Låt avgångselever överföra data

Google Takeout för Drive, Gmail och Foton

Den här artikeln är för administratörer av Google Workspace for Education.

Låt elever och personal använda Google Takeout för att kopiera sina Google Drive-filer, Gmail-meddelanden och Google Foto-innehåll till ett annat Google-konto. Till exempel kan avgångselever kopiera och överföra data till sitt personliga Google-konto.

Läs mer om hur användare kopierar innehåll från ett skolkonto till ett annat konto

Om du vill hantera dataöverföring för andra Google-tjänster, som YouTube eller Foto, går du till Tillåt eller blockera Takeout för användare .

Vad användare kan kopiera och överföra

Som standard är överföringsbehörigheten Takeout aktiverad för alla organisationsenheter. Behörigheten låter användare ladda ner sin Gmail- och Drive-data:

  • Drive : Användare kan överföra kopior av dokument och mappar de äger i Min enhet.
  • Gmail : Kopiera och överför deras e-post (inte kontakter, chattar eller uppgifter).
  • Foton : Användare kan överföra foton, videor och album som de äger. Albumtitlar i destinationskontot kommer att inkludera den ursprungliga ägarens e-postadress.

Obs ! Inga dokument, e-postmeddelanden eller foton raderas under processen; kopior skapas i det nya kontot medan originalfilerna förblir oförändrade. Drive-filer kan inte kopieras om du inaktiverar fildelning utanför din domän .

Steg 1: Ange överföringsbehörigheter

För det här steget behöver du administratörsbehörighet för organisationsenheter (översta nivån) och tjänstinställningar.

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Data och sedan Dataimport och export och sedan Google Takeout .

    Kräver administratörsbehörighet för tjänstinställningar .

  2. Klicka på Ytterligare överföringsbehörigheter .
  3. Markera eller avmarkera rutan för överföringsåtkomst.
    • Obs ! Om du markerar den här rutan får dina användare åtkomst till verktyget och kan börja överföra sina data.

  4. I avsnittet Dataöverföringstjänster aktiverar du Drive, Gmail eller Foton för varje tjänst som du vill tillåta användare att överföra.

    Viktigt : Användare kan bara komma åt verktyget Överför ditt innehåll om kryssrutan i steg 3 är markerad och minst en av tjänsterna som listas i steg 4 är aktiverad. Om alla tjänster är avstängda kan användarna inte komma åt verktyget även om Ytterligare överföringsbehörigheter är aktiverade. Läs mer om att aktivera eller inaktivera tjänster .

  5. (Valfritt) Om du vill tillämpa dessa inställningar på en specifik grupp användare väljer du organisationsenheten i rutan Organisationsenheter innan du ändrar inställningarna.

  6. Klicka på Spara .

Steg 2. Se till att dina inställningar tillåter dataöverföring

Se till att Google Takeout är aktiverat för dina användare. Om tjänsten är avstängd kan användarna inte komma åt verktyget även om du har tillåtit dem att överföra sitt innehåll.

Obs :

  • Drive-delning : För att användare ska kunna överföra filer de äger måste extern delning vara aktiverad för Drive.
  • Mållagring : Målkontot måste ha tillräckligt med lagringsutrymme för att lagra den överförda datan.

För mer information, gå till Tillåt eller blockera Google Takeout , Visa vilka appar som är aktiverade för en användare, grupp eller organisationsenhet och Hantera extern delning för din organisation .

Steg 3. Informera eleverna om överföringsprocessen

Om eleverna förbereder sig för att byta eller ta examen kan de konfigurera överföringen på sina Google- kontosidor. Dela instruktionerna. Kopiera innehåll från ditt skolkonto till ett annat konto för att hjälpa eleverna att komma igång.