Cuando tu organización tiene varias ediciones de Google Workspace, tiene una combinación de usuarios con diferentes licencias.
Estas son algunas preguntas frecuentes sobre la compra y el uso de varias ediciones de Google Workspace.
Cómo comenzar
No conozco Google Workspace. ¿Por dónde debería empezar?
Los clientes que no conocen Google Workspace deben comenzar con la configuración básica. Los pasos son los mismos cuando deseas usar varias ediciones. La principal diferencia es que debes trabajar con un representante de ventas o socio de Google para comprar licencias para varias ediciones. Ve a Configura Google Workspace para tu organización.
¿Cómo compro licencias para varias ediciones de Google Workspace?
Comunícate con un representante de ventas de Google o socio.
¿Puedo combinar una edición sin costo y una edición pagada?
No. No puedes combinar una edición sin costo, como Google Workspace for Nonprofits, con una edición pagada, como Business Standard. Solo puedes combinar diferentes tipos de licencias de Workspace si tienes ediciones pagadas de Workspace, como las ediciones Business y Enterprise. Si tienes una edición sin costo, primero debes actualizar a todos tus usuarios a una edición pagada. Luego, puedes combinar diferentes ediciones pagadas.
¿Cómo funciona la facturación?
Los procesos de facturación son casi los mismos cuando tienes varias ediciones de Google Workspace, con las siguientes diferencias:
- Para los clientes que tienen pagos automáticos o facturación, la factura muestra cada edición de Google Workspace como un elemento de línea independiente.
- Todas tus ediciones tienen la misma fecha de cobro mensual. El primer mes se prorratea, según sea necesario, para alinear las fechas de cobro. Sin embargo, las fechas de renovación anuales de cada edición permanecen separadas según la fecha en que compraste cada una.
Para obtener más información, ve a Facturación y pagos.
Usa licencias con varias ediciones
¿Cómo administro las licencias de usuario?
En general, las licencias para varias ediciones de Google Workspace funcionan de la misma manera que para una sola edición. Si asignas licencias de forma manual, simplemente asigna la licencia correcta a cada usuario.
Nota: Si configuras unidades organizativas, los usuarios de las unidades organizativas secundarias pueden tener licencias diferentes de los usuarios de la unidad organizativa de nivel superior.
Asigna licencias automáticamente
- Puedes configurar la asignación automática de licencias para solo una de las ediciones. Cuando lo haces, a todos los usuarios nuevos y a los usuarios sin licencias se les asignan automáticamente licencias para la edición. Los usuarios existentes continúan con su licencia actual, a menos que la reasignes de forma manual.
- Puedes cambiar las licencias automáticas a otra edición de Google Workspace en cualquier momento. Cuando lo haces, a todos los usuarios nuevos y a los usuarios sin licencias se les asignan automáticamente licencias para la edición nueva.
Obtén más información para asignar licencias.
¿Cómo agrego puestos (licencias o usuarios)?
El proceso para obtener más licencias o agregar usuarios es el mismo cuando tienes varias ediciones de Google Workspace. Si tienes activadas las licencias automáticas para una de tus ediciones, la cantidad de usuarios que puedes agregar se limita a la cantidad de puestos que tienes para esa edición.
¿Cómo cambio la licencia de un usuario a otra edición?
Puedes cambiar la licencia de un usuario a otra edición, por ejemplo, para actualizar un usuario de Business Standard a Business Plus.
Puedes ajustar las licencias según tu plan de pagos:
- Si tienes el plan flexible, puedes actualizar a algunos o a todos tus usuarios en cualquier momento.
- Si tienes el plan anual, comunícate con tu representante de ventas o socio de Google y solicita los nuevos niveles de licencia. Tienes 15 días para asignar licencias. Después de 15 días, calculamos la cantidad de licencias comprometidas y te cobramos según las licencias que asignaste a tus usuarios.
Por ejemplo, comienzas con 1,000 usuarios con licencias de Business Standard en el plan anual. Actualizas a 500 usuarios a Business Plus a través de tu representante de ventas o socio de Google. Ahora tienes 15 días para transferir los 500 usuarios actualizados a una licencia de Business Plus. Si solo transfieres 300 usuarios a Business Plus en ese tiempo, actualizamos la cantidad de licencias comprometidas para Business Standard a 700 (las 1,000 originales menos las 300 que reasignaste) y te cobramos en consecuencia.
