Google Vault הוא כלי לניהול מדיניות לגבי מידע ו-eDiscovery ל-Google Workspace. בעזרת Vault אפשר לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא נתונים של משתמשים ב-Google Workspace. אפשר להשתמש ב-Vault לנתונים הבאים:
- הודעות Gmail
- קבצים ב-Google Drive.
- אירועים ביומן Google
- הודעות ב-Google Chat (כשהיסטוריית השיחות מופעלת)
- הקלטות של Google Meet ויומני הצ'אט, השאלות והתשובות והסקרים שקשורים אליהן
- הודעות בקבוצות Google
- הודעות טקסט, הודעות קוליות והתמלילים שלהן, ויומני שיחות ב-Google Voice (רק מינויים לתוסף ל-Voice)
- Google Sites
- הודעות באפליקציית Gemini
מידע נוסף על סוגי נתונים נתמכים
דרישות לגבי רישיונות
כדי ש-Vault יחפש וישמור את הנתונים של משתמש:
- למשתמשים צריך להיות רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault.
- לאדמינים צריך להיות רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault.
| רישיונות ל-Vault כלולים | רישיונות זמינים לתוסף Vault |
|---|---|
|
למידע על מהדורות תואמות, פנו למחלקת המכירות של Google. |
איך הרישוי פועל
- אם Vault כלול במהדורה שלכם, כל המשתמשים והאדמינים בארגון מקבלים רישיון ל-Vault באופן אוטומטי.
- אם Vault זמין כרישיון לתוסף, אתם יכולים לקנות רישיונות ל-Vault לחלק מהמשתמשים והאדמינים בארגון שלכם או לכולם. רק משתמשים שהוקצו להם רישיונות ל-Vault מכוסים על ידי Vault. רק אדמינים עם רישיונות ל-Vault יכולים להשתמש ב-Vault. מידע נוסף על קבלת Google Vault
- אם תמחקו משתמש או רישיון נדרש, יכול להיות שהנתונים שלו יימחקו באופן סופי ולא יהיו יותר זמינים ב-Vault.
ניהול מידע: שמירה ומחיקה של נתונים
- שמירת הנתונים למשך הזמן שאתם צריכים. אם הארגון שלכם נדרש לשמור נתונים למשך זמן מוגדר, אתם יכולים להגדיר את Vault לשמירת הנתונים. הנתונים ממשיכים להיות זמינים ב-Vault גם אחרי שהמשתמשים מוחקים אותם ומרוקנים את האשפה.
- הסרת נתונים כשאין בהם יותר צורך. אם הארגון שלכם נדרש למחוק מידע אישי ורגיש אחרי פרק זמן מסוים, אתם יכולים להגדיר ב-Vault את ההסרה של המידע הזה מחשבונות המשתמשים ואת המחיקה שלו מכל המערכות של Google.
כללי השמירה ב-Vault חלים ישירות על מערכות הנתונים של שירותי Google הנתמכים. Vault הוא לא ארכיון נתונים. כשכללי השמירה פוקעים, כל הנתונים שנמחקו על ידי משתמשים או אדמינים ושלא הוחזקו לצורך משפטי כפופים לתהליכי מחיקה רגילים. כשנתונים נמחקים סופית אחרי שתקופת השמירה שלהם מסתיימת, משתמשים או אדמינים לא יכולים לשחזר אותם. מידע נוסף על שמירת נתונים
הערה: נתונים לא יישמרו ב-Vault עד שתגדירו כללי שמירה. עד שתעשו זאת, המשתמשים יוכלו למחוק נתונים והשירותים יוכלו למחוק אותם בהתאם לפרוטוקול של אותו שירות.
eDiscovery: חיפוש, שמירה וייצוא של נתונים רלוונטיים
בעזרת Vault, משתמשים מורשים יכולים לחפש נתונים, להעביר נתונים להמתנה ולייצא נתונים לניתוח נוסף.
Vault תומך בשלבים הראשונים של תהליך ה-eDiscovery שמתואר ב-Electronic Discovery Reference Model (EDRM):
- זיהוי – אתם יכולים לחפש את הנתונים של הארגון ב-Google Workspace לפי חשבון משתמש, יחידה ארגונית, תאריך או מילת מפתח, ולצפות בתצוגה מקדימה של הודעות, קבצים מצורפים וקבצים נתמכים. רוב השירותים תומכים בחיפושים של אופרטורים בוליאניים. מידע נוסף על חיפוש
- שימור – כדי לשמור נתונים ללא הגבלת זמן לצורך משפטי או לצורך עמידה בדרישות שימור אחרות, אתם יכולים להפעיל החזקות על חשבונות, יחידות ארגוניות וקבוצות. בהודעות ב-Gmail ובצ'אט, אפשר גם להגדיר תנאים כדי להגביל את ההקפאה להודעות שתואמות לתנאים. מידע על הקפאות
איסוף – אחרי שמחפשים נתונים, אפשר לייצא אותם לעיבוד ולניתוח. הייצוא כולל:
- עותק מקיף של כל הנתונים שתואמים לקריטריוני החיפוש
- המטא-נתונים שדרושים לקישור הנתונים המיוצאים למשתמשים ספציפיים בארגון
- המידע המאמת שנדרש כדי להוכיח שהנתונים המיוצאים תואמים לנתונים שמאוחסנים בשרתים של Google.
ייצוא נתונים זמין ב-Vault למשך 15 יום, ולאחר מכן הייצוא נמחק כדי להגן על הנתונים. מידע נוסף על ייצוא
בקרת גישה וביקורת
אתם יכולים לקבוע למי תהיה גישה ל-Vault ואילו פעולות הם יוכלו לבצע. כך אפשר לוודא שרק למשתמשים מורשים תהיה גישה לנתונים של הארגון. מפעילים את Vault ליחידות ארגוניות נבחרות ומקצים את היחידות הארגוניות לתפקיד אדמין עם הרשאות ל-Vault. מידע נוסף על שליטה בגישה ל-Vault ועל הרשאות ב-Vault
Vault מספק יומן ביקורת מלא של פעילות המשתמשים ב-Vault, כולל מתי משתמש יוצר או עורך כלל שמירה, מריץ חיפוש או מייצא נתונים. אי אפשר לערוך את יומן הביקורת. מידע נוסף על דוחות ביקורת
תחילת העבודה עם Vault
- אם לארגון שלכם יש מהדורה של Google Workspace שלא כוללת את Vault, אתם יכולים לקנות רישיונות ל-Vault.
- אדמין עם הרשאות סופר-אדמין ב-Google Workspace צריך להגדיר את הגישה של המשתמש ל-Vault ואת ההרשאות שלו ב-Vault. הם יכולים גם להגדיר כללי שמירה כברירת מחדל כדי להתחיל לשמור נתונים באופן מיידי. אנחנו ממליצים להתייעץ עם הצוות המשפטי או צוות התאימות של הארגון כדי להבין את הדרישות שלכם בנוגע לניהול מדיניות לגבי מידע ול-eDiscovery.
- משתמשי Vault יכולים להיכנס לחשבון ולהתחיל להשתמש ב-Vault. כדי להתחיל במהירות, אפשר לעיין במאמר תחילת העבודה עם החיפוש והייצוא של Vault.
השלבים הבאים
יש לך שאלות? תוכלו לעיין בשאלות הנפוצות בנושא Google Vault.
נתקלת בבעיה? אפשר לעיין בבעיות הידועות ולעקוב אחרי תיקונים ותכונות חדשות במה חדש.