quites.
- Accede a vault.google.com.
- Haz clic en Retención
Reglas personalizadas. - Haz clic en Crear.
- Selecciona las siguientes opciones, según corresponda:
- Servicio : Selecciona un servicio para el que quieras proteger los datos.
- Alcance: Selecciona la unidad organizativa superior. En el caso de Grupos, selecciona Todos los grupos.
- Fecha de envío: Deja este campo en blanco para que se aplique a todos los datos disponibles.
- Términos: Deja este campo en blanco para que se aplique a todos los datos disponibles.
- Excluir borradores: Deja esta opción sin marcar para que se aplique a todos los datos disponibles.
- Período de retención: Selecciona Indefinidamente.
- Haz clic en Crear.
- Repite el proceso para cada servicio para el que quieras proteger todos los datos.
- Después de actualizar, revisa tus licencias y reglas de retención. Más información
Después de la actualización
- Confirma que se hayan quitado todas las licencias de complementos para evitar cargos por ellas. De lo contrario, quita las licencias de complementos de Google Vault licenses. En algunos casos, las licencias de complementos de Vault pueden permanecer asignadas después de la actualización.
- Revisa tus reglas de retención para asegurarte de que cumplan con los requisitos de tu organización. Si creaste reglas de retención indefinidas como precaución, revísalas y quítalas según sea necesario.