Obtén información para cambiar la licencia de un usuario a otra edición.
¿Cómo les doy a los usuarios licencias para funciones adicionales?
Si necesitas funciones adicionales para algunos usuarios, puedes hacer lo siguiente:
- Asignarles una licencia a una edición de Google Workspace que incluya estas funciones.
- Comprar una suscripción de complemento que incluya estas funciones.
Si los usuarios de tu organización necesitan Vault, pero ninguna de tus ediciones de Workspace lo incluye, es posible que puedas comprar licencias de complementos de Vault. Para obtener más detalles, ve a Compra licencias de Vault para tu organización.
Administra usuarios
Quiero transferir algunos usuarios entre ediciones. ¿Cómo puedo hacerlo?
- Asegúrate de tener suficientes licencias para todos tus usuarios.
- Si es necesario, obtén más licencias.
- Para cada usuario, asigna el tipo de licencia correcto.
Puedes actualizar o cambiar a una versión anterior el tipo de licencia. Para revisar los servicios y la configuración administrativa disponibles para cada edición, ve a Compara las ediciones de Google Workspace.
¿Están disponibles todas las funciones cuando tengo usuarios en varias ediciones?
Si tienes usuarios con varias licencias en tu organización, es posible que algunas funciones no estén disponibles para todos tus usuarios. Además, es posible que se apliquen algunas funciones avanzadas de la edición Enterprise para los usuarios de la edición Business de la misma organización. Estas funciones avanzadas incluyen la prevención de pérdida de datos (DLP) de Gmail y el uso compartido y el acceso a los datos de Google Drive.
Ejemplo: Configura la duración de la sesión
Ediciones admitidas para esta función: Frontline Standard y Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus, Enterprise Essentials Plus, G Suite Business y Cloud Identity Premium. Compara tu edición
No puedes establecer la duración de la sesión para los usuarios con licencias de Business Starter o Standard.
Ejemplo: Registro de auditoría de dispositivos
No verás datos de los usuarios con licencias de Business Starter o Standard.
Ejemplo: Política de uso compartido de Drive
Si algunos usuarios de una organización tienen licencias de la edición Enterprise y un administrador configura una unidad organizativa para permitir el uso compartido con usuarios de dominios incluidos en la lista blanca, todos los usuarios de esa unidad organizativa pueden compartir elementos de Google Drive con usuarios de los dominios incluidos en la lista blanca.
¿Qué sucede cuando un parámetro de configuración se aplica solo a algunos de mis usuarios?
Los usuarios solo se ven afectados por la configuración incluida en la edición de Google Workspace que tienen asignada. Cuando configuras un parámetro que se incluye solo para algunas ediciones, los usuarios asignados a ediciones que no incluyen el parámetro se administran con un valor predeterminado o no se administran.
Por ejemplo, si un parámetro de configuración que está activado de forma predeterminada se aplica solo a los usuarios con licencias de Business Plus y Enterprise, tus usuarios con licencias de Business Starter y Standard no se verán afectados cuando cambies el parámetro de configuración. Revisa la documentación de parámetros de configuración específicos para obtener información sobre cómo se aplican esos parámetros en una organización con varias licencias.
Si restablezco un usuario, ¿qué licencia obtiene?
Si activaste las licencias automáticas para una de tus ediciones de Google Workspace, un usuario restablecido obtiene automáticamente una licencia para esa edición, si hay una disponible. Como resultado, es posible que el usuario obtenga una licencia diferente de la que tenía antes de que se borrara.
Si las licencias automáticas no están activadas, debes reasignar manualmente una licencia al usuario.
Si el usuario tenía una licencia de usuario archivado (AU), vuelve a asignarla manualmente para asegurarte de que los datos y las políticas del usuario se restablezcan correctamente. Consulta Archiva las cuentas de empleados anteriores.
¿Aún necesitas ayuda?
Para obtener más información sobre cómo trabajar con varias ediciones de Google Workspace, comunícate con tus representantes de ventas de Google, tu socio de Google o el equipo de asistencia al cliente de Google Workspace.