Den här artikeln är för administratörer. Om du vill veta hur du delar eller anger behörigheter för dina egna filer kan du gå till Dela filer från Google Drive .
Stöds för alla Google Workspace-, Cloud Identity- och G Suite-utgåvor
Som administratör kan du styra om användare kan dela filer och mappar från Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites, Mina kartor och delade enheter med personer utanför din organisation. Du kan också aktivera en indikator som visar att en delad enhet eller Drive-fil ägs av eller delas med någon utanför din organisation.
Obs ! Ädelstenar lagras och delas i Google Drive, så delningsinställningarna för Drive gäller även för Ädelstenar. Alla Google-filer som ingår i en Ädelsten delas med alla som har åtkomst till den. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera delning av Ädelstenar .
Obs! Delningsinställningarna för Drive gäller även för delning i Gemini Business. Mer information finns i Kontrollera Gemini Business- och Enterprise-åtkomst till arbetsytedata .
På den här sidan
- Exempel på scenarier för delningsinställningar
- Aktivera eller inaktivera extern delning av filer och mappar i Drive
- Tillåt extern delning med endast vissa domäner
- Slå på eller av indikatorn för externt delade filer
- Styr vem som kan flytta innehåll till en delad enhet som ägs av en annan organisation
- Försök att hantera Drive-delning med förtroenderegler
- Vad gäller användarkonton som inte längre har Drive?
Obs! För att styra delning med externa användare som inte är från Google, aktivera eller inaktivera delning med besökare .
Exempel på scenarier för delningsinställningar
Konfigurera anpassad delning för en grupp eller organisationsenhet
Du kanske vill tillåta användare i vissa grupper eller organisationsenheter att dela innehåll externt och blockera extern delning för alla andra. Du kan göra detta med delningsinställningar för Drive eller med förtroenderegler.
Med delningsinställningar för Drive:
- Om du inte redan har gjort det, placera användarna i organisationsenheter eller konfigurationsgrupper .
- Stäng av extern delning för den översta organisationsenheten, enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
- Till vänster klickar du på den grupp eller organisationsenhet som du vill tillåta att dela externt.
Viktigt: Gruppinställningar åsidosätter inställningar för organisationsenheter. Om en användare tillhör flera grupper tillämpas inställningen för gruppen med högst prioritet på användaren.
- Aktivera extern delning.
Med förtroenderegler: Läs mer i Skapa och hantera förtroenderegler för Drive-delning .
Dela innehåll med externa användare som inte har Google-konton
Du kan låta användare dela filer och mappar med externa användare som inte har Google-konton genom att aktivera besökardelning. Du kan välja att tillåta besökardelning med vem som helst eller endast betrodda domäner. Instruktioner finns i Tillåt delning till icke-Google-användare med besökardelning .
Tillåt endast innehåll i specifika mappar att delas externt
Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Starter, Business Standard och Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; Ideella organisationer; G Suite Business. Jämför din utgåva
Delningsinställningarna som är tillgängliga i administratörskonsolen gäller för användare per organisationsenhet eller grupp. Du har inte kontroll över enskilda mappar i användarnas Mina enheter.
För att endast tillåta att vissa filer delas externt kan du använda delade enheter istället. Med den här metoden fungerar den delade enheten som mappen.
- Skapa en organisationsenhet utan medlemmar.
- Stäng av extern delning för den översta organisationsenheten, enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
- Aktivera extern delning för den nya organisationsenheten och åsidosätt inställningen för den översta organisationsenheten.
- (Valfritt) Om du vill tillåta delning med personer utanför din organisation utan Google-konton aktiverar du besökardelning för den nya organisationsenheten.
- Skapa en delad enhet för att innehålla filer och mappar för extern delning.
- Identifiera de personer som har behörighet att dela filerna externt och lägg till dessa personer som medlemmar på den delade enheten med åtkomstnivåerna Medarbetare , Innehållshanterare eller Ansvarig . Om du har många användare lägger du till dem som en grupp.
