この記事は Google Workspace for Education の管理者を対象としています。
生徒や職員が Google データ エクスポートを使用してドライブのファイルと Gmail のメッセージを別の Google アカウントにコピーできるようにしましょう。たとえば、卒業予定の生徒は自分のデータをコピーして個人の Google アカウントに移行できます。
ユーザーが学校のアカウントから別のアカウントにコンテンツをコピーする方法をご確認ください。
YouTube や Google フォトなど、他の Google サービスのデータ移転を管理するには、ユーザーのデータ エクスポートを許可またはブロックするをご覧ください。
ユーザーがコピーして移行できるデータ
デフォルトでは、すべての組織部門で、データ エクスポートによる移行の権限が有効になっています。この権限が有効になっていると、ユーザーは Gmail とドライブのデータをダウンロードできます。
- Gmail: メールをコピーして移行できます（連絡先、チャット、タスクは対象外）。
ドライブ: 自分が所有するマイドライブ内のドキュメントとフォルダのコピーを移行できます。
なお、移行によってドキュメントが削除されることはありません。移行先のアカウントにはドキュメントのコピーが作成され、元のドキュメントはそのまま残ります。また、ドメイン外とのファイルの共有を無効にしている場合、データは一切コピーされません。
ステップ 1: 移行権限を設定する
この手順を実施するには、組織部門（最上位）とサービス設定に対する管理者権限が必要です。
-
Google 管理コンソールで、メニュー アイコン
[データ]
[データのインポートとエクスポート]
[Google データ エクスポート] の順に移動します。アクセスするにはサービス設定の管理者権限が必要です。
- [追加の移行権限] をクリックします。
- [この組織部門のユーザーに「コンテンツの移行」へのアクセスを許可します] のチェックボックスをオンまたはオフにします。
（省略可）組織部門を許可または不許可にする方法は次のとおりです。
- 左側で組織部門を選択します。
- 変更するには、チェックボックスをオンまたはオフにします。
いずれかを選択してください。
- [サービスのステータス] が [継承] になっており、親組織の設定が変更されても現在の設定を維持したい場合は、[オーバーライド] をクリックします。
[サービスのステータス] が [オーバーライド] になっている場合は、[継承] をクリックして親と同じ設定に戻すか、[保存] をクリックして新しい設定を維持します（親組織の設定が変更された場合でも、現在の設定を維持します）。
詳しくは、組織構造についての記事をご覧ください。
[保存] をクリックします。
ステップ 2. 設定でデータ転送が許可されていることを確認する
ユーザーに対して Gmail および Google ドライブの Google データ エクスポートが有効になっていることを確認します。有効でなければ、「コンテンツの移行」ツールが有効になっている場合でも、ユーザーはこのツールにアクセスできません。また、ユーザーが所有するドライブ ファイルをコピーして一般ユーザー向け Google アカウントに転送するには、ドライブの外部共有を有効にする必要があります。
詳しくは、Google データ エクスポートを許可またはブロックする、ユーザー、グループ、組織部門に対して有効になっているアプリを確認する、組織の外部共有を管理するをご覧ください。
ステップ 3. 移行プロセスについて生徒に知らせる
転校または卒業を控えている生徒に、各自の Google アカウント ページから移行を設定してもらいます。生徒が操作を行えるよう、学校のアカウントから別のアカウントにコンテンツをコピーするの手順を共有してください。