Notera:
- Du kan lägga till personer utanför din organisation som medlemmar i en delad enhet om de har Google-konton. Om de inte har några Google-konton kan du aktivera delning med besökare så att dina användare kan dela innehåll med dem.
- Granska och förstå de behörigheter som beviljas av varje åtkomstnivå . Bestäm rätt åtkomstnivå för medlemmarna på den delade enheten baserat på din organisations specifika behov.
- Tilldela den delade enheten till den nya organisationsenheten .
- Flytta innehåll till den delade enheten .
- (Valfritt) Om du vill få ett meddelande när innehåll läggs till på den delade enheten och delas externt kan du konfigurera en rapporteringsregel baserad på händelser i Drive-loggen .
Aktivera eller inaktivera extern delning av filer och mappar i Drive
Att dela innehåll i Drive med personer utanför din organisation kan vara en viktig samarbetsprocess, men det medför också risk för dataläckor. Om du aktiverar extern delning har du alternativ för att begränsa delningen, till exempel att varna användare innan de delar eller blockera länkdelning.
Om du inaktiverar extern delning kan användare inte dela följande objekt med externa användare:
- Inbjudningar till objekt som skapats i Dokument, Kalkylark och Presentationer
- Länkar till filer som lagras i Drive
- Objekt som bifogats e-postmeddelanden, antingen uppladdade direkt från enheter eller lagrade i Drive
Externa användare förlorar också åtkomst till alla objekt som tidigare delats med dem.
Du kan också blockera att samma objekt kommer från externa användare till användare i din organisation. Dessa begränsningar gäller för externa gruppmedlemmar. När filer delas med en grupp som har externa användare kan dessa externa användare inte komma åt filen.
Obs ! Begränsningar gäller på användarnivå, inte på gruppnivå. Så även om filer kan delas med en extern grupp kan externa användare i den gruppen som är blockerade av dina delningsinställningar inte komma åt filerna.
Så här aktiverar eller inaktiverar du extern delning:
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Appar Google Workspace Drive och Dokument .- Klicka på Delningsinställningar Delningsalternativ .
- (Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare väljer du en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller konfigurationsgrupp (avancerad) på sidan.
Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer
- För att aktivera extern delning, klicka på På och välj delningsalternativ.
- För att inaktivera extern delning, klicka på Av . Du kan också blockera externt innehåll från att delas med dina användare, inklusive innehåll i lagringssystem från tredje part.
- Klicka på Spara. Eller så kan du klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.
För att senare återställa det ärvda värdet klickar du på Ärv (eller Avaktivera för en grupp).
Det kan ta upp till 24 timmar innan ändringarna syns. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas intermittent.
Tillåt extern delning med endast vissa domäner
Du kan endast tillåta fildelning med betrodda (tillåtna) domäner. När du använder en tillåtelselista för att begränsa delning:
- Domänen måste vara en Google Workspace-domän om du inte använder besökardelning .
- Du kan inte bara välja vissa domäner i tillåtelselistan för fildelning. Alla betrodda domäner inkluderas.
- Användare kan inte dela filer med personliga konton.
- Om din organisation har en blandning av Cloud Identity- och Google Workspace-licenser gäller tillåtelselistan även Cloud Identity-användare.
Innan du börjar: Om det behövs, lär dig hur du tillämpar inställningen på en avdelning eller grupp .
Om du inte redan har gjort det, lägg till betrodda domäner i din godkännandelista .
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Appar Google Workspace Drive och Dokument .- Klicka på Delningsinställningar Delningsalternativ .
- (Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare väljer du en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller konfigurationsgrupp (avancerad) på sidan.
Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer
- Klicka på Tillåtna domäner och välj delningsalternativ.
- Klicka på Spara. Eller så kan du klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.
För att senare återställa det ärvda värdet klickar du på Ärv (eller Avaktivera för en grupp).
(Endast formulär) Klicka på Formulärsvar under Delningsinställningar . Välj om användare i din domän kan svara på formulär som skapas externt eller dela formulär externt för svar.
Obs ! Om du inaktiverar dessa alternativ tillämpas delningsinställningarna för Google Drive på formulärsvarare.
- Klicka på Spara. Eller så kan du klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.
För att senare återställa det ärvda värdet klickar du på Ärv (eller Avaktivera för en grupp).
Det kan ta upp till 24 timmar innan ändringarna syns. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas intermittent.
Slå på eller av indikatorn för externt delade filer
Som standard visas en extern varningsindikator när en delad enhet eller Drive-fil ägs av eller delas med någon utanför din organisation. Du kan dock aktivera eller inaktivera inställningen för vissa eller alla dina användare. Om du inaktiverar inställningen kan du fortfarande granska filerna som delas externt i Drive-logghändelserna .
För att slå på eller av indikatorn:
Innan du börjar: Om det behövs, lär dig hur du tillämpar inställningen på en avdelning eller grupp .
I Googles administratörskonsol, gå till Meny
Appar Google Workspace Drive och Dokument .- Klicka på Delningsinställningar Delningsalternativ .
- (Valfritt) Om du bara vill tillämpa inställningen på vissa användare väljer du en organisationsenhet (används ofta för avdelningar) eller konfigurationsgrupp (avancerad) på sidan.
Gruppinställningar åsidosätter organisationsenheter. Läs mer
- Klicka på Markera externa filer Markera eller avmarkera rutan Markera externa filer för att slå på eller av indikatorn.
- Klicka på Spara. Eller så kan du klicka på Åsidosätt för en organisationsenhet.
För att senare återställa det ärvda värdet klickar du på Ärv (eller Avaktivera för en grupp).
Det kan ta upp till 24 timmar innan ändringarna syns. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas intermittent.
Förstå indikatorernas visningssätt
När varningsindikatorn är aktiverad visas den för Drive-filer som ägs av eller delas med någon utanför din organisation, med följande undantag:
- Indikatorn visas inte om en grupp i Google Grupper som ägs av din organisation har åtkomst till filen, även om gruppen inkluderar medlemmar utanför din organisation.
- Indikatorn visas alltid om några servicekonton har åtkomst till filen, oavsett om servicekontot ägs av någon inom eller utanför din organisation.
- Indikatorn visas alltid om några automatiskt genererade Google Classroom- grupper har åtkomst till filen.
Styr vem som kan flytta innehåll till en delad enhet som ägs av en annan organisation
Du kan tillåta eller blockera flyttning av innehåll från delade enheter som involverar en extern källa eller ett externt mål. Till exempel:
- Du kan blockera flytt av innehåll från en delad enhet i din organisation till en extern delad enhet eller en extern användares Min enhet.
- Du kan blockera flytt av innehåll från en användares Min enhet i din organisation till en extern delad enhet.
För mer information, gå till Begränsa vem som kan flytta innehåll till externa delade enheter .
Försök att hantera Drive-delning med förtroenderegler
Utgåvor som stöds för den här funktionen: Frontline Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Standard och Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Jämför din utgåva
Istället för att använda Drive-inställningar för delning utanför din organisation kan du använda förtroenderegler för att hantera delning både utanför och inom din organisation. Förtroenderegler ger dig mer kontroll över vem dina användare kan dela med. Mer information finns i Skapa och hantera förtroenderegler för Drive-delning .
Vad gäller användarkonton som inte längre har Drive?
Om en användare i din organisation inte längre har Drive- och Dokument-tjänsten för sitt konto – till exempel om Google Workspace-licensen har tagits bort från deras konto – kan filer som de äger endast delas inom din organisation , även om delningsinställningarna som tillämpats på deras filer tillåter extern delning.
För att ta bort begränsningen för extern delning från användarens filer kan du lägga till en licens för arkiverade användare (AU) till deras konto. För mer information, gå till Lägg till licenser för arkiverade användare .